Sind die GoBD die neue DSGVO? Rechnungen und Belege in der digitalen Praxis

Question

Mein Steuerberater hat so eine Art Brandbrief zum Thema GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geschrieben, da diese - ich zitiere sinngemäß - so heiß gegessen wie gekocht zu werden scheinen.

Nachdem ich mich einige Stunden da durchgewurschtelt habe fasse ich mal meine Erkenntnisse zusammen:

1. alle Belege (und nicht nur selbst verfasste Rechnungen) müssen bei unbaren Vorgängen innerhalb von 10 Tagen, bei baren Vorgängen täglich fortlaufend und lückenlos nummeriert werden (ich habe das mit Hazel für primär digitale und gescannedte Rechnungen automatisiert (Danke für den Tip aus dem Forum).

2. Belege und Rechnungen müssen so archiviert werden, dass eine Änderung/Versionierung im Nachhinein nachvollziebar ist. Die Rechnungslegung in Tomedo reicht m.E. hier nicht aus, da eine Rechnung auch nach dem Drucken editiert werden kann. In den Rechnungsdetails findet sich dann unter Drucken nur die aktuelle Version (sollte man die Versionierung "unter der Haube" nachvollziehen können wäre es schön, wenn das sichtbar gemacht werden würde).

3. Word-Dateien von Rechnungen scheinen für die Archivierng nicht gerne gesehen zu werden. Besser wäre eine pdf-Kopie. Ich habe das so realisiert, dass ich fortan von jeder Rechnung eine pdf-Datei in meiner DSGVO-konformen, zertifitzierten Cloud (Tresorit) speichere, in der eine Versionierung eingebaut ist. Hier z.b. die Historie meines Controlling-Files:

Das Abheften einer Papierkopie reicht bemerkenswerterweise explizit im Falle von Tomedo nicht aus. Gleiches gilt für digitale Rechnungen - die müssen auch wie unter 1 + 2 bechrieben digital archiviert werden.

4. Unklar ist mit bislang, ob derart archivierte Papier-Belege aufbewahrt werden müssen. Dazu schreibt GoBD:

 "Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (!?! Anm. des Autors). Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen." 

Ich könnte mit hier vorstellen, dass das Original aufbewahrt werden muss, wenn die digitale Archivierung des Scans nicht in o.g. Weise erfolgt, sondern z.B. nur als einfache Datei in einem Ordner auf der Festplatte liegt. Wenn jemand Genaueres bzw. Definitives weiß...

 

Eine Bitte an Tomedo: Könnte nicht die Rechnungslegung für "sonstige Rechnungen", z.B. an das Landesamt für Soziale Dienste, dass Arbeitsamt, die Rentenversicherung etc. erweitert werden? Dann könnte man sich von einem zweiten Rechungsnummernblock verabschieden. Oder geht das schon?

Grüße, JA Wessig

 

Answer 1

Punkt 2 stimme ich zu, Rechnungen dürfen nicht editierbar sein sobald sie gedruckt sind. Kassenbuch und Rechnungen haben eine laufende Nummer, das passt.  Ansonsten einfach digital zum Besipiel mit Devonthink office Pro speichern und die Papiere in eine Papierschachtel und wenn voll auf den Dachboden. mit Monat und Jahr beschriftet. Sollte sie gebraucht werden, was sehr wahrscheinlich nicht der Fall sein wird, Schachtel holen.

Zeigen Sie ihrem Stb doch mal Tomedo.

Comments

Guten Abend Herr Balogh,

Danke für den Tip, bisher habe ich mich immer etwas vor Devonthink gescheut da das Programm mit einer Datenbank arbeitet - richtig? Kommt man im Zweifel wieder davon weg?

Gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen aus Tomedo an das Landesamt für Soziale Dienste/Rentenversicherung zu schicken?

Grüße, JA Wessig

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Klar kommen sie wieder weg, genau so exportiere ich ja an den Steuerberater (Dateien und Ordner), komprimiere sie verschlüsselt  mit Keka und schicke sie über Sharepa oder WeTransfer. Ich glaube Devonthink speichert nur eine Struktur und Worte in einer Datenbank, die Dokumente bleiben unangetastet. In Kombination mit eine Scansnap IX500 ist das ein wahrer Segen. In Kombination mit MoneyMoney können sie sofort Ein- und Ausgänge verbuchen indem sie Kategorien anlegen und die Bewegungen markieren. (Gebucht, ungebucht, storniert etc). Mit keinem anderen Programm finden sie in einer Sekunde eine Rechnung von 2008 auf dem sie nur einige Worte kennen. Ähnlich wie tomedo mit der Kassenabrechnung sind sie am Monatsende fertig da sie ja bereits alles Zusammen haben. Sie warten nur noch auf den Kontoauszug der Bank, exportieren das Tomedo Kassenbuch in Devonthink, machen eine Paypal Kontoauszug und Kreditkarten dessen Bewegungen sie auch schon in Moneymoney als privat und gebucht markiert haben. Ich schicke noch heute den Oktober zum Steuerberater. Keine Zuordnung von Rechnungen zum Kontoauszug, das ist Horror für mich. Rechnungen suchen geht gar nicht.

Die Frage mit dem Landesamt verstehe ich nicht, drucken sie die Rechnung aus und schicken sie sie per Post. Anders geht es nicht wegen der DSGVO.

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Aha - scheint mir, als müsse ich mal ein Devonthink-Tutorial machen.

Das mit den LASD-Rechnungen (alternativ RV, Arbeitsagentur etc.) ist mir nochmal wichtig: schicken ist klar, meistens verwende ich die selber postalisch erhaltenen Vordrucke. Aber erstellen Sie die in Tomedo und wenn ja wie? Haben Sie einen Patienten LASD?

Ich hantiere derzeit mit einer händisch geführten Rechnungsnummernliste für Rechnungen, die nicht an Patienten, BG (habe ich praktisch nie) oder Kasse gehen, was sehr suboptimal ist.

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Nein ich habe keine LASD aber machen sie doch einen neuen Rechnungskreis auf in Tomedo mit eigener Briefvorlage. Ich habe einen eigenen für Kostenvoranschläge damit die Rechnungsnummern  nicht durcheinander kommen. So kann ich beliebig viele Kostenvoranschläge produzieren.

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Rechnungskreis war das Stichwort - das kannte ich noch nicht. Vielen Dank.

Noch eine Frage zu MoneyMoney und Devonthink: importieren Sie das nur die pdfs der Kontoauszüge? Ich bekomme keine andere Funktionalität hin.

Und noch eine doofe Frage zur pdf-Handhabung: Wenn ich ein pdf aus Mail importiere und die Mail lösche, dann ist das pdf noch da, d.h. es scheint in der DB abgespeichret zu sein.

Schließlich: Devonthink sagt, es könne sich nicht mit Mail verbinden. Wenn ich aus Mail über Email - Zu Devenonthink hinzufügen klicke, geht das nicht. Wissen Sie, was da das Problem sein kann? Gerade die Archivierung von Emails wäre eine sher sinnvolle Erweiterung des Mac-Funktionsumfanges. Wenn man das noch automatisieren könnte.

Grüße, JA Wessig

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Ich archiviere keine Emails, da kann ihnen nur der Support weiterhelfen. Der ist sehr gut bei DT.