Nas Installation hier Schritt für Schritt, vorsicht bei den Ports genau hinsehen und ports links eintragen sonst startet das Abbild nicht. https://alxblog.de/ecodms-server-16-09-installation-auf-synology-nas/EcoDMS ist per se ja leer. Hier wie ich es eingerichtet habe als Hilfe zum Aufbau. Ganz wichtig die Ordnerstruktur flach halten. Auch wen es schwer fällt nur einen einzigen Unterordner. Die Sortierung erfolgt im Ordner über die Attribute. Wenn man ein Archiv lange benutzt hat weiss man, dass man eigentlich keine Unterornder braucht.

CAVE! Wir versuchen gerade mit den Angestellten EcoDMS zu nutzen. Die Assistenten sehen keine Files. Ordnerrecht heisst nur die Benutzung der Ordner. Es muss tatsächlich jedes File, das die Angestellten sehen sollen, mit der Gruppe oder Namen als Berechtigung klassifiziert werden. Das hätte ich gerne von Anfang an gewusst.

Na viel Minus bekommt der Faden, Hilfe scheint ja weh zu tun. :) Gerade beim Support angerufen, das wird aus der Anleitung nicht klar: Um nur die die Ordnerrechte zu nutzen vergibt man allen Dateien EcoSIMSUSER. Bekommen alle Dokumente diese Klassifizierung greifen nur noch die Ordnerrechte und man muss sich um spezifische Filerechte nicht zu kümern.

Die Automatische Erkennung von pdf ist ja wahnsinnig wichtig in EcoDMS, vor allem mit Ecoworks. Email kommt mit Anhang, wird richtig automatisch erkannt und archiviert. Das Richtig archivieren ist weniger ein Problem als aus einem pdf die richtigen Daten zu ziehen. Der Scan läuft nicht immer gleich durch den Scanner und die Stellen können sich verschieben wie ein Rechnungsbetrag der sehr oft an anderer Stelle auftaucht. Dagegen arbeiten kann man mit Regex einer einfachen Regelsprache, ich weiss nicht wie ich es sonst nennen soll. Wobei einfach ist sie nicht :) Man markiert ein grosses Areal wo der Rechnungsberag sicher steht und vergibt mit Regex befehlen "nach diesem Wort". Nicht einfach, man wird die Vorlagen einige Zeit trainieren und überwachen müssen bis es automatisch läuft. Pdf OCR sringt auch gerne mal abwärts statt seitlich im Block was es noch schwerer macht das Regex zus schreiben. Ohne Regex pdf auslesen zu beherrschen wird vollautomatisch mit dem archaischen pdf Aufbau nicht gehen. Diese Seite gibt einen Einstieg in Regex. https://confluence.applord-gruppe.eu/ek/anleitungsartikel/tipps-und-tricks-zur-verwendung-von-regex-im-vorlagen-designer-von-ecodms

Habe es gerade mit einer Lohmann Rauscher Rechnung probiert in der Vorlage funktioniert es fein mit REGEX:(?

Heute ein Beitrag der sehr wertvoll ist, weil er mich beinahe so zur Verzweiflung gebracht hat wie Zollsoft, das nicht fähig ist auf den REST export Crowdfundwunsch zu antworten.Wichtig für alle die Exchange 365 benutzen also das online Exchange von Microsoft. Es war mir nicht möglich IMAP in Ecoworkz einzustellen um Rechnungen aus dem Emailfach automatisch abzuholen. Hier ist eine Testseite von Microsoft. Einstellungen sind port 993 und SSL Standardauthorisierung nicht Oauth, outlook.office365.com, User ist email und pass das login Passwort für O365. Wenn das funktioniert brauchen sie nicht weiter zu lesen. https://testconnectivity.microsoft.com/tests/O365Imap/inputEs kam immer die Fehlermeldung: "NO LOGIN failed" im ProtokollEs hat mich Stunden gekostet herauszufinden warum das nicht funktioniert und wie man IMAP zum laufen bringt. Über google findet man hunderte Einträge, alle bekommen den "No Login" Fehler und können SMTP und IMAP nicht nutzen, aber keine einzige Lösung die funktioniert. Da kann der EcoDMS Support nicht helfen und Heinen oder Tubbetec etc. brauche ich da gar nicht anrufen. Ist zu speziell.Die Lösung ist versteckt in Azure von Exchange im Active directory -> Properties ganz unten auf " manage security defaults" und "enable security defaults" Schalter auf "No"Dann funktioniert IMAP. Man sollte das im Kopf behalten und es wieder anschalten wenn M$ alle gewzungen hat auf Oauth umzustellen. Dann kann man es wieder anschalten. So in 10 Jahren. Das scheint für neu angelegte Accounts standardmässig an zu sein denn ein Spezl der O365 schon einige Jahre benutzt konnte problemlos IMAP nutzen. Ich hasse Microsoft, die haben nicht alle Latten am Zaun.

OAuth Einrichtung für Ecomailz hier: /d/36414

Für EcoWORKZ in Ecodms gleich die Attribute Email-Datum, Email-Betreff und E-mail erstellen. Wenn man das später macht muss man EcoDMS Server in Docker stoppen und wieder starten damit sie sichtbar sind in EcoWORKZ.

Backup des Backup auf dem NASEinfachste Backup Methode um die Ecodms Backups vom NAS in Sicherheit zu bringen ist meiner Meinung nach mit Automounter (Applestore) damit EcoDMS ordner vom Nas immer am Tomedoserver gemountet ist und dann mit Hazel Dateien kopieren wenn sie von heute sind und alles löschen was von letzter Woche ist damit der Server nicht voll läuft.Die Backups werden dann mit den Serverbackups gesichert wenn man zum Beispiel CCC Backups macht. 3 Orte halte ich für sicher genug selbst für Paranoiker.

Vielen Dank Peter, ich verfolge Deinen Beitrag mit Aufmerksamkeit. EcoDMS interessiert mich, aber eins steht fest. Man muss damit intensiv üben um einen Nutzen daraus zu ziehen. Sobal ich wieder mehr Luft habe, werde ich mich auch dran setzen. Vielleicht wird meine Lernkurve durch Deine Erfahrungen und Tipps flacher.

Nutzen? Ausser Revisionssicherheit und dmait Rechtssicherheit und die Möglichkeit papierlos arbeiten zu können, automatisch Rechnungen aus Emails ziehen und abheften und bei Einzugsermächtigungen automatisch für sich zu buchen. Das ist eine Menge.

EcoDMS Einrichtungshilfe speziell für Tomedouser

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Ich habe heute auf 20.1 geupdatet, ist weniger spannend als man denkt.

- alles ausschalten an den Clients auch die Connection manager am besten. Screenshots von den Container mounts und ports machen.

- die neue Version in der Registrierung laden

- am NAS den Docker Container stoppen und löschen (nicht Inhalt), nur löschen.

- neuen Container über Abbild erzeugen mit den selben Ports und mountpoints

- Container starten

Wenn es nicht startet die Ports kontrollieren und nach typos suchen. Ich habe zum Beispiel statt srv svr geschrieben, ging natürlich nichts.

Sollte etwa so aussehen:

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Das NAS läuft recht schnell voll wenn man täglich Backups von EcoMAILZ und EcoDMS macht. Auf dieser Seite ist gut beschrieben wie man, zum Beispiel Backups die älter als 7 Tage Tage sind, automatisch löschen lässt.

https://phi.de/synology-nas-dateien-nach-zeitplan-automatisch-loeschen/

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Ich bin weiterhin begeistert von EcoDMS und in fiscal papierlos mit Erlaubnis vom Finanzamt zu sein ist sehr angenehm.

Auf eine Sache muss man beim Anlegen von Vorlagen aufpassen. Das Datum nicht ankreuzen. Leider ist es standardmässig an das heisst ein fixes Datum wird übernommen. Erspart Arbeit wenn man dies gleich von Anfang an rcihtig macht. Dann statimmt das Datum mit dem Archivierungsdatum überein. Kein Beinbruch aber man findet Dateien besser.

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Kleine Regexkunde für EcoDMS mit der man so gut wie alle Ausdrücke abbilden kann. Ich erwische mitlerweile so gut wie alle Rechnungen mit Regex Ausdrücken meist vollständig. Seh oft funktioniert die Autoerkennung der Rechnungen. Das Einordnen funktioniert prima und wirklich mühelos. Einmal muss man sich aber mit der Rechnung beschäftigen.

Rechnungsnummern klappen meist so:

REGEX:(?<=Rechnungsnummer)([\s]*)\d{1,8}

egal wie viele Leerzeichen, Ziffern maximal 8 Ziffern lang und \d sind digits

Beträge so:

REGEX:(?<=Gesamtbetrag)\s*(\d{0,3}\.{0,1}\d{1,3},\d{2})

egal wie viele Leerzeichen, bis drei Ziffern, ein Punkt, bis drei Ziffern, ein Komma, bis zwei Ziffern für die Cent

Komplizierte Rechnungsnummern wie B-14/088:

REGEX:(?<=stets angeben:)([\s]*)[A-Z]-\d{2}[/]\d{3,4}
egal wie viele Leerzeichen, Ein Buchstabe A-Z, der Bindestrich,zwei Digits,der Schrägstrich der auch ein Befehl ist und in Klammern muss, und am Ende 3 oder 4 digits wer weiss ob die B-15 machen oder /1001.

Der limitierende Faktor ist der Scan w i r d s o gescannt wird’s schwierig. Was ich noch nicht herausbekommen habe ist wie man das Suchwort auf OR setzen kann also (?<=Gesamtbetrag) oder (?<=G e s a m t b e t r a g). Schwierig wird es auch wenn kein gutes Wort in der Nähe des enbetrages zum abfangen kommt oder der Betrag nicht auf der ersten oder letzten Seite ist. Das ist aber selten. Die Autoerkennung der Vorlage zum Dokument, ich weiss nicht warum sie nicht immer klappt, das muss ich auch noch herausfinden.

Ist wie mit Tomedo einstellen ist mühsam aber wenn es läuft dann wie Schmidt Katze.

EcoDMS ist weiterhin höchst empfehlenswert!

PS: die Regexaudrücke habe ich in Typinator als #regexrn für Rechnungsnummer zum Beispiel ums sie schnell einzusetzen.

PPS: wenn der Ausdruck beim testen nicht klappt dann hat man meist das Suchwort falsch geschrieben, es fehlt ein . Ode Doppelpunkt oder der Scan ist nicht gut dann einfach mal den Block mit gehaltener Control-CMD markieren und schauen was da texterkannt wurde.

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weitere Regex Befehle die gut funktionieren. Langsam traue ich mich bei einigen Rechnungen automatisch klassifizieren zu lassen. Das heisst nach dem Scan werden sie automatisch richtig eingeordnet und klassifiziert.

Amazon das abgefahrene und verschiedene Arten von Rechnungsnummer hat das " | " funktioniert als oder.

REGEX:(?<=Rechnungsnummer)([\s]*)[A-Z][A-Z][A-Z]-[A-Z][A-Z]-\d{1,10}-\d{1,10}-\d{1,10} | ([\s]*)[A-Z][A-Z][A-Z]-[A-Z][A-Z][A-Z]-[A-Z][A-Z]-\d{1,10}-\d{1,10}

Lieferschein muss in der Rechnung sein, Rechnung darf nicht darin stehen.

REGEX:\b(Lieferschein)\b

!REGEX:\b(Rechnung)\b

Christian Klaproth

Vielen Dank für diese Anleitung. Sieht danach aus, dass man sich mit EcoDMS intensiv befassen muss um alle Vorteile herauszuholen. Momentan habe ich noch andere Baustellen. Das aber wird eine der nächsten sein.

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Es ist einfacher als es aussieht. Ist schon wirklich ein grundsolides DMS.

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Aktuell 20% mit Code Sommer21wenn jemand noch Lizenzen braucht.

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Vorsicht beim upgraden auf die Version 21 Installationsanleitung lesen. Braucht neue Verzeichnisse und Backup muss eingelesen weden. Inbox vorher abarbeiten/leeren. Simpel aber vorher lesen hilft.

Gute Möglichkeit zu testen ob das Backup auch funktioniert. Einlesen Backup auch in Anleitung nachlesen, wird am NAS gemacht.

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Wir haben heute erstmals mit der Vorlagenfunktion die jährlichen QM Dokumente unterzeichnet. Funktioniert wie eine eins. MFA macht stempel drauf, wenn alle das gemacht haben wird das Dokument automatisch auf erledigt gesetzt. Kein Drucken, kein scannen, kein Einsortieren.

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Gerade in der Newsletter von EcoDMS Aktuell 20% mit Code Herbst21 bis Ende des Jahres.

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https://www.ecodms.de/index.php/de/hausmesse

Bühne 3 ist für Zollsoft interessant ob nicht doch eine Anbindung interessant wäre. Verschiedenen Schnittstellen bis zur Datev-Anbindung.

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