Liebe Kundinnen und Kunden, wir arbeiten aktuell an einer neuen Art von digitalen Formularen, die es erheblich erleichtern werden, Informationen von Ihren Patienten abzufragen. In diesem Beitrag geben wir Antworten auf die wichtigsten Fragen zu dieser Neuerung in tomedo®. Was sind die tomedo® Patientenformulare?Die tomedo® Patientenformulare sind Formulare, die Ihre Patienten in einem beliebigen Internet-Browser, auf dem Praxis-iPad oder über die arzt-direkt App digital ausfüllen können. So können Sie wichtige Informationen, zum Beispiel zu Stammdaten, Anamnese, Datenschutz usw., bereits vor dem Besuch in Ihrer Praxis zeitsparend anfragen. Einmal ausgefüllt, landen Patientenformulare in der tomedo® Inbox und bei Bestandspatienten zusätzlich in der Patientenkartei. Die Antworten aus den Patientenformularen können Sie dann – wie bei den klassischen tomedo® Formularen und den tomedo® Custom-Formularen – mit tomedo-Statistiken auswerten oder per Briefkommando abfragen. Das macht die Antworten auch als Auslöser für Automatisierungen in tomedo® (zum Beispiel über Aktionsketten) verfügbar. Bei Neupatienten können Sie außerdem eine Patientenkartei direkt aus den Stammdaten erstellen, die in einem Patientenformular hinterlegt sind. Was unterscheidet die tomedo® Patientenformulare von Custom-Formularen?Anders als bei Custom-Formularen können tomedo® Patientenformulare bereits vor dem Praxisbesuch ausgefüllt werden. Fragen- und Antwortoptionen werden nicht in einem festen A4-Format angezeigt, sondern in einer übersichtlichen und dynamischen Eingabemaske. Durch editierbare Bedingungen für jedes Frage-Antwort-Feld werden nur relevante Fragen angezeigt und das auf jedem Endgerät in optimaler Größe. Auch das Erstellen von Patientenformularen wird intuitiver, individueller und komfortabler sein, als Sie es von den Custom-Formularen kennen. Warum überarbeitet zollsoft nicht einfach die Custom-Formulare?Der Hauptgrund liegt in der technischen Beschränkung der Custom-Formulare. Zum Beispiel können sie nicht in editierbarer Form an Patienten verschickt werden. Zudem erzeugen die Antwort-Elemente in Custom-Formularen bei großen Formularen einen Datenstau zwischen dem tomedo® Client und dem tomedo® Server. Außerdem erlaubt das “feste” Papierformat der Hintergründe keine dynamische Anpassung an verschiedene Bildschirmgrößen, was gerade für ältere Patienten oft eine Barriere ist. Aus diesen Gründen haben wir uns für eine verschlüsselte Web-Lösung entschieden. Können Custom-Formulare als Patientenformulare übernommen werden?Eine Konvertierung von Custom-Formularen haben wir nicht geplant. Um Ihnen die Umstellung zu erleichtern, werden wir Ihnen aber eine Auswahl an Vorlagen zur Verfügung stellen. Wird man die Patientenformulare auch ohne Online-Terminkalender (OTK) oder Videosprechstunde nutzen können?Ja, Patientenformulare können Sie unabhängig vom Online-Terminkalender oder der Videosprechstunde von Ihren Patienten anfordern. Zu diesem Zweck wird in tomedo® ein Einmal-Link erzeugt, den Sie Ihren Patienten per E-Mail zusenden. Wir werden die Patientenformulare dennoch im Laufe dieses Jahres auch in den OTK und die Videosprechstunde einbinden, damit Ihre Patienten auch dort im Rahmen von Terminbuchungen oder Videosprechstunden Formulare ausfüllen können. Ab wann sind die Patientenformulare verfügbar?Wir werden die oben beschriebenen sowie weitere Funktionen der Patientenformulare im Verlauf des Jahres 2024 zur Verfügung stellen. Zunächst wird es möglich sein, Patientenformulare im Browser von einem beliebigen Ort oder am iPad in der Praxis ausfüllen zu lassen. Auch die Sammlung der ausgefüllten Formulare in der Inbox und das Erzeugen eines auswertbaren Karteieintrags, inklusive PDF-Zusammenfassung, ist Teil dieser Basisversion. Sie soll Ihnen bis spätestens Ende März 2024 zur Verfügung stehen. Danach werden wir einen visuellen Editor zur Verfügung stellen, in dem Sie Ihre eigenen Patientenformulare erstellen können. Anschließend folgen weitere Funktionen, wie z.B. die Vorbefüllung ausgewählter Antwortfelder, der Rückschrieb von Antworten in die Stammdaten und Patientendetails, eine 2-Faktor-Authentifizierung sowie die Einbindung der Patientenformulare in den Online-Terminkalender und die arzt-direkt App. Was kostet die Nutzung der neuen Patientenformulare?Das Preismodell orientiert sich am Stand der verfügbaren Funktionen. Für die Basisversion fallen nur die Einrichtungskosten in Höhe von 49,00 Euro netto an. Nutzungskosten fallen erst an, sobald der Online-Editor für die Patientenformulare verfügbar ist. Dies wird voraussichtlich in Q2/2024 soweit sein. Ab diesem Zeitpunkt erheben wir, zusätzlich zur einmaligen Einrichtungsgebühr von 49,00 Euro netto, jeweils 29,90 Euro netto monatlich pro Leistungserbringer.. Ab Anfang 2025 steigt die monatliche Gebühr der Patientenformulare für alle Nutzer auf 39,90 Euro netto pro Leistungserbringer. Wie kann ich von Anfang an dabei sein?Wenn Sie die Möglichkeiten der Patientenformulare von der ersten Stunde an ausprobieren und mitgestalten möchten, melden Sie sich bitte unter patientenformulare@zollsoft.de. Beste GrüßeIhr tomedo®-Team

Gibt es schon eine Rückmeldung zum Einbindung in der Terminart? (Siehe letzte Kommentare von Kollegen Hajian und mir)

Eine Frage zu den Kosten: was bedeutet pro Leistungserbringer? Dass man pro Arzt, der angestellt ist und kein Vertragsarzt ist, monatliche Kosten hat? Also eine Praxis mit Assistenten in Teilzeit zahlt dann bei zB zwei Vertragsärzen und vier Assistenten 6mal monatlich?

Noch eine weitere Idee: optionale Erzeugung eines QR-Codes, der direkt in der Praxis gescannt werden kann. So kann das auch noch im Wartezimmer erledigt werden, wenn der Pat. schon in der Praxis ist. Genial wäre natürlich auch, diesen am Kiosk anzuzeigen, wenn sich der Pat. angemeldet hat aber die Fragen noch nicht beantwortet hat.

Lieber Herr Stößel, die Idee mit den QR-Codes ist spannend. Sie haben recht: wenn man den Code dynamisch erzeugt und am Bildschirm anzeigt, könnte man damit auch die sicheren Einmal-Links für die Formularanfragen übermitteln. Das kommt auf unsere Ideenliste für den Ausbau der Patientenformulare. Viele Grüße Christian Honey

Und dann noch so eine kleinen Bildschirm als erweitertes Display und darauf den QR Code anzeigen lassen:https://www.amazon.de/HAMTYSAN-Raspberry-Pi-Monitor-Bildschirm/dp/B0B8S9DYQC/ref=sr_1_3?keywords=mini+monitor&qid=1707233361&sr=8-3Geht dann ja auch für Bezahllinks für arzt direkt pay oder Kopplung für Impfdoc oder arzt direkt. Termin QR usw...

Oder QR-Code als Druck auf einem Bon-Drucker oder ähnlichem, sonst wird das Terminal ewig zum Abscannen blockiert.

Prinzipiell Daumen hoch, aber hören Sie doch bitte endlich mit diesem Netto-Preise-Quatsch auf! 99% der Ärzte machen keine Umsatzsteuer, für uns zählen nur Brutto-Preise! Klar kann ich die mir selbst ausrechnen, aber es wirkt einfach so, als ob Sie uns hier einen niedrigeren Preis vorgaukeln wollen, als wir letztlich bezahlen. Die Einrichtung kostet 59,38 € - nicht 49! Der Monat 47,48 - nicht 39,90! Macht im Jahr immerhin 91 € Unterschied. Auch wäre eine frühzeitigere Ankündigung für bisherige IDANA-Kunden sehr hilfreich gewesen, schließlich gibt es sowas wie Kündigungsfristen...

Können Sie bitte die Kosten hier nochmal genau bestätigen?

Beim Nachdenken über evtl Einsatzzwecke, ist mir ein weiterer Butsch eingefallen: wird es möglich sein über die neuen Formulare auch Dokumente zu übertragen? Besonders interessant wäre auch das übertragen des QR Codes des BMP. Viele Patienten kommen in die Praxis und haben ihren Medikamentenplan nicht dabei. Wenn sie allerdings Anamnese Formulare bereits zu Hause ausfüllen, könnten Sie den Plan dort in Ruhe suchen und scannen.

Der letzte Punkt wäre bei guter Umsetzung ein deutlicher Vorteil gegenüber IDANA: dort lassen sich nur Fotos von Medikamentenplänen an den Anamnesebogen anhängen. Das bedeutet dann abtippen, oft werden nicht-BMPs fotografiert oder gar nur die Schachteln... Eine gute Eingabemaske (Name, mg usw) mit intelligenter Medi-Suche zum (halb-)automatischen Import ins tomedo oder alternativ eine klare Anleitung zum Fotografieren des QR code vom BMP, um den dann tomedo-lesbar zu haben, wäre schon genial!

Neues Feature: tomedo® Patientenformulare

Thorsten Kühner

Hallo Herr Hirtle, auch mit der Version V2.28.0 (625) werden weiterhin die gelöschten Formulare angezeigt, wodurch die Formularauswahl sehr unübersichtlich ist. Das ist der einzige Punkt, der uns momentan noch von der Verwendung der Formulare abhält, daher würden wir uns freuen, wenn es bald behoben werden könnte.

Dr. Steffen Rabe

Lieber Herr Honey,

gibt es diese Datei-upload-Funktion mittlerweile? Wenn ja: wie nutze ich sie, wenn nein: absehbar ab wann?

Herzlichen Gruß,

SR

Andrea Grafmueller

Hallo Herr Kühner, ich kann ihr Problem bei uns leider gar nicht nachstellen, die Formularauswahl am iPad ist in meiner Testinstanz synchron mit der Auswahl in Tomedo (und mit der Liste in Arzt Direkt, sowohl nach zufügen als auch nach löschen der Formulare. Um zu verstehen, warum das bei Ihnen nicht der Fall ist, und sicherzugehen, dass ich die richtigen Arbeitsschritte teste, können Sie bestätigen, das dies hier der Ablauf ist der bei Ihnen nicht funktioniert:

1. Im Arzt Direkt Dashboard unter Formulare das Formular löschen (papierkorb Icon)

2. nachdem das Formular bei Arzt Direkt gelöscht ist, in der iOS App über Schnellaktionen (oder aus der Kartei +Neu) die Patientenformular Auswahl öffnen.

Nach diesen Schritten ist das gelöschte Formular noch in Ihrer Liste zu sehen? Können Sie mir noch sagen mit welcher Server Version Sie arbeiten?

Vielen Dank

Andrea Grafmüller

Thorsten Kühner

Hallo Frau Grafmueller,

danke für Ihre Unterstützung! Aktuell verwenden wir die Server-Tools v1.148.0.12.

Es klappt problemlos, wenn ich jetzt ein neues Patientenformular anlege und es auch wieder lösche; die iOS-App zeigt es immer richtig an.

Allerdings habe ich weiterhin alte Fragebögen in der Liste, die ich im Arzt Direkt-Dashboard schon vor Wochen gelöscht habe; ich kann sie auf dem Tablet sogar noch aufrufen. Auch eine Neuinstallation der App und das Löschen der lokalen Daten hat nicht geholfen.

Andrea Grafmueller

Vielen Dank für die Erklärung. Das erklärt warum wir es nicht nachstellen können. Ich werde versuchen die Ursache zu finden und zu beheben.

Steffen Hirtle

Hallo Herr Kühner,

das Problem müssten wir uns einmal per TeamViewer anschauen. Ich hab Ihnen dazu eine private Nachricht geschickt.

Jan Fedorcak

Hallo Zusammen, i

ich bin gerade fleißig am Formulare bauen, ein Formular wird als nicht für Neupatienten geeignet eingestuft, obwohl es für Neupatienten sein soll.

Wie wird das entschieden, bzw. wie kann ich das ändern?

Grüße!

Jan Fedorcak

Christian Honey

Moin Herr Fedorcak,

freut mich zu lesen, dass Sie Patientenformulare basteln. Als Neupatienten-Formulare werden solche eingestuft, in denen es die Felder für Vorname, Nachname und Geburtsdatum mit eingetragenen Rückschriebwert gibt. Ansonsten kann aus den Daten im Formular kein neuer Patient angelegt werden. Die Rückschrieb-Werte finden Sie im Editor rechts in der Leiste, wenn Sie ein Element mit der Maus angewählt haben.

Viele Grüße

Christian Honey

Jan Fedorcak

topp! Danke, jetzt passt es!

Das Thema automatischer Rückschrieb würde mich nochmal interessieren: hatte das mit der Aktionskette und Bedingung versucht, war nicht so richtig erfolgreich... mein DSVGO Haken konnte ich bei den alten Formularen direkt anklicken zum automatischen Rückschrieb in die sogenannten patientenabhängigen Felder. Zumindest halbautomatisch sollte das Feld schnell umsetzbar sein, richtig?

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