Arzeko Neuerungen im Update 1.72.3

Question

Arzeko v1.72.3

Wie Sie sicherlich schon mitbekommen haben, wurde Arzeko mit dem letzten Update um eine Vielzahl an neuen Funktionen erweitert. Im Folgenden wird auf die wichtigsten Punkte etwas detaillierter eingegangen, um Ihnen einen besseren Einblick in die neuen Funktionalitäten zu gewähren.

Übersicht:

• Neues Recht - “nur für zugeteilte Stellen administrieren”
• Neuer Dienstplankalender
• Einstellungen für Stechuhrwertung
• Urlaubs-/Abwesenheitsanträge
• Stechuhrbuchungsanträge/ Anfragen zu Stechuhren
• Konflikt- und Statusanzeigen
• Benutzerdefinierte Feiertage

 

 

 

Neues Recht - “nur für zugeteilte Stellen administrieren”

Es besteht nun die Möglichkeit, einem Nutzer eingeschränkte Administrationsrechte für die ihm in Arzeko zugewiesenen Stellen zu gewähren - dies erfolgt über die Rechteverwaltung in tomedo im Reiter "Arzeko". Dieser Nutzer kann keine Stellen bearbeiten oder Systemeinstellungen verändern, hat aber sonst alle Funktionen zur Verfügung, die auch ein voller Adminnutzer hat, sieht jedoch nur Nutzer, die denselben Stellen wie er zugewiesen sind.

Answer 1

Neuer Dienstplankalender

 

Es steht nun ein neuer, überarbeiteter Modus des Dienstplankalenders zur Verfügung, der eine bessere Schichtenplanung ermöglichen soll - hierbei gibt es zwei Planungsebenen: Ressourcen (um die Stellenbesetzung zu planen) und Mitarbeiter (um die eigentlichen Schichten für jeden Mitarbeiter individuell anzupassen).

WICHTIGER HINWEIS: Wenn Sie den bisherigen Kalendermodus/Schichtenplanung weiterhin verwenden möchten, müssen Sie in den Systemeinstellungen den Haken bei "klassischen Modus verwenden" setzen. Damit funktionieren auch Ihre schon geplanten Schichten wie bisher. Desweiteren müssen Sie in den Systemeinstellungen über den Button "Alte Schichten konvertieren" einmalig(!) einen Konvertierungsprozess durchlaufen lassen, der ein Kompatibilitätsproblem behebt.

 

Hintergedanke ist Besetzungen von Stellen besser und übersichtlicher planbar zu machen.

 

 Nehmen wir einmal das Beispiel einer Stelle Anmeldung. Wir möchten diese von 8:00 - 18:00 Uhr besetzt halten. Dabei haben wir 3 Mitarbeiter die im Verlauf des Tages an der Anmeldung arbeiten sollen: Mitarbeiter A von 8:00 - 16:00, Mitarbeiter B von 10:00 - 14:00 und Mitarbeiter C von 10:00 - 18:00. Im bisherigen, klassischen Modus hätten wir hierfür drei verschiedene Schichten des Typs Anmeldung (mit jeweils dem entsprechendem Mitarbeiter besetzt) zu den jeweiligen Zeiten erstellen müssen. Hätte man nur eine Schicht von 8:00 - 18:00 erstellt und diese mit allen drei Mitarbeitern besetzt, bestünde hier keine Möglichkeit, die mitarbeiterspezifischen Schichtzeiten zu berücksichtigen, was je nach verwendeten Einstellungen (z.B. Stechuhrwertungseinstellung abhängig von Schichten) zu nicht gewünschter Funktionalität geführt hätte.

 

 Der neue Modus hat hier bessere und übersichtliche Möglichkeiten solche Fälle zu berücksichtigen. Dafür hat man zwei Ebenen der Planung, die man über die Auswahl “Planungsmodus” anwählen kann.

 Gehen wir zurück zu unserem Beispiel. Wir wählen im Planungsmodus “Ressourcen” aus und können wie gewohnt per drag&drop oder per Auswahl im Kalender eine entsprechende Anmeldungsressource erstellen. Hierbei kann auch wie bisher die Anzahl der Mitarbeiter und die Dauer festgelegt werden. Über drag&drop der Nutzer oder über das durch Linksklick auf die Ressource erreichbare Detailfenster können diese Mitarbeiter zugewiesen werden.

 

 

Sieht bisher alles noch wie gewohnt aus. Interessant wird es nun, wenn wir den Planungsmodus auf “Mitarbeiter” umstellen.

Hier sieht man jetzt schon, dass für die drei zugewiesenen Mitarbeiter automatisch die Schichten erstellt wurden. Wenn die Zuteilung der Mitarbeiter über die Auswahl im Ressourcenplanungsmodus erfolgt, wird automatisch erstmal dieselbe Schichtlänge der Ressource angenommen. Sie können jedoch diese Mitarbeiterschichten individuell bearbeiten indem Sie diese im Kalender hin- und herschieben, per Ziehen länger oder kürzer machen oder im Detailfenster, das sie auch hier über Linksklick auf die Schicht erreichen, die Werte anpassen. Die Anmeldungsressource ist im Hintergrund des Kalenders zur Anschaulichkeit dargestellt.

So können wir die in unserem Beispiel beschriebene Situation übersichtlich planen. Die entsprechenden Abhängigkeiten (wie zum Beispiel die Einstellung: Stechuhrwertung abhängig von Schichten) bestehen in diesem neuen Modus ausschließlich zu den im Planungsmodus “Mitarbeiter” geplanten Schichten. Die im Planungsmodus “Ressoucen” geplanten Ressourcen dienen ausschließlich der Organisation.

 

Im folgenden gehen wir auf ein Beispiel ein, welches die Planungsmöglichkeiten und Vorteile noch einmal veranschaulicht.

 

Wir planen im Planungsmodus “Ressourcen” die entsprechenden zu besetzenden Stellen mit der Anzahl der gewünschten Mitarbeiter. Nun wechseln wir in den Planungsmodus “Mitarbeiter.

Hier dienen Stellenbuttons im Stellenmenü nicht mehr dem Filtern und per drag&drop-Erstellen von Ressourcen, sondern als Umschalter zwischen den Stellen um die geplanten Ressourcen im Hintergrund anzuzeigen und die Mitarbeiter (links) nach Stellenzugehörigkeit zu filtern. Nun kann man wieder per drag&drop Nutzer auf die Ressourcen ziehen und diese so zuordnen. Hierbei kann die Schichtlänge ausgewählt werden (1). Entweder direkt abhängig von der Sollzeit dieses Mitarbeiters oder man gibt manuell einen Stundenwert an. Im Nachhinein können erstellte Schichten wie gewohnt per Hin- und Herschieben, Ziehen oder über das Detailfenster bearbeitet werden.

Schließt man das Stellenmenü bekommt man eine Übersicht über alle eingeteilten Schichten.

Man kann auch sonst alle wie bisher gewohnten Funktionen des Kalenders, wie zum Beispiel die Kopierfunktion oder die Kalenderoptionen, weiterhin benutzen. Die Druckfunktion druckt nur die in der aktuellen Ansicht sichtbaren eingeteilten Mitarbeiterschichten aus.

Answer 2

Einstellungen für Stechuhrwertung

 

Die Optionen für den zulässigen Zeitraum für Stechuhrwertungen wurden überarbeitet. Sie haben jetzt die Möglichkeit über die Option "Toleranzzeitraum für Stechuhrstart" eine maximale Zeitspanne anzugeben, die festlegt, wie lange vor der zugelassenen Startzeit die Stechuhr gestartet werden kann. Über die Option "Wertungsrahmen für Stechuhren" legen Sie fest, wie lange außerhalb des zulässigen Zeitraums die Stechuhr noch gewertet wird, falls sie eher gestartet oder später beendet wurde.

WICHTIGER HINWEIS: Durch die Änderungen können eventuell, falls sie die Einstellungen für eingeschränkte Stechuhrwertungen bisher schon verwendet haben, nicht die von Ihnen geplanten Zeiten für den Wertungsrahmen eingestellt sein. Bitte überprüfen Sie daher dringend diese Einstellung. Diese Optionen sind ab jetzt auch voll kompatibel zur neuesten Version der Arzeko iOS-App.

 

Dem Mitarbeiter wird im Tooltip angezeigt, wann er die Stechuhr starten kann bzw. ab wann diese gewertet wird. 

 

 

Answer 3

Urlaubs-/Abwesenheitsanträge

 

Es besteht nun die Möglichkeit Urlaubs- und Abwesenheitsanträge innerhalb von Arzeko zu stellen, zu bearbeiten und zu verwalten.

Über den Button “Urlaub/Abwesenheit beantragen” (1) gelangt der Nutzer in das entsprechende Menü. Hier kann er den Typ der Abwesenheit und die Dauer auswählen (über den Datepicker in der Datumszeile oder Halten und Ziehen der linken Maustaste direkt im Kalender), nach Wunsch noch eine Notiz anhängen und dann einen entsprechenden Antrag absenden. Zur Übersicht hat er einen Kalender, in dem er sich die Abwesenheiten der anderen Mitarbeiter anzeigen lassen kann (zum Beispiel zur Urlaubsplanung). Falls die Abwesenheit Urlaub verbraucht, wird dieser entsprechend angezeigt.

 

Wurde der Antrag abgesendet, bekommt der Adminnutzer im Reiter Abwesenheiten über das Postsymbol einen Hinweis, dass ein neuer Eintrag eingegangen ist. Unbearbeitete Anträge werden durch die Zahl am Postsymbol dargestellt.

Durch Klick auf das Postsymbol gelangt man in das Antragsbearbeitungsmenü. Hier hat man die Möglichkeit Anträge zu bewilligen oder abzulehnen (erfordert eine Begründungseingabe) und hat zur Übersichtlichkeit wieder eine Kalenderdarstellung, in der man sich die Abwesenheiten anzeigen lassen kann. Außerdem bekommt man Urlaubs-/Abwesenheitsdauer, Urlaubsverbrauch/verfügbare Urlaubstage und das aktuelle Saldo des Mitarbeiters angezeigt. Wurde der Antrag bearbeitet, verschwindet er aus dieser Übersicht. 

 

Die Historie aller gestellten Anträge kann man sich über den Button “Antragshistorie” sowohl als Nutzer als auch als Admin für den ausgewählten Nutzer anzeigen lassen.

 

 

 

Wurde der Antrag durch den Administrator bewilligt oder abgelehnt, bekommt der entsprechende Nutzer über einen Indikator an seinem Postsymbol einen Hinweis darauf, dass sein Antrag bearbeitet wurde. Über einen Klick auf das Postsymbol (2) gelangt er in ein Menü, das seine bearbeiteten Anträge und deren Status darstellt und über das er ebenso Zugriff auf seine Antragshistorie erlangen kann. Er kann die Anträge als gesehen markieren, woraufhin diese aus seinen Benachrichtigungen verschwinden, jedoch weiterhin in der Historie sichtbar bleiben. 

 

 

Außerdem wird nach Bearbeiten eines Antrages für den Administrator ein Eintrag im “Adminaktionslog” angelegt. Zugriff auf dieses wird nur vollen Admins und nicht Stellenadmins gewährt, so dass eine “Supervisor”-Funktionalität möglich ist.

Dieses Log erreicht der Admin über den Button “Adminaktionslog anzeigen” in der Menüleiste.

 

 Wurde eine neue Aktion (im Moment nur Antragsbearbeitung, wird zukünftig noch ausgebaut) ausgeführt, ist ein Indikator an diesem Button sichtbar. Im über den Button erreichbaren Menü kann der Admin nun neue Einträge als gesehen markieren, woraufhin der Indikator verschwindet. 

 

Answer 4

Stechuhrbuchungsanträge/ Anfragen zu Stechuhren

 

Es besteht nun die Möglichkeit Anträge für Stechuhrbuchungen innerhalb von Arzeko zu stellen und zu bearbeiten/verwalten. Ebenso besteht die Möglichkeit für Nutzer Nachrichten/Anfragen bezüglich bestehender Stechuhrbuchungen App-intern zu senden und für den Adminnutzer sind entsprechende Verwaltungsmöglichkeiten vorhanden.

 

Äquivalent zu den Urlaubsanträgen gibt es für den Nutzer einen Button “Stechuhrbuchung beantragen”. Über diesen gelangt er in ein Menü, in dem er die entsprechenden Start-/Endwerte und Pausenzeiten für die gewünschte Buchung festlegen und eine Notiz für den Admin verfassen kann. Dann kann der Antrag abgesendet werden.

 

Über den Button “Anfrage stellen” in der Buchungsliste des Nutzers kann dieser eine Anfrage/Notiz bezüglich einer schon erstellten Stechuhrbuchung an den Administrator senden.

 

Über den Indikator am Postsymbol im Reiter “Stechuhren” bekommt der Adminnutzer äquivalent zu den Urlaubsanträgen eine Benachrichtigung über einen gestellten Buchungsantrag oder eine gesendete Anfrage zu einer Buchung. Über einen Klick auf das Postsymbol kommt man auch hier wieder in ein entsprechendes Menü zur Bearbeitung der Anträge. Hier können Anträge bewilligt, abgelehnt oder im Detailfenster weiter bearbeitet und dann bewilligt oder abgelehnt werden.

 

Bearbeitete Anträge verschwinden aus der Liste und sind, wie bei den Urlauben, über die Antragshistorie einzusehen.

 

 

Bearbeitete Anfragen für bestehende Stechuhren werden dem Nutzer durch das grüne Symbol an der Stechuhr angezeigt. Wenn die Anfrage noch ausstehend ist, ist dieses orange. Rot steht für eine Konfliktanzeige, auf welche im nächsten Abschnitt noch eingegangen wird. 

Answer 5

Konflikt- und Statusanzeigen

 

Es wurden diverse Konflikt- und Statusanzeigen hinzugefügt, um eine bessere Anschaulichkeit von eventuellen Problemen für die Adminnutzer zu ermöglichen. Es ist geplant, dass diese Konfliktanzeigen in Zukunft erweitert und individuell einstellbar gemacht werden sollen.

 

Reiter “Mitarbeiter”

Ein roter Rahmen um den Button “Monatsübersicht” eines Mitarbeiters weist auf einen Konflikt zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit hin. Öffnet man die Monatsübersicht, bekommt man durch einen roten Indikator angezeigt, wenn an einem Tag keine Stechuhr lief, obwohl eine Sollzeit besteht und keine Abwesenheit eingetragen ist.

 

 

Reiter “Stechuhren”

 

Je nach Einstellung werden hier verschiedene Konflikte angezeigt. Falls man eingeschränkte Stechuhrwertungseinstellungen verwendet, gibt es hier direkt einen roten Indikator, wenn eine Stechuhr eines Mitarbeiters nicht gestartet wurde, obwohl der Mitarbeiter eigentlich in einer gerade laufenden Schicht eingeteilt ist. In der Stechuhrübersicht des jeweiligen Mitarbeiters gibt es diverse Hinweise, falls eine Stechuhr zu spät gestartet oder beendet wurde oder gar nicht lief. Wenn man mit der Maus über das rote Ausrufezeichen fährt, erhält man eine entsprechende Beschreibung des Konflikts. 

Ohne die Stechuhrwertungseinstellung ist ein Konflikt nur vorhanden wenn die eingestellte Zeit für “lange Stechuhren” überschritten wurde. Man kann die Konflikte als bearbeitet markieren, womit diese nicht mehr in den Hinweisen auftauchen.

 

Reiter “Dienstplan”

Im Dienstplan bekommt der Admin bei gewählten Einstellungen für Stechuhrwertung einen Statusindikator zu den Mitarbeiterschichten angezeigt. Dieser Indikator zeigt an, ob die Stechuhr für eine aktuell laufende Schicht läuft oder nicht. So kann man schnell und übersichtlich erkennen ob irgendetwas nicht stimmt.

Ein grüner Rahmen und Indikator signalisiert, dass die Stechuhr des Mitarbeiters läuft, ein roter Rahmen und Indikator signalisiert das Gegenteil.

 

 

Reiter “Meine Daten”

Normale Nutzer erhalten in ihrer Stechuhrliste durch einen Indikator in Form eines roten Ausrufezeichens ebenfalls einen Hinweis, wenn ein Konflikt besteht. Dies ist logischerweise auch wieder abhängig von den durch den Administrator festgelegten Einstellungen.

 

Answer 6

Benutzerdefinierte Feiertage

 

Es besteht nun in den Systemeinstellungen die Möglichkeit benutzerdefinierte Feiertage für Arzeko einzurichten und zu wählen, ob nur die vordefinierten, nur die benutzerdefinierten oder beide verwendet werden sollen.

 

Über den Button “benutzerdefinierte Feiertage festlegen” gelangt man in das entsprechende Menü. 

 

 

Hier können neue benutzerdefinierte Feiertage erstellt oder bearbeitet werden. Man kann durch die jeweiligen Jahre blättern. Wenn man einen neuen Feiertag erstellt, kann man auswählen, ob man diesen für jedes Jahr (rückwirkend bis 2014) erstellen möchte oder nur für das gewählte Datum.

 

!!! Wichtiger Hinweis !!!

Wenn Sie neue Feiertage festlegen, verändert sich eventuell für bereits genehmigte Urlaube der Urlaubsverbrauch und somit sollten Urlaube neu berechnet werden. Hierfür wurde auch eine neue Funktionalität hinzugefügt. Wenn Sie eine Änderung vorgenommen haben und das Feiertagsmenü schließen, erfolgt eine Abfrage, ob der Urlaub der Mitarbeiter neu berechnet werden soll - dies kann einen Moment dauern.