Workflowtest: digitales Frankieren und versenden per Post

Question

Enthät der Packen Unterlagen die zum Patienten müssen einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung oder einen Karteieintrag mit Briefanhang oder hat der Patient keinen Code zum entschlüsseln weicht man auf die teure Post aus. 

Hier soll nun getestet werden wie gut die automatische Frankierung funktioniert.

Das Ziel und der perfekte Workflow ist einfach definiert und liegt auf der Hand: Karteieinträge markieren, Rechtklick, drucken, In den Briefumschlagstecken, zukleben, zur Post bringen.

Das sollte funtionieren wenn man digital frankieren kann und bei der Post einen Account mit hinterlegtem Betrag hat. Gott sei Dank haben wir das.

Funktioniert das so einfach? Na da lassen wir uns mal überraschen.

Gewählt wird wir aus dem Email workflowtest bekannt, ein Kostenvoranschlag mit Anschreiben und eine wirtschaftliche Aufklärung der Anästhesie.

 

Dann legen wir mal los...

Answer 1

Was erwartet der Nutzer von seinem Premium PVS? Das Mindeste wäre, dass Tomedo die PDFs erkennt die an die Karteieinträge angehängt sind und diese ausdruckt und separat die Karteieinträge. Es steht ja auch so da, "selektierte Einträge drucken" Zu den Einträgen gehören auch die PDFs. Der Befehl ist sonst sinnlos. Mit dem Befehl aktion/Exportieren könnte man natürlich exportieren aber das sind gefühlte 500 Klicks und das möchte man nicht machen. Zudem müsste man alle Dokumente einzeln drucken. Da habe ich auch einen Workaround aber das ist ist nicht der Sinn eines PVS, Workarounds zu suchen weil es wichtige Funktionen nicht kann.

Statt einen Ausdruck kommt dieser Schirm. Der Ausdruck der Datei als Tabelle. Wozu braucht man das denn? Ich kann mir kein Anwendungsbeispiel vorstellen.

 

Dieser Workflowtest ist also recht kurz, der Workflow existiert nämlich nicht. 

Ein weiteres Problem ist dass Tomedo erkennen müsste, dass ein Eintrag einen Anhang Brief hat. Hier sind wir also bei der Onlinefrankierung, Tomedo müsste:

• den Anhang Brief erkennen
• nach Frankierung online fragen wenn eingerichtet oder um den Klick zu sparen optional einrichten. Aber besser siehe unten eine weitere Option im Kontextmenü.
• die Anzahl der Seiten berechnen und die Marke entsprechend auf dem Anhang Brief drucken
• Optional, denn braucht nicht jeder und will man nicht ständig wegklicken: Fragen ob eine Rechnung für den Versand erstellt werden soll oder in eine bestehende nicht abgeschlossene Rechnung eingefügt werden soll oder bei Kasse codiert werden soll. Getrennte Optionen für Kasse und Privat.
• Kontextmenü: "Selektierte Einträge Drucken" und eine zweite Zeile "Selektierte Einträge Drucken und online frankieren"

Dann wird ein Schuh draus und wir haben einen super Workflow:

Markieren, drucken, eintüten, zukleben, zum Briefkasten bringen.

 

Das wünsche ich mir für meine Angestellten.

Comments

Super zusammengefasst - ich kann mich dieser Ausführung nur ausdrücklich anschließen!

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Der Workflow gehört analog zu diesem hier und sie sollten gemeinsam umgesetzt werden:

https://forum.tomedo.de/index.php/49832/workflowtest-dsgvo-konformes-emailen-direkt-aus-der-kartei-weiterhin-unbrauchbar

https://forum.tomedo.de/index.php/44154/dauerthema-email-an-patienten-verschlusselt-ohne-app-mit-tomedo-geht-nicht-aber-fast?show=44154#q44154

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Zollsoft? Ist der Workflow unlogisch oder sein Wert im alltäglichen Gebrauch bei allen Praxen, egal welche Fachrichtung, unklar?

Vielleicht können wir meine Überzeugungsarbeit hier abkürzen und sie sagen ob sie den Workflow umsetzen und bis wann oder eben nicht. Beides OK.

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Was machen wir mit einem mal wirklich nützlichen Workflow der nicht funktioniert? Ich würde vorschlagen einfach ignorieren, ist sicher die richtige Entscheidung.

Answer 2

Sehr geehrter Herr Dr. Balogh,

das Thema Druck können wir aktuell nicht verändern, da auch andere Ärzte genau den bisherigen Pfad verwenden. Hier empfehlen wir Ihnen den Briefschreibungsdruck zu nutzen, hier können Sie das sauber abbilden. Das Thema online Frankieren ist bei uns weiter in Arbeit, allerdings auch nicht unkompliziert zu lösen.

Comments

Hallo Herr Ivens,

der bisherige umständliche Pfad über die Briefschreibung, der etwa 15 Minuten dauert, kollidiert nicht mit diesem drei Sekunden Workflow, das ist kein gutes Argument. Der Workflow ist nicht für den klassischen Arztbrief gedacht, der Passt ganz gut mit der Briefschreibmaske.

Der von mir vorgeschlagene Workflow ist ideal für für Aktionsketten bei denen man die Briefschreibung umgehen kann. Umgangen wird die Briefschreibung mit dem  Karteianhang Brief. (siehe oben)

Diese Art der Briefschreibung ist besonders für Kostenvoranschläge oder Weiterleitung von Dokumenten aus der Akten an den Patienten oder Kollegen geeignet genau wie der Email Workflow.

Der Workflow hat eigentlich gar nichts mit dem Briefschreibfenster zu tun. Niemand möchte ins Briefschreibfenster wenn er nicht muss und bei Standardbriefen an den Patienten muss man da einfach nicht hin.

Frankieren im Block ohne Dialogfenster, wäre dann eben auch noch einfach möglich. Anzahl der Seiten in den Markierten Einträgen ist Tomedo bekannt.

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Nochmal zum besseren Verständnis des Workflow:

1. Einige Einträge markieren darunter ein Eintrag mit Anhang Brief

2. Rechtsklick und "drucken mit Frankierung" wählen

3. Während des Drucks eine Umschlag mit Fenster holen

4. Ausdruck in den Umschlag einbringen

5. Umschlag zukleben

6. In den Postausgang legen und warten bis ihn jemand zur mitnimmt

Hammer

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Dieser Workflow würde den Angestelten der  Praxen viel Zeit sparen. Warum setzt das Zollsoft nicht um? Ich habe die Einstellung von Zollsoft den Praxen Zeit zu sparen immer als Empfehlungsargument genutzt. Stattdessen wird nun in andere Richtungen programmiert. Das ist sehr schade.

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Warum wird dieser Workflow nicht umgesetzt, der es den Angestallten aller Praxen ermöglichen würde mit wenigen Klicks und unter einer Minute Arbeitszeit einschliesslich drucken Post zu verschicken?

Answer 3

Guten Tag Herr Dr. Balogh,

Die Reaktion war bisher relativ schwach, weil sie mit diesem Workflow mehrere Gebiete von tomedo angesprochen haben, welche personaltechnisch keine nennenswerten Gemeinsamkeiten haben (i.e. Kartei, Internetmarken und möglicherweise Briefschreibung). Entsprechend gibt es keinen wirklich passenden verantwortlichen für den gesamten Workflow. Die Bewertung der Umsetzung, also ob der Weg über die Briefschreibung wirklich so unzumutbar ist, ist auch eingeschlafen, weil die dafür vorgesehene Person verhindert war. Gerade wird versucht, diesen Prozess wiederzubeleben.

Der Code zu den Internetmarken war bis vor kurzem extrem schlecht erweiterbar. Dies schließt allgemeine neue Features als auch Internetmarken an neuen Stellen ein. Das lag zum einen daran, dass zum Release starke Unklarheit über die tatsächlichen Kundenwünsche und auch hoher Druck nach neuen Features bestand, wodurch eine relativ schnelle aber schlecht geplante und nicht zukunftsfähige Umsetzung stattfand. Zum Anderen war es auch die erste Aufgabe eines neuen Arbeiters, welcher weder mit der tomedo-Codebase noch mit der verwendeten Programmiersprache vertraut war. Die automatische Markenauswahl wurde schonmal begonnen musste aber aus den genannten Gründen und wegen der hohen codeseitigen Kompliziertheit der Brief- und Rechnungsschreibung abgebrochen werden. Diese existiert sogar noch im Programm, wird aber allgemein verschwiegen, weil sie in vielen Fällen inkazeptabel langsam ist (effektiv müssen Dokumente oft zweifach in .pdf umgewandelt werden) und Pläne zur Besserung bestehen.

Demletzt fand eine Komplettüberarbeitung der Internetmarken statt (rein intern, optimalerweise spüren Sie davon nichts, aber Bugs sind wie immer zu erwarten), um der schlechten Erweiterbarkeit entgegenzuwirken. Die automatische Markenauswahl wird entsprechend wieder ins Visier genommen. Da die Brief- und Rechnungsschreibung jedoch nicht in dem gleichen Ausmaß vereinfacht wurden, kann ich keine Versprechungen machen, dass es diesmal besser läuft.

Die Internetmarken sind außerdem kategorisch langsam mit neuen Features, weil sie ein Nebenprojekt eines Arbeiters ist (je nach Angabe soll es 5% bis 10% von dessen Zeit ausmachen), welcher auch nahezu der einzige Entwickler für den Kalender (außer Onlinetermine jeglicher Art) ist. Die Internetmarken werden hier als vergleichsweise unwichtig gesehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Danke für die Antwort. Auch ohne Internetmarke also mit Aufkleben der Marken wäre der Workflow extrem hilfreich. Das Problem ist erstmal überhaupt aus der Kartei "en bloque" zu drucken. Die Briefschreibung kann man bereits mit Briefvorlagen als Anhang umgehen. Das Selbe Problem besteht beim emailen. Alle diese Themen die ich pushe und oben halten haben ein zentrales Karteiproblem, das schön wäre gelöst zu werden. Sie Herr Ringling würde ich gerne belästigen wenn das gelöst ist.

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Wie wäre es wenn mal Bewegung in dieses Feature kommt? Eine grundlegende Funktion wäre es, dem mit wenig Geklicke sehr gut automatisierbaren "Anhang Brief" eines Karteieintrages schon mal einen PDF Hintergrund zu geben. Das wäre doch schon mal was oder?

Hier fehlt der Hintergrund für "Anhang Brief" oder eine Inputbox in die man Karteieintragstypen einsetzen kann deren Anhänge ein PDF als Hitergrund verpasst bekommen sollen. Nicht nur der Arztbrief aus der Arztbriefschreibung und die Privatrechnung brauchen einen PDF-Hintergrund.