Rechnungen beim drucken sofort als PDF in die Akte und DMS ablegen funktioniert

Question

Leider nicht von Zollsoft aber mit ein par Tools funktioniert es.

Sie brauchen dazu

- einen PDF Writer https://github.com/rodyager/RWTS-PDFwriter

- Hazel von noodlesoft https://www.noodlesoft.com

Sie installieren den PDF Writer und bekommen einen PDF Drucker in OSX. Diesen fügen sie in Tomedo hinzu. Alles was sie mit dem PDF-Drucker drucken landet in einem Shared Verzeichnis. Dieses Verzeichnis lässt sich nicht ändern und Tomedo kann nichts damit als Lauschordner anfangen. Also lassen wir Hazel Dateien in diesem Ordern in den Tomedo Lauschordner verschieben und schwups ist es in der offenen Kartei.

Neben dem Tomedo Lauschordner lkönnen sie auch noch ein Kopie der Rechnung für ihr Dateimanagementsystem (DMS)  anfertigen wenn sie papierlos arbeiten.

Wollen sie ein PDF erzeugen und gleichzeitig  auf Papier drucken, erzeugen sie einfach eine Druckerspule indem sie den PDF-Drucker mit einem physikalischen drucker verbinden. Hierzu in Systemeinstellungen/Drucker einfach die Command Taste halten und die Drucker markieren. Diesen neu entstandenen Hybriddrucker in Zollsoft hinzufügen. Diesen Drucker benutzen sie dann für alle Dokumente die sie zusätzlich zum Papierdruck auch als PDF in der Akte oder Im DMS.

Und wenn sie mit dem Support telefonieren fragen sie doch einfach warum sie das so umständlich erledigen müssen und Tomedo keine PDFs ohne Hazel und PDF-Drucker druckt und exportiert.

Answer 1

Klasse Anleitung

Vielen Dank es funktioniert tadellos.

Comments

Gerne Christian, eigentlich etwas was Tomedo schon seit Jahren können sollte. Das ganze funktioniert für alles in Tomedo was druckbar ist. Wenn Interesse besteht und erkannt wird wie wichtig dieses Feature für die papierlose Praxis ist, kann ich gerne die komplette Installation in Screenshots zeigen.

Answer 2

Der Umweg über den PDF Drucker funktioniert zwar aber in meinem Testlauf über einige Tage ist das System zu unsicher. Die Angestellten benutzen den falschen Drucker, Rechnungen werden nicht zu 100% abgelegt. Wenn es funktioniert dann wie es eigentlich soll. Es bleibt eine Aufgabe von Zollsoft PDFs sofort zu generieren wenn das Dokument entsteht. Von Userseite meiner Meinung nach nicht ausreichend lösbar.