Ich hätte gerne von Zollsoft eine Dokumentation des Verfahrens von Tomedo und eine Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer oder TÜVit. Das müssen wir als Betreiber eventuell nachweisen.

Zu prüfen sind: (DMS Sfoetware de. : „So ermöglicht eine DMS-Software die revisionssichere Ablage“, unter: https://www.dmssoftware.de/blog/so-ermoeglicht-dms-software-revisionssicherheit) geladen 30.09.2021 10:24

  • Sicherheit des Gesamtverfahrens 
  • Vollständigkeit 
  • Richtigkeit 
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen 
  • Nachvollziehbarkeit 
  • Prüfbarkeit 
  • Dokumentation des Verfahrens 
  • Nutzung ausschließlich durch Berechtigte 
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung 
  • Sicherung vor Verlust 

 

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Ich habe jetzt länger mit Herrn RA Frotscher über diese Thema gesprochen und es ist wohl tatsächlich so, dass sich die GoBD aktuell nicht für die Patientenakte gilt sondern nur §630f. Die Tendenz ist aber da und wird sehr wahrscheinlich zum Patietenschutz auch irgendwann kommen, mit der aktuellen Regierung wahrscheinlich sogar schneller als gedacht. Siehe Antrag der linken Parteien an die BÄK.  Die Patientenakte ist mit Sicherheit nicht weniger wichtig als deren Abrechnung.

Zollsoft sollte sich hier meiner Meinung nach vorbereiten und sicherheitshalber den Karteiexport mit den Aktionsketten verbinden. Dann kann man schnell reagieren, oder mehr und sicherer machen als notwendig was nie schadet. Zudem sollten schon Überlegungen laufen wie man die GobD also Revisionssicherheit, nicht nur §630f umsetzen könnte. Das wird nicht einfach.

Zollsoft muss auch mehr Informationen liefern und aufklären was es wieso macht, die Abhängigkeit in der digitalen Praxis vom Praxisverwaltungssystem ist zu gross, die Ärzteschaft wirtschaftlich und rechtlich berufsbedingt zu naiv. Bei Zollsoft ist das ähnlich, hier müssen Fachleute mehr konsultiert werden damit nicht Sachen passieren, die kaum mehr änderbar sind wie die Bruttopreise und deren Konsequenzen oder die lange mangelhafte Privatabrechnung, oder in Fehler getappt wird wie bei den Medizinprodukten. Natürlich hat Zollsoft den Mund voll mit der KBV und deren sinnlosen Aufgaben aber trotzdem muss vorausgedacht werden und Sachen nicht in allerletzter Sekunde angepackt werden wie zum Beispiel das TSE Kassenbuch. Freestyle also Internetrecherche statt Fachleute und Fehler zerstören das Vertrauen. Bei mir ist es schon stark angekratzt. TSE habe ich lieber von einer anderen Firma genommen.

Sicher keine Lösung ist es Probleme oder Unklarheiten möglichst lange zu ignorieren.
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Hier schreibt eine Kokurrenzsoftware schon 2016 also vor fünf Jahren über genau dieses Thema und beschreibt genau das Problem, das Tomedo hat. Die Software ist in iheren Funktionen allein schon durch die Architektur unterlegen, eine rein Online-Software bietet Vorteile aber auch gravierende Nachteile, die Revisionssicherheit garantiert sie jedoch.

https://www.redmedical.de/2016/09/20/revisionssichere-archivierung-der-patientenakte

Zitat https://www.redmedical.de/2016/09/20/revisionssichere-archivierung-der-patientenakte/ 1.10.2021

Um die Anforderungen des Patientenrechtegesetzes umzusetzen, haben viele Systeme ein „Logbuch“ eingeführt, in dem alle Änderungen protokolliert werden. Über die Einträge in diesen sogenannten Transaktionslogs lässt sich dann nachvollziehen, ob und wann und von wem ein Datensatz erzeugt, verändert oder gelöscht wurde. Um einen Datensatz verschwinden zu lassen, muss hier nicht nur der eigentliche Eintrag aus der Datenbank gelöscht werden, sondern auch der Logbucheintrag, der dieses Löschen protokolliert. Mit etwas Erfahrung ist das aber nicht schwer, insbesondere dann, wenn die Logbücher auf dem gleichen Server gespeichert werden wie die eigentlichen Daten.

Zitat https://www.redmedical.de/2016/09/20/revisionssichere-archivierung-der-patientenakte/ 1.10.2021 

Einem niedergelassenen Arzt wurde kürzlich in einem Beratungsgespräch mit einem Vertreter für Praxissoftware empfohlen, eine separate Archivierungssoftware zu erwerben. Begründet wurde diese Empfehlung damit, dass die normale elektronische Akte in der eigenen Praxissoftware nicht sicher sei 

Nun, uns bleibt eigentlich nichts anderes übrig als genau das zu machen, die Patientenkartei revisionssicher in einem anderen Programm zu archivieren. Das würde ich auch gerne tun. Dafür müsste ich alle unsere Patienten einmal über die Kartei unter aktionen exportieren und zumindest wöchentlich um "zeitnah" zu erfüllen, diejenigen Karteien exportieren die während der Woche geändert wurden und also die letzten 7 Tage. 

Ich habe das mal mit der Statistik angesehen. Im Gegensatz zu einer Allgemeinmedizinischen Praxis oder einer Dermatologie haben wir verhältnismässig wenige Patienten und grosse Operationen. Trotzdem zähle ich in den letzten 7 Tagen 140 Karteien die ich exportieren müsste. Neben dem einmaligen Export aller Patienten, wir sind bei Patient 10262, ich denke da ist eine volle Woche nicht zu wenig angesetzte Arbeitszeit, bräuchten wir wöchentlich sicher 2 Stunden um die letzten 7 Tage von 140 Kerteien zu exportieren. Hoffentlich Vollständig bei so einer Liste. Für eine Hausarztpraxis ist das manuell praktisch unmöglich bei sicher 10x so vielen Patienten. Der Arbeitsaufwand ist hoch und die Arbeit ist höchst stupide, bei der selbst Azubi überlegen würde zu kündigen um sich ene neue Praxis zur Ausbildung zu suchen. 

Zollsoft gibt also aktuell keine Möglichkeit zum Export in die Revisionssicherheit, selbst garantiert es diese nicht. 

Das Thema lässt sich leider nicht totschweigen. Es führt um  zumindest einen programmierbaren Export über die Aktionsketten in eine Ordner unserer Wahl kein Weg vorbei bis Zollsoft einen eigenen Weg findet die Revisionssicherheit zu garantieren oder abzuwarten bis ein Amt sie zwingt. 

Brauchen wir Revisionssicherheit? Auf jeden Fall ja, eine Diskussion um unsere Karteieinträge darf gar nicht erst aufkommen.

Muss Zollsoft aktell revisionssicher sein? Nein, die KBV fühlt sich nicht zuständig, die Kammer scheinbar auch nicht.

Muss Zollsoft uns einen Weg bieten Revisionssicherheit extern, ausserhalb Tomedo erreichen zu können? Ganz klar Ja.

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Dann mache ich mal weiter im Blog. Dass die Ärztekammer das Thema nicht auf dem Schirm hat muss ich zurücknehmen, für die Politik mit den Grünen und Linken auch ein Thema. Einen Zusammenhang mit Behandlungsfehlern und Revisionssicherheit ist hergestellt und nicht meine Idee. 

Zitat https://www.bundesaerztekammer.de/fileadmin/user_upload/downloads/pdf-Ordner/Stellungnahmen/BAEK_Stellungnahme_Anhoerung_AfG_Haertefallfonds_27102020.pdf Bundesärztekammer 02.10.2021

Verpflichtung zur fälschungssicheren Dokumentation

Die Antragsteller fordern eine gesetzliche Änderung dahingehend, dass Dokumentationen bearbeitungs- bzw. fälschungssicher erfolgen und ausschließlich Computerprogramme eingesetzt werden, die keine Nachbearbeitung der Dokumentation zulassen.

§ 630f Abs. 1 Sätze 2 und 3 BGB bestimmen allerdings bereits jetzt, dass Berichtigungen und Änderungen von Eintragungen in der Patientenakte nur zulässig sind, wenn neben dem

...

ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen worden sind. Dies ist auch für elektronisch geführte Patientenakten sicherzustellen. Dazu führt z. B. Katzenmeier in Laufs/Katzenmeier/Lipp, Arztrecht, 7. Auflage 2015, IX Rn. 53 aus, dass die „Revisionssicherheit der Behandlungsdokumentation“ durch Einsatz einer geeigneten Software sicherzustellen ist, wofür spricht, dass die Gesetzesmaterialien darauf hinweisen, dass die Norm den §§ 239 Abs. 3 HGB und 146 Abs. 4 AO nachempfunden sei (BT-Drs. 17/10488, S. 26).

 

Der Zustand für uns ist, dass Zollsoft sagt Tomedo sei revisionssicher, dies aber nicht mit einer Zertifizierung belegt. Ich bitte Zollsoft nochmals den automatischen Export aller Karteien und dann 7 Tage der in den letzten 7 Tagen geänderten Karteien und zugehöriger Dokumente für diesen Zeitraum zu ermöglichen. Wenn Zollsoft sich nicht um das Thema kümmern kann oder will ,müssen wir es zumindest selbst tun dürfen. 

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Zur Info, hier wurden zwei Kommentare durch Zollsoft gelöscht eines von RA Frotscher und eines von mir. Vielleicht sollte Zollsoft das Thema doch offen diskutieren bevor die Sache eskaliert. So wie es ist kann es für den Benutzer nicht bleiben, das ist zu gefährlich. Die kurzfristige Lösung ist sehr einfach und kann von einem Programmierer in einigen Tagen erledigt werden. Mit einem einmaligen Export aller Karteien und dann dem 7 Tage Export von geänderten Karteien über den Karteiexport Aktionen/Export und der speicherung in einem revisionssicherem DSM wäre man ab diesem Tag safe. Nach einer angenehmen automatischen API Steuerung in die DSM frage ich gar nicht erst, hier geht es erstmal darum in Sicherheit zu sein. Ich bewege dafür die Daten gerne manuell in das DSM.
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Auch auf die Gefahr hin mich zu wiederholen - und in dem sicheren Wissen, dass diese Antwort durch den Ersteller des Beitrags nicht akzeptiert wird und weitere Beiträge nach sich zieht - aber vielleicht hilft es dem ein oder anderen Kollegen, der durch die Vielzahl an (zum Teil falschen bzw. irreführenden Aussagen hier) verunsichert wird:

Ein System an sich kann nicht "revisionssicher" sein und auch nicht als solches geprüft oder zertifiziert werden. Nur den Einsatz eines Systems vor Ort (also z.B. in der Arztpraxis) könnte man, in Kombination mit den für diese Praxis geltenden Verfahrensanweisungen, Sicherheitskonzepten etc., von einer Stelle wie dem TÜViT oder einem Wirtschaftsprüfer prüfen lassen. Wenn jemand so eine Prüfung bei sich vor Ort machen lassen will und der Prüfer konkrete Fragen an uns hat, dann beantworten wir die gern. 

Nach unserer Auffassung erfüllt tomedo die hierfür notwendigen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Praxen können mit tomedo revisionssicher arbeiten. Alle Änderungen die in tomedo gemacht werden, sind genau protokolliert (inklusive Zeitpunkt, Nutzer, Rechner) und die "vorherige" Version der geänderten Daten bleibt gespeichert. Zudem hinterlassen Manipulationen der Daten welche "an tomedo vorbei" gemacht werden (z.B. durch Direktzugriff auf die Datenbank oder Dateien) erkennbare Spuren, welche nicht oder nur mit sehr hohem Aufwand "verwischt" werden können. In Kombination mit regelmäßigen Backups und den für die jeweilige Praxis passenden Verfahrensanweisung, sollte es für eine Praxis "kein Problem" sein (abgesehen von dem recht hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand) die oben genannte Zertifizierung machen zu lassen. 

Die wiederholte Forderung, wir als Softwareanbieter sollten uns "revisionssicher" zertifizieren lassen suggeriert hier aber, dass wir einer Praxis diesen Aufwand irgendwie abnehmen könnten, was so nicht richtig ist.

Was ich hier aber betonen möchte: Nach unserer Auffassung benötigt eine Praxis keine solche Zertifizierung der "Revisionssicherheit". Ich kenne auch keine Arztpaxen, welche so etwas haben. In §630f sind die Anforderungen an die (elektronische) Dokumentation der Behandlung festgeschrieben. Wenn eine Praxis (wie dort beschrieben) zeitnah und vollständig in tomedo dokumentiert, dann sollte das (aufgrund der revisionssicheren Dokumentation in tomedo) den Anforderungen genügen.

Insbesondere der hier im Forum mehrfach erwähnte Fall der Augenärztin in Bezug auf die fehlenden Nachweismöglichkeiten ( https://www.coliquio.de/wissen/praxismanagement-100/beweiswert-nicht-faelschungssichererer-elektronischer-patientenakte-100 ) wäre aus unserer Sicht mit tomedo kein Problem gewesen.

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Grundsätzlich um die Blumen zurückzugeben: Ich denke Zollsoft kann wirklich super programmieren und Tomedo ist ein gutes Produkt aber von Recht und Wirtschaft hat Zollsoft  genau so viel Ahnung wie wir Ärzte. Beispiele hat Tomedo genug. 

Ich bitte folgendes in die Überlegung aufzunehmen: 

Hier ist §630f  LINK

Es geht hier um den Inhalt. Ich denke das hält Tomedo ein, das passt. 

Revisionssicher ist etwas anderes und das kann man hier nachlesen. https://www.digital-archiv-service.de/gesetze/ Das ist was die Grünen und linken von der Kammer fordern siehe oben. Da geht es um die Technik und das Verfahren der Buchführung. Jetzt kann man argumentieren, dass die Patientenakte keine Buchführung ist. Es wird aber kein Unterschied zwischen Buchführung und Aufzeichnung gemacht und eine Aufzeichnung ist die Patientenakte auf jeden Fall. 

Sollte Tomedo Dokumente nach den rechtlichen Aspekten der elektronischen Archivierung handhaben? Ich denke schon.

 

 

 

 

 

 

 

Lieber mkgpch,

haben Sie eigentlich sonst keine Hobbies? Das Leben besteht nicht aus dem Mitläufer- bzw. antizipierten Vorläufer-Tum in bezug auf technokratische Einheitskonzepte und einer in vorauseilendem Gehorsam formulierten sozialen und professionellen Entdifferenzierung. Leben Sie Qualität, nicht Qualitätssicherung! Lehren Sie Inhalte, nicht Kompetenzen!

Und nutzen Sie dieses Anwender-Forum nicht für medizinisch inhaltsleere Nebelkerzen.

Gruß aus dem Bundeshauptslum Berlin, M Hartmann
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LOL, sie sind super Herr Hartmann. Woher haben sie die Ausdrücke wie Mitläufer- bzw. antizipierten Vorläufer-Tum, technokratische Einheitskonzepte. Wir sollten gemeinsam einen Kleingarten gründen aber hier geht es leider um Revisionssicherheit und ob Tomedo das braucht damit wir nicht irgendwann Ärger bekommen. Vielleicht liege ich auch falsch aber warum sollten wir das nicht diskutieren?

PS: Born for Golf forced to work

Lieber Peter ,

Ich bezweifle stark, dass wir als Nutzer einer Praxissoftware, die uns lediglich die Arbeit erleichtern soll, jemals deren Revisionssicherheit werden nachweisen müssen. Das kann auch nicht der Hersteller leisten, weil wir an dem Programm jede Menge selbst verändern können. Deshalb müßte das dann jeder Betreiber im Einzelfall nachweisen, wer soll das denn überprüfen. 

Solange es geht, versuche ich nicht über jedes Stöckchen zu springen, dass mit irgendwer hinhält und bin mir sicher, dass niemand von uns deswegen in Schwierigkeiten gerät. Wir haben bei allen in Tomedo erzeugten Dokumenten die Möglichkeit, jeden geänderten Schritt zu rekonstruieren. Darüber hinaus gibt es ja auch noch Backups, externe Sicherungen etc., was insgesamt nur mit erheblichem Aufwand ausgehebelt werden kann. Übrigens ist es nicht verboten, Befunde analog zu speichern, nur macht das keiner mehr.

Ich glaube nicht daran, das irgendwann jemand mit der Praxissoftware wegen eingeschränkter Revisionssicherheit in Schwierigkeiten kommen wirdSollte so etwas nur ansatzweise versucht werden, dürfte keiner mehr bereit sein, selbstständig zu arbeiten.

VG aus SPO

Christian

In Ungarn gibt es einen Spruch: "Angst haben ist besser als sich zu erschrecken"

Warum ich gerne die buchhalterische Revisionssicherheit der Patientenakte hätte hat mehrere Gründe:

1. Zollsoft informiert nicht. Es weiss mitlererweile genau, dass das Aufbewahren von  Ausgangsbelegen also den Tomedorechnungen und Kassenbüchern und deren Belege beim StB und digital in Tomedo nicht ausreicht. Hier greift ganz sicher die Revisisonssicherheit des Finanzamtes. Ich bin mir sicher, dass hunderte Praxen nur noch rein digital arbeiten und Rechnungen nur in Tomedo speichern  Kein Hinweis von Zollsoft, dass fiscal Tomedo nicht ausreicht, es muss ein revisionssicheres DMS her oder das Papier aufbewahrt werden. Das ist unstrittig, das erklärt ihnen gerne Herr RA Frotscher auch, dass eine Verfahrensbeschreibung her muss und man Tomedo nicht als revisionssicheres DMS beim Finanzamt beantragen kann.

2. Zollsoft hat wenig Ahnung von der Materie und macht Fehler. Wie auch, wir hatten auch kein Fach Wirtschaftsrecht im 8. Semester wobei das langsam notwendig wird. Sie informieren sich so gut sie können aus dem Internet. Ich muss ihnen sagen, dass sie aus versehen Medizinprodukte basteln, Bruttopreise sind weiterhin ein Witz, mit der MwSt Umstellung hat kaum einer 2x die Konversion des Materials durchgeführt und falsch abgerechnet oder rechnet immer noch falsch. Veränderbare Rechungen, auf die falsch ausgewiesene Mwst bei Netto Rechnungen mit Bruttopreisen musste ich damals hinweisen, immer noch keine Umsetzung der DSGVO wenn Dokumente Tomedo verlassen.

3. Zollsoft hat wenig Verantwortung ausserhalb der KBV Vorgaben. Es ist schwer Zollsoft wegen eines Fehlers zur Rechenschaft zu ziehen. So war es bei uns mit der damaligen Kodierbarkeit von Belegarztpositionen auf dem normalen Schein. Wir haben 8000 Euro Gewinn, nicht Umsatz, verloren, von einem Vorgehen gegen Zollsoft wurde uns abgeraten, würde zu nichts führen. War ja auch unser Fehler, oder Zollsoft?

4. Die Praxen werden digital, das Papier fällt weg von Hybrid wird auf digital umgestellt. Die Lemminge mit Knebelvertrag bewegen sich hier auf dünnem Eis. Welche Unterlagen benötigen Unterschriften auf Papier, welche nicht, welches Papier darf weggeschmissen werden, was muss man aufbewahren. Macht man hier Fehler kann das teuer werden. Nicht jetzt, sondern erst in Jahren. Das recht fäschungssichere Papier wird durch die digitale Akte ersetzt. Hier kommt Tomedo ins Spiel und wird für uns plötzlich wichtiger den je. Die Programmierer die keine Verantwortung wollen, sollen uns rechtlich und wirtschaftlich schützen, na dann, viel Spass.

5. Wir haben in 14 Jahren Niederlassung einiges erlebt. Von der Bank die uns ohne Aufklärung das Geld für die Praxisneugründung erst gab als wir ohne Aufklärung eine Highrisk Rentenversicherung abschlossen und dies uns von anderen Banken bei der Umschuldung erklärt wurde. Die Angestellte die nach Kündigung, weil sie mit Patienten gesprochen hat wie mit ihrem Hund, uns bei der Regierung Oberbayern und dem RKI angezeigt hat die dann morgens um 7:30 in der Praxis zu Begehung mit schwersten Vorwürfen standen. Der Steuerberater der dekompensiert ist und ein Jahr lang Anfragen vom FA nicht beantwortet hat die uns dann einfach mal 60.000 Euro abgezogen haben und wir freiwillig nach einer Prüfung fragten in der es jetzt ganz aktuell um alles geht nur nicht um die Schätzung. Da sind wir auch beim Punkt den ich eigentlich erst erzählen wollte wenn es abgeschlossen ist. Wir waren haaresbreit von der Prüfung der Revisionssicherheit entfernt. Das FA zweifelt aktuell unsere Diagnosen an und die Heilbehandlung. Beispiel tubuläre Brust als Malformation oder abstehende Ohren und da hätte laut FA MwSt erhoben werden sollen. Sie bezeichnen uns auch als Schönheitsärzte mit unseren 300 Tumorpatienten im Quartal und zitieren Facebookauftritte vom Brustimplantathersteller statt die Kammer zu fragen. Sie haben 60 Karteieauszüge gefordert die ich in 10 Stunden Arbeit geschwärzt habe weil Tomedo eben kein DSGVO kann. Anfangs wollten sie das Schwärzen der Namen gar nicht akzeptieren und drohten uns mit der Kontrolle von revisionssicheren Emails (die wir haben) und was sie alles mitnehmen dürften. Das Problem kann existenziell werden. Ich muss hoffentlich nicht erklären was der einzige nächste mögliche Schritt nach dem Karteiauszug ist. Auf Zollsoft vertrauen? Siehe Punkt 2 und 3.

Also bitte ich mir nachzusehen wenn ich für den nächsten Tanz mit dem nächsten Amt gerne Schuhe anhaben möchte. Ich finde es sehr bedenklich, dass wenn Zollsoft hier nicht vorarbeiten will, nicht falsch verstehen, ich verstehe das, die Umsetzung der Revisionssicherheit (nicht 630f) würde viel Programmierleistung erfordern und es ist noch nicht klar ob wirklich notwendig oder nicht. Mir aber keine Möglichkeit geben die Patientenkartei automatisiert regelmässig zu exportieren ist nicht in Ordnung. Ich möchte das tun und hier eine Sicherheit haben, kann aber nicht, weil der Aufwand enorm wäre.  Alles was ich brauche ist 7 Tage der in den letzten 7 Tagen geänderten Karteien mit aktionen/export zu speichern und einmal alle Karteien. Ich kann mit der Statistik nach diesen Karteien suchen aber ich kann sie nicht automatisch exportieren. Ich will meine Karteien selbst verwalten so wie ich es für richtig halte aber Zollsoft lässt mich nicht. Was die anderen Praxen machen ist mir egal, kann jeder selbst entscheiden ob sie den Kopf in den Sand stecken oder sich umsehen.

PS: 6. Die Digitalisierung ist aktuell schnell unterwegs. DSGVO, TI Telematik, TSE Kasse, GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung)  wird zu GoBD. Wofür steht das D? Digital? Es ist eine Frage der Zeit bis gemerkt wird, dass in § 147 Abs. 1 AO Absatz 1 das Wort Aufzeichnung auftaucht https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html. Wir oben erwähnt wühlt das FA schon darin. Ich sehe keinen Grund die ordentliche digitale Buchführung nicht auf unsere Karteien anzuwenden.
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