Emailversand durch den Arzt wurde durch die DSGVO eigentlich komplett entwertet. Mit verschlüsselten PDFs und den Earztbriefen wird es jedoch langsam wieder interessant.

Zollsoft hat ja im vergangegen Jahr eine komplett unbrauchbare Emailfunktion neu aufgelegt. Nach unserer Meinung, worauf es ankommt, wurde nicht gefragt, was leider Standard bei Zollsoft ist. Ich verstehe auch nicht warum man eine Emailfunktion einbaut, wenn man damit der Praxis nicht ordentlich unter die Arme greifen will. Nur für die Zuordnung der Email zum Patienten hätte ein OSX Mail Plugin zum Lauschordner gereicht. Hier meine Überlegungen stichpunktartig.

- Fehlen einer Vorschau von Dokumenten. Aktuell öffnet man auch einen Haufen Banner oder Logos, man weiss ja nicht was es ist, man muss es ansehen.  Das kostet Zeit und ist unangenehm und nervig.

- Ansicht nur von Patientenemails. Vielleicht der wichtigste Punkt meiner Aufzählung. Durch für Tomedo irrelevante Emails wird Tomedo Mail nahezu unbrauchbar. Keiner hat Zeit minutenlang zu scrollen und zu scannen und Emails anzulesen und Anhänge zu öffnen, um zu eruieren welche email wichtig sein könnte. Das ist nicht nur nervig sondern auch ermüdend und anstrengend. Es wird dann erfahrungsgemäss einfach nicht gemacht. Hier sollte gefiltert werden und die Email auch im Inhalt nach bekannten Namen und Schlagworten gescannt werden (Schlagwortliste in der Einstellung). Nur diese Mails sollten angezeit werden. Tomedo Mail wird niemals einen echten Email Client ersetzen. Das geht schon wegen der installationsbasierten Lizenz nicht, da Tomedo wegen der hohen Kosten nicht auf jedem Rechner der Praxis installiert werden kann. Natürlich nur als Umschaltoption alle Mails / nur mögliche Patienten.Zum Scannen von Neupatienten sollte vom Personal OSX mail verwendet werden, die Emaileingänge dort müssen sowieso durchgesehen werden. Aktuell ist dies doppelte Arbeit.

- PDF Verschlüsselung. Zollsoft sollte verschlüsselte PDFs erkennen und versuchen diese mit dem hinterlegten Patientenpasswort zu entschlüsseln und unverschlüsselt in der Vorschau anzuzeigen und abzulegen.

- Automatische Zuordnung von Anhängen separat. Emails werden zwar automatisch zugeordnet, aber die Anhänge nicht getrennt als Karteieinträge abgelegt. Diese einzeln herauszuziehen wäre mühsam und das Vergraben von Dokumenten unter dem Email Karteieintrag ist keine gute Idee. Es geht ja genau um diese Anhänge z.B eine Histo oder ein Befund den der Patient uns schickt. 

- Zuordnung Anhang zu Karteieintragstyp. Anhänge können nach der Endung und Name zugeordnet werden. Ein jpg ist immer ein Foto. Hier wären auch Schlüsselworte wichtig in den Einstellungen nach denen gescant wird. Ich denke hier wäre eine so hohe Zuordnungsquote erreichbar, dass dass die Funktion sehr gut brauchbar wäre. Wird der Anhang nicht erkannt wird es eben zum DOK. 

- Automatische Zuordnung bei Überweisern/Dienstleistern. Dienstleister sollten in eine Liste eingetragen werden damit die Anhänge anders verarbeitet werden können als bei Patienten. Notwendige Parameter bei Dienstleister sind: Name, Email, Scan nach Worten wie ID oder Name für Zuordnung zum Patienten, auch im Dateinamen der PDF , Passwort wenn verschlüsselte PDFs benutzt werden, Karteieintrag der für Anhänge genutzt werden soll zum beispiel für die Pathologie  HISTO wenn dies als in der Kartei für die Histologien angelegt ist. Optimal wäre auch PDF Texterkennung, keine Ahnung warum Tomedo das scheut. Finereader OSX ist ein tolles Tool. Spätestens im PDF wäre eine eindeutige Zuordnung möglich.

- Bei einer Entkopplung einer Email vom Patienten werden alle Einträge aus der Kartei gelöscht. Das ist gefährlich und sollte nicht passieren ich glaube es gab nicht mal eine Warnung hierzu.

- Earztbrief Zuordnung. Durch die Information im Earztbrief ist eine eindeutige Zuordnung von Dokumenten von einem Versender, also zum Beispiel Pathologie zum Patienten möglich.

- Funktion im Hintergrund. Derzeit läuft Tomedomail nur wenn es offen ist. Ich denke es wäre besser wenn man es für den Hintergrund aktiviert wäre. Natürlich nur sinnvoll wenn es etwas an obiger Zuordnungsintelligenz hat.

 

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Ich habe jetzt auch mal ein bischen mit der Mail- Funktion herumgespielt und ich habe hier auch noch so meine Schwierigkeiten. Wäre es nicht viel einfacher die Mail- Funktion mit einer bereits vorhandenen Mail-Software zu verknüpfen?! Ich habe mein Mac E- Mail lange gepflegt und viele Ordner angelegt, ich denke das geht den Meisten so, hier habe ich den besten Überblick, warum also das Rad neu erfinden? Knopf für E- Mail versand drücken und es öffnet sich das verknüpfte Mail - Programm.

Gruß in die Runde
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Ich sehe den Sinn von Tomedomail lediglich in  Earzbriefen und automatischer Zuordnung von Befunden und Patientenmails, das wird nie gut klappen aus OSX mail. Ohne eine arbeitserleichternde Automatismen sehe ich aber auch keinen Vorteil sondern eher doppelte Arbeit. Bei Earztbriefn muss man sich zunutze machen dass da wirklich viel Information mit der Mail ankommt. Tomedo könnte, wenn programmiert, eindeutig und ohne Zutun automatisch zuordnen.
Was mir noch auffällt ist, dass beim starten von Tomedomail nicht der einzige Account aufgeht, man muss ihn auswählen. Ausserdem werden gerade die Inhalte der Mails nicht geladen, die Textfenster bleiben leer. Denke das sind beides Bugs.

Hier noch mal Anfragnsscreen mit Kein Wert statt dem einzigen Account und die nicht geladenen Texte.

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Ansonsten noch Erkennung von Patienten scheint nur nach der Email zu funktionieren. Der Name in der Mail ist eindeutig und in Datenbank von Tomedo vorhanden, dieser wird aber nicht angezeigt und auch beim zuordnen nicht und muss manuell gesucht werden.

Ist das ein Bug der aktuellen Version v1.77.2.4? Ich bilde mir ein das konnte Tomedomail schon besser.
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- Postfach ALLE ist sehr wichtig, das Umschalten der einzelnen Postfächer zum esen der Nachrichten ist kein Zustand. Bitte auch unbedingt auf diesem anfangen und nicht garkein Postfach anzeigen.

- Earztbrief aus Kartei und Tomedomail. Derzeit scheint gar kein Earztbrief gesendet werden zu können, ausser über die Briefschreibung, das ist aber auch aus der Kartei notwendig über Rechtklickkontextmenü und auch direkt in Tomedomail, Email schreiben ist dort aktuell ausgegraut. 

- Hintergrundbild wird in Arztbriefschreibung abgefragt. Dieses sollte in den Account-Einstellung einstellbar sein. Wenn nicht aus Briefschreibung der ein Earztbrief erfolgt, ist auch Floskel mit allgemeiner Anrede notwendig Positioniert auf dem Hintergrund der ja meist Breifkopf sein wird. Hintergrundbild nur erste Seite! Ist das so?

- Verwaltung/Suche nach Safenet adressen. Super design, nach tippen des ersten Buchstaben geht ein weiteres Fenster auf und nimmt aber den ersten getippten Buchstaben nicht mit. Mini Fenster und dann grosses Fenster? Wer denkt sich sowas aus? Die Suche findet auch nichts. Sind doch die KVmails weiterer Kollegen mit Earztbriefschreibung oder nicht?

 

Eigentlich nicht mein Job diese unglaublich logischen Dinge aufzuzählen. Nicht bei dem strammen Tomedopreis pro Installaton statt pro Anwender, jedenfalls für die kleinen Praxen, für die grossen ist es ja günstiger. Werde massiv eingeschränkt, alphateste aber fleissig. Macht keinen Spass.

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Abrufen im Hintergrund wäre schon sehr nötig, man öffnet Tomedo Mail und weiss nicht mal, dass Tomedo nach Emails sucht. Wahrscheinlich sogar nur im gerade geöffneten Postfach. Ich weiss nicht für mich fühlt sich Tomedo Mail sehr amateurhaft an. Habe wenig Lust das so nutzen zu müssen.

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