E Mail Versand über Tomedo Server?

Question

Habe zur Info über unseren Praxis Urlaub in der 1. Augustwoche an alle meine Patienten die eine Mail Adresse haben eine Serien Mail aus nTomedo versadt. Ich musste jetzt von verschiedenen Patienten erfahren, dass ein Teil der angeschriebenen Patienten erst diese Woche!!!! die Mail erhalten haben. Es waren ca 1400 Mails.

Gibt es dafür eine Erklärung?

Wenn das nicht zeitgleich funkioniert ist es für bestimmte Informationen die auf diesem Weg kommuniziert werden sollen völlig wertlos!

Dr. Marks

Answer 1

Gibt es dafür eine Erklärung?

Massenmails funktionieren in tomedo wie folgt:

1. am tomedo Client werden "tomedo-Emails" entsprechend mit Daten befüllt und in den Postausgang des E-Mail Kontos gelegt.
2. die Daten werden über den gleichen Mechanismus wie alle anderen Änderungen zum Server synchronisiert
3. am Server läuft ein Prozess, der die Postausgänge überwacht und regelmäßig echte Emails verschickt. Die zugehörige tomedo-Email landet dann im Gesendet Ordner

Für den Server Prozess existieren Limits wie viele Emails pro Minute, Stunde und Tag versendet werden dürfen. Die erlaubten Limits können vom Provider erfragt und in tomedo eingestellt werden. Vor dem Erstellen der Mails liefert tomedo eine auf den eingestellten Limits basiert Schätzung wie lange der Versand dauern wird. Die Dauer kann natürlich überschritten werden wenn die Verbindung zwischen Client und Server getrennt wird bevor alle Emails hochgeladen sind oder der Server ausgeschaltet wird bevor alle Emails verarbeitet wurden.

 

 

Wenn das nicht zeitgleich funkioniert ist es für bestimmte Informationen die auf diesem Weg kommuniziert werden sollen völlig wertlos!

Tatsächlich ist es umgekehrt: die meisten Provider haben einen eingebauten Spamschutz. Wenn sie zu schnell zu viele Emails erstellen, wird ihr Konto in der Regel (temporär) gesperrt. Emails, die danach versendet werden sollen, gehen verloren. Wenn Sie Pech haben, müssen Sie sich noch beim Provider melden um überhaupt wieder Zugriff auf ihr Konto zu bekommen. Die wesentlichen Teile der Architektur sind zwingend erforderlich um Massenmails erst praktikabel zu machen.

 

Comments

Vielen Dank für die ausführliche Info.  Jetzt bräuchte ich nur noch einen Tip wie man vorgehen soll, wenn man "Massenmails" sinnvoll verwenden kann? Soll man dann bei vorgesehenen 2000 Mails an 4 aufeinanderfolgenden Tagen je 500 verschicken? Oder soll hre Antwort bedeuten - "das geht eben nicht"...

Dass hier eine gewisse Schutzfunktion eingebaut ist wusste ich nicht  verstehe ich aber.

Aber gerade für eine "Masseninfo" an Patienten der Praxis ( was recht häufig sinn machen kann! - Corona-Info z.B.)  ist das doch der geeignetste und schnellste Weg. Soll man denn wieder Serienbriefe ducken? Wäre nett wenn Sie mir da noch auf die Sprünge helfen könnten.

Danke Dr. m.

Answer 2

Sehr geehrter Herr Dr. Marks,

die Beantwortung Ihrer Frage hängt von 2 Faktoren ab:

a) wie groß ist die Email bzw. Anhänge (wieviel Mails können Sie pro Tag verschicken / Upload))

b) welche Anzahl an Mails lässt Ihr Internet- / Emailprovider pro Tag zu

Wir hatten den Fall bei einem Kunden der bei 1und1 / ionos ist. Da ist < 500 Mails am Tag die Grenze. Die Email selber hatte nur Text und das Praxislogo als Inhalt, 290 KB. Wir haben dann 400 Mails pro Tag (damals noch von Hand ausgewählt) losgeschickt. Dieses beginnend 10 Tage vor dem Start des Urlaubs. Der Charme dieser Lösung lag auch darin, dann wir genügend Zeit hatten, die Rückläufer zu identifizieren und Datenpflege zu betreiben.

Wir selber haben einen PDF Flyer zu unserem Corona Tastaurschutz für Apple Tastaturen verschickt. Hier waren nur 50 Mails am Tag sinnvoll, weil wir uns sonst alles (Internet, VOIP, VPN) blockiert hätten.

Mit freundlichem Gruß

Axel Tubbesing

tubbeTEC GmbH - IT-Services für Ärzte