Ich wage mich nochmals an das Thema weil alles per Mail versenden schon angenehm und günstig wäre. Wir lösen die Kollegen das die die DSGVO ernst nehmen ohne App oder externe zwischengeschaltete Firmen?Mich lässt die Idee nicht los, dass ein sicheres Passwort auf dem Terminzettel und der Versand von allem als gesichertes PDF am besten wäre, aber das geht nicht oder? Ich werde noch mal in der Anleitung wühlen aber wenn ich aktuell einen Karteieintrag versende geht er unverschlüsselt in die Email. Ein Passwort finde ich gar nicht in den Details, früher gab es das.Fazit nach Feldversuch: Nein es funktioniert aktuell nicht brauchbar aber Zollsoft ist sehr sehr nah dran!

Wenn ich die Zustimmung des Pat. zum E Mail Versand habe gehe ich davon aus , dass er mit dem Versand von E Mails an ihn in gleicher Form einverstanden ist wie er es an mich verschickt. Er verschlüsselt es ja auch nicht! Genau so versteh ich den hipe mit der Verschlüsselung von Rechnungen nicht. Haben Sie schon mal eine Rechnung per Mail bekommen die verschlüsselt ist? Ich noch nie.

Naja Herr Marks die DSGVO ist kein Hype sondern ein sehr teurer schlechter Scherz wenn das jemand mal ausnutzen will. Wir sind da mit der Plastischen sicher vulnerabler als sie als Hausarzt auch wenn wir nicht als SchiSchi Praxis bekannt sind und 80-90% Heilbehandlungen haben. Ich werde mich noch mal genau informieren und hier posten was geht und was nicht, aber gehen wir doch mal davon aus, dass alles was über Mail an den Patienten geht verschlüsselt sein muss. Wie löst man das in Tomedo?

Ohne Gewähr natürlich, wenn der Patient schriftlich der unverschlüsselten Email-Kommunikation zustimmt dann kann man ihm wohl alles schicken. Sicher sei es aber verschlüsselt zu kommunizieren.OK das Passwort habe ich gefunden, es ist ein kleiner Schlüssel neben der Email-adresse.Das Passwortfeld ist aber leer! Das schon vor Jahren bemängelt, das Passwort muss aktuell aktiv von der Helferin gesetzt werden. Es ist mir schleierhaft warum der Patient einen Schlüssel erst erhalten soll, nachdem die Patientkartei geöffnet wurde und vier Klicks gemacht wurden.Das Passwort sollte beim anlegen der Kartei und bei schon angelegten Kartei beim öffnen vergeben werden, wenn noch kein Schlüssel existiert. Leer darf ein Passwortfeld nie sein, sonst endet mein Feldversuch das Passwort auf dem Terminzettel mitzugeben gleich hier. Terminzettel mehrmals ausdrucken weil der Patient noch kein Passwort hat machen wir nicht, das ist zu viel unnötige Arbeit.

Mit $[ds_key]$ kann das Passwort auf den Terminzettel, fein. Wenn es ihn denn gibt. Customformulare und Dokumente werden als verschlüsseltes PDF verschickt das ist sehr gut. Werden aber einfache Text-Karteieinträge als Email versandt werden diese nicht in ein PDF umgewandelt und verschlüsselt das müsste aber sein.

Nächster Schritt Kostenvoranschläge verschicken. Hier hapert es. Es gibt keine Aktion per Email verschicken. Wird der Kostenvoranschlag auf "gedruckt" gesetzt, was eigentlich unnötig ist, wird zwar ein Karteieintrag generiert aber keine Datei hinterlegt. Hier muss ich wieder die Frage stellen warum die Kostenvoranschläge und Rechnungen nicht als in die Kartei kommen. Mir fällt keine Erklärung ein. Es schreiben doch ständig Kollegen, dass sie Rechnungen per Mail verschiken. Wie denn? Die drucken sie doch nicht etwa aus und scannen sie in die Kartei ein? Das wäre ja ein komplett bekloppter papierverschwenderischer und durch scannen arbeitsintensiver Weg. Übersehe ich etwas? Wie kommt der Kostenvoranschlag zusammen mit den übrigen Dokumenten die schon in der Kartei sind verschlüsselt in die Mail?

Zusammenfassung Feldversuch Email verschlüsselt an Patienten- Schlüssel für Patient wird nicht automatisch generiert - fail- Schlüssel kann leicht geändert und erneuert werden - check- Schlüssel kann Patient einfach mitgegeben werden, SMS, Terminzettel, oder Passwortzettel -check- Dokumente auch Formulare können verschlüsselt in der Email versendet werden - check- Einfachte Texteinträge werden nicht verschlüsselt, es wird also nicht alles in der Kartei markierte in pdf umgewandelt - fail- Kostenvoranschläge und Rechnungen werden nicht in Kartei abgelegt und können nicht verschickt werden -fail Für uns so nicht brauchbar auch wenn da schon viel so läuft wie es soll. Unfertig oder nicht zu Ende gedacht.

Das Thema ließe sich ziemlich einfach lösen, wenn man eine SOPHOS Firewall im Einsatz hat. Diese bietet das Feature "SPX-Verschüsselung, welches letztendlich eine Form von PDF-encyptyion ist. bei der Sophos gelangen hingegen ALLE(!) Anhänge einer E-Mail sowie die E-Mail selbst in die verschlüsselte PDF-Datei. Dabei lassen sich beispielsweise auch die Schlüssel aus tomedo über eine E-Mailvorlage nutzen. Ich habe hier auch schon einmal darüber berichtet. Die Einrichtung auf der Firewall sind nur ein paar Klicks. Sollte das jemand nutzen oder testen wollen, helfe ich gerne.Die Übermittlung oder Aushändigung des Mail-Schlüssels an den Patienten sehe ich da eher untergeordnet.Nach wie vor hindert mich der nicht RFC-konforme E-Mailclient von tomedo daran, diese Lösung auch einzusetzten, da in der Mail-Kodierung ein wesentlicher Bestandteil fehlt (E-Mail im Textformat). Liebes tomedoTeam, das hat nichts mit der Darstellung in einem anderen Mailclient zu tun!Ich könnte nun Mac Mail verwenden, da wird alles richtig abgelegt und in der verschlüsselten PDF auch dargestellt. Aber mir fehlt der entsprechende Eintrag in der Patientenkartei... Gäbe es hierzu eine praktikable Lösung?Beste Grüße aus AugsburgChristian Schacht

Bitte nicht mein Thema kapern Herr Schacht. Machen sie ein Sophos Faden dafür auf in dem alle diskutieren können die eine Sophos Firewall betreiben. Zollsoft ist schon sehr nah an der Lösung des Problems für alle Praxen, Kassenpatienten und Privatpatienten. Schlüssel automatisch erstellen, Texteinträge in PDFs umwandeln, Kostenvoranschläge und Rechnung in die Kartei und die Sache funktioniert. Briefmarken würden praktisch komplett entfallen wenn man Emailadressen in der Praxis erzwingt. Der Sohn des 100 jährigen Patienten, von dem er uns von der Schweigepflicht entbindet, hat eine Email, garantiert. Emails kann man mit einer Nachricht über einen Auslöser als Aktionskette einrichten "PATIENT HAT KEINE EMAIL IN DEN DETAILS!" Das ist ein Nagscreen für den man schnell eine Email findet.

Lieber Herr Balogh, es liegt mir grundsätzlich fern, Themen zu "kapern"... Beste Grüße aus Augsburg Christian Schacht

Das ist gut Herr Schacht. Ich versuche Zollsoft davon zu überzeugen, die verschlüsselten Emails zu Ende zu bringen. "Ach geht doch mit Sophos wenn was anders programiert wird" hilft hier nicht weiter. Die sind so nah dran ein wirklich sinnvolles rundes Feature zu haben aber man verhungert in der Zielgeraden.

Dauerthema - Email an Patienten Verschlüsselt ohne App mit Tomedo. Geht nicht, aber fast!

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@Zollsoft: Soll ich die Wünsche einzeln posten die es möglich machen das Email + verschlüsselte PDF zu nutzen oder leuchtet es ein warum in der täglichen Praxis aktuell die PDF-Verschlüsselung unbrauchbar ist? Wird das Feedback aus der Arbeitspraxis aufgenommen und umgesetzt?

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Folgender Ablauf heute einer Patientin die weit weg wohnt und die Nähte heimatnah entfernen liess. Email heute:

Sehr geehrte Damen und Herren,

haben Sie den Bericht bzw. das Ergebnis von meiner Tochter schon per E-Mail versendet?

(Behandlung 02.11.2021)

Bitte teilen Sie mir kurz mit, wann wir mit dem Ergebnis rechnen können.

Mit freundlichen Grüßen

Meine Antwort nach Rechtsklick auf die Histo und senden verschlüsselt per Email:

Hallo ,

anbei ist die Histologie. Code ist eingentlich auf dem Terminzettel aber sie haben keinen Termin. Haben sie ein Handy dann schicke ich ihn per SMS oder sie rufen morgen in der Praxis an und wir geben ihn telefonisch durch

mit freundlichen Grüßen,

Antwort:

Sehr geehrter Herr B.,

habe das Passwort in Ihrer Praxis am 02.11.2021 mitbekommen und konnte den Befund öffnen. Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

Was ist passiert, dass der Ablauf so einfach und gut geklappt hat? Meine Damen haben mitgedacht weil ich ihnen die Verschlüsslung und den Code am Terminzettel gezeigt habe und das dazu der Code generiert werden muss. Sie haben also einen Code generiert und den Termizettel gedruckt auch wenn es keinen termin gab. Das waren viele Klicks um den Code zu generieren und eigentlich unnötige Arbeit.

So weit so gut aber müssen denn die Angestellten einen Code generieren? Sollte es nicht ausreichen, dass sie einen Terminzettel drucken auf dem der Code ist? Das einfache verschicken per rechtsklick von Dokumenten per Email würde ich mir auch für Karteieinträge wünschen. Wie oben beschrieben klappt das nicht für alles in der Kartei.

Die Kartei sollte alle Dokumente auch Rechnungen und Kostenvoranschläge und alle Funktionen bekommen.

Beispiel: Rechtsklick auf markierten Karteieintrag mit Anhang Brief und weiteren Karteieinträgen mit Anhängen - drucken mit Onlinemarke - kein Nagscreen - Drucker druckt den Briefanhang mit PDF Hintergrund Briefpapier und mit Barcocode Internetmarke, berechnet über Papiergewicht und Anzahl des Papiers der markierten Karteieinträge mit korrekter Marke und allen markeirenten Unterlagen - Helferin steht mit Umschlag am drucker und muss nichts weiter tun als eintüten.

Das wäre ein ziemlich perfekter Workflow. Geht schon nicht weil Karteieintrag mit Anhang Brief weder eine Internetmarke bekommen kann noch einen PDF Briefkopf-Hintergrund. Einziger Dialog der kommen darf ist wenn zu viel markiert wurde und keine Internetmarke mehr reicht.

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Ist was geplant die Emailverschlüsselung fertigzustellen? Kurze Info bitte dann muss man nicht ständig fragen.

Christian Klaproth

Diesen Wunsch kann ich nur unterstützen. Wir würden gerne nicht nur pdf sondern alle Dokumente der Kartei per mail versenden. Beispielsweise erzeugen wir im Rahmen der Impfaktion das EU Zertifikat, zusätzlich ein Ersatzbescheinigung und ein Dokument mit den Verhaltensregeln nach der impfung. Das alles würden wir gern per Mail verschicken anstatt das auszudrucken.

Wäre toll, wenn wir das bekommen. Das ist m.E. wichtiger als manches andere Projekt.

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Macht leider sehr sehr viel Sinn das durchzuziehen. Grosser Baustein beim Ziel Papierlose Praxis und wirklich leicht zur erreichen.

Jan-Ole Finkeisen

Ich nehme den Wunsch sehr gerne als Ticket auf und werde es in das Produktmanagement tragen. Dort werden wir die weiteren Schritte dazu evaluieren, da verschiedene Module davon betroffen sind. Zum jetzigen Zeitpunkt ist es nicht möglich genau abzuschätzen, in welchem Zeitraum diese Themen umgesetzt werden können.

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OK vielen Dank, freue mich wenn das überhaupt diskutiert wird. Es ist das sinnvollste was sie aktuell in Tomedo machen können. Papierlose blitzschnelle und vor allem DSGVO konforme einfachste Kommunikation auch mit Patienten die keine Ahnung von Technik haben.

Max Seiler

2 von ihnen beschriebenen Themen sind derzeit schon in tomedo vorhanden und können im Menüpunkt Admin->Praxisorganisation->Datenschutzeinstellungen eingestellt werden:

Dort kann man einstellen ob man immer beim öffnen der Kartei eines Patienten wenn noch kein Schlüssel vorhanden ist einen neuen setzen will, zur Auswahl stehen hierbei neben Versichternnummer und Geburtstag auch ein String der so erzeugt wird wie der Schlüssel in den Patientendetails.

Das Fenster wo man den Schlüssel eingeben kann kann man dort ebenfalls für Patienten die einen Schlüssel haben ausstellen, dabei einfach bei Anhänge ausgehender E-Mails verschlüsseln immer wenn möglich auswählen, dann kommt dieses Abfragefenster nicht mehr für Patienten mit Schlüssel.

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Danke Herr Seiler, das ist super, ist das neu? Warum schreibt die Lösung Zollsoft nicht? Den Zufallsstring muss ich mir mal ansehen ob der auch lang ist und nicht jedes mal geändert wird. Ich gehe mal davon aus, dass beim öffnen nur etwas gesetzt wird wenn das Passwortfeld leer ist. Diese Einstellung "String" sollte standard sein. Das Feld leer zu lassen bringt nichts und die anderen Option sind keine Passworte und gaukeln nur Sicherheit vor.

Ein wichtiger Baustein. Der Patient bekommt also sein Passwort nun immer mit. Dann geht es jetzt nur noch um die Kartei und was, wie per Mailanhang verschickt werden kann. Das ist noch unvollständig.

Anhänge lasse ich schon immer verschlüsseln geht ja praktisch heutzutage gar nicht anders mit der DSGVO.

Das ist die Einstellung:

Zusammenfassung Feldversuch Email verschlüsselt an Patienten

Schlüssel für Patient wird nicht automatisch generiert - check
Schlüssel kann leicht geändert und erneuert werden - check
Schlüssel kann Patient mitgegeben werden, SMS, Terminzettel, oder Passwortzettel -check
Dokumente auch Formulare können verschlüsselt in der Email versendet werden - check
Einfachte Texteinträge werden nicht verschlüsselt, es wird also nicht alles in der Kartei markierte in pdf umgewandelt - fail
Kostenvoranschläge und Rechnungen werden nicht in Kartei abgelegt und können nicht verschickt werden -fail
- Kostenvoranschläge und Rechnungen werden nicht in Kartei abgelegt und können nicht verschickt werden -fail
Karteieintrag mit Anhang Brief bekommt keinen pdf Hintergrund beim versenden per Mail wichtig für vorgefertigte Anschreiben -fail

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Mit der automatischen Schlüsselgeneration forcieren wir nun Emails mit einem Auslöser bei fehlen der Emailadresse mit Aktionskette Nachricht. Gewollter Nagscreen denn ohne die Adresse ist der Workflow kaputt. Wir tragen auch Mailadressen von Familienangehörige ein bei alten Patienten die keine eigene Email haben. Bei Verschlüsselung ist das egal.

Folgendes passiert aber beim Versenden eines Befundes. Helferin sagt mir "Huch da muss man ja aufpassen da geht ja der unverschlüsselte Text des Karteieintrags mit in die Mail an dem der Anhang ist. Muss man ja löschen, wie nervig. Was ist wenn ich das aus versehen versende?" - fragender Blick -

Gut erkannt und noch ein Problem im Workflow auf der Zollsoft Seite.

Den Auslöser kann man sehr einfach so generieren:

Jörg Wacker

Ich möchte ergänzen, dass auch der Versand von in der Kartei gespeicherten Fotos und eMails unverschlüsselt in die Mail-App übernommen werden. Das geschieht sehr schnell, wenn versehentlich eine Zeile in der Akte markiert ist und man die Aktion "Mail versenden" wählt.

Es muss einen konsistenten Weg des Mailversands geben und wir müssen uns darauf verlassen können, dass KEINE Patientendaten unverschlüsselt verschickt werden können.

Daher bin ich für eine hohe Priorisierung dieses sensiblen Themas und schnelle Korrektur dieses bugs!!

Die Aktonskette und zugehörige Bedingung finde ich sehr gut, denn es stört den Arbeitsablauf sehr, wenn die Mail oder die entsprechenden Häkchen fehlen. Hierzu auch nochmal die Bitte, dass das Rückschreiben der Mailadresse und der DSGVO-Häkchen aus Idana-Fragebögen schnell umgesetzt wird.

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Bin ganz ihrer Meinung Herr Wacker, aktuell ist der Versand von verschlüsseltem Material nicht vollständig möglich und sehr gefährlich.

Vergessen sie bitte nicht dem Them ein +1 zu vergeben Zollsoft schaut darauf bei der Priorisierung von Themen.

Erfolgt eigentlich die Übernahme von Emails aus den Onlineterminen? Schon oder?

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Gemeinerweise kann man den Nagscreen von Ärzten fern halten mit der Bedingung $[nutzerkuerzel]$ also so:

Christian Klaproth

Es muss alles in der Kartei gespeichert werden können damit man es unkompliziert nicht nur drucken, sondern auch per Mail verschlüsselt versenden kann. Dazu gehören Rechnungen und Formulare etc.

Wir haben gerade aktuell folgendes Problem. Im Rahmen der Impfaktionen bekommt jeder Patient das EU Zertifikat, eine Impfersatzbescheinigung und ein Informationsblatt für die Verhaltensmaßregeln. An einem Impftag drucken wir dann rund 1000 Seiten aus.

Jetzt öffnet sich das Formular oder das EU Zertifikat wird generiert, vorher wird gefragt ob man das auch wirklich möchte. Beim Zerifikat muss ich fürs Drucken bestimmt 4 Klicks machen und das noch immer offene Zertifikat schließen.

Das muss einfacher gehen, indem jedes CustomFormular und auch das EU Zertifikat ganz einfach verschlüsselt per Mail versendet werden kann, am besten noch im Rahmen einer Aktionskette.

Dann bräuchte man für die ganze Aktion tatsächlich nur 1 Klick. Mit so etwas könnten wir unsere Effektivität noch einmal um 50% steigern. Wenn ich die Drucker bald nur noch für die KV Formulare benötige - an den Erfolg der TI glaube ich nicht - dann können wir enorme Kosten beim Ducken und sehr viel Zeit sparen.

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Ich habe es gerade ausprobiert Custom Formulare kann man schon per email verschlüsselt senden aber nur die erste Seite hat den PDF Hintergrund die anderen Seiten nicht. Damit ist das Formular per Email wertlos da unlesbar.

CF Verschicken geht also nicht.

Wir könnten jetzt eine Liste machen was verschickt wird und was nicht aber eigentlich muss das mit jedem Karteityp klappen.

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In welcher Version ist die Verschlüsselte Email zu erwarten, also Teile der Kartei in einer Mail verschlüsselt versendet werden können, einschliesslich Rechnungen, Kostenvoranschläge und Karteieinträge mit Anhang mit pdf Hintergrund? Auf die Möglichkeit keine Briefmarken mehr kaufen zu müssen warten wir gespannt.

Michael Wagner

Hallo Herr https://forum.tomedo.de/index.php/user/mkgpch - Ich möchte Ihnen an dieser Stelle meine Anerkennung und Dank für Ihr bemerkenswertes Engagement in Sachen - soll ich sagen - ehrenamtlicher Produktentwicklung aussprechen. Durch Ihre Fragen wie auch die Beiträge, in denen Sie Ihre Erfahrungen der Weiter Entwicklung auch des o.g. Themas - der gesicherten und zugleich papierlosen Office Kommunikation in tomedo - einstellen, leisten Sie einen wertvollen Beitrag zur Weiterentwicklung dieses - zumindest halb offenen - Modells der PVS, auch wenn Ihnen die bisweilen klaren Worte der Kritik, die Sie offensichtlich billigend in Kauf nehmen, die Ihnen als Antwort über die Jahre entgegen schlägt, eherweiteren Aufwind bedeutet, hier mit den Beiträgen zur Weiterentwicklung nicht locker zu lassen. Ich bin jetzt gerade mal drei Wochen dabei und kann von einem deutlichen Zugewinn an Möglichkeiten in der Praxis Organisation gegenüber dem Einsatz des früheren Anbieters berichten, auch wenn ich von meinem bescheidenen 1 Mann Betrieb e.'r psychotherapeutischen Praxis berichte und somit nicht mit den komplexen Strukturen und Verwaltungsprozessen einer vielköpfigen Arztpraxis mithalten kann. Bleiben Sie also dran: die Entwicklung neuer System erzeugt immer (auch) Widerstand, vor allem, wenn es um die Hinterfragung der in der Prozess Entwicklung bereits geleisteten Entwicklerarbeit geht. Geschlossene Systeme hingegen sind oft als Grund für versagende Wettbewerbsfähigkeit beschrieben worden.

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Danke Herr Wagner, sie können mithelfen indem sie Themen Punkte verteilen und auch schreiben wenn ihnen ein Wunsch helfen würde und sie ihn auch möchten. Meine Intention ist egoistisch und eigennützig, ich möchte Tomedo besser nutzen, ich will Papier los werden, ich will weniger die Post reich machen, weniger Telefon durch bessere Onlinetermine haben, Recoursen balancieren können und Tomedo automatisieren ohne im CKE wahnsinnig zu werden. Ich denke aber meine Wünche sind für alle sinnvoll. Viele entstehen auch durch Kollegengespräche. Hier eine Zusammenfassung:

/d/44379

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Bekommen wir bescheid wenn das fertig ist?

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Heute wurden erstmals Unterlagen per KIM angefordert. Auch hier sehe ich keinen Weg direkt aus der Akte Unterlagen per Rechtsklick zu versenden sondern nur umständlich über das Desktop. Das ist natürlich auch kein akzeptabler Workflow.

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