Direktverbindung : Privatrechnungsverwaltung - Bankkonto

Question

Hallo,

gibt es eine Möglichkeit die Privatrechnungen automatisch mit dem Apobank-Konto abzugleichen zu lassen?

VG

JM

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Hallo Herr Dr. Müller sind Sie mit der Idee des Ableichs mit einem Bankkonto weitergekommen? Bin eben auf diese Konversation get0ßen und wäre auch an einer Lösung interessiert. Ich habe für mich aktuell lexoffice entdeckt - sehr hilfreiche Buchhaltungs und Kontoverwaltungssoftware. Hier könnte man Tomedo vll anbinden...

Answer 1

Nein, tomedo unterstützt keine Kommunikation mit einer Bank.

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Es gibt da ja doch einige Apps/Steuer-Software etc. die sowas können. Könnten Sie einen Kostenvoranschlag machen was eine solche Implemententation kosten würde?

Wenn sich genug Interessenten finden (Crowdfunding) wäre das doch ein prima Feature :)

Automatischer Abgleich mit dem Konto und auch ein automatisiertes Mahnwesen würde den Alltag sicherlich vereinfachen.

VG

JM

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Ein Ticket dazu existiert schon länger.

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Ist mir kein Crowdfund wert, vor allem wenn es so unbrauchbar wird wie die E-Mail-Funktion.

Probleme hierbei:

- Barzahlungen landen auch auf dem Konto und sind auch im Kassenbuch bis sie eingezahlt werden.

- Kartenzahlungen werden pro Tag verbucht, enthalten also mehrere Zahlungen.

Analog zur E-Mailfunktion brauche ich kein zweites Bankingprogramm. Die Apo verlasse ich gerade und nicht jeder Arzt ist bei der Apo. Das Bankingplugin müsste also alle Banken abrufen können. Macht keinen Sinn für Zollsoft. MoneyMoney und Devonthink kann es nicht ersetzen, unmöglich und dazwischengrätschen endet wie der E-mail Teil der eigentlich nur Mails von Patienten filtern und diese einordnen sollte. Rechnungen enden beim Steuerberater aber eben nicht nur Patientenrechnungen. Es macht also keinen Sinn zwei Bankingsysteme zu fahren. 

Johannes, mach einfach in MoneyMoney Kategorien und Hefte die Rechnungen in Devonthink ab. Haben alle Bewegungen auf dem Konto eine Kategorie kann der Monat aus Devonthink zum STB (nach Kassenbuch und EC Zahlungsexport aus Tomedo). MoneyMoney kann auch Kategorien automatisch setzen. Die Überweisung von der Kasse wird automatisch auf "ungebucht" gesetzt etc. Einfacher geht Buchhaltung nicht.

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Devonthink Schablone wird jeden Monat dupliziert auf den Monat umbenannt und befüllt bis sie zum STB kann. 

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Ich hab halt ein Unterkonto auf dem nur die Privatrechnungen reinkommen. Da stört jetzt auch sonst keine Buchung...

Die Bankanbindung ist soweit ich das Verstehe für alle Banken genormt, und also nicht davon abhängig ob Apobank, Sparkasse etc. :)

Aber danke für den Tip!

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Hmm vielleicht gehe ich auch einen Schritt zu weit. Ich dachte es geht um die Buchung der Eingänge, aber das ist hier ja gar nicht das Thema. Es geht nur darum die Rechnungen automatisch auf bezahlt zu setzen. Das könnte mit dem Bankabgleich schon funktionieren aber:

Was ist mit Patienten die voraus bezahlen möchten? Ist das Geld da? Kostenvoranschlag muss schon abgefragt werden braucht eine Checkbox "Vorauskasse" womit auf diesen Betrag gewartet wird. Die daraus resultierende Rechnung muss ebenfalls auf bezahlt gesetzt werden.

Privatrechnungen die von Firma erledigt werden, PVS zum Beispiel braucht Checkbox "externe Abrechnung" womit auf diesen Betrag nicht gewartet wird.

Eintrag muss in Kartei gemacht werden Eingang Betrag X auf Konto XY und die Rechnung oder der Kostenvoranschlag muss als bezahlt markiert werden.

Die Abfrage muss nach Namen in Absender und Inhalt der Überweisung, Betrag und Rechnungsnummer schauen sowie auf Additionen mehrerer nicht bezahlter Kostenvoranschläge/Rechnungen.

Also wenn das mit Kostenvoranschlägen respektive Vorkasse funktionieren würde wäre ich dabei.

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Also wir könnten das auch gut gebrauchen. Falls das Ticket noch offen ist...

VG

SD

Answer 2

Mein Vorschlag zum Workflow wäre ein Aufbau wie der Email Teil auch hätte sein sollen. In einem Fenster z.B.: "Zahlungseingänge" wir das Konto abgefragt aber nur die Eingänge angezeigt die mit Patienten zu tun haben oder vordefinierte Worte enthalten. Zum Beispiel "Heinz Müller" oder das vordefinierte "Einreichung Girocard" oder "OP" in Kombination mit einem Datum oder eine Rechnungsnummer. Das Fenster könnte zwei teile haben oben die Eingänge die einer Rechnung zugeordnet werden können. Unten zwar erkannte Eingänge die Tomedo aber nicht zuordnen kann und manuell verteilt werden müssen oder entfernt werden müssen da es doch nur die Rechnung vom Einkauf beim Aldi ist und falsch erkannt wurde.

Das wäre dann ein Fenster das für abrechnende Angestellte (Zugriffsregel) Einsicht haben könnten. Kein Listen des gesamten Kontos!
Die Eingänge würde ich manuell bestätigen wollen durch ein klick auf verbuchen rechts.

Answer 3

Hallo Herr Müller,

Das Apo-Banking unterstützt immerhin CSV-Export (unter Finanzen & Umsätze / Umsatzexport). Leider ist es sehr mühsam aus den Betreffzeilen die Rechnungsnummern herauszufiltern. Wenn Sie und Ihr Steuerberater mit DATEV arbeiten, könnten Sie entsprechende Listen im CSV oder XCL Format erhalten die nach Rechnungsnummer sortiert sind. Damit kann man schnell der Reihe nach Abhaken. Evtl. hilft auch ein Sortierung nach Betrag.

Für mich wäre nach wie vor die beste Option die Möglichkeit, eine Liste mit Rechnungsnummer - bezahlter Betrag (als CSV oder XCL) in Tomedo importieren zu können, um diese mit den Offenen Rechnungen in Tomedo automatisch abzugleichen (als voll- oder Teilbezahlt zu setzen). Die Teilbezahlten oder unklare Beträge (z.B. zwei Rechnungen werden zusammen bezahlt) müssten noch wie bei der Labor-DFÜ manuell bestätigt werden.

Ich muß sagen, dass das manuelle "abhaken" für uns schon ein deutlicher Fortschritt im Arbeitsfluß ist zu unserer alten Software. Wir arbeiten mit Datev-Software und erstellen die Buchhaltung in der Praxis selbst und steuern die Mahnungen über die Debitoren-Liste der Buchhaltung. Trotzdem muß der Zahl-Status natürlich wieder zu der Rechnung im Tomedo.

Grüße aus Passau,

Georg Handwerker

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Hallo,

so ähnlich machen wir es momentan auch :)

Ein automatischer Abgleich der nur noch die abweichenden Beträge (wie beim Labor) anzeigen würde ist das Ziel. Also nichts manuelles mehr.

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Ohne Handbetrieb wird es nicht gehen: Wie oft ist die Rechnungsnummer falsch angegeben oder fehlt ...

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So lange der Betrag und der Name sich decken muss die Re-Nr nicht zwingend stimmen :)

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Das stimmt natürlich auch. Also wenn sich das automatisieren ließe... wäre schon toll!

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Ich gebe zu bedenken dass bei uns nahezu immer der Name nicht der Name des Patienten ist und manchmal Rechnungen mehrerer Patienten zusammen überwiesen werden (Kinderarztpraxis). Es wäre somit tatsächlich ein "intelligentes" Auslesen der Buchungstexte - falls überhaupt von der Bank übermittelt - nötig um die Rechnungsnummer zu finden.

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Um dieses Problem zu lösen lässt sich die Familienverknüpfung in Tomedo nutzen. Ausserdem laufen die privaten Kinder ja oft über die Versicherungsnummer eines Elternteils - diese Daten sind vorhanden.

Das System müsste man natürlich "anlernen" - bei Zweifel wird gefragt und dann über die Familienverknüpfung ein Elternteil zugeordnet. Bei zwei Kindern muss nach dem "anlernen" das System kapieren, dass zwei Rechnungsbeträge auch über ein "Elternkonto" reinkommen können.