Grundsätzlich möchten wir nocheinmal unterstreichen, dass tomedo revisionssicher ist. Der Grundgedanke dieser gesetzlichen Vorgaben betrifft weniger die Nichtänderbarkeit von Rechnungsdokumenten, sondern die Tatsache, dass jede Änderung nachvollziebar sein muss, um Manipulationen auszuschließen. Da wir bereits jetzt alle Änderungen im Hintergrund mit den entsprechenden Nutzer- und Zeitstempel speichern (und dies bereits jetzt schon bei Bedarf exportieren können), erfüllen wir diese Maßgabe.
Ich zietere hier Frau Nisch vom 23. März 2021. Der Grundgedanke dieser gesetzlichen Vorgaben betrifft weniger die Nichtänderbarkeit von Rechnungsdokumenten, sondern die Tatsache, dass jede Änderung nachvollziebar sein muss,
Das stimmt nicht und ist falsch! Hier beispielhaft aus aus Wikipedia zitiert:
- Richtigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
Tomedo erfüllt auf keine Fall die Kriterien Revisionssicherheit und es ist gefährlich dem Kunden das vorzugaukeln. Andere Stellen definieren Revisionssicherheit mit: im Original, unverlierbar und unveränderbar.
Wer diesen Faden noch nicht kennt, Zollsoft lässt Daten mit Patientenunterschriften generieren deren Daten bei vorhandener Unterschrift änderbar sind. Ein absolutes NoGo. Diese Möglichkeit darf es aus Patientensicht aber auch aus Ärztesicht nicht geben. Das Dokument und die Unterschrift sind wertlos.
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Ich hoffe es ist also klar, dass Tomedo nicht revisionssicher ist, aber dass Zollsoft denkt es sei es. Was das für uns bedeutet ist eigentlich klar. Zollsoft hat von unseren Pflichten keine Ahnung und wir müssen uns selbst absichern.
In fiscalen Angelegenheiten ist das recht einfach. Rechnungen in Tomedo zu speichern und weder auf Papier oder in einem revisionssicheren System abzulegen, kann grosse Probleme bei einer Prüfung verursachen. Da Zollsoft diesen Crowdfund abgelehnt hat und nur einen schwachen Kompromiss programmieren will, müssen wir manuell die Rechnungen als PDF exportieren und in ein revisionssicheres System, zum Beispiel EcoDMS bringen, und dort lagern. Eine Verfahrensbeschreibung erstellen, ein Antrag beim Finanzamt machen und fertig. Die Sache ist genau so sicher wie das speichern auf Papier.
Bei Dokumenten die man mit dem Patienten generiert ist das schwieriger. Das Speichern der Unterlagen funktioniert zwar genau so ausserhalb von Tomedo wegen seiner fehlenden Revisionssicherheit, ist es aber deutlich schwieriger. Diese Dokumente wie wirtschaftliche Aufklärungen, Honorarvereinbarungen, Aufklärungen liegen verstreut in Tomedo und ein PDF liegt meist nicht mal vor. Viele müssen manuell über PDF Druck erzeugt werden, oder man druck und scannt sie. Zudem ist da eine digitale Unterschrift und die Unterschrift am Ipad ist nicht rechtssicher. Auch das wird von Zollsoft falsch kommuniziert. Hier wird darauf hingewiesen, dass die Unterchrift Druck und Geschwindikeit der Unterschrift protokolliert. Das reicht natürlich nicht aus.
Können wir also auf Papier bei Dokumenten mit dem Patienten verzichten? Eindeutig Nein!
Dürfen wir am Ipad Dokumente mit dem Patienten unterschreiben? Eindeutig Nein!
Dürfen wir auf Papier mit dem Patienten unterschriebene Dokumente wegschmeissen nach dem Scan? In Tomedo gespeichert eindeutig Nein! Doppelt gespeichert in Tomedo zur Ansicht und Revisionssicher zum Beispiel in EcoDMS, vielleicht. Aber wer will schon doppelt scannen, das ist einmal schon eine schrecklich langweilige Arbeit. Die Helferinnen hassen es.
Das heisst im Klartext: Tomedo wird so immer ein Hybridsystem belieben. Eine Software mit einem Papierlager von 10 Jahren je Praxis. Das kann ganz schön viel Platz verschlingen und produziert jährlich enorm viel Arbeit. Schreddern vom 11. Jahr. Originalsuche wenn einmal nötig dauert Stunden.
Soll also Tomedo revisionssicher werden? Nein, dazu felht es Zollsoft an Kompetenz und Ärzte haben wahrscheinlich auch Befugnisse Einträge zu ändern und zu vervollständigen. Der Arzt muss entscheiden was und wann er in die Revisionssicherheit ausserhalb von Tomedo bringen will.
Zollsoft kann aber folgendes tun um nicht für immer ein Papier-Digital Hybridsystem zu sein. Es kann die Idee des Crowdfund wieder aufnehmen, die Idee wohlgemerkt, nicht den Crowdfund, der ist beendet: Den Automatischen Export von allen Dokumenten die die Ärzteschaft für richtig hält als PDF, zum lagern in einem revisionssicheren System. Das kann auch gerne mit Aktionsketten, Auslösern und Bedingungen erfolgen. Dokumente die mir einfallen die revisionssicher sein sollten da sie vor Gericht gefordert werden können sind:
Arztbriefe,
Aufklärungen
OP-Berichte
Wirtschaftliche Aufklärungen
Honorarvereinbarungen
Wahlleistungen
PVS- Zustimmungen
Anamnesen durch den Patienten ausgefüllt
Datenschutzaufklärung
Die Kartei des Patienten für Episoden (Fälle) kann durch Akionsketten definiert werden.
Rechnungen
Kostenvoranschläge
Alles was eine Patientenunterschrift trägt.
Mit Export dieser Dokumente in einen Ordner oder elegant per API direkt in ein revisionssicheres Programm, hätte Zollsoft die Revisionssicherheit erledigt und dessen Verantwortung abgegeben.
Damit ist aber das Papier-Digitalsystem noch nicht passé. Die Unterschrift ist aktuell wertlos am Ipad. Diese muss auf den aktuellen Stand der Technik gebracht werden. Aktuell sollte das die fortgeschrittene digitale Unterschrift sein mit einer kostenplfichtigen Zertifizierungsstelle. So macht es Perimed Mobil, Perimed legt höchsten Wert auf Rechtssicherheit seiner Kunden, es geht um rechtssicherheit der Aufklärung. Die Qualifizierte digitale Unterschrift erfordert von Arzt und Patient eine Karte die digital signieren kann, wiederum mit einer dritten Zertifizierungsstelle. Da kaum jemand im Besitz dieser Karten ist, ist diese Methode die der Unterschrift auf Papier gleich kommt aktuell nicht praktikabel.
Ich empfehle Zollsoft also PDFs an allen notwendigen Stellen zu generieren, dies automatisch zu exportieren und eine rechtlich sichere kostenpflichtige Unterschrift anzubieten. Und bitte die Unterschrift nicht durch Aufschlagen eines dreifachen Preises unbrauchbar machen. Zollsoft wird durch die digitale Unterschrift viel Geld verdienen über die Zeit. Wird die Signatur zu teuer bleiben die Kollegen beim Papierberg.
