Hallo Herr Dr. Reichelt,
das ist doch eine Frage für den Diplom-Volkswirt, also los gehts:
Grundsätzlich löst jede Rechnung zunächst einen Offenen Posten aus, also eine Forderung der Praxis gegen den Patienten. Dieser kann nun Geld in Ihre Kasse tun, dann entsteht eine Buchung, dass die Einnahme in die Barkasse erfolgt ist und gegen die offene Forderung aus der Rechnung gebucht werden kann und damit sind beide Kontenseiten ausgeglichen. In diesem Kassenbuch wird mit Bargeld gearbeitet, darum nennt sich das auch Barkasse.
Nun zu dem Kassenbuch, welches gegen die Zahlungseingänge per EC-Beleg gebucht werden. Dieses ist ein Kassenbuch, welches unbar, also ohne tatsächliches, physikalisches Geld geführt wird. Ihre Patientin bekommt eine Rechnung und diese möchte Sie per EC-Cash bezahlen. Ihre Helferin nimmt die Karte, tippt den Betrag in das EC-Cash Gerät ein und die Patientin noch Ihren Pin (nein, das ist nicht der Pin von der SMC-B Karte, auch nicht der Pin für die QES beim eHBA 2. Generation und schon gar nicht der Pin für die eGK als ePA-Zugang - sorry, schlechter Witz aus der täglichen Praxis eines Computer Doktors), damit die Zahlung ausgeführt wird. Das Geld kommt auf Ihr Konto, aber tomedo weiß nichts davon, sprich für tomedo die die Forderung aus der Rechnung immer noch offen / unbezahlt.
Genau diese Lücke schließt das unbare Kassenbuch. Denn durch die Buchung, erfolgreich bezahlt mit EC-Cash, ist für tomedo die Sache erledigt und buchungstechnisch ist klar, dass auf Ihrem Bankkonto ein Betrag eingegangen ist. Wichtig ist dabei, dass Ihr Team immer darauf achtet, dass zunächst die EC-Cash Transaktion auch erfolgreich ist.
Wenn Sie den Gedanken weiter führen, dann macht es oft noch Sinn ein 3. Kassenbuch zu führen, und zwar für die Ausgaben der Praxis für Kaffee, Putzzeugs und so weiter. Das wäre wieder eine Barkasse. Dann haben Sie eine Barkasse für Ihre Einnahmen aus ärztlicher Tätigkeit, eine für unbare Einnahmen aus ärztlicher Tägtigkeit und das dritte für Praxisausgaben für den täglichen Bedarf.
Ein anderen Beispiel wäre die Praxis, die über tomedo noch ein Kosmetikinstitut mit führt und verwaltet. Diese hätte zusätzlich zu dem Beispiel von oben (ärztliche Leistungen) noch 2 weitere Kassenbücher (bar und unbar), diese würden von der Praxis getrennt geführt, weil die Leistungen getrennt zu betrachten sind und weil diese Leistungen der Mehrwertsteuer unterliegen.
Oder BAGs (Gemeinschaftspraxen) die zwar die Kassenabrechnung gemeinsam machen, aber jeder Arzt seine eigene Privatabrechung macht oder die IGEL Leistungen getrennt abgerechnet werden. Da gibt es dann oft das Kassenbuch für Gemeinschaftsausgaben der Praxis und dann eben je 2 für jeden Arzt (Bar und unbar).
Der Button links aus ihrem Beispiel ist aber nicht für die Zahlung per EC-Cash zu nutzen. Denn auch EC-Cash ist über ein Kassenbuch zu dokumentieren. Der Button bezahlt wäre zu nutzen, denn Ihr Patient eine Vorrauskasse geleistet hat. Denn dann schreiben Sie eine Rechnung, die aber schon durch den Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto ausgeglichen ist, also bezahlt ist. Oder wenn Sie Ihre Privatabrechnung selber machen und die Zahlungseingänge aus der Privatabrechnung auf dem Bankkonto gegen Ihre offenen Posten abgleichen wollen.
Mit bestem Gruß
Axel Tubbesing
tubbeTEC GmbH - IT-Services für Ärzte
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