Speicherort der Scans etc.

Question

liebe tomedogemeinde,

ich oute mich mal als nicht ganz so it-affin:

mir ist aufgefallen, dass ich auch nachdem ich tomedo geschlossen habe, ich zugriff auf alle eingescannten dokumente habe über den finder. in "alle meine dokumente" sehe ich jeden einzelnen scan und den dazugehörigen patientennamen. ist das so gewollt oder ist bei mir was falsch? dadurch ist ja ein teil des schutzes, der bei tomedo durch die eingabe von passwörtern per benutzer gegeben ist, wieder aufgehoben. jeder, der auf den rechner zugreifen kann, kann diese dokumente sehen.

wie kann ich das denn ändern? kann ich den ordner schützen/verschlüsseln, in dem das abgelegt ist? oder ....? Hm, das frage ich natürlich im zusammenhang mit meiner gehasstliebten dsgvo....

ps: alle briefe und rechnungen sind übrigens auch dort abgelegt und einsehbar...)

(dass ich meinen mac mit verschiedenen benutzern versehen kann, das weiß ich...)

Answer 1

1. Sie können das "alle meine dokumente" ausschalten unter Finder->Einstellungen->Seitenleiste

2. Es sind nicht alle Dateien da, sondern nur die die an dem Rechner angeschaut worden sind.

3. Das Dateien dort rumliegen ist so gewollt. Sie wollen ja nicht bei jedem Öffnen der Kartei 5-10sec warten bis diese heruntergeladen worden sind. Weiterhin werden - egal wie man das programmiert - immer die zu benutzenden Daten irgendwo gecached. Ganz verstecken kann man das nicht.

(ich denke ein gewisses Vertrauen braucht man zu den Mitarbeitern und praxisfremde Personen sollten ja keinen zugriff zu dem Rechner haben)

Comments

danke, herr thierfelder für die schnelle antwort.

das vertrauen in die mitarbeiter ist da, wir sind nur zu dritt :-). das größere problem schien mir 1. die sicherheit des rechners nach außen (mein it-mensch empfahl mir eine verschlüsselung der festplatte mit filevault) und 2. dass ich dachte, alle daten zu einem patienten sind in tomedo, sodass ich mich bei einer auskunftsanfrage darauf verlassen kann, ncihts zu übersehen, wenn ich einen tomedoauszug mache..

(sie ahnen nciht, wieviel in den letzten tagen hier aus ordner gelöscht wurde....)

Answer 2

Im Detail ist es noch etwas kompliziertes als von Herrn Thierfelder beschrieben:

1.) Nicht nur die angeschauten Dokumente des Patienten werden auf dem Rechner gespeichert, sondern auch alle aktuellen Dokumente werden in vorauseilendem Gehorsam schon mal runtergeladen, damit der Arzt dann möglichst schnell drauf zugreifen kann. Wenn ich mich richtig entsinne, bedeutet 'aktuell' in diesem Fall alle Dokumente der letzten 6 Monate. Wir werden zeitnahm prüfen, inwiefern es eine Lösung gibt, bei der die Dateien nicht mehr per Finder gefunden werden können.

2.) Bei jedem Base-Daten-Laden werden alle heruntergeladenen Dokumente gelöscht und wieder bei Null begonnen. Dies sollte im Normalfall alle 3 bis 4 Tage stattfinden.

3.) Wenn Sie Dokumenten einscannen, haben Sie die Möglichkeit die Dokumente in einem Unterordner des Scanordners zu archivieren (EInstelliungen->Praxis->Karteieinträge). Für das Aufräumen in diesem Archivordner ist die Praxis selbst verantwortlich.

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"Wenn Sie Dokumenten einscannen, haben Sie die Möglichkeit die Dokumente in einem Unterordner des Scanordners zu archivieren (EInstelliungen->Praxis->Karteieinträge). Für das Aufräumen in diesem Archivordner ist die Praxis selbst verantwortlich."

- das verstehe ich leider nicht. es gibt zwar den reiter kartei, aber nicht karteieinträge....

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Mein Fehler:

Einstellungen->ARBEITSPLATZ->Karteieinträge

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danke, das hab´ ich gefunden.

Answer 3

Ist in der Tat sich so prickelnd, da Fotos abgelegt werden, die teilweise Gesichter oder Genitalien oder nen OP Situs zeigen.

 

was der Patient dann sehen muss, wenn er auf den Monitor schaut. Das Word Dokument kann er hingegen aufgrund der Größe nicht lesen.

Answer 4

Ich kann auch nicht verstehen warum die Dateien nicht verschlüsselt gespeichert werden und von tomedo dann on-the-fly wieder entschlüsselt werden.

Dazu müsste man sich halt mal davon trennen das ganze native Apple-Zeugs (Vorschau etc...) zu benutzen und einen PDF-Viewer in tomedo integrieren. Das wäre ohnehin viel Besser - dann könnte man per rechtsklick auch mal eine PDF faxen etc...

Auch ein Word-Wrapper und ein Jpeg-Viewer wären in diesem Zuge zu empfehlen.

Damit wäre man dann auch wieder Datenschutzkonform. Was man mit unverschlüsselten Dateien die einem sofort ins Auge springen wenn der Finder geöffnet wird ganz sicher nicht ist!!!

Comments

Finder > cmd+,

neue Finder-Fenster zeigen: nicht zuletzt benutzte anzeigen... 

 

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Die Dateien sind deswegen trotzdem unverschlüsselt und im Endeffekt frei zugänglich im Ordner. Den schwarzen Peter in Sache Datenschutz dann auf den Arzt abzuwälzen in dem man sagt: "der Zugriff auf den Lokalen Rechner sollte geschützt sein" ist wirklich nicht die feine Englische...

Ein Wink mit dem Zaunpfahl über das diesbezügliche Verhalten des tomedo-clients an den Datenschutzbeauftragen könnte uns User und Sie als Firma da alle zusammen in die Bredoullie bringen.

Wozu gibt es denn AES-NI etc. ? - in der Applewelt müsste man dazu sogar Zugriff auf fertige Filevault-Mechanismen haben.

Answer 5

Hallo BP,

sie können das sichtbare Speichern der letzten benutzten Dokumente "unsichtbar" machen:

- sichtbar unter Apfel->benutzte Objekte-

Die Zahl der gezeigten Dokumente kann unter Systemeinstellungen > allgemein > benutzte Objekte eingestellt werden: einfach auf "keine" Scrollen.

Macianer Gruß

Wkrause

Answer 6

ich habe mir jetzt die einstellungen unter arbeitsplatz/karteieinträge angesehen. die sicherung der daten im archiv-ordern habe und hatte ich nicht aktiviert. empfehlen sie denn das häkchen bei "löschen nach import"?

das habe ich bisher aktiviert. löst das das problem, von dem ich oben schrieb, aber demnach nicht...

ich bin irgendwie auf der suche nach dem richtigen weg, die daten vor verlust zu schützen einerseits (also vllt doch nciht löschen nach import) und datenminimierung und datenschutz andererseits.

Was empfehlen Sie? Löschen nach Import oder nicht? Was bewirkt das?

Diese eingescannten und erstellten dokumente aus tomedo scheinen ja nicht nur in tomedo zu sein, sondern noch woanders auf dem rechner verteilt. Noch woanders als in tomedo-cache? braucht man das dort? ist das nur der schnelligkeit halber dort? die richtige datei ist IN tomedo, ja? also in der gesicherten datenbank, ja?
(ich bitte zu entschuldigen, wenn meine fragen für  macianer zu unprofessionell klingen...)

Comments

(sorry, doppelt...)

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Für die Dateien in tomedo-cache glauben wir eine Lösung gefunden zu haben, dass diese nicht mehr im Finder angezeigt werden. Sollten Sie dann mit v1.58.1 mal probieren.

Für die File-Listener-Fragen bin ich leider nicht der Experte, aber ich denke, die Option 'Löschen nach Import' ist notwendig, wenn Sie die Scans nicht im Finder angezeigt bekommen wollen.

Zur Erläuterung: Die Gesamtheit der Dateien liegt auf ihrem Server. Wie oben beschrieben, werden betrachtete Dateien und aktuelle Dateien eines Patienten auf den client temporär heruntergeladen und im tomedo-cache-Ordner gespeichert. Beim tomedo-Basis-Daten-Laden (alle 3 bis 4 Tage) werden alle diese temporären Dateien gelöscht.