FAQ Onlinetermine bzw Onlinekalender

Question

Onlinetermine sind seit der Version v1.30 möglich, sind aber z.Z. nur für Patienten gedacht. Die Seite kann/sollte auf Ihrer Praxiswebseite eingebunden werden und die so vom Patienten reservierten Termine werden direkt in den tomedo-Kalender geladen und angezeit. Hier eine Beispiel-Terminvergabe-Seite, wie das dann für Patienten aussieht:

https://onlinetermine.zollsoft.de/patientenTermine.php?uniqueident=ABCDEF

(immer mit ständig wechselnden Terminen... das ist verbunden mit unserem Testserver)

 

Eine genauer Beschreibung wie es geht, mit Konfigurationsmöglichkeiten für den Bastelfreund, gibt es im Handbuch, Kapitel Kalender, Sektion "Onlineterminvergabe durch Patienten über eine Webseite" - hier ein Direkt-Link zu dieser Stelle in der Online-Version des tomedo-Handbuchs:

http://www.tomedo.de/files/handbuch/handbuch.html#h.1xrdshw

Answer 1

FAQs

 

Wie teuer ist das?

Wie immer bei tomedo reines Mietmodell mit  29 € pro Monat pro Arzt in der Praxis, der Onlineterminvergabe nutzt.

 

Wie lange dauert die Einrichtung?

Nicht sehr lange. Serverseitig (Account erstellen, tomedo-Server anpassen, freischalten) zwischen 10 und 30min. Das Konfigurieren dauert je nach Erfahrung mit dem tomedo-Kalender, Anspruch der Praxis und des Praxiskonzeptes des tomedo-Kalenders zwischen 3min und mehreren Tagen...

 

In wie weit ist die Frage/ Antwort-Struktur vorgegeben?

Z.z relativ fest. Dies wird sich sehr wahrscheinlich in der Zukunft ändern und konfigurierbarer sein.

 

Müssen alle freien Termine des Kalenders online erscheinen oder kann man dafür auch bestimmte Ressourcen erstellen?

Die liegt (fast) komplett in Ihrer Hand. Es ist aber abhängig davon, wie Sie Ihren Kalender nutzen.
Wir haben den Kalender sozusagen online erweitert, wodurch das Konzept ähnlich ist

=> Man stellt die Ergebnisse von den online freigegebenen definierten Terminsuchen
    (Terminsuche-Favoriten) online. (siehe Handbuch)

 

Werden die Online-Termine gleich in den Kalender eingebucht und der Patient erhält unmittelbar die Bestätigung oder gibt es die Möglichkeit, dass die MFAs die Terminanfragen zunächst sehen, gegenlesen und anschließend bestätigen bzw. auch ablehnen können?

Im Prinzip erhält der Patient sofort eine Bestätigungs-Email (mit Stornierungsmöglichkeit). Manchmal bleibt die Email im Spamfilter stecken, hier versuchen wir eine bessere Lösung. Löschen von  Onlineterminen ist möglich, leider müssen Sie sich um das Absagen kümmern. Evtl. (dies kommt auf die Anzahl der Wünsche an) könnten wir den autom. Emailversand ausstellen und Sie kümmern sich um die Bestätigung.

Comments

Vielen Dank für die FAQs. Insgesamt ein tolle Erweiterung. Mich stört ein wenig die Frage nach dem Versichertenstatus zu Beginn. Könnte man diese Frage auch herausnehmen?

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Ist steht auf der Agenda, wie lange das dauert, kann ich nicht sagen.

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+1 für die Absage per Mail zusätzlich zu unserem Telefonat das wir führen müssen. Ich hoffe alle Angaben beim Patienten sind Pflichtfelder und werden auf Form Geprüft? Ich empfehle zudem eine Blacklist um zu verhindern, dass Patienten, die keinen Termin mehr bekommen einen machen können. Wenn jemand drei mal einen Termin bei uns nicht wahrgenommen hat, bekommt er keinen Termin mehr.

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Das Verstecken der Versicherungsstatusauswahl ist ab jetzt möglich.

Die Felder Vorname, Nachname, Geburtstag ist notwendig und entweder Telefon oder email ist zwingend. Email wird auch auf konsistenz getestet. Keine Felder werden/können auf Richtigkeit getested werden.

Das mit der maximalen Anzahl von Terminen pro Monat/Quartal ist schon als Wunsch aufgenommen

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So, läuft jetzt bei uns. Ganz wichtig ist die Sortierung der Terminauswahl das sieht sehr unaufgeräumt aus. Wir brauchen unbedingt  alle Informationen + die Gewählte Online-Terminart in den Infotext des Kalendereintrages um sich auf den Termin vorbereiten zu können. Derzeit wird glaube ich nur die einfache Terminart eingefügt, der Infotext bleibt leer. Der Patient wird angelegt und dort findet man Nummer und email etc.?
PS: "Termine bei" funktioniert nur für einen Arzt aber nicht bei einer Praxis.
Termine bei Chirurgie am Botanischen Garten ist recht gebrochen.

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Reihenfolge ist gemacht, "Termine bei" ist aufgenommen.

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Super, ihr seid echt unglaublich fix.

Answer 2

Kann ich einen bestimmten Patienten blocken? (z.B. wenn wiederholt der Termin nicht wahr genommen wurde)

Comments

Nein, wir speichern aktiv keine Patientendaten auf dem Onlineserver bzw senden Patientendaten zum Onlineserver. Somit ist eine Blockierung einiger Patienten nicht möglich. Es werden nur die Patientendaten bis zum Abgleich vorbehalten, welche der Patient auch aktiv selbst eingibt. Danach werden diese gelöscht.

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Blacklist / keinen Termine mehr würden wir uns auch wünschen. Vermutlich kann man eine Statistik intern erstellen, zeige Pat mit online Terminen, die letztens nicht bezahlt haben, dann muss man die Termin aber rauslöschen und den Patienten Bescheid geben (per Mail) - viel zu aufwändig.

Wir haben einen kleinen Hinweis darauf, das nicht eingehaltene Termine in Rechnung gestellt werden können. Wenn ein Patient kommt, wird er behandelt, bekommt aber keinen Termin. Wir klagen auch kein Geld ein.

Aber: wenn er noch einmal einen Termin haben möchte, zahlt er zuerst für den letzten nicht eingehaltenen Termin. Das heisst, wenn er an der Anmeldung auftaucht, kann er für xxx Euro die Termine freischalten lassen.

Ohne online Termine ist das einfach: am Telefon / persönlich die Akte aufgemacht, aha - bekommt keinen Termine mehr. Online wird es schwieriger: er vereinbart einen Termin, ist er da, muss man ihm erklären, warum er nicht rein darf... da ist der Stress vorprogrammiert.

Alternativ kann man über die Terminvergabe ja ein Fenster einblenden (wir haben aktuell so was wie: sind Sie ein notfall, kommen Sie bitte direkt vorbei), aber ob das den Stress an der Anmeldung reduziert, bezweifle ich.

Also ja: auch in meinen Augen ein ungelöstes Problem.

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Wir haben das als Wunsch aufgenommen.

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Hallo, jetzt sind 2,5 Jahre um.

Gibt es was Neues zum Thema: online / offline Abgleich / Patienten Sperrmöglichkeit?
Oder Registierung in einer Tomedo Datenbank vorher?

Doctolib ist hier in Berlin agressiv, suchen Gespräche, wollen Schnittstelle zu Tomedo und werben immer auch mit "Sie können den Patienten sperren lassen".
Ich möchte keine externe Lösung, doctolib kann sich gerne aus Tomedo raushalten, ich möchte keinen doppelten Kalender, und sowieso nicht diesen Leuten 250 Euro im Monat zahlen. Ich möchte aber trotzdem Patienten sperren können.

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Hallo,

ich halte die Funktion, Patienten zu blocken für sehr wichtig. Was gibt es da neues? Würde ich mir auch sehr wünschen.

Bitte um Statusupdate.