Terminnotizen verbergen

Question

Moin,

ich arbeite mit angestellten Kollegen, wir nutzen alle jeweils einen eigenen Kalender. Es ist mir wichtig dass meine Mitarbeiter sehen können, wann ich Termine drinnen habe. Da ich manchmal Zeiträume für private Termine blocke oder Termine mit privaten Notizen versehe, hätte ich gerne eine Lösung, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Notizen in ihren Terminen einsehen können, nicht aber die meinen (oder die der Kollegen). Wenn ich einen gemeinsames Termin mit mitarbeitern erstelle soll die Notiz für sie einsehbar sein.

 

Ich selbst würde gerne trotzdem weiterhin die Notizend er anderen sehen können.

Können SIe mir die entsprechenden EInstellungen sagen?

Answer 1

Guten Tag Herr Mirlach,

eine solche Einstellung existiert nicht - ich werde die Anfrage mit in unser nächstes Meeting nehmen wir würden das zeitnahe Besprechen, nachdem Sie die Fragen meines Kollegen beantwortet haben.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Ergänzend: Aus privaten Gründen geblockte Zeiträume werden generell in anderen Praxen mit einer allgemeinen Blocker-Terminart geblockt, den Zweck Termine zu blocken erfüllt es ja dann schon... Haben Sie ein Beispiel warum private Notizen für Sie dringend notwendig sind?

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Moin,

Danke fuer die schnelle Rueckantwort.

 

Ich musste mich als Praxisinhaber darauf verstaendigen, welchen Kalender ich nutze um mein leben innerhalb und ausserhalb der Praxis zu synchronisieren: Papierkalender, iphonekalender oder tomedokalender.

 

Es hat sich erwiesen dass nur letzterer sinn macht, denn ich muss in Tomedo bei der Terminvergabe wissen, was ich wann an Terminen habe, um den Patienten freie Termine anbieten zu koennen. Daher macht es z.B keinen Sinn, Tomedotermine ins iphone synchronisieren zu lassen. Denn ich muss im tomedokalender sehen koennen, dass ich dienstag in 2 wochenen einen Urologentermin am mittwoch vormittag  oder eine darmspiegelung bei Herrn XY am dienstag habe und ich am montag freuher schluss mache, um mit meiner frau hochzeitstag zu feiern oder am dienstag selbige um 17:00 betruegen will (anmerkung: ich habe gar keine frau, geht um die verdeutlichung der thematik) . 

hierzu blocke ich jeweils den Zeitraum im kalender und trage mir den grund ein. Das geht meine Mitarbeiter jedoch nichts an. Aktuell muss ich Dinge dermassen kryptische eintragen, wenn ich mir stundenweise freihalte, manchmal weiss ich dann nach wochen oder monaten der terminvereinbarungen im voraus gar nicht mehr, was der termin bedeutet und muss in meinen mails / papierkram nachschauen.

Genauso trage ich mir in geblockten Zeitraeumen oft erinnerungen und notizen ein, z.b. Mitarbeiter auf dieses und jenes ansprechen. Es kam schon oefter vor, dass die eine oder andere MA das las und mich dann vor dem Termin darauf ansprach, was unguenstig war.

Zudem nutzen auch meine Mitarbeiter selbst auf diese weise den kalender oder machen sich notizen zu den Therapieterminen, um diese infos beim naechsten Termin schnell aufgreifen zu koennen  (bsp: "Vergewaltigung" oder " sexuelle dysfunktion genauer explorieren"). Das geht jedoch wiederum die / den kollegen nichts an.

Ich weiss, dass man sich caves oder hinweise in die akte geben lassen kann. Die funktion ist gut und wir nutzen sie in der praxis vor allem dafuer, dass die sekretaerin organisatorische hinweise eintraegt ("ziffer beim letzten Termin vergessen, bitte leistungserfassung nachholen" etc). Da macht es auch sinn, diesen hinweis direkt beim oeffnen der akte erst zu sehen.

Bei vielen Notizen (gerade wenn sie weniger konkret und eher auch fuer die gesamtplanung der woche oder des monats relevant sind oder wiederholende geblockte zeitraeume erfordern) ist es aber wenig sinnvoll erst beim anklicken der akte daran erinnert zu werden, sondern es ist viel wichtiger sie auf einen blick zu erfassen. Allerdings wie schon erwaehnt nicht fuer die kollegen. Eine hierarchie admin / mitarbeiter oder aehnliches waere wuenschenswert. Ich hoffe ich konnte mich verstaendlich ausdruecken. Ansonsten freue ich mcih ueber einen dialog mit Ihnen 

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Ich denke zu verstehen, ich bin nur gerade am Grübeln weil meines Verständnisses hier zwei Ideen zusammengeraten:

• den Kalender auch als Privatkalender nutzen (private Termine, private Notizen/Erinnerungen). In dem Fall scheint mir aber die Einsehbarkeit durch jegliche andere Personen fraglich. Wenn Ihre Mitarbeiter da einen Arzttermin hinterlegen würde, würden die Details ja auch Sie nichts angehen.
• im Kalender auch vertrauliche Therapie-Notizen hinterlegen, die sollten ggf. schon durch andere Mitarbeiter (also Admins) einsehbar sein, aber nicht generell für alle

Falls das halbwegs hinkommt: Bräuchten Sie jemals mehrere Konzepte gleichzeitig? Also z.B. für alle einsehbare Notizen und vertrauliche Notizen oder private und öffentliche Notizen gleichzeitig? Das ist für mich relevant um die Art der Lösung zu definieren, also ob man dann an jedem Termin alles ermöglichen müsste, oder Termine (oder Terminarten) auf 'öffentlich', 'vertraulich' oder 'privat' stellen könnte...

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Danke, dass Sie sich dem Thema so ausführlich widmen, das freut mich natürlich da es für mich schon ein Problem darstellt. Für mich ist insbesondere der zweite Punkt von Belang. Eine Trennung zwischen Admin und Mitarbeiter gibt ersterem die Möglichkeit, eine Metaebene einzunehmen und vertieft die Nutzungsmöglichkeiten des Terminkalenders für diese Rolle.

Beim ersten Punkt stimme ich Ihnen grundsätzlich auch zu. Jedoch sehe ich hier wesentlich weniger Konfliktpotential, denn Mitarbeiter haben normalerweise deutlich wenig Kollisionen zwischen Privat- und Arbeitsterminen und eine definierte Arbeitszeit, in denen sie ab und an (und am besten nach Rücksprache mit dem Chef) private Dinge erledigen. Wirklich private Dinge können daher in einem externen Kalender eingetragen werden, da sie eher punktueller Natur sind.

Als selbstständiger Praxisinhaber ist es meiner Erfahrung nach wesentlich schwerer, eine Trennung zwischen geschäftlich und privat schwer zu treffen. Zumindest arbeite ich jede Woche "wann ich will" oder auch wie es erforderlich ist, um andere geschäftliche oder auch nichtgeschäftliche Dinge zusätzlich wahrzunehmen.

 

Zu Ihrer Frage ob je mehrere Konzepte gleichzeitig notwendig sind:  Wenn ich Ihre Frage richtig verstanden habe wäre das einzig der Fall, wenn ich einen gemeinsamen Termin zwischen MItarbeiter A und mir anlege. Dieser ist in beiden Kalendern sichtbar und die Notizen dienen hier sowohl für den Mitarbeiter als auch für mich, z.B. für das Teammeeting Themen einzutragen, die man ansprechen möchte. Hierbei handelt es sich jedoch um öffentliche Informationen, von denen sowihl ich als auch die andere Seite auch möchte, dass die Infos vorab bereits vom jeweils anderen gesehen werden.

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Danke für die ausführlichen Antworten, das hilft immer damit wir dann intern wirklich über etwas für Sie hilfreiches reden und nicht nur dachten wir wussten was Sie brauchen. Der Wunsch ist schon mal aufgenommen und wird zur internen Besprechung mitgenommen.

Wenn mehrere Kalender einen vertraulichen Termin enthalten sollte er für alle involvierten Nutzer einsehbar sein, dass würde ich auch intuitiv so annehmen. Als vertraulich einstellbar vermutlich nur durch die entsprechenden Kalenderbesitzer (und Admins). Meine Frage zielte aber auf ein anderes Szenario ab: Sie haben einen privaten Handwerker-Termin. Die Kollegen würden erstmal nur sehen können in welchem Zeitraum der Blocker im Kalender steht. Für Sie selbst sollen die Details im Termin stehen. Muss es die Möglichkeit geben den Kollegen einen anderen Text anzuzeigen? Also Sie schreiben sich in den vertraulichen Notizen die Kontaktdaten des Handwerkers vielleicht mit auf, aber für alle Kollegen interessant ist vielleicht ein 'Es könnte eine halbe Stunde länger werden' oder 'telefonisch erreichbar'. Vermutlich könnte man für den Fall immernoch einen öffentlichen Termin mit der öffentlichen Info parallel anlegen, also wäre es die Frage ob es besser ist einen Termin mit seperaten Infos für alle Sichtbarkeitsstufen zu haben (hier wäre die Sorge dass man aus Versehen bei der falschen Stufe etwas einträgt und es unübersichtlicher wird) oder mehrere Termine mit je einer Sichtbarkeitsstufe zu verwalten (ist natürlich nerviger wenn der Termin verschoben wird)...

Ach so... wie sähe es mit der Verschiebbarkeit/Löschbarkeit dann aus? Einen für Sie vertraulichen Termin sollten Mitarbeiter dann bestimmt nicht einfach in einen anderen Kalender schieben können um die Vertraulichkeit aufzulösen. Aber wenn ein Patient anruft um zu verschieben, sollte vielleicht nicht nur der Kalenderbesitzer selbst den Termin absagen oder verschieben können. Also müsste vermutlich ein zeitliches Verschieben für alle möglich (außer durch andere Rechte eingeschränkt) sein, aber ein Verschieben zwischen den Kalendern müssten wir blockieren?

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Jetzt verstehe ich, warum "einfache" Hinweise aus Nutzersicht manchmal auf Entwicklerebene komplex sein können. Ich beantworte Ihre Fragen mal im Text:

 

Meine Frage zielte aber auf ein anderes Szenario ab: Sie haben einen privaten Handwerker-Termin. Die Kollegen würden erstmal nur sehen können in welchem Zeitraum der Blocker im Kalender steht. Für Sie selbst sollen die Details im Termin stehen. Muss es die Möglichkeit geben den Kollegen einen anderen Text anzuzeigen? Also Sie schreiben sich in den vertraulichen Notizen die Kontaktdaten des Handwerkers vielleicht mit auf, aber für alle Kollegen interessant ist vielleicht ein 'Es könnte eine halbe Stunde länger werden' oder 'telefonisch erreichbar'. 

Tatsächlich wäre dies schön, mir fällt z.B. das Thema Raummangel ein (Luxusproblem: mehr Mitarbeiter als Räume zur Verfügung). So kann ich für einen spezifischen Dienstagvormittag 8-12 Uhr bspw. einen Facharzttermin bei Dr. XY eintragen und meine Kollegen / Sekretärin würde sehen "Chef nicht da / Raum zur Verfügung", um zu wissen dass der Raum nutzbar oder betretebar wäre, etc.

 

Vermutlich könnte man für den Fall immernoch einen öffentlichen Termin mit der öffentlichen Info parallel anlegen, also wäre es die Frage ob es besser ist einen Termin mit seperaten Infos für alle Sichtbarkeitsstufen zu haben (hier wäre die Sorge dass man aus Versehen bei der falschen Stufe etwas einträgt und es unübersichtlicher wird) oder mehrere Termine mit je einer Sichtbarkeitsstufe zu verwalten (ist natürlich nerviger wenn der Termin verschoben wird)...

Hier fände ich die Option, 2 / mehrere Sichtbarkeitsstufen / Notizfelder je Terminart zu haben praktischer. In der Wochenansicht (die bei uns jeder standardmäßig nutzt) ist es aktuell eh schon etwas unübersichtlich, wenn 2-3 Termine für einen Zeitraum parallel angezeigt werden (man sich z.B. die Kalender aller Mitarbeiter anzeigen lässt). Ein zusätzlicher Termin (offiziell + persönlich) würde das nur versärken. Zudem hätte ich eher Sorge, dass dann im Alltag manchmal nur einer statt beide Terminarten storniert / verschoben wird. Ich denke, dass die Beachtung der verschiedenen Sichtbarkeitsstufen weniger Versehen prdouzieren würde.

 

Ach so... wie sähe es mit der Verschiebbarkeit/Löschbarkeit dann aus? Einen für Sie vertraulichen Termin sollten Mitarbeiter dann bestimmt nicht einfach in einen anderen Kalender schieben können um die Vertraulichkeit aufzulösen. Aber wenn ein Patient anruft um zu verschieben, sollte vielleicht nicht nur der Kalenderbesitzer selbst den Termin absagen oder verschieben können. Also müsste vermutlich ein zeitliches Verschieben für alle möglich (außer durch andere Rechte eingeschränkt) sein, aber ein Verschieben zwischen den Kalendern müssten wir blockieren?

Das sind natürlich sehr ausführliche Gedanken auf einer bereits recht funktionalen Ebene bzgl der Kalendernutzung. Im skizzierten Szenario. Das Verschieben in einen anderen kalender zum Auflösen der Vertraulichkeit fände ich tatsächlihc nicht gut. Verschieben und Löschen durch andere fände ich gut (ggf. nach Hinweis: "Termin enthält eine vertrauliche Notiz. Sind Sie sicher, den Termin zu verschieben / zu löschen" ähnlich wie ich aktuell darauf hingewiesen werde, wenn ich Änderungen an einem Serientermin vornehme)

Allgemein bin ich durch den Austausch gerade meiner persönlichen Wunschvorstellung etwas näher gekommen und fände es aus Nutzersicht recht praktisch, wenn die Terminanlegung z.B. wie aktuell läuft (mit Notizfunktion etc.) und zusätzlich z.B. ein Haken "vertraulich" zum Anklicken integriert wird. Dieser klappt dann z.B. ein weiteres Feld für vertrauliche Notizen auf (nur für den kalendernutzer sichtbar), in dem die vertraulichen Infos reingeschrieben werden können. In der Luxusversion könnte man dabei noch anklicken, für welche MA / Kalender welche Notizversion sichtbar sein soll, ähnlich wie aktuell anklickbar ist, für welcheKalender der jeweilige Termin gelten soll.