Ich kann die Kartons mit 10 Jahre altem Papier nicht mehr sehen. In 13 Jahren Praxis haben wir sie einmal für eine Betriebsprüfung gebraucht und noch einmal wegen eines Vertrages, ich weiss gar nicht mehr was das war. Dafür füllt man Regale mit Papier. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht. Ich hatte alles gescannt und digital vorliegen aber hätte das gereicht? Hätte ich das Papier gleich entsorgen dürfen?
Das Thema soll sich nicht mit der digitalen Anamnese oder Aufklärung oder Verträgen beschäftigen. Das ist wegen der qualifizierten Unterschrift schwierig und ein anderes Thema.
Darf das Papier nach dem scannen weg? Ich denke nach diesem Artikel nicht.
https://www.impulse.de/recht-steuern/rechtsratgeber/elektronische-archivierung/2133967.html
Was hatte ich nicht? Ich hatte keine Verfahrensbeschreibung und auch keine Software die revisionssicher speichert. Ich hatte alles in Devonthink gespeichert, das ist nicht revisionssicher. Tomedo ist es auch nicht.
Ich habe nun angefangen die Dokumente in EcoDMS zu verschieben das ist revisionssicher es speichert Versionen der Dokumente nach Änderung und versieht sie meines wissens mit einem Protokoll. Nun stellt sich nir die Frage ob ich damit alle Dokumnete der letzten 10 Jahre entsorgen darf. Ich denke nicht, denn der Scan erfolgte nicht direkt in EcoDMS die revissionssichere ablage erfolgte nicht sofort. Das Scandatum eventuell sogar die Zeit in etwa muss mit dem ablegen der Version 1.0 in EcoDMS übereinstimmen. Wegwerfen darf ich also alles was ich ab Einführung EcoDMS scanne, wenn ich alles in EcoDMS bringen kann, dazu weiter unten. Der Papierberg wird also kleiner, das ist ja schon mal was, nachdem er bis zum 10. Jahr stetig gewachsen ist. Ich will mir gar nicht ausdenken wieviel Papier in einer Praxis mit 10 Ärzten anfällt. Das sind Räume die gefüllt werden. Vorteile zur Aktenführung von damals, wenige. Schnellere Suche, das wars.
Im forum kam schon mal das Scanner Problem auf, ich glaube Johannes Zollmann erwähnte das. Im Artikel oben als Xerox Problem bekannt, bei dem 6er zu 8er werden, bei der die Scankomprimierung Zahlen während des Scan ändert. Ich denke das kann man heutzutage bei Scans mit mindestens 300 DPI zum Beispiel mit einem Scansnap vernachlässigen. Tun das die Behörden nicht, ist papierloses arbeiten quasi unmöglich. Zertifizierte Scanner gibt es wohl aber ich denke das geht zu weit. Ich hoffe und denke das wird nicht angezweifelt.
Gut, was hat mir die letzten zehn Jahre noch gefehlt: die Verfahrensbeschreibung. Die hole ich bald nach und ist bei in Auftrag gegeben. Kann man selber auch schreiben, ich hole da lieber jemand mit ins Boot. Ich habe mal versucht Steriprozesse darzustellen, das wird nichts. Also wieder, der Paiperberg bleibt, wird nur kleiner, jedes Jahr können einige Kartons vernichtet werden. Ich hoffe ich erlebe den letzten Karton.
Der Papierberg wird also kleiner. Jetzt ist da aber noch ein Problem. Tomedo. Tomedo speichert nicht revisionssicher, was machen wir mit Dokumenten aus Tomedo? Nicht revisionssicher heisst zwangsläufig, dass die Dokumente, wirklich alle, ausgedruckt werden müssen oder in einem revisionssicheren Programm gespeichert werden müssen. Alle Arztbriefe, Patientenverträge, eigene und fremde Befunde, Kostenvoranschläge, Privatrechnungen, Fotodokumentationen, alles muss ausserhalb Tomedo revisionssicher aufbewahrt werden.
Und jetzt? Der Papierberg ist plötzlich wieder 10 Jahre gross und wird nicht mal kleiner.
Den Papierberg einfach loszuwerden, das wird nichts, dazu hätte man es von Tag eins richtig machen müssen aber er sollte doch bitte monatlich kleiner werden. Das geht aber nur wenn Tomedo etwas unternimmt. Entweder Zollsoft wird revisisonssicher. Eine Zertifizierung ist nicht notwendig, das macht EcoDMS wegen den Kosten auch nicht aber die rechtlichen Voraussetzungen für Revisionssicherheit müssen erfüllt sein. Dass Tomedo revisionssicher wird kann ich mir nicht vorstellen bei allem was sie um die Ohren haben durch die KBV. Vielleicht irgendwann,
Oder Zollsoft exportiert wirklich jedes Dokument aus dem Lauschordner, jede gedruckte Rechnung, jedes Dokument das von Tomedo generiert wird oder in den /files Ordner am Server abgelegt wird, alles was in Zollsoft hineingeht, optional sofort in einen anderen Ordner damit es sich ein revisionssicheres Programm greifen kann.
Jetzt könnte man sagen, es liegt ja schon alles im /files Ordner auf dem Server. Speichern sie doch das alles revisionssicher. Das geht leider nicht, da die Zeitstempel nicht stimmen. Das revisionssichere Speichern muss sofort erfolgen, nicht erst 9 Jahre später. In dieser Zeit hätte viel geändert werden können.
Na dann müssen wir manuell alles immer und sofort aus Tomedo exportieren und in das revissionssichere Programm bringen. Das ist klar, das ist nicht vollständig möglich und wäre ein enormer Aufwand. Doppelte Arbeit quasi. Alles was man ausdruckt oder in Tomedo generiert müsste auch in das revisionssichere Programm gescannt werden und zwar sofort. Alles. Da ist sogar der Papierberg besser.
Ich denke Zollsoft kann uns recht einfach helfen revisionssicher zu speichern, indem es fleissig alles was es ablegt auch exportiert, protokolliert und wir können mit EcoDMS oder GOBDoc oder anderen Programmen die ich kenne revisionssicher ablegen und den Papierberg schrumpfen lassen. EcoDMS hat auch einen Lauschordner oder eine kostenpflichtige REST Schnittstelle mit denen der revisionssichere Import automatisch erfolgen könnte.
Man möge mich bitte korrigieren wenn ich das falsch sehe.