Guten Tag! Wir diskutieren grad, wie wir das Ausfüllen von Formularen durch Patienten (zuhause oder in der Praxis) in tomedo® in Zukunft gestalten sollten. Deshalb möchte ich Sie bitten, uns folgende Fragen zu beantworten. Bitte beachten Sie, es geht hier um Formulare, die von Patienten ausgefüllt werden. 1. In welchem Format (PDF, Word, Open Office) liegen bei Ihnen die meisten von Patienten auszufüllenden Formulare vor? 2. Woher stammen die von Patienten auszufüllenden Formulare: nutzen Sie Vorlagen von Verlagen, Behörden, Kollegen, Fachgesellschaften, anderen Quellen im Internet? 3. Wo füllen Ihre Patienten diese Formulare in der Regel aus? 4. Verschicken Se von Patienten auszufüllende Formulare auch auf elektronischem Wege an Ihre Patienten (z.B. per Email)? Wenn ja, wie erhalten Sie die ausgefüllten Formulare zurück? 5. Würden Sie Formulare von Ihren Patienten auch elektronisch ausfüllen lassen, wenn es dazu eine komfortable Möglichkeit gäbe (etwa auf einer Webseite oder in einer App)? 6. Wie wichtig ist es Ihnen, dass von Patienten ausgefüllte Formulare in tomedo® auswertbar sind, z.B. um anhand der Antworten Felder automatisch zu setzen (etwa Adressfelder oder Marker) oder um sie per Statistik auswerten zu können? Welche möglichen Anwendungen kommen Ihnen da in den Sinn? 7. Gibt es Formulare, die dann trotzdem als DINA4-Formular verfügbar sein müssten: beispielsweise, um es auszudrucken oder per PDF zu verschicken? Vielen Dank im Voraus für Ihre Antworten! Chrstian Honey

1. In welchem Format (PDF, Word, Open Office) liegen bei Ihnen die meisten von Patienten auszufüllenden Formulare vor? Selbst editierbare Formulare im Textverabeitungsprogramm dann Export als PDF und ggf. Übernahme in CF als Hintergrund 2. Woher stammen die von Patienten auszufüllenden Formulare: nutzen Sie Vorlagen von Verlagen, Behörden, Kollegen, Fachgesellschaften, anderen Quellen im Internet? 50/50 Selbst erstellt und offizielle Formulare 3. Wo füllen Ihre Patienten diese Formulare in der Regel aus? Wir füllen die Formulare am PC selbst aus. Ausdrucken, händisch ausfüllen und wieder einscannen macht nur in wenigen Fällen Sinn.Kostenübernahmeerklärungen und Aufklärungen werden am iPAD unterschrieben. Die meisten unserer Patienten benötigen Hilfe beim Ausfüllen komplexer Formulare, weshalb wir das iPAD nicht in Patientenhände geben. Wir haben dadurch bisher keine Arbeitserleichterung oder Zeitersparnis. Anders wäre das, wenn die gleichen Formulare bereits zu Hause ausgefüllt und in Toemdo integriert werden könnten. 4. Verschicken Se von Patienten auszufüllende Formulare auch auf elektronischem Wege an Ihre Patienten (z.B. per Email)? Wenn ja, wie erhalten Sie die ausgefüllten Formulare zurück? Ja als Anhang bei Online Terminen. Leider lassen sich diese aber noch nicht direkt verarbeiten sondern sind nur als Dokument in Tomedo Speicherbar. 5. Würden Sie Formulare von Ihren Patienten auch elektronisch ausfüllen lassen, wenn es dazu eine komfortable Möglichkeit gäbe (etwa auf einer Webseite oder in einer App)? Ja unbedingt. Das wäre eine enorme Verbesserung.Bereits im Vorfeld könnte so wichtige Parameter erfasst und direkt in Tomedo verarbeitet werden. Wenn Interesse besteht, kann ich Ihnen Beispiele zeigen. 6. Wie wichtig ist es Ihnen, dass von Patienten ausgefüllte Formulare in tomedo® auswertbar sind, z.B. um anhand der Antworten Felder automatisch zu setzen (etwa Adressfelder oder Marker) oder um sie per Statistik auswerten zu können? Welche möglichen Anwendungen kommen Ihnen da in den Sinn? Sehr wichtig, hat für mich allerhöchste Priorität und würde eine Verbesserung von Tomedo bedeuten, ganz besonders im Zusammenspiel mit CF und CKE.Anwendungsmöglichkeiten durch Übernahme der Stammdaten, andere wichtige Parameter wie Risikostatus, Vorerkrankungen, Implantate, Allergie, Blutgruppe etc.Abfrage zur Erhebung der Anamnese, Beschreibung der Beschwerden etc.

Dem möchte ich mich vollumfänglich anschließen! Perfekt wäre es, wenn der Patient bereits Zuhause am Computer/Handy/Tablet (oder dann auch in der Praxis an seinem Handy) die Formulare ausfüllen könnte. Entscheidend ist dann die Auswertbarkeit in tomedo und die Übertragung der Antworten in CKE. Das würde massiv Zeit sparen!

Super. Danke für Ihre Antworten. Noch eine siebte Frage hintendran: 7. Gibt es Formulare, die dann trotzdem als DINA4-Formular verfügbar sein müssten: beispielsweise, um sie auszudrucken oder per PDF zu verschicken? Ich denke hier etwa an Formulare, die Behörden in dem Format und der Darstellung zurückerwarten, in der sie zur Verfügung gestellt werden.

ad 1. wie C.Klaprothad 2. 2. Woher stammen die von Patienten auszufüllenden Formulare: nutzen Sie Vorlagen von Verlagen, Behörden, Kollegen, Fachgesellschaften, anderen Quellen im Internet?- nahezu 100% selbst erstellt3. Wo füllen Ihre Patienten diese Formulare in der Regel aus?Großteil in der Praxis - 60% Papier / 40% iPad - liegt aber zum Teil an meiner Anmeldung... Prinzpiell wird gern auch das iPad genutzt4. Verschicken Se von Patienten auszufüllende Formulare auch auf elektronischem Wege an Ihre Patienten (z.B. per Email)? Wenn ja, wie erhalten Sie die ausgefüllten Formulare zurück?Ja als Anhang bei Online Terminen - Patienten übersehen leider oft den Anhang, so dass in der Praxis trotzdem alles noch einmal aufgenommen werden muß (s. Punkt 3). Die meisten drucken das Dokument aus und füllen es aus / drucken das ausgefüllte Dokument aus. In der Praxis muss es dann eingescannt werden. Einfacher wäre es, wenn die Daten aus einem Online -Formular übernommen werden könnten - da bleibt nur die Problematik mit der Unterschrift, da nicht jeder eine technische Lösung dafür zu Hause hat... 5. Würden Sie Formulare von Ihren Patienten auch elektronisch ausfüllen lassen, wenn es dazu eine komfortable Möglichkeit gäbe (etwa auf einer Webseite oder in einer App)?Wäre super - allerdings Problem mit der Unterschrift (s.o.)6. Wie wichtig ist es Ihnen, dass von Patienten ausgefüllte Formulare in tomedo® auswertbar sind, z.B. um anhand der Antworten Felder automatisch zu setzen (etwa Adressfelder oder Marker) oder um sie per Statistik auswerten zu können? Welche möglichen Anwendungen kommen Ihnen da in den Sinn?Wäre ein Träumchen! Ich hatte für meine Akademie mal ein Quiz erstellt. Den einzelnen Antworten konnte ich da Zahlenwerte zuordnen. Das konnte dann direkt online ausgerechnet werden, ob der Teilnehmer eine bestimmte Anzahl (oder Prozente) richtig hatte und somit bestanden hatte.Tolle Anwendungen gibt´s auch bei Idana ( https://idana.com)Allein die Auswertung einer Anamnese (ggf. mit Red Flags Kennzeichnungen o.ä.) wäre toll...

Klasse wenn diese Idee umgesetzt werden könnte. Dann benötigt man im Prinzip keine externen Anbieter mehr und könnte sich zwar mit etwas Mühe die wichtigsten Formulare selbst basteln. Der ungemeine Vorteil wäre die direkte Verarbeitung und Auswertung innerhalb von Tomedo. Das geht auch nicht mit Anbietern wie Idana. zu 7. Ja gibt es, allerdings sehe ich da bis auf wenige Ausnahmen die Notwendigkeit, diese am IPAD oder als Anhang per Mail zu versenden. Das sind beispielsweise Meldeformulare an das PEI oder BfArm, IV-Verträge etc. Die lassen sich bereits jetzt als CF in Tomedo einsetzen und direkt per Mail versenden. Das hat leider nur einen Haken, dass die nicht wie ein pdf als verschlüsselter Anhang sondern immer nur direkt versendet werden können, oder habe ich da etwas übersehen? Toll wäre es, wenn man ausgefüllte CF beispielsweise per Rechtsklick in ein pdf umwandeln könnte, wie beispielsweise die Arztbriefe.

1. In welchem Format (PDF, Word, Open Office) liegen bei Ihnen die meisten von Patienten auszufüllenden Formulare vor?odt, word, excel, pdf2. Woher stammen die von Patienten auszufüllenden Formulare: nutzen Sie Vorlagen von Verlagen, Behörden, Kollegen, Fachgesellschaften, anderen Quellen im Internet?größtenteils eigene Vorlagen, meist zum ankreuzen, selten zum frei formulieren. Behörden, Fachgesellschaften in den o.g. Formaten3. Wo füllen Ihre Patienten diese Formulare in der Regel aus?iPad, oder Papier4. Verschicken Se von Patienten auszufüllende Formulare auch auf elektronischem Wege an Ihre Patienten (z.B. per Email)? Wenn ja, wie erhalten Sie die ausgefüllten Formulare zurück?Ja, Tagebücher & Protokolle die der Patient / Eltern ausdruckt, ausfüllt, mitbringt, wir scannen wieder ein.5. Würden Sie Formulare von Ihren Patienten auch elektronisch ausfüllen lassen, wenn es dazu eine komfortable Möglichkeit gäbe (etwa auf einer Webseite oder in einer App)?Datenschutzkonforme Webanwendung nutzbar auf mobilen Endgeräten, wäre mega. Versand eines Links zu den notwendigen Dokumenten, die nach ausfüllen automatisch der Patientenakte zugeordnet wird. 6. Wie wichtig ist es Ihnen, dass von Patienten ausgefüllte Formulare in tomedo® auswertbar sind, z.B. um anhand der Antworten Felder automatisch zu setzen (etwa Adressfelder oder Marker) oder um sie per Statistik auswerten zu können? Welche möglichen Anwendungen kommen Ihnen da in den Sinn?Sehr wichtig! Auch das automatische Auslösen von z.B. Markern bei bestimmen Antworten wäre großartig.7. Gibt es Formulare, die dann trotzdem als DINA4-Formular verfügbar sein müssten: beispielsweise, um es auszudrucken oder per PDF zu verschicken?Die ausgefüllten Formulare sollten grundsätzlich "hübsch" zu exportieren sein, z.B. um diese über Über/Einweisung mitgeben zu können.

1. In welchem Format (PDF, Word, Open Office) liegen bei Ihnen die meisten von Patienten auszufüllenden Formulare vor?PDF2. Woher stammen die von Patienten auszufüllenden Formulare: nutzen Sie Vorlagen von Verlagen, Behörden, Kollegen, Fachgesellschaften, anderen Quellen im Internet?Selbst erstellt.3. Wo füllen Ihre Patienten diese Formulare in der Regel aus?Auf Papier, eher selten vorab zuhause am Rechner (PDF).4. Verschicken Se von Patienten auszufüllende Formulare auch auf elektronischem Wege an Ihre Patienten (z.B. per Email)? Wenn ja, wie erhalten Sie die ausgefüllten Formulare zurück?Ja + zurück per E-Mail od. ausgedruckt.5. Würden Sie Formulare von Ihren Patienten auch elektronisch ausfüllen lassen, wenn es dazu eine komfortable Möglichkeit gäbe (etwa auf einer Webseite oder in einer App)?Ich bevorzuge auslesbare PDFs (noch).6. Wie wichtig ist es Ihnen, dass von Patienten ausgefüllte Formulare in tomedo® auswertbar sind, z.B. um anhand der Antworten Felder automatisch zu setzen (etwa Adressfelder oder Marker) oder um sie per Statistik auswerten zu können? Welche möglichen Anwendungen kommen Ihnen da in den Sinn?Sehr wichtig. 7. Gibt es Formulare, die dann trotzdem als DINA4-Formular verfügbar sein müssten: beispielsweise, um es auszudrucken oder per PDF zu verschicken?Ja, z.B. als Ausfertigung für den Patienten.

noch ein weiterer Wunsch: perfekt wäre es, wenn man die Formulare dynamisch gestalten könnte 😉 Also wenn Patient Frage 1 mit Ja beantwortet, geht es weiter mit Frage 2.Wenn Patient Frage 1 mit Nein beantwortet, geht es weiter mit Frage 3.

Sehr geehrte Frau Wieder, eine Nachfrage: was meinen Sie mit "auslebare PDFs". In tomedo kann man PDFs ja (noch) nicht automatisch auslesen. Wäre das eine wünschenswerte Funktion? Und warum bevorzugen Sie PDFs? VIele Grüße

Sehr schön. Genau dieser Wunsch läuft bei uns unter dem Gegriff "dynamische Frageketten". Diese waren ursprünglich als Diagnosehilfe gedacht (aktuell in Entwicklung). Ich hatte damals aber auch das Potential für Fragebögen gesehen und dafür ein Konzept geschrieben. Es sieht alles danach aus, als wenn wir mit einem neuen Formular-Konzept genau das auch umsetzen werden.

Umfrage: Wie würden Sie Formulare von Patienten ausfüllen lassen?

Christian Honey

Lieber Herr Mandl,

auch Ihnen, etwas verzögert, einen herzlichen Dank!

Katrin Kämmerzell

1. PDFs die in LibreOffice/Writer erstellt worden sind / externe Vorlagen aus Word

2. v.a. selbst erstellt

3. ausgedruckt in der Praxis oder zu Hause per Mail verschickt (aktuell noch viel zu umständlich, daher wenig genutzt, aber absolutes Ziel!)

4. Ja. Als jpg-Foto, im Idealfall als pdf

5. Ja unbedingt, warte ich schon lange darauf!

6. Super toll wäre die Möglichkeit, ein ausführliches Anamnese-Formular z.B. ausfüllbare pdf, erstellen zu können, das die Patienten per Mail/App vorab ausfüllen und alle gewünschten Daten inkl. Adresse in die Kartei übernimmt. Auch Symptomabfragen in Form von Ankreuzen vor Folgeanamnese wäre eine riesige Hilfe.

7. Nicht unbedingt, wenn es geht perfekt.

Christian Honey

Lieben Dank, Frau Kämmerzell.

Jan Smid

Hallo,

1) Formulare werden mit Word erstellt und ausgedruckt

2) Früher Idana, aktuell die PDFs ausgedruckt und eingescannt.

3) Früher auf dem iPad im Wartezimmer

4) Aktuell nein

5) Ja, allerdings müssen die Formulare ausdruckbar sein, viele der Patienten brauchen am iPad ewig oder es sitzt eine MFA daneben.

6) Unbedingt. Ein importiertes PDF ist am Ende wertlos, wenn man es nicht weiter automatisiert verarbeiten kann. Deswegen nutzen wir Idana nicht mehr.

7) Ja, sinnvollerweise sollte die Option für alle Formulare bestehen. Bei vielen älteren Patienten ist das digitale Ausfüllen nicht mit vertretbarem Zeitaufwand bzw. ohne MFA daneben nicht möglich.

Wichtige wäre eine Anpassung der Formulare ohne größere IT-Kenntnisse. Das ist etwas, was mich im Alltag von "Verfeinerungen" in den digitalen Abläufen echt abhält.

Am besten wäre ein gut zu bedienender Formulardesigner, mit dem man die Formulare erstellt. Das Formulardesign hat bei Idana gut funktioniert (wurde ja von jemandem anhand von Vorlagen erledigt).

Gruß

-js

Dr. Marks

Hallo Christian, bin gerade dabei meine Praxis zu simplifizieren und dabei bin ich über die CF auf diesen Eintrag gestoßen.Falls es nicht zu spät ist, auch von mir noch einige Bemerkungen.

Der Ablauf ist ja folgendermaßen - es gibt 2 Formulartypen für mich

1. Vorgefertigte Formulare die man übernimmt

2. Eigene Formulare die man selber nutzers- und fallspezifiesch erstellt

zu Typ 1:

Man möchte ein Formular welches ständig wiederkehrend gebraucht wird einarbeiten

>Man holt sich das Formular als PDF (ADAC Reiserücktritt z.b.) und lädt es herunter

>Manbearbeitet das Formular evt. (löscht manches und fügt manches z.B. Logo ein und speichert es wieder als pdf

>Man legt in Tomedo ein CF Formular an (Reiserücktritt) und holt sich das entsprechende pdf als Hintergrund

so und jetzt geht es los.

1. es sollten möglichst viele Felder aus Tomedo übernommen werden können ... so das Übliche Name Kasse ... etc.

2. es sollten alle restlichen Felder mit popups vorbelegbar sein so dass man dem Pat. eine Ausfüllhilfe damit anbietet <... manchmal Schmerzen, oft Schmerzen , täglich Schmerzen...>

3. dieses teilausgefüllte Formular muss jetzt versendbar und weiter bearbeitbar sein

(a. manuell also Ausdruck (Notlösung))

b. online via e-Mail Versand - Bearbeitung durch Patient und Rückversand per Mail

c online bearbeitbar in der Arzt-Direkt-App wäre natürlich genial aber nur für Profis - denn Ü60 ist schon mit einer E Mail ausreichend ausgelastet

4. das Re imporierte Formular muss weiterhin bearbeitbar sein damit der Arzt noch Korrekturen vornehmen kann

Idealerweise sollte man die Möglichkeit haben das Formular dem Patient auf Anfrage teilausgefüllt zur Verfügung zu stellen z.B. im OTK

zu Typ 2:

Bei selbsterstellten Formulare um wäre es wichtig möglichst viele rückschreibbare Felder zu ermöglichen um alle erfragtenInformationen an die passende Stelle implementieren zu können.

Bernhard Hofer

1. PDF

2. Selbst erstellte vs. käuflich erworbene (Perimed, Thieme compliance) 70 : 30

3. in der Praxis, mangels 4.

4. mit unserer alten Software Epikur nutzten wir die Möglichkeit Ondasys - Patient füllt von einem externen Server bereitgestelltes Formular aus, die Praxis erhält das anonymisierte Formular mit einer Kennung, die die Zuordnung zur Kartei ermöglicht. War zwar etwas sperrig, aber zumindest vorhanden.

5. unbedingt

6. auswertbar: sehr wichtig

7. ausdruckbar: wichtig, aber trivial

Christian Klaproth

Sehr geehrter Herr Honey,

meine Vorstellung wäre selbst konfigurierbares Online Formular mit Fragen und Unterfragen. Dabei sollte immer nur eine Frage gestellt und möglichst mit Ankreuzfeldern oder Auswahlfeldern beantwortet werden können. Den Fortschritt könnte man anhand eines Fortschrittbalkens visualisieren.

Perfekt wäre es, wenn man Patienten bereits mit der Anmeldung einen Link schicken könnte. Der ausgefüllte Fragebogen könnte danach als GDT Datei an Tomedo geschickt werden. Die Zuordnung kann leicht über die Patienten ID erfolgen. Auch könnten die Antworten in einen Barcode umgewandelt werden, den Patienten mitbringen und der dann in der Praxis eingelesen und dem Patientendatensatz zugeordnet werden könnte.

Würde man jeder Antwort eine 4-stellige Kennung voranstellen, könnten die Antworten in einem korrespondierenden CKE mit entsprechen Variablefeldern automatisch an die richtige Stelle geschrieben und in Tomedo an jeder beliebigen Stelle eingesetzt und weiter verarbeitet werden können. Selbst wenn dieser Antwortdatensatz in fremde Hände gelangen würde, könnte niemand den Inhalt entschlüsseln und irgendeiner Person zuordnen.

Ich hatte die Idee mit einem guten Freund angesprochen, der bereits diese Technologie anderswo einsetzt, aber derzeit keine Valenzen zur Entwicklung hat.

Mit der 4-stelligen Kennung könnte man im Dezimalsystem 10000 Parameter definieren, bei Verwendung von Buchstaben und Schriftzeichen entsprechend mehr.

Ich habe die Struktur für solch einen Fragebogen und den korrespondieren CKE bereits entworfen. Mit etwa 25 Fragen könnte man im Vorfeld die wichtigsten Informationen über Patienten erhalten, noch bevor die in der Praxis waren. Bei Wiedervorstellung bräuchte man nur Aktualisierungen vornehmen.

Gern kann ich Ihnen das an einem Beispiel demonstrieren. Vielleicht läßt sich solch ein enorm wichtiges Projekt sogar verhältnismäßig einfach umsetzen.

Bislang können Patienten Fragebögen auf der Website herunterladen und ausgefüllt bei Der Vorstellung mit ringen. Das hat den Nachteil, dass diese Daten händisch in Tomedo übernommen werden müssen. Ein Fragebogen als CustomFormular hat sich bei uns nicht bewährt.

David Stenger

Hallo Christian,

ich behaupte mal, dass über Regex möglich ist, die gescannten Formulare weiter zuverarbeiten. Beim Import kann man auswählen, dass der gescannte Text in den Karteieintrag übernommen wird (OCR vorausgesetzt). Den Karteieintrag könnte man dann mit Regex analysieren und ein CKE/CF befüllen. Wäre natürlich brutal aufwendig....aber wahrscheinlich möglich. ;-)

Rainer Gunstmann

PDFs, die ich in Word erstelle. Es wäre eine Erleichterung, wenn ich das docx Format zum Importieren verwenden könnte, bislang wandle ich das docx nur für den Import in PDF um, beim Editieren der Vorlage halt doppeltes Speichern.
Bei mir nur eigene Formulare
Noch, leider, nur per iPad in der Praxis. Gerne würde ich Manche schon vor dem Praxis Aufenthalt ausfüllen lassen.
Würde ich gerne machen und werde ich machen, wenn technisch möglich
Ja, sehr gerne!
Maximal wichtig! Bereits jetzt werden so Patientendaten, wie Adresse, Telefon, Mail vom Patienten editiert. Bereits jetzt werden Marker, wie stationäre Zusatzversicherung und Befundkopie erbeten oder die Arten der Kommunikation (Dürfen wir sie anrufen, Mail schicken, Info-Newsletter …) gesetzt. Bereits jetzt werden abgefragte Diagnosen per AK-Bedingungen als Diagnosen kodiert, ich generiere automatisiert ANA Einträge („Eine Gerinnungsstörung ist dem Pat. Nicht bekannt, eine gerinnungshemmende Dauermedikation sei nicht vorhanden“ …). Statistische Auswertung ist bei uns geplant.
Wir haben ein MRSA Abfrage Formular, wird vom Pat. ausgefüllt & unterschrieben, das müssen wir für den OP/ das KH ausdrucken, DIN A4.

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