Rechnungsdruck - Ideen für Optimierungen

Question

Liebes Tomedo-Team,

beim quartalsweisen Druck der Privatrechnungen sind bei uns Wünsche aufgetaucht, die das Leben angenehmer machen würden.

1. Unterstützung des Duplex Drucks im pdf-Druck, docx-Druck. Dazu müsste bei einer ungeraden Anzahl der Seitenzahl eines Rechnungsdokument, eine Leerseite eingefügt werden. Derzeit behelfen wir uns dadurch, dass Tomedo nur die pdf-Datein erzeugt und wir die Dateinen dann per Finder undMassenauswahl auf einmal Drucken.

2. Bei säumigen Zahlern wäre es toll, wenn man gleich mit der Erinnerung / Mahnung eine Kopie der Rechnung mit ausdrucken könnte. Die meisten Patienten "finden" irgendwie die Rechnung bei Erinnerung nicht mehr und fordern an. Derzeit muss ich die Rechnung vor Erhöhung der Mahnstufe drucken. Eine Kopie ohne Original zu drucken ist mir nicht gelungen (geht das?). Und dann kann ich nach Erhöfung der Mahnstufe die Erinnerungen/Mahnungen drucken. Jetzt muss ich noch die Rechnung(s-kopie) und Mahnung der Patienten zusammensortieren, da ich ja einen Stapel mit Mahnungen und einen mit Rechnungen produziere.

3. Reihenfolge des Rechnungsdrucks nach alphabetische Sortierung der Patientennamen zur Portooptimierung. Derzeit behelfen wir uns dadurch, dass wir Tomedo die pdf-Dateien der Rechnungen erzeugen lassen und per Skript die Dateinamen ändern, so dass der Nachname führend im Dateinamen ist und somit nach dem Nachnamen für den Druck sortiert werden kann. Das mag vielleicht bei den heutigen Portopreisen nicht mehr ganz zeitgemäß sein, aber dabei kontrolliert die Ärztin gleich nochmals die Rechnungen (grobe Auffälligkeiten ...).

Herzlichen Dank für die Rückmeldung und liebe Grüße

Stefan Enzensberger - Praxis Dr. Uta Enzensberger - FÄ für Kinder- und Jugendmedizin - Mering

Answer 1

Die Vorschläge wären eine große Erleichterung für die Arbeit mit den Privatrechnungen!

Alleine das erneute Ausdrucken einer einseitigen Rechnung auf Logo-Briefpapier (z. B. um sie der Mahnung beizulegen) hat mich schon viele Nerven (und Papier) gekostet. Und bei mir wird dabei immer eine Kopie mit ausgedruckt, auch wenn "Original + 0 Kopien" angegeben wird.

Comments

Eine Rechnung erneut ausdrucken kann man in den Rechnungsdetails beim Reiter Drucken und dann auf das Druckicon.

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Das habe ich versucht, bei einseitigen Rechnungen landet diese dann aber mangels Duplex-Druck immer auf der Rückseite des Logo-Briefpapiers...

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Ah, ich hab nicht konzentriert gelesen und dachte in eine ganz andere Richtung.

Answer 2

zu 1.: Das geht für pdf-Druck, indem Sie in den Einstellungen unter Arbeitsplatz->Briefschreibung->Allgemeines den Haken bei "Duplexdruck" setzen. docx-Druck wird nicht mehr weiterentwickelt und wir raten davon ab, diesen zu benutzen.

zu 2.: Rechnungskopie und Mahnung zusammen ausdrucken geht leider nicht automatisch. Wenn Sie aus der Rechnungsverwaltung heraus erst die Rechnungskopien und dann die Mahnungen für exakt die gleichen Patienten in der gleichen Sortierung drucken, können Sie sich zumindest das händische Sortieren sparen und müssen nur jeweils die obersten Blätter der Stapel zusammenfügen.
Nur Kopien zu drucken geht in der Rechnungsverwaltung leider nicht.

zu 3.: Dafür können Sie in der Rechnungsverwaltung vor dem Druck einfach nach der Spalte "Nachname" sortieren.

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Der Haken bei "Duplexdruck" ändert leider nichts am Problem beim erneuten Ausdrucken einer einseitigen Rechnung.

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Hallo Herr Bürger,

vielen Dank für Ihre Tipps. Das Resultat habe ich im folgenden beschrieben und evtl. haben Sie mir noch einen Tipp (s. weiter unten).

Arbeitsplatz->Briefschreibung->Allgemeines den Haken bei "Duplexdruck" setzen, löst mein Problem mit dem Duplex-Druck.

Die Sortierreihenfolge des Ausdrucks erfolgt in der Sortierreihenfolge der Arbeitsliste in der Übersciht Privatrechnung.

Vielleicht haben Sie mir noch einen Tipp bezüglich des Drucks einer Rechnungskopie ohne Orignal (für Erinnerungsschreiben und Mahnungen?).

Viele Grüße

Stefan Enzensberger - Praxis Dr. Uta Enzensberger - FÄ für Kinder- und Jugendmedizin

Answer 3

Sehr geehrter Herr Enzensberger,

lieben Dank für Ihr Feedback! In der Tat ist es so, dass wir uns in letzter Zeit Gedanken über das Drucken von Rechnungen gemacht haben und erste Planungen für generelle Verbessungen betreiben. Von daher kommt ihr Feedback hier genau zur richtigen Zeit!

Zu Ihren Punkten:

Den ersten Punkt habe ich an unsere Testabteilung gegeben, weil ich eigentlich der Meinung war, dass das geht. Falls das nicht der Fall sein sollte, werde ich ein Bug-Ticket dazu erstellen und das würden wir auch umsetzen.

Aus Ihren zweiten Punkt werde ich ein Wunschticket erstellen. Tatsächlich wurde dieser Wunsch wohl schon von mehreren Praxen geäußert. Die Notlösung, die ich Ihnen anbieten kann, ist, dass sie den Vorlagen ihrer Mahnungen die Rechnungsvorlage hinzufügen, sodass Sie ein Dokument mit Rechnung und Mahnung haben. Ich sehe aber warum das nicht unbedingt elegant ist.

Ihren dritten Punkt könnten wir natürlich umsetzen aber ich verstehe leider nicht den Zusammenhang zwischen Dateinamen und Portooptimierung. Würden Sie mich hier bitte aufklären?

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

Comments

Hallo Herr Pamperin,

mit der Rückmedlung von Herrn Kühner funktioniert der pdf-Duplex-Druck.
(Arbeitsplatz->Briefschreibung->Allgemeines den Haken bei "Duplexdruck" setzen, löst mein Problem mit dem Duplex-Druck.)

Die Sortierreihenfolge des Ausdrucks erfolgt in der Sortierreihenfolge der Arbeitsliste in der Übersciht Privatrechnung. Die "Portooptiemierung" erfolgt durch Zusammenfassen von Geschwistern - also ein Brief für 2 oder 3 Patienten. Macht aber nur Sinn, wenn man wie bei meiner Frau die Rechnungen nochmals vor dem Kouvertieren prüfen will. Ansonsten ist es günstiger einen Druck und Kouvertierservice zu nutzen .....

Der Druck einer Rechnungskopie ohne Orignal mit dem Erinnerungsschreiben bzw. der Mahnungen wäre eine prima Sache. An die Notlösung habe ich auch schon gedacht. Aber mit Openoffice und Barcodes ist das Anpassen der Vorlagen so ein gefummel, dass ich die Arbeit bisher gescheut habe ...

Viele Grüße

Stefan Enzensberger - Praxis Dr. Uta Enzensberger - FÄ für Kinder- und Jugendmedizin

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Sehr geehrter Herr Enzensberger,

lieben Dank für ihre Ausführungen! Daran habe ich tatsächlich nicht gedacht :-)

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

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EDIT 14.12.2023

Ich habe eine Privatnachricht von Herrn Enzensberger erhalten - vielen Dank.

Nach dem "Steuererleichterungsgesetz" müssen eindeutige Rechnungsbelege (RG Nummer ist hier als eindeutig anzusehen) und die nicht verändert worden sind, nicht mehr mit "KOPIE" gekennzeichnet sein.

Die folgende Nachfrage erübrigt sich damit. Vielen Dank!

 

Sehr geehrte Herren,

wir erhalten auch regelmäßig die Anforderung, dass eine Rechnungskopie (oft per Email nachgesendet, weil verloren) angefordert wird. Eine Rechnungskopie per Email zu senden oder zu drucken geht nur umständlich mit Wasserzeichen.

Nach der steuerrechtlichen Gesetzgebung darf eine Rechnung nur einmalig ausgestellt werden (insb. bei Umsatzsteuerausweis), Zweitdrucke oder Kopien sind immer entsprechend zu kennzeichnen, was aktuell nur sehr schwierig zu handeln ist. Bitte beachten Sie dies freundlicherweile in Ihren Überlegungen, ob dies im Workflow besser zu handhaben ginge.

Besten Dank und freundliche Grüße

Michael Mildner

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Wir haben doch noch einen Wunsch.

Wir versenden alle Rechnungen sehr einfach über das Druck Rechenzentrum der Deutschen Post.
https://www.deutschepost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/epost-mailer-lp.html

Dazu werden die Rechnungen einfach als PDF Datei kreiert und ins Rechenzentrum der Deutschen Post hochgeladen. Druck, Kuveriertung und Frankierung geht alles vollautomatisch und ist datenschutzkonform.

Der einzige Nachteil: Privatpatienten wünschen sich noch immer 2 Ausdrucke der Rechnung, um diese an die Versicherung weitergeben zu können. Dies hatten wir schon einmal beim Support angefragt. Ideal wäre, wenn beim PDF generieren die Rechnung in einer PDF Datei entweder 2 x hintereinander in einer Datei herauskommt oder beim Export die Rechnung 2 x exportiert wird. Das Rechenzentrum kann die Rechnungen an gleiche Empfänger (Erkennung durch Pat.ID) wiederum zu einem Brief auch automatisch zusammenführen.

Das entsprechende Feld mit "Kopie" beim Privatrechnungsfenster kreiert nur leider eine PDF Datei:

Wir haben diese Versandverfahren nun seit knapp einem dreiviertel Jahr am Laufen, sind super zufrieden, spart unendlich viel Zeit und die Portokosten sind inkl. Material sogar noch etwas günstiger als beim Einzelkauf.

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Und in diesem Zusammenhangi ist uns noch etwas beim Druck aufgefallen.

Wir haben aktuell 5-stellige Patienten IDs - kurz vor 6-stelliger Zahl.

Beim Druckaufruf der $[pid]$ wird bei einer vierstelligen Nummer diese ohne führende Null ausgegeben:

tomedo = Druckergebnis

1234 = 1234 vierstellig

56789 = 56789 fünfstellig

102345 = 102345 sechsstellig

Beim automatisierten Auslesen von PDF-Rechnungen im Druckrechenzentrum bedarf es eines eindeutigen Textstrings mit exakt definierter Länge, sonst funktionieren bestimmte Verfahren nicht. Ist es möglich je nach Gesamtlänge die Pat.ID. mit führenden Nullen aufzufüllen (maximal Länge gibt die höchste ID Nummer vor)?

tomedo = Druckergebnis

1234 = 001234 sechsstellig

56789 = 056789 sechsstellig

102345 = 0102345 sechsstellig

Herzlichen Dank bei der Mithilfe für digitalsierte Workflows. 

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nur so als Idee und work around: Wenn Sie einfach den Rechnungsnummerbeginn auf 10.0000 stellen? Ich glaube da gibt es eine Einstellungsmöglichkeit in der Rechnungskreisverwaltung...

dann hätten Sie ja noch einige Nummer frei bei zur 7 stelligen Nummer ;-)

Grüße CS

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Wir benötigen zum Zusammenführen von Schreiben eine eindeutige ID Nummer um den Empfänger erkennen zu können, die Rechnungsnummern sind nicht das Problem und ändern sich ja, daran kann man den Empfänger nicht erkennen.

Das gleiche ist oft auch beiom Export an den Steuerberater, der die gleichen Erkennungsfilter verwendet und oft auch über die unterschiedlichen Längen Pat-Id-Längen (=Kundennummern) stolpert.

Danke für den Vorschlag.

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Ups, Entschuldigung - wer lesen kann... klar Sie meinen die Patienten-ID und nicht die Rechnugs-ID. Da habe ich leider keine Idee....

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Wir haben übrigens die Rechnungsduplikate seit Umstellung auf Tomedo seit dem Q3/22 einfach weggelassen.

Es gab nur eine einzige kleine Nachfrage. Wohl schicken die meisten die Rechnungen inzwischen per Foto und App an die Versicherung ....

Einzig kommt es vor ca. 1x im Quartal vor, dass wir im Falle des gemeinsamen Versendens von 2 Rechnungen (bei zwei Kindern aus einer Familie) eine Rechnung nicht gezahlt bekommen. Macht der Gewohnheit wird die 2te Rechnung wohl für eine Kopie gehalten ....

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Hallo Herr Mildner,

das Voranstellen von 00 könnte mit dem if-Kommando als workaround funktionieren.

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Unsere Praxis bekommt leider eine Menge Beschwerden, dass nur ein Ausdruck der Rechnugng zugesendet wird. Man hätte eine Kopie diese zur Versicherung zu senden. Das betrifft nicht nur ältere Patienten (wo es erfreulich eine wachsende Anzahl digital fitter Senioren gibt), aber auch wundersame oft Personen aus dem Digitalzeitalter. Wir sind also aufgefordert worden Wege zum Druck zu finden, den wir natürlich, wie oben beschrieben, soweit als möglich automatisiert laufen lassen.

Das if-Kommando probieren wir aus. Danke für den Tipp!!!!!