Ich habe die iPad´s vor allem wegen der Option, Dokumente unterschreiben zu können, angeschafft.Im Rahmen der Impfkampagne nutzen wir diese Funktion verstärkt. Wir hatten ein Problem mit einer sehr langsamen Datenübertragung, indem unterschriebene Dokumente erst mit großer Verzögerung in der Patientenakte aufgetaucht sind. In diesem Zusammenhang ist mir aufgefallen, dass unterschriebene Dokumente nachträglich noch verändert werden können, wenn Sie am iPAD geschlossen werden. Das ist gefährlich!Schließt man das gleiche CustomFormular am PC wird immer ein nicht veränderbares Dokument erzeugt. Schließt man am iPAD das Formular mit dem Befehl „fertig“ kann es hinterher nämlich im gegensatz zur Bearbeitung am PC noch verändert werden. Erst wenn man es mit „sperren“ verläßt, wird das Formular so geschlossen, dass es nicht mehr veränderbar ist. Diese Logik soll laut Auskunft vom Support auch beibehalten werden, weil viele Kollegen nachträglich Änderungen an den Formularen vornehmen wollen. Vermeintlich rechtssicher unterzeichnete Dokumente werden auf diese Weise behandelt wie ein Karteieintrag. Bei unterschriebenen Dokumenten darf so etwas aber auf keinen Fall vorkommen, das wird jeder Anwalt bestätigen. Ich stelle das Problem hier zur Diskussion, weil meines Erachtens nur eine Kopie des Customformulars geöffnet werden darf, das Original muss unverändert als Karteieintrag stehen bleiben nur dann besteht eine Rechtssicherheit. Für Zollsoft dürfte es absolut kein Problem sein, beim Öffnen eines gespeicherten Dokuments zwei Optionen anzubieten, nämlich schreibgeschützt öffnen oder nicht. Nur wenn man es nicht schreibgeschützt öffnet, wird eine Kopie erzeugt, die man dann verändern kann wenn das Original bestehen bleibt. Meines Erachtens muss hier umgehend etwas geschehen. Bitte um Unterstützung meines Vorschlags.

Sehr geehrter Herr Kollege Klaproth, vielen Dank für Ihren beitrag. Ich bin ganz Ihrer Meinung. Auch wir arbeiten für Dokumente wie Patientenanmeldung, Schweigepflichtsentbindungen usw. mit dem iPad und der Patientenunterschrift. Es ist wichtig, dass diese Dokumente nachträglich nicht verändert werden können. Ich danke dem Zollsoft Team für das Implementieren. Beste Grüsse Georg Bohn

Diese Logik soll laut Auskunft vom Support auch beibehalten werden, weil viele Kollegen nachträglich Änderungen an den Formularen vornehmen wollen. Das glaube ich jetzt nicht, das kann doch nicht wahr sein. Wie stellt sich Zollsoft das vor? Was ist das? Beihilfe zum Betrug durch die Praxissoftware? Was soll das? Wenn ein Patient ein Formular unterschreibt, unterschreibt er den aktuellen Zustand des Formulars. Er geht davon aus das nichts aber auch garnichts geändert wird oder geändert werden kann. Ich als Arzt gehe davon aus das nichts und rein gar nichts geändert werden kann was der Patient unterschreibt damit es möglich rechtssicher ist. Das ist genau der Punkt warum man Programme wie EcoDMS benutzen muss, genau das ist die Definition von nicht revisionssicher was Zollsoft da macht. Nach einer Unterschrift kann es keine andere Methode geben als das Dokument abschliessen so gut es technisch möglich ist. Es kann danach keine option auf Editierbarkeit geben, das geht einfach nicht.Was frage ich nach einer fortgeschrittenen digitalen Unterschrift oder einer qualifizierten wenn Zollsoft es nicht mal die einfachsten Grundlagen von Dokumenten einhält?Mit der Editierbarkeit eines unterschriebenen Dokumentes gefährdet Zollsoft die Glaubewürdigkeit des ganzen Systems und allen unseren Einträgen.Wer ist verantwotlich für die Rechtssicherheit in Zollsoft? Weiss dieser nicht, dass ein Dokument, vor allem Unterschrieben einen Endzustand darstellt der nicht geändert werden darf? Was denkt er ist Revisionssicherheit? Das ist was ich seit Monaten predige, dass Zollsoft eine Verantwortung hat.Mir läuft es kalt den Rücken runter und Zollsoft braucht dringend juristische Hilfe. Ich kann nicht alles ausserhalb von Tomedo speichern weil Zollsoft rechtliches Freestyle betreibt. Bitte sofort einen Anwalt für das Rechtliche in Tomedo verantwortlich machen. Der sagt ihnen ganz schnell wie Dokumente digital state of the art gesichert ohne verändert werden zu können, zu sein haben weil er sonst kündigt. Dazu gehören Rechnungen, Aufklärungen, Verträge mit dem Patienten, Einwilligungen, Arztbriefe, OP-Berichte etc. Mit solchen Aktionen gefärdet sich Zollsoft selbst und seine Kunden auch. Uns.Ich empfehle auch den Faden zu löschen bevor die Presse davon Wind bekommt und alle Anstrengungen auf die Rechtssicherheit zu konzentrieren.

stimme vollkommen zu. auch ich habe bei Aufklärungen/Anamnesebögen festgestellt, dass hier nichts final ist, was mehr als fragwürdig ist...

Ich kann nur den Kopf schütteln, bin wirklich baff. Ich habe es vorhin probiert, man kann tatsächlich neben der Patientenunterschrift alles ändern was man möchte. Das ist Crazy. Die Argumentation, man könne es ja "sperren" ist absoluter Wahnsinn. Diese Option darf es nicht geben

Habe deswegen auch schon mit verschiedenen Stellen bei zollsoft gesprochen. Einhellige Meinung: rechtssicher. (Zu Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie Ihren Arzt oder Apotheker --> der haftet)

Sogar die Unterschrift kriegt man wieder weg Dann hat man Pech gehabt. Ich frage mich was ich jetzt machen soll wenn meine CF alle nicht gespeichert sind, wenn ich sie am iPAD anlege. Wenn ich die CF am PC anlege sind die dagegen nicht mehr zu verändern, man kann Sie nur löschen.

/d/38705 drucken- scannen - drucken- scannen -drucken- scannen und in eine rechtssichere Software bringen, aber wozu haben wir dann die Ipads? Ich frage mich eher wie man Zollsoft dazu bringt rechtliche Vorgaben nicht vollständig zu ignorieren.

Für Zollsoft dürfte es absolut kein Problem sein, beim Öffnen eines gespeicherten Dokuments zwei Optionen anzubieten, nämlich schreibgeschützt öffnen oder nicht. Nur wenn man es nicht schreibgeschützt öffnet, wird eine Kopie erzeugt, die man dann verändern kann wenn das Original bestehen bleibt. Das nennt man dan Versionierung, revisionssichere Programme machen das so. Unterschriften werden hierbei aber bei Änderung gelöscht auch wenn sie nur fortgeschrittene digitale Unterschriften ohne Zertifizierungsstelle sind wie sie Tomedo nutzt.

Guten Morgen,ich versuche hier mal etwas die Wellen zu glätten... ^^Die Custom-Formulare sind ein Werkzeug um nutzerspezifische Formulare abzubilden. Und das sind nicht nur Patienten-Formulare. Man sollte - bitte nicht böse sein - nicht immer nur seinen Workflow im Fokus haben. Ich denke da nur an das Beispiel des Laufzettels, der von vielen Nutzern Schritt für Schritt augefüllt und unterschrieben wird. Hier kann man das Formular nicht komplett sperren. Deshalb hat hier der Nutzer (die Praxis) die Möglichkeit das Formular direkt beim Speichern zu Sperren oder nicht. (Hinweis: Das Sperren der Custom-Formulare in der tomedo macOS Anwendung passiert nur/auch dann, wie in der tomedo iOS App, wenn das Formular gedruckt wurde).Um es den Praxen hier leichter zu machen, gibt es in den Einstellungen der iOS App den Punkt Formulare > "Speichern erlauben". Schaltet man das als tomedo Admin ab, dann können die Formulare beim Speichern nur noch gesperrt werden.Und wenn man die Formulare beim Speichern sperrt, dann kann man Sie auch nicht mehr ändern. Das sollte der Nutzer dann auch tun, wenn das bei einem Formular benötigt wird. (tomedo ist letztlich nur ein Werkzeug. Und auch papier-basierende Formulare kann man nachträglich ändern oder zerreißen, man sollte es bei rechtlich verbindlichen Dokumenten nur nicht tun.)Aber wie schon bei der Diskussion bei den Pflichtfeldern und beim digitalen Signieren, verschließen wir uns auch hier nicht einer kundengetriebenen Weiterentwicklung. Wir haben das gerade in der Entwicklung diskutiert. Um alte Workflows von anderen Praxen nicht gänzlich abzukündigen, gibt es aktuell die Ideen:dass eine Unterschrift nur bestimmte ausgewählte Felder eines Custom-Formulars unterschreibt, und der Rest editierbar bleibtoder dass eine Unterschrift nur die ausgefüllten Felder eines Custom-Formulars unterschreibt, und der Rest editierbar bleibtoder der Nutzer erhält im Editor ein Formular so zu markieren, das es beim Speichern immer automatisch gesperrt wirdWas halten Sie von davon? Beste Grüße, Ihre tomedo Entwickler

Vielen dank Herr Klaukeich hoffe Sie sind auf dem Weg das Problem zu entschärfen. Grundsätzlich darf man ein unterschriebenes Dokument nicht mehr ändern können, es Sei denn, es kommt eine zweite Unterschrift mit Datum dazu.Meine Vorschlag ist doch nur, als Anforderung das Customformular grundsätzlich schreibgeschützt zu speichern. Wer es ändern will, muss dann eine Kopie erstellen, wobei zwingend der Inhalt aller Unterschriftsfelder automatisch gelöscht werden muss.

Gefährliche Falle: Unterschriebene Dokumente am iPAD können nachträglich verändert werden. Bitte dr

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So die Woche ist vorbei, was ist das Ergebnis der Gespräche?

Mein Vorschlag war ja:

Einstellungsmöglichkeiten/Checkbox

"automatisch PDF generieren" "versionieren" und "automatisch exportieren in Ordner: " in den Einstellungen von

Karteieintragstypen
Formularen
Briefen
Admin/Privat/Privatrechnungtypen

Damit wäre Zollsoft raus aus der Verantwortung für die Revisionssicherheit. Dokumente also PDFs und deren revisionssichere Speicherung sind überfällig in Tomedo. Ich bin fast der Meinung, dass es eine Engine geben sollte die rückwirkend pdfs erzeugt.

Aktuell hat der Tomedonutzer keine Möglichkeit ohne hohen Aufwand PDFs zu generieren und zu exportieren also seiner Pflcht nachzukommen revisionssicher zu speichern und das in seiner Verfahrensdokumentation festzuhalten. Geben sie uns die Möglichkeit selbst zu entscheiden ob wir Tomedo in Sachen Revisionssicherheit vertrauen oder eben nicht.

PS: Hier wie die Firma Medidok Revisionssicherheit sieht

https://medidok.de/wp-content/uploads/2019/03/MD-QÜ-003-Revisionssichere-Archivierung.pdf

Zitat:

Bei der revisionssicheren Archivierung geht es aber nicht alleine um die „technischen Eigenschaften“ einer Softwarelösung. Es geht auch um das Verfahren, welches beim Anwender bei der Archivierung der Dokumente angewendet wird und entsprechend dokumentiert sein muss. Bei einer Bewertung, ob eine Lösung oder ein Archivierungsprozess „revisionssicher“ ist, liegt somit auch ein Teil der Verantwortung beim Betreiber, insbesondere in seiner Verfahrensanweisung.

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Wie ist der Plan Herr Zollmann? Geben sie uns PDFs unserer Dokumente, Versionierung und einen automatischen Export? Lassen sie uns doch mit unseren Dokumenten machen was wir für richtig halten. Meine Idee mit den zwei Optionen bei Formularen, Webformularen, Karteieinträgen, Briefen und Rechnungstypen, erstens PDFs zu generieren und zweitens nach der Erstellung automatisch in einen Ordner unserer Wahl zu exportieren würde das ermöglichen. Wer Zollsoft in Rechtsfragen vertraut muss die Optionen ja nicht einschalten und kann weiterarbeiten wie bisher. Die rechtliche Verantwortung der Revisionssicherheit wäre nicht mehr bei Zollsoft. Ermöglicht Zollsoft keinen einfachen automatischen Export liegt der Ball bei Zollsoft. Rechnungen können, wenn auch mamnuell und nicht userfreundlich, exportiert werden. Rechnungen sind somit was revisionssicherheit angeht in der Verantwortung des Benutzers, die anderen Dokumente nicht!

Wir wüssten gerne wie es weiter geht.

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Ich hätte gerne eine Antwort. Wird das Problem aufgenomen und gelöst? Wurde die Lücke auf dem Ipad geschlossen, also als Standard keine Änderung des Dokumentes zu erlauben wenn eine Patientenunterschrift vorliegt, statt auf einen falsch beschrifteten Button in den Einstellungen zu verweisen, den ohne diesen Faden niemand findet? Bekommen wir endlich automatisch PDFs und einen automatischen PDF Export bei Dokumenten die wir erzeugen so wie wir es manuell umständlich schon in /Privatrechungen machen.

Transparenz bei diesem heiklen und für Zollsoft eher unangenehmen Problem wäre angebracht. Verschwinden wird es erst mit einer Lösung. Ein Entgegenkommen wäre wichtig statt eines nutzlosen Kompromisses. Ohne einen PDF Export für den erstmal PDFs generiert werden müssen, gefährdet Zollsoft die Praxen die papierlos arbeiten. Der PDF Export, für den es erst PDFs geben muss, ist vielleicht das wichtigste Feature um mit Tomedo sicher und entspannt arbeiten zu können.

Was spricht denn dagegen? Tomedo produziert ja Dokumente an allen Ecken und Enden nur haben sie kein Format das man revisionssicher speichern kann.

Hallo Herr Klaproth,
haben Sie als Admin in den Einstellungen der tomedo-iOS-App den Punkt Formulare > "Speichern erlauben" abgeschaltet?
PDF-Export diskutieren wir nächste Woche intern.
Kommentiert 18 Mai von Andreas Zollmann

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Hier scheint man den Kopf in den Sand zu stecken. Da kommt scheinbar nichts mehr. Dann bleibt nichts anderes übrig als das Problem mit einem PDF-Drucker selbst zu lösen. Sehr schade, wird im gegensatz zu oben eine wackelige und unschöne Lösung.

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