Hier mal eine Anregung zur Verbesserung von Arbeitsabläufen in der Praxis.
Je nach Größe der Einrichtung erfordert die Abwicklung und Verwaltung von Reparaturen, Technikmängeln oder Serviceaufträgen viel Zeit und Aufwand. Außerdem entsteht dabei im Laufe der Zeit ein Papierberg aus Aufträgen, Kostenvoranschlägen, Lieferscheinen, Rechnungen, Service-Nachweisen etc.
Mit den letzten Updates ist nun die Aufgabenverwaltung in Tomedo zu einem sehr nützlichen Tool herangewachsen, mit dessen Hilfe das genannte Problem zeitsparend und effizient gelöst werden kann:
1. Neuanlage eines Pseudo-Patienten mit einem frei wählbaren Namen, z.B. Meldung Technik oder Service Medizintechnik.
2. Alle mit Reparaturaufträgen etc. zusammenhängenden Vorgänge werden nun als einzelne Aufgaben in der Aufgabenverwaltung angelegt. Dafür wird die Kartei des neuen Technik-Patienten geöffnet, damit die Aufgabe patientenbezogen angelegt wird. Mit Klick auf den Button "Aufgaben" und das Plus unten links wird eine neue Aufgabe erzeugt. In der Aufgabenübersicht sollten die Optionen "bei Statusänderung benachrichtigen" und "Erledigte Aufgaben automatisch in Kartei archivieren" angehakt sein.
3. Das Fenster einer neuen Aufgabe bietet nun eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die uns bei unserem Anliegen behilflich sind:
- Verantwortlichkeiten: Hier werden ein oder mehrere Nutzer eingetragen, die den Vorgang abarbeiten sollen
- das eigentliche Aufgabenfenster: Hier kann man in der ersten Zeile einen kurzen Aufgabentitel eingeben, der später auch im Karteieintrag sichtbar ist. Darunter können bei Bedarf weitere Angaben zum Vorgang gemacht werden.
- der Reiter Kommentare: Hier können weitere Angaben zum Verlauf gemacht werden, bspw. "Service angerufen", "Versendet am ...", "Garantie bis ... Gewährleistung beachten" usw.
- der Reiter Anhänge: Hier ist es möglich, in gewohnter Weise, eingescannte Dokumente durch Drag and Drop abzulegen. Man hat damit an einem Ort eine komplette Dokumentation für den jeweiligen Vorgang. Dicke Ordner mit irgendwelchen Lieferscheinen und Rechnungen gehören der Vergangenheit an.
- Unter Einstellungen sollte der Patient angehakt sein. An dieser Stelle kann man auch ein Fälligkeitsdatum eintragen, falls es sich um etwas Dringliches handelt.
4. Ist die Reparatur oder der entsprechende Auftrag abgearbeitet, wird die Aufgabe als "erledigt" gekennzeichnet. Die Aufgabe wird dann (bei entsprechender Voreinstellung) automatisch in der Kartei des Technik-Patienten abgelegt. Das Erledigt-Datum ist dort ebenfalls vermerkt. Dort bildet sich mit der Zeit eine vollständige Liste aller Reparaturen und Aufträge. Die Karteieinträge können natürlich auch per Statistik nach Stichworten durchsucht werden, um sich einen Überblick über besonders häufige Reparaturen zu verschaffen oder bestimmte Aufträge aus der Vergangenheit schnell wieder zu finden.