Buchungen einlesen: Verbesserungsvorschläge/Wünsche (v1.128.0.7)

Question

Vielleicht kann man hier mal sammeln. Zunächst mal: läuft jetzt flott und ziemlich gut, aber natürlich nicht immer.

Ich habe 4 Punkte (v1.128.0.7)

1) manchmal schreiben Patienten die falsche Rechnungsnummer auf die Überweisung. Falls das zufällig passt wird eine falsche Rechnung gebucht. Es wäre gut wenn man das wieder rückgängig machen könnte.

2) wenn man nicht automatisch gebuchte Rechnungen manuell korrigiert, wird der dann korrigierte Eintrag irgendwo einsortiert und nicht dort wo er vorher stand, das ist ausgesprochen irritierend.

3) manchmal möchte man einen gebuchten Eintrag noch einmal anschauen, das geht aber nicht. Bitte so ändern, dass man auch bei gebuchten Einträgen den Verwendungszweck immer noch prüfen kann.

4) Nicht selten überweisen Patienten mit einem Betrag für zwei verschiedene Rechnungen und geben auch beide Rechnungsnummern an. Es wäre schön wenn es dafür eine Lösung gäbe.

Comments

Punkt 4 hatte ich glaub schon mal mit zollsoft diskutiert. Das ist wohl technisch sehr schwierig, damit es nicht zu Fehlzuordnungen kommt.

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Lieber Herr Cepin, danke für diese Initiative!

Ich finde auch, dass dieses sehr wichtige Instrument (ich habe eine Privatpraxis und demnach zu 100% PR) optimierungsbedürftig ist. Meine Beobachtungen sind nach dem aktuellen update folgende:

1) Positiv: Es funktioniert überhaupt wieder:-) In der letzten Version ging gar nichts...

2) Ich habe immer einige Buchungen, die zwar richtig zugeordnet werden und die Rechnung als bezahlt markiert. ABER: sie werden nicht in das Kassenbuch "Überweisung" eingeordnet (sind dann gelb hinterlegt mit Warmung). Stört mich nicht wirklich, weil ich das nicht nutze, aber ist m.E. ein Bug, den es zu beheben gilt.

3) Neu in der aktuellen Version (heutiges update) sind ein paar Rechnungen dabei gewesen, die Tomedo rot markiert als nicht zuzuordnen. Wenn wir dann in die Kartei gegangen sind, war die RE. aber als bezahlt markiert! Ist vom Ergebnis nicht schlimm, nur eine störende Mehrbeschäftigung durch die falsche Fehlerzuordnung.

Viele Grüße,

Heinz Gärber

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Sehr geehrter Herr Gärber,

vielen Dank für Ihr Feedback.

zu 1) so großartig anders ist der Algorithmus nun nicht. Das ging sicher auch in der letzten Version. Der große Unterschied ist, dass nun sehr alte Rechnungen standardmäßig ignoriert werden. In der letzten Version wurden Ihnen aber mindestens Rechnungen zur Auswahl vorgeschlagen.

zu 2) So Sie die Farben für Hinweise (blau), Warnungen (gelb) und Fehler (rot) nicht geändert haben, ist die einzige Warnung, die der Buchungsimport generiert, dass eine Rechnung bereits mittels Buchungsimport bezahlt wurde. In dem Fall wird auch keine Buchung in ein Kassenbuch veranlasst. Dazu muss aber die Buchung die selben Eckdaten (Buchungsdatum, Valutadatum und Geldbetrag) haben. Das ist an dieser Stelle ein Feature, um zu verhindern, dass Sie bei einem doppelten Einlesen einer Buchungsdatei plötzlich doppelt so viel Geld in einem Kassenbuch haben. Ich kann an dieser Stelle nur Vermutungen anstellen, wie sie regelmäßig solche Buchungen produzieren. Kann es vielleicht sein, dass sich Ihre Start- und Enddaten Ihrer exportierten Buchungsdateien überschneiden?

zu 3) So Sie den Farbcode nicht manuell in tomedo angepasst haben, heißt rot immer, dass keine Rechnung automatisch zugeordnet wurde und Sie eine Zuordnung entweder aus den Vorschlägen auswählen müssen oder durch Manipulation des angezeigten Verwendungszweckes (Korrektur von Zahlendrehern z. B.) eine Zuordnung erreichen können. Spontan kann ich Ihr beschriebenes Verhalten nicht nachvollziehen oder nachstellen. Sollten Sie dieses Verhalten weiter beobachten, wenden Sie sich bitte an unseren Support

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

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Sehr geehrter Herr Pamperin,

da liegen sie mindestens teilweise falsch...

ad 1) die letzte Version ließ gar keine Buchungseinlesung zu:-(

ad 2) Start- und Enddaten werden sauber getrennt. Das sog. Feature bedeutet für mich, dass Tomedo aus irgendeinem Grund versucht, die Rechnung doppelt einzubuchen und dann die Warnung kommt, weil es verhindert wurde. Da liegt meinem Gefühl nach der Fehler aber im ursprünglichen Doppelbuchungs-Versuch!

ad 3) Diese falsche Fehlermeldung ist heute erstmals aufgefallen, für mich ist das ein neuer Bug! Tomedo bucht die Rechnung ein, macht aber trotzdem eine Fehlermeldung...

Heinz Gärber

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Wozu benötigt man denn überhaupt die einlesung von Buchungen in ein "Kassenbuch Überweisung". Steuerlich habe ich die Kontobelege, für den StB kann ich eine csv-Datei exportieren, in der Statistik kann ich Zahlungen auswerten, braucht man mehr? Axel Anker

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Lieber Herr Anker,

das automatisierte Einlesen erspart die manuelle Eingangskontrolle und markiert die bezahlten Rechnungen gleich als "bezahlt". Das geht nur mit der Eingabe eines Kassenbuchs! Ich nutze sonst auch kein Kassenbuch...

Heinz gärber

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Sehr geehrter Herr Gärber, sehr geehrter Herr Anker,

die Anfgabe eines Kassenbuchs ist optional beim Buchungsimport. Einige unserer Kunden, Herr Anker, notieren ihre kompletten Einnahmen und Ausgaben mit den tomedo-Kassenbüchern, um einen finanziellen Überblick über ihre Praxis zu haben. Wenn Sie das ohne schaffen und Ihr Buchhalter da keine Probleme sieht, steht es Ihnen wie gesagt frei keines zu verwenden. Dazu gibt es in den tomedo-Einstellungen sogar Einstellung unter tomedo -> Einstellungen -> Praxis -> Abrechnung -> Kassenbuch verwenden. Entfernen Sie einfach den Haken, wenn Sie ohne Kassenbuch arbeiten. Sie werden dann auch nicht mehr nach einem Kassenbuch gefragt.

Herr Gärber,

zu 1) Das wurde uns von keiner anderen Praxis gemeldet und auch intern nicht beobachtet. Da man nie ausschließen kann, dass bei einer Praxis tatsächlich etwas grundsätzlich anders abläuft (vieles in der Struktur der Buchungsdateien ist für die Banken optional), sollten Sie sich bei sowas bitte bei unserer Support-Hotline melden.

zu 2) doppelte Buchungen werden als doppelt erkannt, wenn das Quadrupel Buchungsdatum, Valutadatum, Betrag  und Rechnung identisch ist. Dies wird nur doppelt gebucht, wenn entweder Sie die selbe Buchungsdatei zwei mal einlesen, diese Buchung in zwei Buchungsdateien enthalten ist (z. B. wenn Sie erst ihre Kontoauszüge vom 1.6. - 7.6. und beim nächsten mal vom 7.6. - 14.6. eingelesen haben, könnte sich der 7.6. doppeln) oder wenn Ihr Patient tatsächlich zwei mal Überwiesen hat (zuerst der Mann, später die Frau, weil die sich auch um die Finanzen kümmert). In jedem Fall bucht tomedo nicht selbstständig doppelt.

zu 3) Was steht denn in der Info-Spalte? Auch hier gilt, ist etwas für Sie falsch, rufen Sie bitte unsere Support-Hotline an. Im Zweifel können die Kolleg*innen dort Ihr Problem sofort lösen und der Kommunikationsweg in unsere Entwicklung ist kürzer als über das Forum.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

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Danke Herr Gärber,

das war die gesuchte Antwort. Ich wollte auf das automatisierte Einlesen von Kontobelegen umstellen und mir war nicht klar, dass ich dafür ein Kassenbuch benötige.

Vielleicht ein guter Grund Kassenbücher überhaupt anzulegen: Wenn man Kosten bei dem StB sparen will, sollte man alle Zahlungen gleich auf die jeweiligen Konten der BWA buchen (Konten kann man hinterlegen), man benötigt dann für bar/unbar/Überweisung jeweils je Arzt und ggf noch unterschieden nach IGeL etc. jeweils ein Kassenbuch mit dem entprechenden hinterlegten Konto der BWA. Mit anderen Worten, der StB erhält dann seine Buchungssätze, die er direkt in Datev einlesen kann, er muss nicht mehr jede Zahlung händisch buchen - so ist die Hoffnung, wenn ich nun auch das Kassenbuch für die Überweisungen anlege.

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Lieber Herr Anker,

nach dem Kommentar von Herrn Pamperin oben geht es wohl doch auch ohne Kassenbuch. Vielleicht ist das neu, weil der Support hat mir damals gesagt, es ginge nur mit Kassenbuch...

Zur Steuerberatung: ich nutze hier seit letztem Jahr DATEV Unternehmen online in Verbindung mit dem Kontoauszugsmanager (KAM). DATEV lässt auf vielen Wegen sehr komfortabel Belege hochladen (online, per Email, per App) und verknüpft Sie gleich automatisch mit der Buchung auf dem Konto.

Viele Grüße!

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Hallo,

es funktioniert auch ohne Kassenbuch. Ich hatte dieses die ganze Zeit deaktiviert. 

Außerdem arbeitet tomedo an einer DATEV-Schnittstelle: https://forum.tomedo.de/index.php/59489/datev-unternehmen-online

Answer 1

Sehr geehrter Herr Cepin,

vielen Dank für Ihr Feedback.

zu 1) Das ist quasi nicht möglich, weil potentiell Kassenbücher mit im Spiel sind. Ich werde aber ein Ticket zur Schnellstornierung schreiben, damit die Buchung direkt aus der Überischt storniert werden kann ohne dass Sie in die Rechnung oder das Kassenbuch müssen.

zu 2) Das verstehe ich leider nicht. Könnten Sie das bitte ausführen?

zu 3) Da spricht nichts dagegen, denke ich. Ich werde dazu ein Ticket schreiben.

zu 4) Wie Herr Stenger schon sagt, dass ist kompliziert. Im Moment planen wir nicht, das jemals zu machen.

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin

Comments

zu 2) gerade gestern gehabt. Verwendungszweck editiert, Return gedrückt und die Rechung ist WEG! Oh Schreck!

Aber nein, sie findet sich irgendwo weiter unten doch wieder. Früher blieb der Eintrag in der Liste an Ort und Stelle.

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Das hängt damit zusammen, wie Sie die Tabelle sortiert haben.

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an der Sortierung habe ich nichts geändert. Vielleicht macht die neue Version etwas anders...?

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Sehr geehrter Herr Cepin,

ich habe gerade ein wenig herum getestet. Sie haben recht, da passieren komische Dinge. Ich vermute, dass durch die Neugestaltung des Backends die Funktion des Markierens und erneut versuchen zu buchen in Mitleidenschaft gezogen wurde. Ich schreibe ein Ticket dazu

Mit freundlichen Grüßen

Mathias Pamperin