lokalen Termin "in OTK Termin umwandeln" automatisierbar?

Question

Guten Morgen,

wir versuchen fleißig alle Patienten für den OTK per arzt-direkt-App oder auch über die Website zu begeistern, ziehen aber auch gleichzeitig die Hürden hoch, damit es bequemer wird, als es vor Ort oder per Tel zu versuchen. Ein wirklich wichtiges Feature, auch als Verkaufsargument, ist es, dass es für OTK Termine Erinnerungen gibt, die Stornierung oder Verschiebung einfach selbst als Patient erledigt werden kann. Ich weiß, alles nichts Neues für uns, für einen ganzen Teil der Patienten aber eben doch immer wieder.

Ein Mittel der Überzeugung oder Heranführung ist es, jeden vor Ort angelegten Termin im Kalender in der Terminansicht mit dem Button "In OTK Termin umwandeln" zu einem OTK Termin zu machen und dem Patient dann gleich mit auf den Weg zu geben "Schau in dein Mail oder besser noch in die arzt-direkt App, dort ist der Termin schon drin, hättest du selbst auch erstellen können, ändern kannst du dort auch etc."

Leider muss die MFA in jeden dieser lokal erzeugten Termin reingehen und "zu Fuß" dieses Umwandeln des einen Termins starten.

Ich würde mir wünschen, wenn es eine zentrale Einstellung für den Kalender gäbe, die da lautet "Ab sofort alle lokal erzeugten Termine automatisch in OTK Termine (sofort oder im batch einmal pro Tag oder so ähnlich) verwandeln, wenn der Patient eine eMail-Adresse hat".

Das wäre, zumindest für uns, eine echte Arbeitserleichterung.

Viele Grüße aus dem viel zu warmen Frankfurt,

Armin Kreutz

Answer 1

Guten Tag Herr Kreutz,

der Wunsch ist uns bekannt und allgemein auch hoch priorisiert. Auf a-d-Seite gibt es momentan größere technische umbauten, um die Performance auszubessern. Da wir mit einer hohen Steigerung des Volumens an umgewandelten Terminen rechnen, ist unser Plan, dieses Feature entsprechend hinter den Umbau zu verschieben. So wollen wir entsprechend vermeiden, dass es zu einer Überlastung des arzt-direkt-Servers kommt.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Guten Tag,

nun seit einer Woche ist es Dezember und der große Umbau hoffentlich abgeschlossen.

Ich habe in der letzten Woche den Wechsel von Doctolib zum OTK gewagt. Natürlich steckt der Teufel im Detail und ehrlich gesagt war mir vorher nicht klar, dass der Upload zu arztdirekt gar nicht selbstverständlich ist.

Meine MA und Patienten sind es gewohnt, dass wir alle Termine in der Doctolib App haben. Schwer zu vermitteln, dass selbst gebuchte Termine in der App sind und bei uns gebuchte nicht.

Gibts hier schon Fortschritte/ Aktionsketten?

Gruß

Marco Schönbeck

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Guten Tag Herr Dr. Schönbeck,

für den automatisierten Upload wurde inzwischen etwas entwickelt, was aber noch nicht getestet wurde und entsprechend auch noch für kein Release eingeplant ist.

Außerdem sei erwähnt, dass die Patienten ihre Termine dann trotzdem noch in die App übertragen müssen, indem Sie den entsprechenden Link aus der E-Mail verwenden.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Oha, das klingt einerseits hoffnungsvoll, andererseits ernüchternd für die Patienten, für die das weiterhin unpraktisch ist.

Schade, aber ich vermute das liegt daran, dass tomedo im gegesatz zu doctolib die Daten nicht in der cloud speichern (möchte). Aber landen die Daten denn nach dem Link klick nicht auch in der Wolke?

Ist es rechtlich nötig, dass der Patient der Akteur/Veranlasser der Datenspeicherung ist?

Gruß in den 2. Advent

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Guten Tag Herr Dr. Schönbeck,

das Problem ist hier soweit ich weiß eher in der Zuordnung - es gibt keine richtigen Patientenkonten in arzt-direkt und keine Verküpfung zwischen den Patienten in Ihrer DB und den App-Nutzern. Deswegen haben wir keinen richtigen Weg, über welchen die Termine in der richtigen App landen.

Selbst anhand der E-Mail zu handeln kann schnell problematisch werden, wenn sich z.B. Familien teilweise für Termine E-Mail-Adressen teilen.

Auch Ihnen noch einen schönen 2. Advent.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Sehr geehrter Herr Ringling,

ich verstehe das Problem nicht ganz, verseden wir doch auch AU, Befunde etc... an die Ap. Hier sind die Datenschutzanforderungen wohl deutlich höher als für einen Termin.  UNd ich hoffe, dass die Dinge auch beim richtigen ankommen. Diese Terminautomatiserung ist wirklich was sinnvolles und hoch priorisiertes.

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Ich möchte das nochmal bekräftigen.

Kommend vom Doctolib Universum (Termin ist mit dem Erstellen überall verfügbar) versuche ich das Termin Universum meinen MA und ab morgen auch meinen Patienten zu erklären:

Es gibt einen

OFFLine Termin, den man händisch zu einem

ONLINE Termin machen kann, den der Patient händisch zu einem

Online APP Termin machen kann

Das ist wirklich nicht die usability, ich von Tomedo kenne. Wenn man vorher noch keinen anderen Kalender kannte, mag es schlüssig sein, dass auch die Patienten besser keine Konten anlegen müssen usw. Aber aus dieser Richtung kommend Zucken alle nur mit den Schultern...

Auch innerhalb der App fühlt es sich patientenseitig komisch an, dass nicht gleich der Hausarzt ausgewählt ist für neue Termine und zudem noch die gesamte Buchungstrecke durchlaufen wird (haben sie diesen Arzt schonmal besucht???)

Mit freundlichen Grüßen

MS

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Guten Tag,

ich habe die Anfragen an die zuständigen Produktmanager für App und OTK-2 weitergegeben. Komplett bin ich selber nicht in dem Thema.

Ungekoppelte Patienten (ggf. Neupatienten ohne Kartei) sollen glaube ich auch irgendwie unterstützt werden, womit es einen Weg ohne die Kopplung geben müsste.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Guten Tag,

ich habe inzwischen Rückmeldung von den Produktmanagern erhalten. Der Versand der Termine an gekoppelte Patienten soll voraussichtlich in Q1 2025 angegangen werden.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Answer 2

Ich möchte mich ebenfalls diesem Wunsch anschließen. Als bis vor einem Monat aktiver Nutzer von Doctolib empfinde ich den Umgang mit Terminen in der App als recht umständlich. Sie erwähnten, dass die Patienten keine Konten auf Arztdirekt haben. Allerdings habe ich mir gerade die App heruntergeladen und musste dabei bereits ein Konto bzw. Profil anlegen. Könnte man dies nicht zur Zuordnung nutzen?

Ein Beispiel ist der digitale Assistent MedFlex: Dort werden Patientenanfragen allein über die Telefonnummer erfasst, wenn sie anrufen. Automatisch erhält der Patient eine SMS mit einem Link, über den er die App herunterladen kann. Für die Nutzung der App muss man sich mit persönlichen Daten, Telefonnummer und E-Mail-Adresse registrieren. Ab diesem Moment werden alle Anfragen dem Patienten und uns im Admin-Panel des Kontos zugeordnet, wodurch eine reibungslose Kommunikation möglich ist. Wäre eine ähnliche Lösung auch bei Ihnen denkbar?

Ich habe soeben festgestellt, dass Kettentermine nicht einmal manuell in OTK2 umgewandelt werden können. Das ist äußerst ärgerlich, da wir intensiv mit Ketten aus OP- und Nachbehandlungsterminen arbeiten, die Patienten ebenfalls intensiv in der App einsehen. Gibt es Pläne, dies zu ändern?

Comments

ich bin in gleicher Situation (siehe auch mein artikel von gestern).. grad von Doctolib gewechselt, vor allem weil ich die patientenformulare gezielt terminvorbereitend einsetzten wollte, was mit doctolib nicht geht. zweiter grund, um mit kettenterminen die sprechstunde so zu planen, dass die ganze mannschaft und räumlichkeiten effizient genutzt werden können.

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Guten Tag,

Sowohl die Umwandlung zu Kettenterminen als auch die automatische Umwandlung sind momentan in Arbeit. Bzw. diese sind aufgrund von Urlaub verzögert und werden im Januar weiter bearbeitet.

Der automatische Transfer in die App gehört dabei noch nicht dazu - daran wird aber voraussichtlich auch im Q1 2025 gearbeitet.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling