[gelöscht]
Allein in diesem Video wird ersichtlich warum wir EcoDMS brauchen, wie genau es die DSGVO selbst beim löschen nimmt. Must see weil löschen nicht selbsterklärend ist.
https://youtu.be/KDbaqgXH7VI
[gelöscht]
@Andreas C, wenn er was nicht erkennt dann ziehe ich ein Feld mit CTRL-CMD, dann kopiert er den Text in die Schlagworte in der Vorlage. Wenn dort R e c h n u n g steht weisst du, dass es ein Scanfehler ist oder ein bekloppter Zeichensatz mit zu viel Freiraum zwischen den Buchstaben. Wie gesagt 600dpi hat bei mir die Fehlerquote stark reduziert.
[gelöscht]
Löscht man etwas aus einem Ordner und dann quittiert aus dem Papierkorb (rechts unten), bleibt der Ordner, man kann ihn nicht löschen nur verbergen. Deal with it, das ist Revisionssicherheit. Ich habe jetzt hunderte gelöschte Dateien und einen leeren Ordner den ich nicht löschen kann. Ordnerstruktur und alles deswegen neu aufbauen? Wenn man zwei drei Stunden im Programm ist OK, danach nein.
[gelöscht]
Was glaube ich zum kategorisieren wichtig ist, ist ungenutzte Kategorien früh auszublenden. Eine Arbeitsanweisung braucht keine Firma, Kundennummer etc. . Ausserdem sollten alle die man immer haben möchte als Pflicht zu setzen damit sie nie fehlen wie bearbeitet von wenn ein Account benutzt wird für die Helferinnen. Bei uns ist das so ummelden ist zu aufwendig beim Praxismultiuserproblem pro PC.
Ich hoffe der Support löst heute das "internal error " problem denn auf das automatische ziehen der Rechnungen aus Emails bin ich ganz heiss. Nie wieder eine Tomedorechnung in den Downloadordner speichern, Speicherort öffnen und dort hinziehen und Kategorisieren. Ein Traum.
[gelöscht]
Bei den Dokumentarten macht es meiner Meinung nach Sinn nach dem Prinzip: Immer/nicht möglich/möglich die Attribute zu setzen. Dann wird das klassifizieren deutlich einfacher und schneller wenn man gerade keine Vorlage nutzt. Da fallen einem auch neu notwendige Attribute auf. Belegnummer ist nicht gleich Rechnungsnummer zum Beispiel. Bei nicht zugeordnet macht es glaube ich Sinn alles auszuschalten und nur die Dokumentart verpflichtend zu setzen.
Ws ich gerne hätte ich weiss noch nicht ob das geht, dass man ordnerweise attribute im browserfenster ausblenden kann damit da immer nur wenige leere Spalten stehen.
[gelöscht]
Also von EcoWORKZ bin ich jetzt mal enttäuscht was die Emailverarbeitung anbetrifft. Abgesehen davon, dass er aus der Inbox gerade nichts abholt soll wohl das Regelwerk nicht in EcoWORKZ ablaufen. Scheinbar soll mit Regeln eine Kopie in einem Postfach über Exchange laufen und diese Mails dann abgeholt werden. Ich hatte gehofft, EcoWORKZ pickt sich die mails raus. Ich habe dem support angeschrieben und eine Suppoortrequest gemacht. Es wäre zu cool wenn man von einem einen Lieferanten der eine Einzugsermächstigung hat die Rechnungen automatisch einsortiert bekommt.
Antort auf den "internal Error" Fehler
stellen Sie bitte sicher, dass Sie bereits die Version 18.09-3/1 verwenden. Sollte dies nicht der Fall sein führen Sie bitte eine Datensicherung durch und installieren diese Version. Des Weiteren wählen Sie beim Anlegen des E-Mail Abrufs bitte zunächst ein Postfach aus und anschließend erst das Postfach welches tatsächlich abgerufen werden soll. Anschließend sollte der Internal Error nicht mehr auftreten
Andreas Cepin
...
wählen Sie beim Anlegen des E-Mail Abrufs bitte zunächst ein Postfach aus und anschließend erst das Postfach welches tatsächlich abgerufen werden soll
hä ???
[gelöscht]
Das war auch meine Reaktion. Das Postfach war aber glaube nicht das Problem sondern der Abruf jede Stunde. Bin mir nicht sicher.
Ich mache mir gerade in Outlook365 eine Regel mit der ich versuche alle rechnungen in einen Rechnungen ordner zu schieben und lasse den dann von Ecoworkz abholen. Ich bin mir nicht sicher wie ich das anstellen soll ohne EcoDMS vollzumüllen. Man müllt kein Revisionssicheres System zu, Löschen bei Revisionssicherheit ist der Alptraum da ja nicht vorgesehenoder nur bei Fehlern.
[gelöscht]
Irgendwie so, was hat ne Rechnungsmail minimal an Größe in kb?
Andreas Cepin
also mit Outlook fange ich definitiv gar nicht erst an!
[gelöscht]
Finde ich jetzt nicht dramatisch ist ja nur einmal einstellen pro Lieferant der auch eine Einugsermächtigung hat. Von EcoDMS Seite macht es auch Sinn das nicht zu programmieren wenn die Mailserver ja schon eien Sortierfunktion haben. Es wäre nur gemütlicher für uns.
[gelöscht]
Also das Anlegen der Regeln ist nicht dramatisch und Workz holt sich die Mail auch. Das problem das den Email Import eigentlich unbrauchbar macht ist einmal, dass wirklich alles importiert wird, die Mail und alle Anhänge. Braucht man nur die Rechnung darf, man die Email und die Anhänge die man nicht braucht, in den Papierkorb schieben. Bei einem revisionssicheren System nicht wirklich einleuchtend. Ausserdem ist es nicht möglich eine Vorlage über den Anhang laufen zu lassen.
Ich weiss nicht in welchem Programmierstadium die mit EcoWorkz sind aber Aktuell ist es wohl einfacher man zieht den Anhang in die Inbox von EcoDMS.
Schade, so close :) Benutzt man es eben für die Dokumentsteuerung von QM. das ist da nächste was ich teste.
[gelöscht]
Ich meine EcoDMS benutzt man für die Revisionssicherheit und nicht für automatische Erkennung von PDF aber es ist nun mal ein angenehmer Nebeneffekt. Solange aber trotz 600DPI trotzdem mal OCR mit Leerzeichen erkennt, hebelt das die Erkennung fast komplett aus. Das selbe gilt für scns im Block einmal abwärts und das nächste mal seitwärts. PDF ist schon ein riesen Mist und richtig schön Standard.
[gelöscht]
Die Antwort vom FA ist da und ich darf Papier wegschmeissen. Es wird bei der nächsten Prüfung untersucht. EcoDMS ist somit als revisionssicher anerkannt. Bravo!
Das gilt wohlgemerkt nicht für medizinische Dokumente. Ich traue mich weiterhin nicht Papier mit Patientenunterschrift wegzuschmeissen oder Ipad Druckstift und alles was es da so gibt, statt einer Papierunterschrift zu nutzen. Die Firmen sind da sehr selbstbewusst aber es geht bei uns um Körperverletzung wenn keine Unterschrift da ist oder sie nicht anerkannt wird Es haftet der Betreiber.
[gelöscht]
Viele Rechnungen kann ich jetzt schon automatisch archivieren und mit Regex den Rechnungsbetrag holen. Ist schon sehr angenehm. Regex zum finden des Datum af einer größeren Fläche wäre noch cool, weiss nicht wie das geht.
[gelöscht]
Ecoworkz habe ich jetzt mal einen Automatismus eingerichtet. Wenn die Dateiart ein Standard ist und ich die Datei auf Kenntnisnahme setze dann übernimmt das Dokument EcoWorz und legt es den Assistenten vor. Haben alle das Dokument abgestempelt wechselt es auf erledigt. Bin gespannt und werde mir ansehen we es auf Helferinseite aussieht. Sieht aber schon so aus als wäre damit papierloses QM möglich. das Obere hab ich vor einer Minute auf "Kenntnisnahme gesetzt das untere kurz vor screenshot.
[gelöscht]
Regex für Nummer 1477541903719107-1-1
REGEX:(?<=Nummer)([\s]*)\d{1,16}([\-]\d{1})([\-]\d{1})
Zahlen wie 1.346,56
(?<=Gesamtbetrag)\s*(\d{0,3}\.{0,1}\d{1,3},\d{2})
[gelöscht]
EcoDMS Seite von Simon :)
https://www.simon42.com/kategorie/technik/ecodms/
[gelöscht]
Wegen der Anzeige wenn im Mülleimer alle Tasten aus sind habe ich den Support gefragt. Gezeigt wird dann alles was gelöscht werden kann. Ausgegangen wird davon, dass alle Dokumente Verfallsdaten haben, diese Dateien werden dann angezeigt. Für uns doof weil wir uralte Dokumente jetzt mit 10 Jahren versehen müssen. Um sie endgültig zu löschen muss man zuesrt das Verfallsdatum auf 0 setzen. Auf der linken Seite im Fristen-Fenster die Zeilen Markieren und auf 0 setzen.
[gelöscht]
Ich habe mich etwas mit Versionen beschäftigt und kann da glaube ich das für andere abkürzen. Die Anletung ist da nicht ganz klar.
Grundsätzlich sind Dokumente die in EcoDMS kommen abgeschlossen und werden nicht versioniert. Will man aus einem Dokument in EcoDMS eine versionierte Version machen, muss sie erst raus aus EcoDMS und als neues Verioniertes Dokument rein. Das kam mir Anfangs komisch vor aber die Logik in EcoDMS wird hart durchgezogen. Deswegen kann man aus einem abgeschlossenen Dokument kein versioniertes Dokument machen. Auf jeden Fall fängt versionieren beim hereinholen in EcoDMS an. Rechtklick im Ordner "neues versioniertes Dokument archivieren".
Diese versionierten Dokumente können von Angestellten beim vorlegen durch EcoWorks auch nach Ansicht abgestempelt werden. Abgeschlossene Dokumente nicht, sie sind ja nicht änderbar.
Versionierte Dokumente machen Sinn bei QM Standards und Arbeitsanweisungen die jährlich vorgelegt werden müssen, Verfahrensbeschreibungen, dem neuen IT Plan etc. MAn produziert nicht X Versionen der selben Dokumente Jahr für Jahr.
1. Ordner mit Standards, Status anlegen "Kenntnisnahme"
2. EcoWorkz Kenntnisnahme und Freigabe anlegen mit automatischem Start wenn Dateiart Standard und status "Kenntnisnahme". Helferinnen eintragen
3. Setzt man nun einen Standard im Ordner mit Standard auf "Kenntnisnahme" dann wird die Datei allen Angestellten vorgelegt. Kein drucken mehr.
