Die Baumstruktur meinst Du so wie in Redmine ?
Ich denke man muss die einzelnen Domänen (QM, Datenschutz, Hygiene, Gerätemanagement, etc.) gesondert betrachten und dann auf Schnittpunkte zwischen den Domänen aufgliedern um nicht alles doppelt zu moppeln.
Definierte Aufgaben + Aufgabenbereiche etc. müssen an ein HR (Human Resources)- System übergeben werden können.
Ein zentrales HR-Management muss dann die einzelnen User enthalten, diese Aufgabenbereichen zuordnen und Aufgaben verteilen können. Ausserdem sollte dann jeder User einen eigenen Login haben wo er seine Aufgaben etc. einsehen kann.
Ein witziges HR-System an dem man sich orientieren kann ist z.B. OrangeHR.
Wir können hier aber nicht so ein komplexes System das auch noch hochintegriert ins tomedo sein muss entwerfen :)