Wir haben zu viele "No Shows". Deswegen habe ich einen Automatismus erstellt, der greift wenn im Kontrollkästchen "versäumter Termin angehakt wird.Dabei wird sowohl eine Mail als auch ein Brief mit einer Zahlungsaufforderung ausgedruckt. Leider habe ich kein Kommando gefunden, welches den letzten versäumten Termin ausgibt.Gibt es dafür ein Kommando, für den letzten in der Vergangenheit gelegenen Termin?Der soll sowohl in der Briefvorlage als auch in der E-mail-Vorlage funktionieren. - Problem gelöst -Nach den hilfreichen Beiträgen auf meine Frage zur Problemlösung möchte ich im Folgenden unsere Mail-Vorlage bereitstellen, mit der wir die Säummnisgebühr erheben. Da haben wir das Kommando gebraucht.$[anrede]$,wir hoffen, es geht Ihnen gut. Wir schreiben Ihnen bezüglich Ihres verpassten Termins am $[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %x, den %doz um %v Uhr ]$ in unserer Praxis, den Sie nicht abgesagt haben. Da wir eine Terminsprechstunde anbieten, war es uns nicht möglich, kurzfristig einen Ersatz für diesen Termin zu finden.Bitte beachten Sie, dass unsere Ressourcen dennoch in Anspruch genommen wurden und wir daher gezwungen sind, Ihnen eine Versäumnisgebühr in Höhe von 30,- Euro in Rechnung zu stellen. Diese Gebühr deckt die entstandenen Kosten und den Aufwand ab, der durch den versäumten Termin entstanden ist.Wir bitten Sie, den Betrag von 30,- Euro innerhalb von 14 Tagen auf unser untenstehendes Konto zu überweisen:Kontoinhaber: $[bkontoinhaber_name]$IBAN:$[biban]$BIC: $[bbic]$Verwendungszweck: Rechnungsnummer $[pr_rechnungsnr]$ $[pvoll]$Falls es sich um ein Missverständnis handeln sollte oder Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Sie erreichen uns telefonisch unter $[btel]$ oder unter $[bemail]$. Postalisch erhalten Sie, falls vorhanden, außerdem Nachricht an Ihre bei uns hinterlegte Adresse. $[patient_strasse]$ $[patient_plz]$ $[po]$Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und hoffen auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.Mit freundlichen Grüßen$[arztstempel]$Und das ist die zugehörige Aktionskette: Hier dazu unser Workflow:Regelung Säumnisgebühr - No ShowSobald ein gebuchter Termin nicht wahrgenommen wird, setzen wir den Marker "Termin versäumt" dadurch wird eine Aktionskette gestartet und zunächst ein Karteieintrag "OCAV" zur Dokumentation mit folgender Vorbefüllung erzeugt "Termin am $[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %x, den %doz um %v Uhr ]$ nicht eingehalten" . Gleichzeitig wird eine Rechnung erstellt und die darin generierte Rechnungsnummer per Kommando in der Mail und Briefvorlage übernommen. In Abhängigkeit vom Status als Neu- oder Bestandspatient erzeugt die Aktionskette eine Zahlungsaufforderung auf dem Postweg und zusätzlich zur Überwachung des Zahlungseingangs nachrichtlich per e-Mail an die FiBu (s. Textvorlage im Beitrag oben). Gleichzeitig wird der Marker "Rechnung-offen" gesetzt, der jegliche Aktionen in der Kartei sperrt und erst bei Zahlungseingang deaktiviert wird. Diesen Marker setzen wir übrigens auch dann ein, wenn Patienten auf die 3. Zahlungserinnerung der PVS bei Privatrechnungen nicht reagiert haben. Damit sind meinen MFA die Hände gebunden irgendetwas an dem Fall zu machen. Patienten können erst wieder einen Termin vereinbaren oder ein Rezept erhalten, wenn die Rechnung bezahlt ist und der Haken entfernt wurde.Beim Schließen der Kartei wird das Kontrollkästchen deaktiviert, damit man es beim nächsten Mal wieder betätigen kann. Stattdessen erscheint beim Öffnen der Kartei, abhängig von Häufigkeit und Zeitraum der "OCAV" Einträge, folgender Hinweis:Achtung Termin wurde $[c OCAV ]$ mal nicht eingehalten.Hier die Aktionskettenbedingung für unseren Algorythmus Zur Erläuterung:Bei Bestandspatienten haben wir eine Verjährungsfrist von 1 Jahr, bei 2 Versäumnissen berücksichtigen wir einen Zeitraum von 2 Jahren, ansonsten greift die Regelung wie bei Neupatienten sofort.Je nach Terminart kann man verschiedene Aktionsketten starten. Wir berücksichtigen beispielsweise die Länge der versäumten Termine. Damit berücksichtigen wir den Ausfall beispielsweise von OP Terminen.

Guten Tag Herr Dr. Klaproth, den letzten Termin eines Patienten in der Vergangenheit können Sie über $[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 ...]$ ausgeben lassen (wobei ... hier natürlich durch den erwünschten Inhalt zu ersetzen ist). Vergangenheit heißt dabei vor heute um 24:00. Mit freundlichen Grüßen, Toni Ringling

Was meinen Sie mit Zahlungsaufforderung? Die letzte Rechnung oder haben Sie eine Gebühr für versäumte Termine? Wenn ja, wie rechtfertigen Sie das? Beziehungsweise wie sind ihre Erfahrungen damit?

Vielen Dank Herr Ringling,leider funktioniert das Kommando nicht. Auch in er Hilfe finde ich keine Lösung für das Problem.Können Sie vielleicht noch einmal den richtigen Befehl reinstellen oder mir sagen wo isch das Kommando in der Online Hilfe finde? Außerdem ist mir aufgefallen, dass ich die Kommandos für die PatientenTermine nicht öffnen kann um ein Kommando zu kopieren. Bei den anderen Parametern funktioniert das, s. Screenshot.

Guten Tag Herr Dr. Klaproth, inwiefern genau funktioniert es nicht? Wird nichts ersetzt, oder ist der Inhalt falsch? Könnten Sie die Variante, welche Sie verwendet haben, ggf. hier posten? Bei mir läuft es (wobei ich oben die $-Zeichen nicht mit angegeben hatte, das ergänze ich gleich noch...). Diese Parameter sind in der Briefkommandoliste beim Kommando patientenTermine relativ weit oben aufgezählt.

Hallo Herr Reschke, anbei unser Begründung:Da wir eine Terminsprechstunde anbieten, war es uns nicht möglich, kurzfristig einen Ersatz für diesen Termin zu finden.Bitte beachten Sie, dass unsere Ressourcen dennoch in Anspruch genommen wurden und wir daher gezwungen sind, Ihnen eine Versäumnisgebühr in Höhe von XY,- Euro in Rechnung zu stellen. Diese Gebühr deckt die entstandenen Kosten und den Aufwand ab, der durch den versäumten Termin entstanden ist.Bisher habe ich keine Erfahrung damit, aber Kollegen im Haus. Wenn solche Klienten auch nach Mahnung nicht bezahlen, kriegen die bei mir ab sofort automatisch keine neuen Termine mehr, bzw. erhalten nur einen Termin, wenn die säumige Forderung beglichen worden ist.

Vielen dank, für Ihre rasche RückmeldungSo ich habe jetzt etwas verändert.Wenn ich die Pünktchen weglasse erhalte ich zumindest ein zufriedenstellendes Ergebnis.$[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 ]$liefert beispielsweise folgendes Ergebnis ✓ 08.08.2024, 15:40 - Pat kommt um 16:00 Uhr zum Gutachten; Dr Klaproth benötigt keine MFAHier werden allerdings auch die Zusatzinfos mit übernommen. Ich benötige aber nur das Datum und die Uhrzeit. Kann man das hinbekommen?In dem Zusammmenhang ist mir aufgefallen dass man die Befehle nicht aus der online Anleitung kopieren kann. Ist das ein Bug?

Guten Tag Herr Dr. Klaproth, genau, die Punkte waren als Platzhalter gemeint, wo Sie die entsprechenden Kommandos einfügen können. Entschuldigung, wenn das nicht gut rübergekommen ist. Das können Sie zum Beispiel so erreichen: $[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %d]$ Bzw. noch besser so, damit Vorlaufzeiten richtig beachtet werden: $[patientenTermine -absteigend -vergangene -Anzahl 1 %doz %vv]$ Die nutzbaren Kürzel stehen auch in der Kommandoliste innerhalb des Kommandos patientenTermine. Mit freundlichen Grüßen, Toni Ringling

Super so klappt das. Leider ist das aus der online Hilfe nicht ohne weiteres ersichtlich. Zum Glück braucht man so etwas aber nicht täglich.

Moin Christian, falls Herr Ringling nicht eine elegantere Lösung findet: wie wäre es mit einem schicken regex?

Dieser Haken wird aber zwangsläufig immer mit ausgegeben?

Guten Tag,Ich suche momentan nicht weiter - so wie ich verstehe ist das Problem ja eigentlich ordentlich gelöst.Ich habe auch gerade erst die nachbearbeitete Beschwerde über das Kopieren der Kommandos gesehen - unten gibt es dafür diesen Info-Knopf:Mit freundlichen Grüßen,Toni Ringling

Mailvorlage "Säumnisgebühr" - Kommando für letzten Termin

David Stenger

Hallo Christian,

ich mache es ähnlich wie du. Bei mir muss der Patient online anklicken, dass er die Gebühr zahlen muss, wenn er diesen versäumt, außerdem wird es auf unsere Terminzettel gedruckt und telefonisch kommt erst eine Ansage bevor der Patient den Termin vereinbaren kann.

Über einen Haken in einem CKE wird eine Rechnung erstellt. In der Rechnung ist der versäumte Termin aufgeführt. Die Rechnung wird dann per Mail verschickt.

Die Rechnungsvorlage kann ich dir gerne schicken.

@Herr Ringling: wie weit ist eigentlich das automatische Sperren von Patienten fortgeschritten?

Christian Klaproth

Genau so machen wir es seit gestern auch. Auf jedem Terminzettel ist der Hinweis auf die erforderliche Absage. Bei Online Terminen muss erst der Haken zur Bestätigung gesetzt werden. Zusätzlich erhalten Patienten grundsätzlich eine Erinnerungsmail. Wir sind telefonisch über telefonassistenten und über Online Rezeption rund um die Uhr 24/7 erreichbar.

Säumige Patienten werden nur noch vorgelassen wenn Zahlungsnachweis erfolgt. Ich habe mittlerweile von solchen Klienten die Schnautze gestrichen voll.

Ich bin noch am tüfteln wie ich das löse, wenn beispielsweise OP Termine versäumt werden, weil dafür habe ich größere Slots verplant und die Säumnisgebühr müßte entsprechend höher ausfallen.

Ich müsste dann entsprechend der Terminlänge verschiedene Texte generieren.

Hast Du dazu eine Idee?

David Stenger

OP Termin machen wir 50€, ist eigentlich viel zu wenig. Hatten bisher aber erst 2 Versäumnisse bei OP. Wir rufen die alle am Vortag nochmal an.

In den Erinnerungsmails steht es bei uns auch nochmal rot hinterlegt.

Ich habe Pseudo GOÄ angelegt und schicke Rechnungen und auch Mahnungen. Daher brauche ich keinen extra Text. Die PseudoGOÄ Ziffern kannst du ja je nach Terminart oder -Länge automatisch der Rechnung hinzufügen.

Christian Klaproth

Habe gerade zwei Varianten gebastelt, die abhängig von der Terminart zwischen 30€ und 50€ in Rechnung stellen. Es geht vor allem auch um den erzieherischen Effekt. Mit den 50€ für einen ausgefallene OP von 90 Minuten werden ganz bestimmt nicht die reinen Betriebskosten für den ausgefallenen Termin gedeckt. Wir versuchen dann die Zeit für andere dringende Aufgaben zu nutzen, damit der Ausfall betriebswirtschaftlich etwas kompensiert wird.

David Stenger

Ich würde auf jeden Fall aber eine Rechnung anlegen. Sonst hast du keinen Überblick, wer bezahlt hat und wer nicht und kannst keine Mahnungen versenden.

Christian Klaproth

Seit 1 Monat bin ich Teil eines MVZ. Ich möchte keine Rechnung erstellen und mir die Kontrolle des Zahlungseingangs ersparen. Bei den übrigen Privatrechnungen maacht das die PVS.

Jetzt geht automatisch eine Mail an die FiBu, die übrwachen den Zahlungseingang. Erst wenn von dort die Rückmeldung kommt, werden die Häkchen entfernt und es können wieder Termine gebucht werden.

Habe gerade die "LangTermine" besonders gekennzeichnet. dadurch kann ich verschiedene Aktionsketten starten.

Michael Wagner

Hallo Herr Klaproth, so wie sie es schildern, ist es, besser war es ein leichtes, sowas "mal eben" herzustellen/einzustellen. Ich nehme an, Sie haben es selbst gebastelt. Kennt jemand aus dem Forum jemanden, der so etwas für mich übernehmen würde!? Ich bin hier wenig begeisterungsfähig.. Halte aber diesen Automatismus in der Handlungskette für absolut sinnvoll.

M.Wagner

Christian Klaproth

Moin Herr Wagner

gern PN

Steven Bürger

Um den Haken in der Ausgabe wegzulassen zu können, gibt es beim Kommando patientenTermine die Option '-ohneHaken'.

Christian Klaproth

Guter Tipp,

Aber mich stört der haken nicht. Habe mir das zu den Favoriten gelegt, damit ich das wenn Bedarf besteht wieder finde.

Christian Klaproth

Das mit der Rechnung ist eine wichtige Sache. Mit meinem Lösungsweg hätte die FiBu die Rechnung erstellt.

Das ursprüngliche Problem mit der Rechnung war, dass man eine Rechnung nur bei Patienten anlegen kann, die einen Besuch hatten und/oder einen noch abgeschlossenen Fall haben.

Problem ist aber jetzt gelöst, indem ich einen Karteientrag BES mit dem Hinweis eines Terminausfalls anlege. Im nächsten Schritt wird die Rechnung erzeugt und die darin generierte Rechnungsnummer per Kommando in der Mail und Briefvorlage übernommen.

Gleichzeitig mit diesem Vorgang wird ein CheckBox Marker "Rechnung offen" gesetzt. Solange dieser Checkbox Marker gesetzt ist, sind alle Aktionsketten gesperrt. Damit sind meinen MFA die Hände gebunden irgendetwas an dem Fall zu machen. Patienten können erst wieder einen Termin vereinbaren oder ein Rezept erhalten, wenn die Rechnung bezahlt ist und der Haken entfernt wurde.

Manuel Nastai

Lieber Herr Kollege Klaproth,

ich bin neu bei Tomedo und versuche mich, in die Geheimnisse dieses wunderbaren Tools einzuarbeiten. Dieser Beitrag hat mich begeistert – das ist genau, was ich für die nicht ganz wenigen Patienten benötige, die es vorziehen, etwas anderes zu tun, als die vereinbarten Termine wahrzunehmen.

Ich versuche, Ihr System nachzuvollziehen, konnte jedoch nicht herausfinden, wie Sie die Kartei über AK sperren, damit die Mitarbeiterinnen nichts mehr machen können. Könnten Sie mir das bitte verraten?

Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen.

Beste kollegiale Grüße
Manuel Nastai

Christian Klaproth

Moin Herr Nastei,

Ich habe folgende Startbedingung

die beiden Marker - "Hausverbot" und "unbezahlte Rechnung"

sind verbunden mit dem Start meiner zentralen Aktionskette.

Wenn Sie allerdings, wie ich vermute, in herrkömmlicher Weise arbeiten, benötigen Sie eine Warnmeldung. Dann kann zwar noch jeder die Kartei öffnen und bearbeiten. aber Sie könnten mit der gleichen Bedingung andere wichtige Aktionen sperren. Leider gibt es keine Möglichkeit für eine Bedingung zum sofortigen Schließen der Karteikarte, auch die Simulation der Escape taste über ein AlleSkript funktioniert nicht, bzw. konnte ich das nicht lösen.

Genau so wie das Öffnen dar Kartei außerhalb der Bedingung sollten Sie eine Berechtigung vegeben, die nur bestimmte Mitarbeiter berechtigt, den Marker zu entfernen.

Das geht folgendermaßen:

Mit dieser Bedingung 00-Admin legen Sie die Berechtigung fest, wer den Marker entfernen darf.

Hier haben nur 3 Nutzer die Berechtigung zum Entfernen des Häkchens.

Sollten dazu noch Fragen bestehen, gerne nachfragen.

Corinna Labisch

Guten Abend,

ich bin total begeistert über ihren Beitrag und was sie da ausgeklügelt haben, KÖnnen sie mir Ihre Briefvorlage evtl zukommen lassen? mit diversen Kommandos bin ich noch sehr überfordert.

Vielen Dank und viele Grüße

C. LAbisch

Oliver Reich

Hallo in die Runde,

vielen Dank für das tolle Tool,

ich habe mich noch nicht sehr lange mit der Programmierung von Aktionsketten beschäftigt.

Kann mir bitte jemand einen Link schicken oder erklären, wie ich den Haken "Termin versäumt" definiere, entspricht dies einem sogenannten Marker, damit ich die Aktionskette aktiveren kann?

Dies habe ich noch nicht ganz verstanden.

Vielen Dank und eine schöne Restwoche

O. Reich

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