Guten Tag,

mit der kürzlich eingeführten Möglichkeit, die E-Mails zu verschlüsseln, stehen uns zeitgemäße und kostenmindernde Möglichkeiten zur Verfügung, mit unseren Patientinnen zu kommunzieren. Das an sich ist schon mal sehr gut. Wie der Eine oder die Andere im Rahmen von DSGVO usw. diese Variante bewertet, möchte ich hier nicht zur Diskussion stellen, sondern würde mir wünschen, dass es einen sinnvollen, kompletten Einrichtungsassistenten für die Mail-Funktion in Tomedo gibt.

Das Kapitel 27 im aktuellen Handbuch ist schon eine erste und nützliche Hilfe dafür, dennoch bleiben im täglichen Gebrauch Fragen offen. Gehen wir mal davon aus, dass die zu verwendeten E-Mail-Konten eingerichtet sind, was ja mit Tomedo erst einmal nichts zu tun hat, kommen wir zu meinen Fragen:

  • E-Mail-Vorlagen: Gibt es eine Möglichkeit, den in die Akte zu übernehmenden Text einer versendeten Mail gekürzt darzustellen? Bisher ist es so, dass alles übernommen wird. Das macht in soweit wenig Sinn, da man Vorlagen ja möglicherweise mit Praxisdaten, allgemeinen Hinweisen usw. versieht, da man in Tomedo ja nicht die Möglichkeit hat, auf die erstellten Signaturen (Mac-Mail) zuzugreifen. Also versieht man seine Mail-Vorlagen damit. Nur in der Akte möchte ich dies nicht haben. Als Karteieintragstyp bleibt mir nur die Auswahl aus einem TEXT-Format zu wählen. Dazu habe ich mir den wohl verloren gegangenen Karteityp-"E-Mail" einfach wieder erstellt. 
  • Verwaltung > Mail: in diesem Programmteil finden wir die unter Tomedo erfassten Mails. Leider fehlt der (-) Button, um einzelne Mail löschen zu können. Dies kann nur nach Rechtsklick in der jeweiligen Mail erfolgen. Allerdings funktioniert dies gar nicht bei Mails, die sich (warum auch immer) dauerhaft im Ausgangsordner befinden. Wie kann ich diese Mails eliminieren?
  • Neue Mail Schreiben: Kann mir bitte jemand erklären, wie ich unkompliziert Dokumente, die sich in der Patientenakte befinden, einer Mail anhänge? Einfach so per Drag & Drop in das dafür vorgesehene Feld ziehen, funktioniert nicht. Ich muss das Dokument erst in der Vorschau öffnen und kann von dort importieren. Nur dann ist es mit einer Aktion gleich zwei mal in der Mail vorhanden. Ist das so gewollt. Hat jemand bessere Varianten gefunden? 
  • Rechnungen per Mail versenden: Wir drucken Rechnungen auf Kopfbögen aus. Wenn ich jetzt die Rechnung per Mail versenden möchte, habe ich natürlich den Kopfbogen nicht erfasst. Gibt es eine Möglichkeit dies zu erreichen? Bei sonstigen Dokumenten kann ich ja voreinstellen, ob der Druck oder das Fax mit hinterlegtem Hintergrund verschickt werden soll. Bei der Rechnungsstellung wäre dies auch gut. Ausserdem habe ich festgestellt, dass die per Mail verschickte Rechnung als DOCX-Datei ankommt. Das ist problematisch. Die Rechnungen sind in Tomedo bereits als "gedruckt" vorhanden, sollten doch eigentlich schon im pdf.- Format vorliegen.
  • Verschlüsselung: Ich denke, hier braucht es einmal seitens Tomedo eine ausführlichere Erläuterung. Machen wir etwas falsch, wenn Dokumente trotz erstelltem Mail-Schlüssel unverschlüsselt versendet werden?  Da kann was nicht stimmen.
Vielen Dank für Lösungsvorschläge
MFG Th.Fleischmann
Gefragt von (320 Punkte)
+1 Punkt

3 Antworten

Hallo Herr Fleischmann,

ich kann ihnen leider nur die 3 letzten Punkte beantworten:

Ausserdem habe ich festgestellt, dass die per Mail verschickte Rechnung als DOCX-Datei ankommt. Das ist problematisch.

Falls Sie die Rechnungsdatei mit dem Button Docx erzeugen liegt nur eine Docx Datei vor, um eine PDF Datei zu erhalten müssen Sie die Rechnungsdatei mit dem Button PDF (empfohlen) erzeugen.

Wir drucken Rechnungen auf Kopfbögen aus. Wenn ich jetzt die Rechnung per Mail versenden möchte, habe ich natürlich den Kopfbogen nicht erfasst. Gibt es eine Möglichkeit dies zu erreichen?

In PDF Dateien die für Privatrechnungen erzeugt werden wird der unter Einstellung->Arbeitsplatz->Briefschreibung für Privatrechnung eingestellte Hintergrund verwendet.

Machen wir etwas falsch, wenn Dokumente trotz erstelltem Mail-Schlüssel unverschlüsselt versendet werden?  Da kann was nicht stimmen.

Unter Admin->Praxisorganisation->Datenschutzeinstellungen kann man einstellen ob PDF Dokumente verschlüsselt versendet werden, es eine Nachfrage geben soll oder sie nie verschlüsselt versendet werden sollen. Es werden derzeit auch nur PDF Dokumente verschlüsselt.

Mit freundlichen Grüßen

Max Seiler

Beantwortet von (140 Punkte)
0 Punkte
1.Frage:

Es werden immer alle Daten der E-Mail in der Kartei gespeichert. Es ist nicht geplant konfigurierbar nur Teile der Mails in der Kartei zu speichern. Als Kompromiss könnte ich kurze Karteieinträge wie bei den Terminerinnerungen anbieten: nur kurze Notiz, dass Email versendet wurde mit der .eml-Datei als Anhang. (das ist noch nicht programmiert, aber ich würde ein Ticket anlegen)

 

2.Frage:

Sie könne die E-Mail(s) auch per Drag&Drop auf den Papierkorb ziehen um sie zu löschen. Im Postausgang befinden 3 Arten von E-Mails:

-Mails mit Sendefehlern: diese können immer gelöscht werden

-Mails, die direkt vom Server verschickt werden: diese können weder gestoppt noch manuell gelöscht werden und sollten nicht länger als ein paar Sekunden im Postausgang bleiben

-Mails, die am Server in einer Warteliste eingereiht sind: deren Versand kann noch gestoppt werden. Die Mails bekommen dann einen Sendefehler und können gelöscht werden.

 

3. Frage:

Drag & Drop von Karteieintragsanhängen oder Dateien aus dem Finder/vom Desktop etc. sollte alles funktionieren. Ist das bei Ihnen nicht der Fall benötige ich Ihre tomedo und MacOS-Version um den Fehler nachstellen und beheben zu können. Am besten rufen Sie im Support an und demonstrieren einem Supporter (oder mir) den Fehler.
Beantwortet von (1.4k Punkte)
0 Punkte
+1 von mir Anleitung um verschlüsselt mit dem Patienten per Email kommunizieren zu können.
Beantwortet von (35.7k Punkte)
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