Briefkommandos für Rechnungspräfix bei Privatrechnungen?

Question

Liebe tomedo-Gemeinde,

gibt es eine Möglichkeit, in den Präfix der Rechnungsnummern von Privatrechnungen Briefkommandos zu integrieren, um z.B. die Patientennummer oder das aktuelle Jahr automatisiert in die Rechnungsnummer zu übernehmen. Meine bisherigen Versuche dazu sind gescheitert. Hintergrund ist der Wunsch, bei Überweisungen von Behörden rasch den jeweiligen Patienten zu identifizieren.

Answer 1

Hallo Herr Leuschner,

auch wenn ich keinen direkten Lösungsvorschlag für Ihre Frage habe, trotzdem kurz ein paar Gedanken:

• Wir eröffnen jedes Jahr am 1.1. neue Rechnungskreise, um die Rechnungen gleich auf den ersten Blick zuordnen zu können. Das machen wir einfach manuell, da es ja nur einmal im Jahr ist. Hat sich bei uns bewährt.
• Aus meiner Sicht wäre es nicht zu empfehlen etwa eine Patientennummer in das Präfix zu integrieren, da Sie de-facto ja dann laufend neue Rechnungskreise eröffnen würden. Die Logik der Rechnungsnummerierung sollte innerhalb eines Kreises ja durchgängig gleich und sequentiell steigend sein.
• Sie könnten doch vielleicht an anderer Stelle ein zusätzliches Erkennungszeichen als Zeichenfolge in Ihre Rechnungen einbauen, die bei der Überweisung im Verwendungszweck angegeben werden sollen. 
• Oder falls es die Patienten ID sein soll, könnten Sie auch nachgestellt nach dem Platzhalter für die Rechnungsnummer in Ihrer Rechnungsvorlage ein Feld für die ID vorsehen, sodass dann die Rechnungsnummern am Ende z.B. so aussehen: R2024-1234 (9876), wobei R2024 der Rechnungskreis, 1234 die fortlaufende Rechnungsnummer und 9876 die Patienten-ID ist. Das sollte aus meiner Sicht gegenüber dem Finanzamt in Ordnung sein. Beim Bezahlen bitten Sie darum, dass die ganze Rechnungsnummer bei der Überweisung angegeben werden soll. Klappt bei uns in ca. 95% der Fälle.

Beste Grüße aus München

Florian Mann

Comments

Hallo Herr Mann,

vielen Dank für Ihre Ideen. So hatte ich es mir eben auch gedacht, dass ich die ID als Teil der Rechnungsnummer verwende und dann anschließend die Lfd.-Nr. dahinter. Leider funktionieren aber die Briefkommandos offensichtlich nicht bei der Vergabe der Nummern.

Viele herzliche Grüße!