Eintrag ins Kassenbuch - nur bei Barzahlung, nicht bei Karte?

Question

Guten Abend,

fürs 4. Quartal möchte ich weg von dem Papierblock als Kassenbuch. Dazu habe ich mir das tomedo youtube Video von 2018 angesehen. Dort gab es noch einen Button links mit "Bezahlt - EC" und rechts "Bezahlt Kasenbuch". Warum wurden die Buttons geändert? Ich verstehe den Unterschied zwischen links - ohne Doku ins Kassenbuch -  und rechts - mit Doku in Kassenbuch.

Jedoch verstehe ich nicht, warum EC Zahlungen jetzt auch ins Kassenbuch gehören? Hat sich da seit 2018 rechtlich was geändert?

Mein letzter Stand aus diesem Jahr vom Steuerberater war ebenfalls, dass nur Barzahlungen dokumentiert werden müssen, EC Zahlungen werden ja ausreichend nachvollziehbar dokumentiert.

Sollte es einfach eine Einstellungssache sein, bitte ich um kurze Rückmeldung, wie ich es in dem noch leeren Kassenbuch ändern kann, da für die Anmeldung die jetzige Unterscheidung - Kartenzahlung links und Barzahlung rechts - nicht möglich ist, steht doch beim Fahren mit der Maus über den rechten Button: Der Patient hat den kompletten Betrag gezahlt - in bar oder mit der EC-Karte ...

Sollte tatsächlich Kartenzahlung links und Barzahlung rechts gemeint sein, wäre ein einfaches Symbol über den Buttons für den Alltag sicherlich praktisch: Kartensymbol links, Münzen rechts.

Comments

Weg von dem Papierblock als Kasssenbuch, heißt aber auch rein in die Kassensicherungs-Verordnung. Das muss einem klar sein.

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Hallo Herr Dr. van Wasen,

die Regeln gelten nur für das Kassenbuch, welches die Barkasse dokumentiert.

Der Gesetzgeber will dadurch gegen Geldwäsche, Schwarzgeld, Steuertrickserei und ähnliches vorgehen.

Die unbare Dokumentation unterliegt diesen Regeln nicht, hier ist die Kontoführung über die Bank der Faktor. Eigentlich ist der Begriff Kassenbuch hier falsch, aber das ist wieder ein anderes Thema.

Mit bestem Gruß

Axel Tubbesing

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Ja. Da haben sie natürlich recht. Für EC Zahlungen gilt die Kassensicherungsverordnung nicht.

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gelöscht

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"Weg von dem Papierblock als Kasssenbuch, heißt aber auch rein in die Kassensicherungs-Verordnung. Das muss einem klar sein."

Nach Rücksprache mit meinem Steuerberater ist es für Freiberufler (wie wohl alle tomedo-Nutzer) möglich, die Einnahme legal ohne Kassenbuch aufzuzeichnen, z.B. auf Papier in einer fortlaufenden Tabelle.

Auf Nachfrage erfuhr ich, dass anstatt auf Papier dies auch digital zu verzeichnen ist, jedoch nicht als Kassenbuch, da dann sämtliche Ein- und Ausgaben verzeichnet werden müssen.

Gibt es die Option seitens tomedo/zollsoft, das "Kassenbuch" anders zu benennen? z.B.: "Auflistung der Einnahmen" o.ä.?

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Ich glaube dann dürfen sie aber kein Bargeld einnehmen? Würde mich wundern wenn man sich dem TSE so entziehen kann.

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ich habe den vorherigen Beitrag zum Verständnis etwas überarbeitet. Eine Aufzeichnung von Bar- und EC-Einnahmen ist laut meinem Steuerberater ohne Kassenbuch möglich, auch digital, aber es darf dann nicht Kassenbuch heißen, da sonst sämtliche Pflichten wie TSE damit einhergehen, was nicht verhältnismäßig zu den Bar/EC-Einnahmen wäre.

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Ich wäre da vorsichtig Herr Reichelt, holen sie sich eine Zweitmeinung ein, für mich hört sich das nicht schlüsslig an. Das kann bei der nächsten Prüfung einen riesen Stress bedeuten und "mein Steuerberater hat das so gesagt" bringt sie nicht weiter.

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hier dürfte doch jeder einen Steuerberater haben - hat denn schon jemand explizit gefragt und möchte dies als Zweitmeinung posten?

Answer 1

Hallo Herr Dr. Reichelt,

das ist doch eine Frage für den Diplom-Volkswirt, also los gehts:

Grundsätzlich löst jede Rechnung zunächst einen Offenen Posten aus, also eine Forderung der Praxis gegen den Patienten. Dieser kann nun Geld in Ihre Kasse tun, dann entsteht eine Buchung, dass die Einnahme in die Barkasse erfolgt ist und gegen die offene Forderung aus der Rechnung gebucht werden kann und damit sind beide Kontenseiten ausgeglichen. In diesem Kassenbuch wird mit Bargeld gearbeitet, darum nennt sich das auch Barkasse.

Nun zu dem Kassenbuch, welches gegen die Zahlungseingänge per EC-Beleg gebucht werden. Dieses ist ein Kassenbuch, welches unbar, also ohne tatsächliches, physikalisches Geld geführt wird. Ihre Patientin bekommt eine Rechnung und diese möchte Sie per EC-Cash bezahlen. Ihre Helferin nimmt die Karte, tippt den Betrag in das EC-Cash Gerät ein und die Patientin noch Ihren Pin (nein, das ist nicht der Pin von der SMC-B Karte, auch nicht der Pin für die QES beim eHBA 2. Generation und schon gar nicht der Pin für die eGK als ePA-Zugang - sorry, schlechter Witz aus der täglichen Praxis eines Computer Doktors), damit die Zahlung ausgeführt wird. Das Geld kommt auf Ihr Konto, aber tomedo weiß nichts davon, sprich für tomedo die die Forderung aus der Rechnung immer noch offen / unbezahlt.

Genau diese Lücke schließt das unbare Kassenbuch. Denn durch die Buchung, erfolgreich bezahlt mit EC-Cash, ist für tomedo die Sache erledigt und buchungstechnisch ist klar, dass auf Ihrem Bankkonto ein Betrag eingegangen ist. Wichtig ist dabei, dass Ihr Team immer darauf achtet, dass zunächst die EC-Cash Transaktion auch erfolgreich ist.

Wenn Sie den Gedanken weiter führen, dann macht es oft noch Sinn ein 3. Kassenbuch zu führen, und zwar für die Ausgaben der Praxis für Kaffee, Putzzeugs und so weiter. Das wäre wieder eine Barkasse. Dann haben Sie eine Barkasse für Ihre Einnahmen aus ärztlicher Tätigkeit, eine für unbare Einnahmen aus ärztlicher Tägtigkeit und das dritte für Praxisausgaben für den täglichen Bedarf.

Ein anderen Beispiel wäre die Praxis, die über tomedo noch ein Kosmetikinstitut mit führt und verwaltet. Diese hätte zusätzlich zu dem Beispiel von oben (ärztliche Leistungen) noch  2 weitere Kassenbücher (bar und unbar), diese würden von der Praxis getrennt geführt, weil die Leistungen getrennt zu betrachten sind und weil diese Leistungen der Mehrwertsteuer unterliegen.

Oder BAGs (Gemeinschaftspraxen) die zwar die Kassenabrechnung gemeinsam machen, aber jeder Arzt seine eigene Privatabrechung macht oder die IGEL Leistungen getrennt abgerechnet werden. Da gibt es dann oft das Kassenbuch für Gemeinschaftsausgaben der Praxis und dann eben je 2 für jeden Arzt (Bar und unbar).

Der Button links aus ihrem Beispiel ist aber nicht für die Zahlung per EC-Cash zu nutzen. Denn auch EC-Cash ist über ein Kassenbuch zu dokumentieren. Der Button bezahlt wäre zu nutzen, denn Ihr Patient eine Vorrauskasse geleistet hat. Denn dann schreiben Sie eine Rechnung, die aber schon durch den Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto ausgeglichen ist, also bezahlt ist.  Oder wenn Sie Ihre Privatabrechnung selber machen und die Zahlungseingänge aus der Privatabrechnung auf dem Bankkonto gegen Ihre offenen Posten abgleichen wollen.

Mit bestem Gruß

Axel Tubbesing

tubbeTEC GmbH - IT-Services für Ärzte

Hamburg | Braunschweig | Bielefeld

Answer 2

Zollsoft und Rechnungen, sehr spannend und der Dipl. Volkswirt erwähnt die GoBD nicht mal GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, D steht wohl für digital). Mal aus ärztlicher Sicht und der Praxis: Hier geht es ja Herrn van Wasen um verbuchen und nicht die gesicherte TSE Kasse. Das heisst nicht, dass man EC-Zahlungen nicht verbuchen muss. Wichtig ist nur die Verbindung der Rechnung mit der EC Zahlung. Wir benutzen iZettle weil uns Zollsoft bei der GoBD nicht überzeugt, da ist Kassenbuch und EC in einem gelöst. Dort geben wir unter Bemerkung bei jeder Zahlung die Rechnungsnummer ein ob bar, EC oder zum Glück selten, Kreditkarte. Sonst kommen die Fragen vom Steuerberater welche Zahlung in welchem Zahlungsblock des EC Anbieters war. Wahrscheinlich ist es also sinnvoll wenn sie umgekehrt trotzdem ein EC-Kassenbuch in Tomedo fahren, wie Herr Tubbesing schreibt, so haben wir das früher auch gemacht und die Bonnummer oder Ähnliches vermerken. Rechnungen, Z-Bons etc. in einem externen revisionssicheren Dateimanagement System speichern, zum beispiel EcoDMS oder das Papierlager ausbauen und aufbewahren. Entfernen sie das Papierlager, oder besser gesagt fangen sie an es abzubauen, brauchen sie schriftliche Erlaubnis vom Finanzamt. Tomedo ist zwar aktuell für Karteieinträge nach §630f sicher, nicht jedoch revisionssicher für Rechnungen nach GoBD.

Ihre Anfrage macht also sehr wohl Sinn, da sollte eine Zahlung EC hin. Wir haben das früher vor iZettle über die Details gemacht. Aber wie gesagt fiscales muss sowieso aus Tomedo raus und exportiert werden am Monatsende.

Comments

Sehr geehrter Herr Dr. Balogh,

seinen Sie mir bitte nicht böse, aber ich beantworte einfach nur die Fragen die gestellt werden und ich bemühe mich, wie immer, die Sachverhalte so darzustellen, dass ein möglichst großer Teil der mitlesenden Forumsteilnehmer einen Nutzen aus meiner Antwort ziehen kann. Im Umkehrschluss heißt dieses für mich persönlich auch, wenn ich nichts zur Beantwortung der Frage beitragen kann, dann schreibe ich auch nicht.

1.) Frage: Eintrag ins Kassenbuch - nur bei Barzahlung, nicht bei Karte? Meine Antwort siehe oben.

2.) Frage / Nachfrage: Zur Kassensicherungs-Verordnung - Antwort: gilt nicht für die Buchungen des EC-Cash im unbaren Kassenbuch

Die von Ihnen genannten Themen sind wichtig, da bin ich ganz Ihrer Meinung, aber in diesem Beitrag nicht Thema gewesen.

Einen herzlichen Gruß vom Norden in den Süden,

Axel Tubbesing
tubbeTEC GmbH - IT-Services für Ärzte
Hamburg | Braunschweig | Bielefeld

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Wenn sie eine A4-Seite lang erklären wie man in Tomedo abrechnet dann gehört die GoBD dazu, zumindest im Nebensatz.

Answer 3

Hallo Herr Reichelt,

bitte benutzen Sie den Button "Bezahlt". Sie können diesen Button auch in "Bezahlt - EC" umbenennen, wenn das für Ihre Mitarbeiter dann Klarheit schafft. Dazu gehen Sie in tomedo - Einstellungen - Praxis - Abrechnung und Editieren das Feld "Suffix für Bezahlt-Button und Bezahlvermerk" (in meinem Beispiel würde ich dort " - EC" eingeben).

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Vielen Dank für den Hinweis zur Umbennung des Buttons!

Answer 4

Sehr geehrter Heerr Reichelt, hallo Forummitglieder,

die Kartenzahlung mit dem linken Button habe ich nun auch verstanden. Wir nutzen noch nicht diesen Button, daher habe ich folgende Fragen:

Wird trotzdem eine Liste erstellt mit den Kartenzahlungen? Können Kartenzahlungen nachgebucht werden, die älter als 10 Tage sind?

 

Mit freundlichen Grüßen

Sebastian Klöckner-Afram