In Ungarn gibt es einen Spruch: "Angst haben ist besser als sich zu erschrecken"
Warum ich gerne die buchhalterische Revisionssicherheit der Patientenakte hätte hat mehrere Gründe:
1. Zollsoft informiert nicht. Es weiss mitlererweile genau, dass das Aufbewahren von Ausgangsbelegen also den Tomedorechnungen und Kassenbüchern und deren Belege beim StB und digital in Tomedo nicht ausreicht. Hier greift ganz sicher die Revisisonssicherheit des Finanzamtes. Ich bin mir sicher, dass hunderte Praxen nur noch rein digital arbeiten und Rechnungen nur in Tomedo speichern Kein Hinweis von Zollsoft, dass fiscal Tomedo nicht ausreicht, es muss ein revisionssicheres DMS her oder das Papier aufbewahrt werden. Das ist unstrittig, das erklärt ihnen gerne Herr RA Frotscher auch, dass eine Verfahrensbeschreibung her muss und man Tomedo nicht als revisionssicheres DMS beim Finanzamt beantragen kann.
2. Zollsoft hat wenig Ahnung von der Materie und macht Fehler. Wie auch, wir hatten auch kein Fach Wirtschaftsrecht im 8. Semester wobei das langsam notwendig wird. Sie informieren sich so gut sie können aus dem Internet. Ich muss ihnen sagen, dass sie aus versehen Medizinprodukte basteln, Bruttopreise sind weiterhin ein Witz, mit der MwSt Umstellung hat kaum einer 2x die Konversion des Materials durchgeführt und falsch abgerechnet oder rechnet immer noch falsch. Veränderbare Rechungen, auf die falsch ausgewiesene Mwst bei Netto Rechnungen mit Bruttopreisen musste ich damals hinweisen, immer noch keine Umsetzung der DSGVO wenn Dokumente Tomedo verlassen.
3. Zollsoft hat wenig Verantwortung ausserhalb der KBV Vorgaben. Es ist schwer Zollsoft wegen eines Fehlers zur Rechenschaft zu ziehen. So war es bei uns mit der damaligen Kodierbarkeit von Belegarztpositionen auf dem normalen Schein. Wir haben 8000 Euro Gewinn, nicht Umsatz, verloren, von einem Vorgehen gegen Zollsoft wurde uns abgeraten, würde zu nichts führen. War ja auch unser Fehler, oder Zollsoft?
4. Die Praxen werden digital, das Papier fällt weg von Hybrid wird auf digital umgestellt. Die Lemminge mit Knebelvertrag bewegen sich hier auf dünnem Eis. Welche Unterlagen benötigen Unterschriften auf Papier, welche nicht, welches Papier darf weggeschmissen werden, was muss man aufbewahren. Macht man hier Fehler kann das teuer werden. Nicht jetzt, sondern erst in Jahren. Das recht fäschungssichere Papier wird durch die digitale Akte ersetzt. Hier kommt Tomedo ins Spiel und wird für uns plötzlich wichtiger den je. Die Programmierer die keine Verantwortung wollen, sollen uns rechtlich und wirtschaftlich schützen, na dann, viel Spass.
5. Wir haben in 14 Jahren Niederlassung einiges erlebt. Von der Bank die uns ohne Aufklärung das Geld für die Praxisneugründung erst gab als wir ohne Aufklärung eine Highrisk Rentenversicherung abschlossen und dies uns von anderen Banken bei der Umschuldung erklärt wurde. Die Angestellte die nach Kündigung, weil sie mit Patienten gesprochen hat wie mit ihrem Hund, uns bei der Regierung Oberbayern und dem RKI angezeigt hat die dann morgens um 7:30 in der Praxis zu Begehung mit schwersten Vorwürfen standen. Der Steuerberater der dekompensiert ist und ein Jahr lang Anfragen vom FA nicht beantwortet hat die uns dann einfach mal 60.000 Euro abgezogen haben und wir freiwillig nach einer Prüfung fragten in der es jetzt ganz aktuell um alles geht nur nicht um die Schätzung. Da sind wir auch beim Punkt den ich eigentlich erst erzählen wollte wenn es abgeschlossen ist. Wir waren haaresbreit von der Prüfung der Revisionssicherheit entfernt. Das FA zweifelt aktuell unsere Diagnosen an und die Heilbehandlung. Beispiel tubuläre Brust als Malformation oder abstehende Ohren und da hätte laut FA MwSt erhoben werden sollen. Sie bezeichnen uns auch als Schönheitsärzte mit unseren 300 Tumorpatienten im Quartal und zitieren Facebookauftritte vom Brustimplantathersteller statt die Kammer zu fragen. Sie haben 60 Karteieauszüge gefordert die ich in 10 Stunden Arbeit geschwärzt habe weil Tomedo eben kein DSGVO kann. Anfangs wollten sie das Schwärzen der Namen gar nicht akzeptieren und drohten uns mit der Kontrolle von revisionssicheren Emails (die wir haben) und was sie alles mitnehmen dürften. Das Problem kann existenziell werden. Ich muss hoffentlich nicht erklären was der einzige nächste mögliche Schritt nach dem Karteiauszug ist. Auf Zollsoft vertrauen? Siehe Punkt 2 und 3.
Also bitte ich mir nachzusehen wenn ich für den nächsten Tanz mit dem nächsten Amt gerne Schuhe anhaben möchte. Ich finde es sehr bedenklich, dass wenn Zollsoft hier nicht vorarbeiten will, nicht falsch verstehen, ich verstehe das, die Umsetzung der Revisionssicherheit (nicht 630f) würde viel Programmierleistung erfordern und es ist noch nicht klar ob wirklich notwendig oder nicht. Mir aber keine Möglichkeit geben die Patientenkartei automatisiert regelmässig zu exportieren ist nicht in Ordnung. Ich möchte das tun und hier eine Sicherheit haben, kann aber nicht, weil der Aufwand enorm wäre. Alles was ich brauche ist 7 Tage der in den letzten 7 Tagen geänderten Karteien mit aktionen/export zu speichern und einmal alle Karteien. Ich kann mit der Statistik nach diesen Karteien suchen aber ich kann sie nicht automatisch exportieren. Ich will meine Karteien selbst verwalten so wie ich es für richtig halte aber Zollsoft lässt mich nicht. Was die anderen Praxen machen ist mir egal, kann jeder selbst entscheiden ob sie den Kopf in den Sand stecken oder sich umsehen.
PS: 6. Die Digitalisierung ist aktuell schnell unterwegs. DSGVO, TI Telematik, TSE Kasse, GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) wird zu GoBD. Wofür steht das D? Digital? Es ist eine Frage der Zeit bis gemerkt wird, dass in § 147 Abs. 1 AO Absatz 1 das Wort Aufzeichnung auftaucht
https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html. Wir oben erwähnt wühlt das FA schon darin. Ich sehe keinen Grund die ordentliche digitale Buchführung nicht auf unsere Karteien anzuwenden.