Zollsoft Kalender, next Generation

Question

Wird sich der Zollsoft-Kalender weiter entwickeln?

Was wünschen wir uns?

1- Kommunikation mit dem Praxisserver. Sperren von Patienten, die dauernd Ihre Termine nicht wahrnehmen. 

Das können andere Anbieter

2- Automatische Stornierungsmails an alle Patienten an einem Tag, an dem ein Arzt unerwartet ausfällt (Fehltag im Kalender) 

Das können andere Anbieter

3- Umbuchungsmöglichkeit von Terminen seitens der Patienten. 

Das können andere Anbieter

4- Warteliste. Patienten können sich auf Warteliste setzen und werden informiert, wenn ein Termin verfügbar wird, weil ein anderer Patient  seinen Termin stornierte.

Das können andere Anbieter

 

Zugegeben, die anderen Anbieter, sind reine Terminbuchungsportale mit entsprechend mehr Liquidität und Fokus. Aber !! ich finde es schade zu sehen, wie Tomedo-Kollegen den Zollsoft-Kalender abschalten um zu anderen Plattformen zu wechseln. 

Wir überlegen uns, auch zu anderen Terminbuchungssystemen zu wechseln, außer wir bekommen irgendeinen Hinweis, dass sich der Zollsoft-Kalender und Terminbuchungssystem die nächste Entwicklungsstufe erlebt und zeitgemäßer wird. Die Hoffnung stirbt nie........

 

 

Answer 1

Alle Features wären sehr, sehr erfreulich!  +1

Answer 2

...oder wenigstens Punkt 2 !

Das sollte doch umsetzbar sein.

Comments

Ok. Bitte einen Punkt verleihen!

Answer 3

Punkt 1: geht nicht (Konzept von Zollsoft, kein Abgleich mit Patienten) - deshalb auch nicht: Vereitelung von Spam Mails (habe jetzt die erste gehabt)

Punkt 2: geht doch jetzt schon und dauert nur 1-2 Minuten: Statistik - Termine pro Arzt - die Tage der Krankheit wählen - Liste - Email an alle Patienten und eine Vorlage auswählen (vorher erstellen - ich bin krank). Da muss kein neues Feature aus meiner Sicht gebaut werden

Punkt 3: Umbuchung. Geht doch schon. Umbuchung heisst - neuer Termin und das bedeutet: Stornierung online und erneute Buchung online. Umbuchung sucht alle freien Termine und Neubuchung sucht auch alle freien Termine.

Punkt 4: Warteliste bedeutet, dass der Patient zu iedem Zeitpunkt könnte. Er buchgt einen Termin in 3 Wochen am Donnerstag und plötzlich wird ein Termin nächste Woche dienstag frei. Soll er den automatisch bekommen?
Er könnte entweder: ab und zu online schauen, ob sich was ergeben hat und muss dann aber online seinen ersten Termin stornieren. Oder die Praxis kümmert sich. Dazu müsste der Patient im Infofeld (online) Warteliste eingetragen haben - dann Statistik und anschreiben. Wäre mir viel zu kompliziert, ich möchte keine Arbeit vom Patienten auf unsere Praxis verlagern.

Ich kenne keinen, der wechselt. Haben Sie mal geschaut, was andere Anbieter aufrufen? Und: niemals bekommen Sie von xxx eine nahtlose Tomedo Integration, die haben auch keinen Zugriff auf Ihre Datenbank. Und dann haben Sie 2 Kalender.

Seitdem wir 2 automatische Erinnerungsmails verschicken, ist unsere Termintreue von 60bisschen auf 87 Prozent gestiegen. Das ist für mich akzeptabel. (Pat, die 2 mal nicht gekommen sind, bekommen keine Termine mehr)

Ja, ich würde mir auch wünschen, dass eine Art Registrierungsprozess bei Tomedo sein sollte, dann gibt es einen direkten Zugriff und zum Beispiel gesperrte Patienten würden keinen Termin bekommen.

Was ich nicht unterstüze, wird die kommende Macht von doct.... sein, aber das ist eine politische Überlegung.

Comments

Sie haben Recht. Nirgendwo ist eine nahtlose Integration mit dem eigenen Terminkalender und Tagesliste so gut wie in TOMEDO. Im Gegensatz zu Ihnen, kenne ich leider Tomedianer, die ein anderes Terminbuchungssystem nutzen, weil sie mit den Zollsoft-Features nicht ausreichend ausgestattet wurden. Wobei zugegeben, die Erinnerung per Mail und Terminkategorien online, die bisher besten neuesten Entwicklungen in Zollsoftkalender sind.

Mein Punkt ist: Nicht ob sondern Wie die Kommunikation mit dem Praxisserver trotzdem realisiert werden kann!?

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Ich glaube das Problem von Herrn Sirfy ist der Workflow, auf den Zollsoft nicht genug achtet. Es wird auf die Statistik verwiesen und gesagt, kann doch alles. Das stimmt auch so, ist aber leider meist ein unangenehmer weg mit viel viel Trial and Error und vielen Klicks. Die Aktionen die Herr Sirfy anspricht sind allesamt ganz normale und häufig vorkommende Abläufe in jeder Arztpraxis, trotzdem gibt es keinen kurzen Weg um die Probleme zu lösen. Lösbar sind sie, das steht ausser Frage.  

Ich nehme die DSGVO ernst, ich will mich da nicht angreifbar machen, auch wenn ich derzeit nicht von Abmahnfällen höre. Eine Erinnerungsmail an den Patienten wegen seinem Termin  halte ich für eine Verletzung der DSGVO. Ich mag da natürlich falsch liegen, ich bin nur Arzt.

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Datenschutz: wir schreiben ja nur Patienten an, die selber die gleichen Information schon übermittelt haben: Namen und Terminwunsch.

Bekommen wir eine Mail, antworten wir auch.

Wir können natürlich bei den Onlinebuchungen im Kleingedruckten schreiben: Sie bekommen nur einen Termin, wenn wir antworten dürfen. Ist bei uns so - ich muss die Rate der no-shows gering halten. Wer seine Mailadresse nicht angibt (und das muss jeder unter 70 Jahren), bekommt keinen Termin.

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Mein StB kommuniziert mit mir nur noch per Datev-mail verschlüsselt, auch wenn ich ihm unverschlüsselt schreibe, ziemlich nervig weil der link aus der Mail nicht mal zu öffnen ist in Catalina, der Link muss zuerst ins Dateisystem gezogen werden. Soweit ich die DSGVO verstehe hat das nichts mit Erlaubnis zu tun und Email schreiben ist scheinbar für die DSGVO Veröffentlichung der Information in der Frankfurter Allgemeinen auf der Hauptseite. Eine Terminerinnerung könnte als Aussage über die Gesundheit des Patienten darstellen https://www.e-recht24.de/artikel/datenschutz/11284-dsgvo-und-e-mail-verschluesselung.html. Wie gesagt ich habe rechtlich natürlich keine Ahnung, habe aber das Gefühl, dass in Richtung Patient ausser Telefon SMS und  Postbrief aus der Praxis besser nichts unverschlüsselt läuft. Bekommt ein Patient unter 70 keinen Termin weil er keine Email bekommt kann er eigentlich gleich zum Anwalt. Wird niemand machen aber ablehnen kann man ihn nicht weil er keine Email hat.

Die ganze Diskussion wäre überflüssig wenn Zollsoft da mehr machen würde als eine kompliziert zu verbindenede Gesundheitsapp und SMS für 30ct. Bei anderen andere PVS gibt es wie bei Datev eine Kommunikation über eine verschlüsselte Webseite, will hier keine Namen nennen. Email bounct mit Verweis auf die verschlüsselte Webseite. Wäre am einfachsten. Man könnte auch eine weitere Firma dafür nehmen aber nach solchen Nachrichten möchte ich eigentlich mit so wenig Firmen zu tun haben wie möglich.

https://www.golem.de/news/gesichter-koerper-operationen-patientendaten-von-schoenheits-ops-in-ungeschuetzter-datenbank-2002-146654.html

Das wurde uns damals von Brustimplantatherstellern wärmstens ans Herz gelegt, das müssen sie machen hiess es. Haben wir damals abgelehnt auch ohne DSGVO. Frage mich wer da jetzt verantwortlich ist, die Firma oder wiedermal der Betreiber der die Daten weitergegeben hat.

Answer 4

SMS Versenden muss billiger werden. 30 Cents pro SMS sind nicht mehr erträglich!

Comments

wir würden die Preise hier gerne senken, leider sind wir hier allerdings auf unseren Vertragspartner angewiesen.

selbstverständlich werden hinter den Kulissen regelmäßig alternative Angebote evaluiert, bisher gibt es jedoch keinen vergleichbaren Anbieter, der unseren Anforderungen gerecht wird

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Ich mach das über https://app.sms77.io

Etwas umständlich aber günstig.

Answer 5

Wünschenswer wäre eine Flexibilität in der Einschränkung der Anzahl der Besuche pro  Quartal. Das aktuelle Instrument ist zu rigide und für Hausärzte nicht umsetzbar. Es muss möglich sein, die Besuche auf 2 oder 3 einzuschränken bzw. Abhängig von Terminart zu machen

Answer 6

Wird es irgendwann überhaupt die Möglichkeit geben, Stornierungslink in der Erinnerungsmail einzubetten?

Comments

Hallo Herr Dr. Sirfy,

kurze Rückfragen, damit ichs richtig verstehe:

• bei Buchungen über den Onlineterminkalender enthält die Bestätigungsmail ja bereits einen Stornierungslink. Sie würden Sich den selben Link zusätzlich auch in der Erinnerungsmail wünschen - korrekt?
• Stornierungslinks unterstützen wir aktuell ausschließlich für per Onlineterminkalender vereinbarte Termine. Wäre dies weiterhin ausreichend, oder würden Sie sich dies auch für manuell in tomedo angelegte Termine wünschen?

Viele Grüße,

 Klaus Wissmann

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Der Stornierungslink in der Bestätigung von Onlineterminen auch in den Erinnerungsmails zu haben, wäre zunächst ausreichend ( die meisten Strornierungsanfragen kommen von lang gebuchten onlineterminen). Viele Patienten realisieren nicht, dass Sie einen Stornierungslink Link schon mal bekamen und wollen dann, auf unsere Terminerinnerung hin, absagen, dann schreiben die uns eine Mal. Wir antworten zwar, die sollten nächstes Mal den Stornierungslink von der ersten Bestätigungsmail verwenden, aber das nutzt uns nicht, da ist der Aufwand für uns schon entstanden. Außerdem bieten all die modernen Kalender diese Funktion: Terminerinnerung mit Stornierungslink!!

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Das geht seit der 1.83.2.

Ein Stornolink kann mit folgendem Kommando in einer Terminerinnerungsmail untergebracht werden.

      $[kommandorahmen &termin.onlineIdent http://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine_resign.php?key=]$

Durch das "kommandorahmen" Briefkommando wird der ganze Text nur angezeigt, wenn es sich um einen Onlinetermin handelt. Für manuell eingetragene Termine sollte nichts dargestellt werden.

(ich klopfe mal auf Holz, daß das genau so stimmt, da ich es gerade nicht ausprobiert habe).

Gruß,
 Klaus Wissmann

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Und tatsächlich - es hat sich noch ein Bug eingeschlichen, deshalb funktioniert obiges Kommando aktuell noch nicht so wie es soll. Wird von uns gefixt.

Gruß,
 Klaus Wissmann

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Bug ist in der 1.85 gefixt. Mit dem (leicht veränderten) Kommando

$[kommandorahmen &termin.onlineIdent Termin_stornieren:_http:<//onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine>\uresign.php?key=]$

kann ein Stornolink in eine Terminerinnerungsmail eingebaut werden.

Gruß,
 Klaus Wissmann

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Sehr geehrter Herr Wissmann,

ich würde auch gerne meinen Patienten eine einfache Terminstornierung ermöglichen und deshalb einen Link in die Erinnerungsemail einfügen.

Ich habe Ihr Kommando in die Vorlage der Erinnerungsemail eingesetzt. Leider erhält der Patient dann die Nachricht unten. Statt eines Links zum stornieren, erscheint "http:_resign.php?key=6183d891ef174". Gebucht wurde der Termin online.

Können Sie mir weiterhelfen?

 

"Sehr geehrte/r Herr XY,

hiermit möchten wir Sie an Ihren Termin am 24.11.2021, 10:00 erinnern.

Sollten Sie verhindert sein und können Ihren Termin nicht wahrnehmen, bitten wir um kurze Rückmeldung oder Stornierung.

Termin stornieren: http:_resign.php?key=6183d891ef174

Herzliche Grüße

Ihr Praxis-Team"

 

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Sehr geehrter Herr Dr. Fischer, ich habe das gerade selbst ausprobiert und bekomme in der Bestätigungsmail einen vollständigen und funktionalen Stornierungslink der Form `http://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine_resign.php?key=12345...`.

Falls Sie den Email-Text in den OTK-Einstellungen als HTML-Dokument angepasst haben, liegt hier möglicherweise ein HTML-Formatierungsproblem vor. Sollte das der Fall sein, so prüfen Sie bitte, ob der entsprechende HTML-Abschnitt exakt der Vorlage entspricht, um Fehler auszuschließen.

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Vielen Dank für die schnelle Antwort. In meinem OTK steht in der Box "Emailtext für Allgemeinpatienten(html)" folgendes:

<h2>Guten Tag  $[patient_vorname]$ $[patient_nachname]$</h2><br><p>Sie haben für den <strong>$[beginn_tag]$</strong> um <strong>$[beginn_zeit]$ Uhr</strong> einen Termin bei <strong>$[anames]$</strong> vereinbart. </p><p>Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können und somit absagen wollen, so klicken Sie bitte den folgenden Link</p><br><p style="margin-left:50px;"><a href="https://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine_resign.php?key=$[uniqueident]$" style="color: #03110A;"><font size="-1" face="Verdana, Geneva, sans-serif" color="#03110A"><b>Termin hier stornieren</b></font></a></p><br><p></p><p>Wir freuen uns auf Ihren Besuch!</p><br><p>Ihr<br>XXXX-Team, Ihre Praxis für Chirurgie<br><br> <br><p>

Ich nehme an das der Teil nach "...so klicken Sie bitte auf den folgenden Link" in die Emailvorlage muss, aber wenn ich den rein-kopiere dann kommt leider auch nur diese Zeichenfolge in der Email an und kein Stornierungslink.

Können Sie mir sagen welches Kommando ich in die Vorlage für die Erinnerungemail einfügen muss?

Vielen Dank Grüße aus Mannheim

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Sehr geehrter Herr Dr. Fischer,

ich habe den angegebenen HTML-Block in meinem OTK vollständig übernommen und bekomme in der Bestätigungsmail einen funktionierenden Stornierungslink. Daher scheint es kein prinzipielles Problem mit dem HTML oder dem OTK-Server an sich zu geben. Verwenden Sie einen eigenen SMTP-Server für den Emailversand? Möglicherweise wird die Nachricht dort oder beim Empfänger noch einmal gefiltert, was die korrekte Anzeige des Links verhindert. Sie könnten daher:

• probeweise den Versand über den Zollsoft-SMTP-Server versuchen (SMTP-Server-Feld leer lassen)
• die Zustellung an eine andere Emailadresse bei einem anderen Provider versuchen, um Probleme auf der Empfängerseite auszuschliessen

Ich hoffe, dass Ihnen diese Hinweise helfen, das Problem näher einzugrenzen und hoffentlich auch zu lösen.

Mit freundlichen Grüßen

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Wünschenswert wäre bei letztem Beispiel ein Button oder Auswahlfeld im OTK: "den Terminerinnerungsmails einen Stornierungslink hinzufügen". ich scheue mich bereits jetzt vor dem Einpflegen der o.g. Kommandos da ich keine Lust habe, nächste Woche Mails und Anrufe mit dem Hinweis zu bekommen, dass die Terminerinnerungsmail einen nicht verständlichen Passus enthält.

Ich wünsche mir im OTK ebenfalls Verbesserung wie sie in dem ersten Post von 2020 angefragt wurden.

Hier war mal von Herrn Zollmann die Rede von "nicht vor Ende Q2". https://forum.tomedo.de/index.php/36090/wann-kommt-endlich-relaunch-des-online-terminkalenders?show=36090#q36090

Redet bei zollsoft denn noch jemand von 2021?

tomedo ist toll, doch wenn es heißt "Von Ärzten für Ärzte" frage ich mich eins:

Welcher Arzt einer normal großen Praxis hat Zeit und Muße, Aktionsketten, Onlineterminkalender, Terminerinnerungen und ähnliches zu programmieren?

Im Gespräch mit mehreren tomedo-Nutzer(innen) beschleicht mich das Gefühl, die Basics nutzt jeder und einen Großteil der Vorzüge des Programms, für die man letztlich zahlt und das Programm so gut machen, bleiben ungenutzt liegen, weil es in meinen Augen mehr ein "von ITlern für Ärzte" ist.

Beispiele kennt vermutlich jeder genug, sinnbildlich wurde ich zuletzt von tomedo Entwicklern beim Telefonat mit dem Support gefragt, warum ich mich mit einem Videosprechstunden-Problem erst nach 2 Wochen und nicht früher gemeldet habe...

Ja, wir machen auch noch andere Dinge in der Praxis außer die Funktionsfähigkeit der IT, der Software, von kostenpflichtigen Modulen zu überprüfen und fleißigen Mitarbeitern bei der Einrichtung von kim mittels Fernwartung zuzusehen (dabei nicht arbeiten zu können und regelmäßig zu hören: das gibts doch nicht, das muss doch gehen")

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Geht es hier nur um die Bestätigungsmail oder ERINNERUNGSMAIL? 

Kann Irgendjemand in Zollsoft eine definitive Aussage machen, ob OTK-Termine auch per Reminder-Mails storniert werden können??? 

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Hallo Herr Wissmann,

in Ihrem Post vom 23.06.2020 beschreiben Sie, wie mit dem Kommando

$[kommandorahmen &termin.onlineIdent Termin_stornieren:_http:<//onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine>\uresign.php?key=]$

ein Stornolink in eine Terminerinnerungsmail eingebaut werden kann.

Da sich die Sachlage ja manchmal ändert und ich in Erinnerung habe, dass gerade in der Terminerinnerungsverwaltung mit der passenden eMail Vorlage nicht alle Kommandos/Befehle funktionieren, die Frage, ob dieser Stornierungslink sich noch genau so verwenden lässt. Meine Versuche führten leider zu keinem Stornierungslink in der entsprechend verschickten Mail.

Ich habe in der E-Mail-Vorlagen Verwaltung die entsprechende Vorlage um einen Satz und dann in der nächsten Zeile $[kommandorahmen... ergänzt. Dann habe ich einen Testtermin vereinbart und in der über die Terminerinnerungsverwaltung ausgelösten Mail stand nur der vorgelagerte Satz, der Stornierungslink fehlte.

Danke im Voraus,

Armin Kreutz

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Bitte setzt den Stornierungslink in den Terminerinnerungsmails um. Das Telefon steht sowieso schon nicht mehr still und jeder einfach ONLINE stonierte Termin wäre da schon eine Hilfe.

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Sehr geehrte tomedo-Nutzer,

das oben angegebene Briefkommando für Stornierungslinks in tomedo-Terminerinnerungen ist leider nicht funktionsfähig, da es im Kontext von Terminerinnerungen leider nicht zulässig ist. Laut Entwicklung wäre dafür eine Erweiterung der Briefkommandos erforderlich, die aus technischen Gründen frühestens im neuen Jahr verfügbar wäre.

Nach aktuellem Stand kann der Stornierungslink daher nur in der ursprünglichen Bestätigungsmail versandt werden. Als Workaround können wir aktuell nur vorschlagen, in der Erinnerungsmail auf die Bestätigungsmail zu verweisen.

Wir haben das Problem erkannt und arbeiten daran, Ihnen mit dem OTK-Nachfolger eine bessere Lösung auf der gleichen Zeitskala anzubieten. Dieser befindet sich aktuell in einer internen Testphase.

Mit freundlichen Grüßen

Answer 7

Neulich in TomedoNews über den innovativen TomedoKalender:

...oder er kann als sogenannter "iFrame" auch direkt auf Ihrer Seite eingebettet werden. Das Design kann dabei umfassend an "Look & Feel" Ihrer Praxis-Website angepasst werden...

Wer macht das!? Können wir Tomedo damit beauftragen (natürlich gegen Aufwandsentschädigung;) )