Wie verwaltet man am besten Patientenguthaben (Portokosten) in tomedo?

Question

Liebe tomedo-Nutzer,

wie handhabt man am besten Portokosten in tomedo?

Bei Privatpatienten kann man diese ja einfach in Rechnung stellen.
Bei Kassenpatienten lassen wir uns die Portokosten für Wiederholungsrezepte von den Patienten vorab auslegen, aber wie vermerke ich das in tomedo?
Optimalerweise sollte das vorhandene Guthaben in den Patientendetails angezeigt werden. Hier gibt es ja die Guthaben-Funktion, mit der man zwar die Einzahlung vermerken kann, aber verwenden kann man es ja nur in Rahmen einer Privatrechnung, wenn ich das richtig verstanden habe. Und ein Kassenbuch möchte ich für die Kleinbeträge eigentlich nicht extra anlegen.

Danke und herzliche Grüße,
Thorsten Kühner

Answer 1

Hallo Herr Kühner,

ja, das Guthaben funktioniert nur für Privatrechnungen. Ich dachte aber, dass Sie bei Kassenpatienten die Portokosten mit der Ziffer 40110, siehe https://www.kbv.de/tools/ebm/html/40110_2901603508003540895328.html, erstattet bekommen. Korrigieren Sie da gerne meine Gedanken, weil ich kenne mich zwar mit dem Guthabensystem in tomedo aus, weil ich es gebaut habe, jedoch nicht so mit den Ziffern und der gesetzlichen Abrechnung.

Mit freundlichen Grüßen

Comments

Hallo Herr Pamperin,

ja, durch die 40110 gibt es eine Kostenpauschale für das Versenden von schriftlichen Befunden. Allerdings ist der pro Quartal erstattete Gesamtbetrag gedeckelt und reicht bei weitem nicht für das normale Portoaufkommen aus.

Wir machen es deshalb so, dass wir unsere Arztberichte, Befunde usw. mittels der 40110 abrechnen, das Zusenden von Wiederholungsrezepten aber durch den Patienten bezahlen lassen. Oftmals hinterlegen sie bei der ambulanten Vorstellung dann den entsprechenden Betrag.

Das Guthabensystem wäre super dafür geeignet, wenn man unter "Verwendung" auch wieder Teilbeträge ausbuchen könnte, ohne dafür extra eine Rechnung erstellen zu müssen.

Viele Grüße

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Der Deckel ist das eine, aber für den Versand von Rezepten, Überweisungen etc. an Patienten darf die Ziffer schlicht nicht abgerechnet werden, die ist nur für den Versand von Arztbriefen erlaubt. Ich weiß nicht, ob solche Kleinbeträge je von der KV geprüft werden, aber ich bleib lieber clean...

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Wir benutzen tatsächlich die Guthaben Funktion ausschließlich für Kassenpatienten um Portokosten abzurechnen. Kopien von Arzrbriefen oder Befunden rechnen wir über die KV ab. Als Hausärzte müssen wir eine große Menge an Rezepten ausstellen. Und viele Patienten wünschen, dass diese in die Apotheke vorab gefaxt werden und dann per Post verschickt werden. Diese Kosten rechnen wir über das Guthaben Konto ab ( bei uns Voraussetzung um Rezepte zu faxen bzw. per Post zu schicken). Da dieser Prozess sehr aufwändig ist (faxen, Faxaudruck prüfen, Faxaudruck archivieren) und wir immer die Schuldigen sind wenn ein Rezept in der Apotheke verschlammt wird, rechnen wir auch eine pauschale Verwaltungsgebühr von 2€ ab. Dies soll die Patienten motivieren ihre Rezepte gesammelt zu bestellen. Deswegen wäre ein Ausbau der Guthaben Funktion sehr hilfreich.  Konkret:

- Ermöglichung von Aktionsketten um z.B feste Beträge abzubuchen

- Möglichkeit zur Erstellung von festen Abbuchungstexten zur Auswahl

- Zugriff zu den Textbausteien

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Ja, ich hätte das auch sehr gerne. Das ist ein furchbares gefitzel mit den Portokosten, kann in einer Hausarztpraxis aber auch nicht ignoriert werden, weil 85 Cent mal x dann eben doch ganz schön viel Geld ist. Und wie oben schon geschrieben dürfen wir nur Briefe an Kollegen per KV Ziffer abrechnen, Briefe an Patienten zahlen wir voll selber - es sei denn man möchte Abrechnungsbetrug machen. So ein Taschengeldkonto mit klickbaren Favoriten (Porto bis 20g, Port Großbrief, Kopie etc.) wäre der Traum...

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Sehr geehrte Internisten-Laufach, sehr geehrter Herr Erich,

zu Ihren Vorschlägen:

1. Ermöglichung von Aktionsketten für feste Beträge: Das können Sie, wenn Sie eine Leistung anlegen, z.B. Portokosten und diese dann per Aktionskette auf eine Rechnung schieben. Die Rechnung können Sie dann gänzlich mit dem Guthaben begleichen. Ich schlage sogar vor, dass Sie für diese Rechnung extra einen Rechnungstyp anlegen, damit sie nicht Ausversehen normale Leistungen damit verrechnen.

2. Ich bin mir nicht ganz sicher, was sie mit Abbuchungstext meinen. Es gibt beim Guthaben eigentlich drei Funktionen, die Einzahlung durch den Patienten, die Auszahlung an den Patienten und die Verrechnung von erbrachten Leistungen mit dem Guthaben des Patienten. Die ersten beiden Funktionen sind in den Patientendetails, letztere in der Privatrechnung. Texte für Buchungen können Sie nur bei den Ein- und Auszahlungen angeben. Kann es sein, dass sie statt der Verrechnung des Guthabens über eine Rechnung das Guthaben stückweise auszahlen, weil dann auch das Guthaben sinkt? So ist das nicht von uns gedacht und ich bin mir auch nicht sicher ob das so legal ist. Die Auszahlenfunktion soll tatsächlich dafür genutzt werden, dem Patienten sein Restguthaben auszuhändigen, deshalb wird bei der Angabe eines Kassenbuchs auch der spezifizierte Betrag aus diesem ausgebucht und deshalb heißt der Button auch „auszahlen“. Abgesehen von meiner Befürchtung, könnte man für die beiden Freitexte beim Ein- und Auszahlen ihren Wunsch umsetzen und ich werde dafür ein Ticket anlegen.

3. Ich vermute, Sie meinen hier auch die beiden Freitexte für die Ein- und Auszahlung. Ich werde auch hier ein Ticket dazu anlegen.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

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Hallo Herr Pamperin,

ich habe folgendes Problem. Wir nutzen das Guthaben bei Vorauszahlungen z.B in bar. Gerne möchte ich vor dem Druck das Guthaben zum begleichen verwenden und dieses dann auch entsprechend in einem Briefkommando für den Patienten sichtbar machen. Also die Rechnung wurde vollständig mit Guthaben x beglichen. Restguthaben x. Leider finde ich dazu kein Briefkommando bzw. habe zu wenig IT Kenntnis um es mir möglicherweise selbst zu erschließen. Können Sie da helfen? Viele Grüße Gerome Ittstein

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Schauen Sie mal hier da wird Ihre Frage beantwortet.https://forum.tomedo.de/index.php/66074/briefkommando-guthaben?show=66074#q66074 

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Hallo zusammen,

 ich komme noch mal an das Thema zurück. Ich finde die Ideee mit dem Guthabne gut mit viel Ausbaupotenzial. Die Idee von Herrn Pamperin eine Aktionskette über das Anlegen einer Rechnung von ist zwar ein möglicher Umweg jedoch für kleine Beträge zu umständlich. Wir möchten auch nicht für Kleinbeträge (wie Porto) immer eine Rechnung sondern ein Beleg drucken. Dies ist über die Aktionskette nicht möglich. Wünschenswert wäre auch, dass man beim Guthaben (wie bei den Rechnungen) Muster anlegen konnte (z.B. Porto) mit festem Betrag und Freitext die man per Aktionskette aktivieren könnte.

Und noch ein Wunsch. Es wäre schön wenn mann bei der Patientenkartei, im Bereich "Patient" an der linken Seite des Karteifensters die Möglichkeit hätte das Guthaben zu sehen.

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Ja, geht mir genauso, die Funktion ist doch schon da, ist das wirklich so aufwendig da auch eine Portokasse draus zu machen? Die Lösung mit den Aktionsketten etc. ist tasächlich sehr kompliziert und nicht praktikabel

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Sehr geehrter Herr Kokkalas, sehr geehrter Herr Erich,

ich halte Muster für eine sehr schlechte und äußerst aufwändige Idee. Die Funktion existiert dafür nicht wirklich, weil Rechnungsmuster auf dem Datenobjekt „Privatrechnung“ basieren und das Guthaben auf dem Datenobjekt „Teilbetraege“ (falls Sie mit der tomedo-Statistikfunktion experimentieren). Das ist also der berühmte Äpfel-und-Birnen-Vergleich, nur das das hier nicht mal beides Obst ist. Wenn ich Sie richtig verstanden habe, wünschen Sie sich bei der Ein- und Auszahlungsfunktion, dass Sie die Freitexte nicht mehr gänzlich von Hand schreiben müssen. Ist das korrekt? In dem Fall würde ich Textbausteine bevorzugen und ich mache dazu jetzt gleich auch ein Ticket, weil ich das für sinnvoll halte. Dabei ist der Aufwand auch so überschaubar, dass wir das auf jeden Fall machen werden. Das andere eher nicht.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

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Danke füe die Antwort Herr Pamperin.

Ich verstehe die Problematik mit dem Muster. Es wäre trotzdem eine sehr große Hilfe wenn mann zusätzlich zu den Textbausteinen über Aktionsketten auf die Guthaben Funktion zugreifen könnte auch wenn es nur dabei geht das entsprechende Fenster zu öffnen. Oder als vielleicht einfachere Lösung, dass man das Guthaben auf der Patientenkartei sehen kann und von dort auch zugreifen kann ohne, dass man erst in die Patientendetails und dann nochmal auf Guthaben anklicken muss.

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Sehr geehrter Herr Kokkalas,

es gibt auf Ihren Wunsch hin bereits ein Ticket zum Thema Guthaben und Aktionsketten. Ich kann Ihnen bloß nicht sagen, wann wir das angehen. Zur Zeit ist es ein bischen eng.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

Answer 2

Ganz einfach - am Besten gar nicht

Für diese Art Tätigkeit erhalten wir nicht einmal den Verwaltungsaufwand erstattet.  Deshalb beschäftige ich mich nicht damit, wie ich mir noch mehr Verwaltungsarbeit mache, indem ich irgendwelche Guthaben der Patienten dann auch noch kostenlos verwalte. Tomedo könnte mir zwar dabei helfen den Aufwand zu reduzieren, aber einfacher ist es, gar keinen Aufand damit zu haben. Bei meinen Verordnungen handelt es sich um Hilfsmittel sowie Physiotherapieverordnungen weshalb das e-Rezept gar kein Thema ist.

Jeder Anwalt rechnet seinen Verwaltungsaufwand mit Pauschalen ab. Der stellt jedes Mal eine Pauschale von mindestens 10 - 20 Euro in Rechnung für Telekomunikation, Porto und Kopiekosten.

Ich halte es so, dass jeder sein Rezept auf dem Postweg erhält. Die Patienten haben dabei den Aufwand, indem Sie mir den Auftrag schriftlich erteilen und einen Freiumschlag beifügen müssen. Alternativ können die Verordnungen persönlich abgeholt werden. Auf dem Amt muss man schließlich seine Unterlagen auch selbst abholen. Die schicken mir nur etwas, wenn sie das entweder bezahlt bekommen oder etwas von mir wollen. Solange wir uns ständig unter Wert verkaufen, kann niemand verlangen, dass wir diesen Aufwand nicht nur unentgeltlich erbringen sondern im Gegenteil noch zusätzlichen Aufwand dafür betreiben, der Einsatz meiner MFA ist ja auch nicht umsonst.

Comments

Hallo.

Wir haben im hausärztlichen Bereich sehr viele schlecht mobile, alte Patienten, die nicht gut in die Praxis kommen können und für den Versand von Verordnungen oder Dokumenten gerne Portogeld hinterlegen. Für uns ist es eine große Hilfe und wir sind von den früher hinterlegten Umschlägen oder gar Briefmarken durch das Patientenguthaben weggekommen. Eine gute Sache!

Dennoch hätten wir eine Bitte an Herrn Pamperin für eine bislang fehlende Funktionalität:

Es wäre sehr hilfreich, wenn es eine Statistikfunktion zur Abfrage vorliegender Patientenguthaben gäbe. Ein einfaches Anwendungsbeispiel: neulich verstarb eine Patientin von uns mit noch 19,xx Euro vorliegendem Guthaben. Sowas möchten wir den Angehörigen nicht schuldig bleiben und mit einer statistischen Abfrage wären solche Dinge über alle Patienten hinweg schnell erfassbar.

Wäre das einzurichten?

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Sehr geehrter Herr Väth,

es existiert sogar bereits ein Ticket für den Wunsch nach Statistiken für Guthaben. Ich habe Ihre Anfrage dort notiert. Ich kann Ihnen leider nicht sagen, wann wir dieses Thema angehen.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin