Wunsch für Dokumenteverwaltung / Qualitätsmanagement (QM)

Question

Hallo, wir würden gerne über die Dokumenteverwaltung gezielt Dokumente und Infos an einzelne Nutzer senden. Leider kann man aktuell nur an Nutzergruppen versenden.
Wäre klasse wenn die Anwendung um die Funktion "Senden an einzelne Nutzer" erweitert würde.

Wir nutzen die Dokumenteverwaltung als Wissensdatenbank und würden gerne Infos und Leitfäden Anlassbezogen gezielt an einzelne Mitarbeiter versenden können.

Answer 1

Da würde ich mich gerne an das Anliegen der Kollegin dran hängen.

Wir würden das auch gleichen Gründen nutzen wollen.

Es wäre toll, wenn man sich in dem Zuge auch noch mal die grundsätzlich Ergonomie der jetztigen Lösung anschaut. Ich sag's mal so: Funktioniert! Aber sexy ist anders.

1. Schon mal probiert abgelegte PDFs durch ein neueres Dokument zu aktualisieren und hochzuversionieren? Geht nicht (oder ich bin zu blöd). 
2. Der Fensteraufbau wirkt insgesamt auch eher unlogisch.
3. Schade auch, Pages Dateien können nicht genutzt werden. Dies führt zu zwangsläufig zu suboptimaler Vorschau-Darstellung, da mit LibreOffice und/oder Word Drittanbieter-Software genutzt wird und nicht das hauseigene native Programm von Apple. Microsoft hat Hausverbot bei uns (und deren neuerliche Aktion in punkto Outlook-Umstellung bestärkt mir nur nochmal darin). LibreOffice erweist sich im Alltag leider immer wieder als fehlerträchtig und in punkto Ergonomie als ausgesprochen umständlich. Zumindest im Vergleich zu Pages. Das ist aber meine Sicht als Admin. Schlussendlich würde ich es von dem Bedarf der Praxen abhängig machen. Die wenigsten brauchten sämtliche zusätzlichen Features von Word & Co. In den allermeisten Fällen sollte Pages auch reichen. Ich habe verstanden, Pages hat Einschränkungen (transparente PDFs ist halt nicht) und sauber am Rand ausgerichteter Text innerhalb von Tabellen (Rechnungsvorlagen!) ist auch nicht ohne massivste Akrobatik praktikabel machbar. Dafür wäre es bedeutend schneller von der Performance, gefühlt schlanker (leider nicht bei den Dateigrößen) und die Vorschau würde auch passen. Letzteres ist ein nicht unschätzbarer Vorteil. Klickt doch im Alltag die unwissende MFA (weil IT-Laie) auf das Dokument und denkt sich "da stimmt was mit der Vorlage nicht" und ist irritiert. Das es nur ein kosmetisches Darstellungsdefizit ist, wird vom Laien i.d.R. nicht erkannt.
4. Das oben angesprochene Rechtemanagement hat auch noch Potenzial. Was will ich im Alltag? Ich nagel da ein Dokument rein und will sicherstellen, dass alle davon etwas mitbekommen haben und es idealerweise gelesen haben. Das möchte ich auswerten können, damit es am Ende aller Tage nicht heißt "davon hab ich nicht gewusst" oder "das hat mir aber keiner gesagt". Es geht um Nachvollziehbarkeit. Pragmatisch und einfach.

Was auch immer davon in eine Verbesserung in der Zukunft einfließt, ich freue mich drauf und begrüße das. Sehr gerne würden wir die Dokulenkung zu 'mehr' als heute nutzen und damit Dokumente auf klassischen Freigaben o. ä. loswerden wollen.

Comments

Danke für Ihre Rückmeldungen! Zu den einzelnen Punkten:

1. Das geht über den Button "andere Datei zuweisen". Die Version hochsetzen müssen Sie allerdings von Hand.

3. Sie können beliebige Dateien in die Dokumentenverwaltung via drag&drop einfügen oder importieren. Für .pages-Dateien sollte auch eine Vorschau angezeigt werden.

4. Kennen Sie das Fenster "Übersicht Leseaufforderungen" (unter Verwaltung -> Dokumente)? Das soll genau diesen Überblick ermöglichen.

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Hallo Herr Bürger,

vielen lieben Dank für Ihre Antwort und die Hinweise.

zu 1) Den Button "andere Datei zuweisen" hätte ich instinktiv bspw. eher bei einem Rechtsklick in der Liste auf die Datei im dann erscheinenden Kontextmenü erwartet. So weit weg vom eigentlichen Geschehen ist das GUI-technisch nicht optimal. Es bleibt bei der Bezeichnung auch (dem Anwender) unklar, inwieweit die Datei jetzt ins tomedo-Verzeichnis importiert oder lediglich darauf verwiesen wird. Ergo, was auf dem Desktop zugewiesen wird und anschließend gelöscht, wäre dann weg. Ich habe aber festgestellt, es wird importiert. Nur ist das nicht direkt klar.

Das manuelle Hochsetzen macht absolut Sinn. Gerade so SharePoint & Co. haben einen mit dem automatischen hochversionieren binnen kürzester Zeit gerne in den Wahnsinn getrieben.

zu 3) Sehr gut! Jetzt scheint das in der Tat endlich sauber zu gehen. Vor kurzem, konkret im Dez 2024, ging das so jedenfalls noch nicht. Ich hatte es damals extra getestet. Anstatt der einen Pages-Datei wurde dann die Pages-Datei und zusätzlich ein dazugehöriger Ordner samt Unterdateien erzeugt. Es wirkte von der Erinnerung nach so, als würde die Dokulenkung beim Import den Container der Pages-Datei irgendwie aufbröseln und alles einzeln abgelegen. Gab es denn hier Anpassungen?

zu 4) Ja, das ist mir bekannt. Nur verstehe ich nicht, warum es in einem separaten Menüpunkt untergebracht wurde. Es wird aber sicherlich gute Gründe dafür gegeben haben. Ich kann damit aber leben. Alles gut. Vermutlich würde es das andere Fenster dann auch inhaltlich irgendwann sprengen.