workflow arzt direkt

Question

wie viele sind wir auch auf der Suche den Spagat zu meistern zwischen dem Wunsch der Patienten, immer einen Arzt bzw die Praxis  zu erreichen, und unserem Wunsch in der Praxis, nicht im Anfrage- / Kommunikationschaos zu ertrinken, insofern würden wir uns möglichst wenige Kommunikationskanäle wünschen, mit denen wir möglichst vorgefilterte Anfragen erhalten und eine gute Integration in der Praxissoftware sichergestellt ist

.. vielleicht ist Arzt Direkt so ein Kanal, weshalb wir gerade am ausprobieren sind, dabei aber auf folgende Stolpersteine stossen

- in der Inbox werden alle Nachrichten angezeigt, gibt es eine Möglichkeit, diese zu kategoriseiren und dann gefiltert darzustellen z.B. Akuttermin, Terminanfrage ( nicht akut ), Rezeptwunsch, Überweisung ... ? sonst ist alles zu unübersichtlich

- gibt es eine Möglichkeit Textvorlagen für Antworten zu erstellen ?

- kann die Kommunikationsrichtung gesteuert werden z.B. finden wir es als Nachteil dass alle gekoppelten Patienten sich in das Wartezimmer zur Videosprechstunde setzen können für uns wäre auch eine zeitliche Steuerung für die Kommunikation wichtig z.B. nachts automatische Antwort mit Hinweis auf Notdienst ...

- gibt es eine Einstellung, dass die Nachrichten automatisch in der Karteikarte erscheinen oder vielleicht auch automatisch in der Tagesliste mit einer Kategorie, die gefiltert werden kann, dass z.B. nur Akutterminanfragen sichtbar sind und andere die warten können ausgeblendet werden können ?

- und wie kann ich einen Termin aus dem Kalender an den Patientenn per Arzt Direkt übermitteln ( ich habe bislang den Knpf nicht gefunden )

wahrscheinlich kommen noch mehr Fragen nach

wie machen es die anderen Praxen, die bereits Arzt direkt im Alltag nutzen ?

Answer 1

Hallo Herr Blickle,

vielen Dank für Ihre Anfrage und Aufgabenstellung.

Ich antworte mal zu den verschiedenen Punkten, was zu beachten wäre oder was man als Lösung nehmen könnte:

- in der Inbox werden alle Nachrichten angezeigt, gibt es eine Möglichkeit, diese zu kategoriseiren und dann gefiltert darzustellen z.B. Akuttermin, Terminanfrage ( nicht akut ), Rezeptwunsch, Überweisung ... ? sonst ist alles zu unübersichtlich

Aktuell ist es so, dass die Nachrichten in der INbox zum arzt-direkt Messenger, wie unter What's App, Nutzer basiert angezeigt wird. Der Nutzer kommt ja nicht über ein Formular zu ihnen was seine Anfrage kanalisiert. Alle genannten Themen sind eigentlich eher Themen für den OTK, wo Sie mit verschiedenen Terminarten, wie eben Akuttermin, Terminanfrage oder Rezeptwunsch, diese Themen abhandeln können. eine Überweisung kann der jenige sogar bei einer Terminbuchung als Neupatient über den Dateiupload hochladen.

- gibt es eine Möglichkeit Textvorlagen für Antworten zu erstellen ?

Hier für gibt es bereits ein Ticket, was als Funktion kommen wird, ich kann Ihnen leider noch nicht sagen wann es umgesetzt wird da wir aktuell sehr viele neue Funktionen auf dem Tisch haben.

- kann die Kommunikationsrichtung gesteuert werden z.B. finden wir es als Nachteil dass alle gekoppelten Patienten sich in das Wartezimmer zur Videosprechstunde setzen können für uns wäre auch eine zeitliche Steuerung für die Kommunikation wichtig z.B. nachts automatische Antwort mit Hinweis auf Notdienst ..

Die Kopplung mit der App hat nichts damit zu tun, ob und wie sich die Patienten ins Wartezimmer von der arzt-direkt Videosprechstunde setzen. Als arzt-können Sie sich bei Ihrer Videosprechstunden Instanz anmelden und geplante Verfügbarkeit und Urlaube/andere Tage definieren, sodass auch die Patienten wissen, wann sie VSS anbieten.

- gibt es eine Einstellung, dass die Nachrichten automatisch in der Karteikarte erscheinen oder vielleicht auch automatisch in der Tagesliste mit einer Kategorie, die gefiltert werden kann, dass z.B. nur Akutterminanfragen sichtbar sind und andere die warten können ausgeblendet werden können ?

Hier ist die Frage, welche Nachrichten gemeint sind? die Nachrichten direkt im Messenger landen aktuell noch nicht in der Kartei, diese werden allerdings zukünftig, ist also ein offenes To-Do auch in der Kartei landen, hier ist ein Sync jeden Abend geplant also tageweise. Ich vermute dass sie aber in der Inbox OTK Anfragen vielleicht meinen? Diese werden nicht in die Kartei gelegt, da sonst ggf. Neupatienten ja direkt eine Kartei erzeugen. Die Infos im Termin werden allerdings beim Anlegen eines Besuchs und damit einer Kartei bzw. bei Zuordnung zur Kartei entsprechend in der Kartei abgelegt.

- und wie kann ich einen Termin aus dem Kalender an den Patientenn per Arzt Direkt übermitteln ( ich habe bislang den Knpf nicht gefunden )

das gibt es nicht, dieser wird per mail übersandt sobald der Termin in einen online Termin umgewandelt wird, da der Patient dann auch die Möglichkeit bekommt ggf. zu Stornieren oder zu verschieben etc.

Ich hoffe sehr Ihnen weitergeholfen zu haben. Sollten Sie zum Anwendertreffen 2023 in Jena kommen, können Sie uns gern an den OTK arzt-direkt Tischen oder bei unseren Vorträgen und Workshop besuchen/ daran teilnehmen.

Comments

Sehr geehrter Herr Ivens,

 

vielen Dank für Ihre ausführlichen Kommentare 

- in der Inbox werden alle Nachrichten angezeigt, gibt es eine Möglichkeit, diese zu kategoriseiren und dann gefiltert darzustellen z.B. Akuttermin, Terminanfrage ( nicht akut ), Rezeptwunsch, Überweisung ... ? sonst ist alles zu unübersichtlich

Aktuell ist es so, dass die Nachrichten in der INbox zum arzt-direkt Messenger, wie unter What's App, Nutzer basiert angezeigt wird. Der Nutzer kommt ja nicht über ein Formular zu ihnen was seine Anfrage kanalisiert. Alle genannten Themen sind eigentlich eher Themen für den OTK, wo Sie mit verschiedenen Terminarten, wie eben Akuttermin, Terminanfrage oder Rezeptwunsch, diese Themen abhandeln können. eine Überweisung kann der jenige sogar bei einer Terminbuchung als Neupatient über den Dateiupload hochladen.

wenn Arzt Dirtekt der Hauptkommuninakionskanal wäre, dann wären bei uns in der Kinderarztpraxis Montag morgens in der ersten Stunde schnell 30 - 50 Nachrichten vorhanden, die von der MFA in Kategorien eingeteilt oder mit Tags sortiert werden sollten um eine Abarbeitung nach Dringlichkeit zu ermöglichen. 

 

- kann die Kommunikationsrichtung gesteuert werden z.B. finden wir es als Nachteil dass alle gekoppelten Patienten sich in das Wartezimmer zur Videosprechstunde setzen können für uns wäre auch eine zeitliche Steuerung für die Kommunikation wichtig z.B. nachts automatische Antwort mit Hinweis auf Notdienst ..

Die Kopplung mit der App hat nichts damit zu tun, ob und wie sich die Patienten ins Wartezimmer von der arzt-direkt Videosprechstunde setzen. Als arzt-können Sie sich bei Ihrer Videosprechstunden Instanz anmelden und geplante Verfügbarkeit und Urlaube/andere Tage definieren, sodass auch die Patienten wissen, wann sie VSS anbieten.

aktuell ist bei uns keine Verfügbarkeit eingetragen ich kann mich als Patient ins Wartezimmer einwählen und kein Hinweis erscheint, dass eigentlich keine Sprechstunde möglich ist sehr unbefriedigend für beide Seiten

- und wie kann ich einen Termin aus dem Kalender an den Patientenn per Arzt Direkt übermitteln ( ich habe bislang den Knpf nicht gefunden )

das gibt es nicht, dieser wird per mail übersandt sobald der Termin in einen online Termin umgewandelt wird, da der Patient dann auch die Möglichkeit bekommt ggf. zu Stornieren oder zu verschieben etc.

wenn Arzt direkt der Hauptkommunikaitonskanal werden soll, dann ist es lästig wieder auf einen anderen Kanal ausweichen zu müssen ( auch aus Datenschutzgründen )

Leider kann ich nicht nach Jena kommen deshalb habe ich nochmals meine Anmerkungen hinzugefügt. 

Aktuell kann ich mir es noch nicht vorstellen, dass Arzt Direkt als Hauptkommunikationskanal einsetzbar ist, ich würde mir aber wünschen, dass Arzt Direkt sich noch weiter entwickelt vielleicht auch Funktionen von anderen Programmen z.B. 321med.com oder anderen Programmen wie den bereits etablierten Telefonassistenten übernehmen könnte um zum Hauptkommunikationskanal zu werden.

 

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Sehr geehrter Herr Blickle,

ich antworte mal auf ihre Erklärungen:

wenn Arzt Dirtekt der Hauptkommuninakionskanal wäre, dann wären bei uns in der Kinderarztpraxis Montag morgens in der ersten Stunde schnell 30 - 50 Nachrichten vorhanden, die von der MFA in Kategorien eingeteilt oder mit Tags sortiert werden sollten um eine Abarbeitung nach Dringlichkeit zu ermöglichen. 

Die Idee mit den Tags nehme ich mal mit, unsere bisherigen Praxen (teils mit über 900 Kopplungen) Berichten nicht davon, dass Sie mit Nachrichten überflutet werden. Hier kann ich Ihnen die Sorge nehmen. Theoretisch kann ihre MFA auch die Nachrichten durchgehen und To Dos entsprechend anlegen. aktuell ist es noch nicht verknüpft aber das wäre für mich auch der Weg, To-Dos daran zu knüpfen.

aktuell ist bei uns keine Verfügbarkeit eingetragen ich kann mich als Patient ins Wartezimmer einwählen und kein Hinweis erscheint, dass eigentlich keine Sprechstunde möglich ist sehr unbedriedigend für beide Seiten

Da kommen Sie um die Pflege von Verfügbarkeiten nicht drumherum, wenn Sie die nicht pflegen dann raten die Patienten, Umkehrschluss man sollte welche definieren. Vielleicht auch so, dass dann gerade bei Ihnen die Praxis nicht voll ist oder es die VSS nur an 2 Tagen gibt oder so. Sie müssen ja nicht den ganzen Tag in der VSS verfügbar sein. Das System hat zu dem leider keine Glaskugel um zuerraten wer sich wie reinsetzen darf, wenn Neu- und Bestandspatienten grundsätzlich eine VSS machen dürfen. Sie können deshalb beschränken, ob Sie bei den Formularen vorher nur Bestands- oder Neupatienten zulassen. Außerdem können Sie in arzt-direkt globale Nachrichten anlegen:

Eine weitere Anpassung macht aus unserer Sicht deshalb keinen Sinn. 

Aktuell kann ich mir es noch nicht vorstellen, dass Arzt Direkt als Hauptkommunikationskanal einsetzbar ist, ich würde mir aber wünschen, dass Arzt Direkt sich noch weiter entwickelt vielleicht auch Funktionen von anderen Programmen z.B. 321med.com oder anderen Programmen wie den bereits etablierten Telefonassistenten übernehmen könnte um zum Hauptkommunikationskanal zu werden.

der OTK mit den Emails ist Teil von arzt-direkt und deshalb nicht ein anderer Kommunikationskanal. Ich glaube wir sollten hier vielleicht noch einmal genau aufschlüsseln, was arzt direkt ist. Die arzt-direkt App ist Teil von arzt-direkt welches VSS, OTK, Patientenportal und Facharztportal umfasst. Diese Plattform mit Ihren Modulen sind per Web und App erreichbar, wobei aber Patienten nicht alle die App nutzen wollen und deshalb diese Workflows so existieren wie sie integriert sind. Datenschutzrechtlich macht das also keinen Unterschied, da Sie das Portal arzt-direkt nutzen und nicht nur die arzt-direkt App. Wir wissen auch gerade aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht, ob der Nutzer die App gerade nutzt, da wir zum Beispiel keine Accountpflicht etc. haben in dem Fall müssen wir also bestimmte Infos wie also auch Termine per Mail übermitteln, da diese im Zweifel sonst beim Nutzer nicht ankommen. Auch große Apps wie etwa von der TK, AOK etc. greifen darauf zurück, weil diese im Minimum eine Kopie sind damit der Nutzer bei Fehlern in der App trotzdem Feedback hat, ob ein Termin gebucht wurde oder nicht. Ich bezweifle sehr stark das 321med hier anders verfährt.

Gleichzeitig ist es ja auch für Sie als Arzt/MFA etc wichtig, dass Informationen im tomedo an den stellen geliefert werden, wo es Sinn macht, also arzt-direkt Messenger für nachrichten aber auch Kalender für OTK Termine, weshalb sich das etwas aufteilt, damit Sie an den richtigen Stellen weitergetragen werden. Das heißt Informationen pauschal zu zentralisieren, macht auch wenig Sinn, wenn man dadurch permanent mehrere Fenster offen halten muss. 

Ihr Vorschlag zum Taggen bzw. der Weiterentwicklung To-Dos aus den Nachrichten einfach zu erstellen finde ich sehr gut und würde ich nochmal den Kollegen weitertragen.

 

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An dieser Stelle könnte man auch noch einmal ergänzen zum Thema VSS und Leute die sich in den Warteraum setzen. Es gibt auch noch folgende Einstellung: