Speicherung der personenbezogenen Daten im Kalender von tomedo

Question

Eine Frage an die Entwickler/Datenschützer

Wie lange werden personenbezogene Daten im Kalnder von tomedo gespeichert? Wreden diese automatisch nach 10 Jahren gelöscht? Muss dise Löschung händisch vorgenommen werden? Gelten andere Speicherungsfristen im Kalender?

Es handelt sich um eine konkrete Frage im Rahmen einer Patientenanfrage zum Datenschutz und Speicherung von personenbezogenen Daten in der Praxis.

Answer 1

Ich bin zwar kein Entwickler und auch kein Datenschützer, muss mich aber wie jeder andere Praxisinhaber mit den Anforderungen der DSGVO beschäftigen, weil immer mal jemand ein Anfrage nach DSGVO stellen kann. Bei Nichtbeachtung solcher Anfrage drohen empfindliche Strafen. Das ist einerseits lästig, anderseits kann man selbst auch mal den Spieß umdrehen, wenn man da Bescheid weiß.

Kalenderdaten, die über den Online-Terminkalender von tomedo erfasst werden, werden spätestens am Ende eines jeden Kalenderquartals automatisch vom Webserver gelöscht und sind dann nur noch im lokalen Praxisinformationssystem gespeichert.

tomedo bietet eine Funktion zur Suche und Löschung von Patientendaten gemäß Art. 17 DSGVO. Diese Funktion ermöglicht es, Patienten zu identifizieren, deren Daten älter als eine bestimmte Anzahl von Jahren sind und diese Daten anschließend manuell zu löschen.

Derzeit gibt es in tomedo keine automatische Löschung von Kalenderdaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Die Praxis muss die Löschung der Daten eigenverantwortlich durchführen.

Wenn ein Patient die Löschung seiner Daten wünscht, ist zu prüfen, ob dem Wunsch gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist kann die Praxis verpflichtet sein, die Daten weiterhin zu speichern. Nach Ablauf dieser Frist sollte der Löschanfrage entsprochen werden, sofern keine anderen berechtigten Interessen der Praxis entgegenstehen.
 

Gemäß § 630f Abs. 3 BGB sind Patientenakten, einschließlich Kalenderdaten, in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. In bestimmten Fällen, wie bei möglichen Haftungsansprüchen, kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein, da die Verjährungsfrist für solche Ansprüche bis zu 30 Jahre betragen kann.

Automatismen dafür gibt es in Tomedo nicht. Sie können sich jedoch in Tomedo eine Aufgabe anlegen, die zum gewünschten Zeitpunkt zum Löschen der Daten auffordert. Wenn, wie ich vermute, so ein Datenschutzfanatiker eine diesbezügliche Auskunft von Ihnern verlangt, sollten Sie die auch entsprechend innerhalb der gesetzlichen Frist von 4 Wochen beantworten, wahrscheinlich will Ihnen da jemand am Zeug flicken..

Comments

Lieber Herr Klaproth,

vielen Dank für Ihre prompte und ausführlche Antwort. Die 10-Jahres-Frist war mit bekannt, war mir nur nicht sicher, ob dies auch für die Termindokumentation im Kalender gilt.

MIt dem "am Zeug flicken" haben Sie leider Recht.

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Ich würde die auf keinen Fall innerhalb der gesetzliche Frist löschen und das auc h mit den gesetzlichen Regelungen begründen. Versichern Sie aber, alle Daten nach 10 Jahren zu löschen. Legen Sie sich eine Aufgabe an das zu tun, ansonsten lassen Sie den Partienten eine schriftliche Willenserklärung abgeben, wenn er die Datenlöschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrunsgfrist verlangt.