https://it-rebellen.de/2016/12/01/diplomatic-council-warnt-mittelstand-vor-digitaler-steuerfalle/https://www.datenschutzexperte.de/blog/datenschutz-im-unternehmen/verfahrensdokumentation-nach-gobd-dsgvo/ Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit. Eine Schnittstelle zur revisonssicheren Archivierung hat mit vorauseilendem Gehorsam nichts zu tun.Wer es noch nicht weiss, der Export der gesammten Kartei unter "Aktionen/Export" links, unterer Rand des Karteifensters ist ein Crowdfund. Den hat eine kleine Gruppe Ärzte bezahlt und Zollsoft hat es kostengünstig umgesetzt. Ein super Tool wenn mal die gesammte Kartei extern gebraucht wird.Jetzt gibt es ein weiteres tolles Feature über EcoDMS auf das ich nicht jahrelang warten möchte bis Zollsoft sich entscheidet es einzubauen oder gar nicht einbaut: Revisionssicherheit für DokumenteTomedo ist nicht revisionssicher und das muss es als PVS auch nicht sein. Die Rechnungen, Verträge, Aufklärungen OP Berichte, Arztbriefe und wahrscheinlich andere Dokumente sollten es aber sein. Eigentlich alles, was vor Gericht oder einer Behörde gebraucht wird, wie dem Finanzamt revisionssicher aufbewahrt werden. Wie lösen wir Revisionssicherheit aktuell? Wir heben das Papier in Kartons oder Ordnern auf. Da wir nicht wissen was genau wir aufheben müssen und was nicht, und wir nicht wollen, dass die Helferin aus versehen eine Patientenaufklärung schreddert, scannen wir alles und bewahren auch alles auf, was mit der Praxis zu tun hat. Sicher ist sicher. Mit EcoMailz kann man bereits revisionssicher Emails ablegen die Schnittstelle gibt es schon direkt aus dem Exchange Server.Wer einige Jahre im Business ist weiss, dass sich da einiges ansammelt. Regale werden gefüllt mit Papier in grösseren Praxen ganze Räume. Wer einige Jahre im Business war, weiss auch wie oft er etwas aus dem Raum herausholen musste. Praktisch nie! Bei uns einmal in 13 Jahren für eine Finanzprüfung.Eine andere praktikable Lösung als EcoDMS für Revisionssicherheit mit Tomedo sehe ich nicht. Ob man Papier wirklich wegschmeissen kann, muss ein Anwalt klären. Unser geschätzter Tomedo-Haus-Anwalt Herr RA Frotscher, dem viele hier vertrauen, kann dazu sicher was schreiben. Was ich lese ist, dass man beim Finanzamt eine Anfrage stellen kann ausschliesslich digital zu arbeiten und dann meist ein Zugang zur Software gefordert wird und eine Verfahrensbeschreibung. Die Verfahrensbeschreibung macht Herr Frotscher günstig. Ein Zugang zu Tomedo geht wegen der DSGVO nicht, sehr wohl aber zu EcoDMS in dem man genau einstellen kann was das Finanzamt sehen darf und was nicht. Hier würde man die Rechnungliste ohne Namen/Adresse sichtbar machen aber die in EcoDMS revisionssicheren Rechnungen nicht. Auf Anfrage kann man bestimmte Rechnungen dann aber geschwärzt zeigen und digital vorlegen.Der letzte und übrigens einzige Crowdfund wurde von einigen bezahlt und alle anderen Praxen benutzen das Feature kostenlos. Das hätte ich nicht gerne noch einmal. Ich empfehle, dass sich die Beteiligten im Crowdfund die Kosten teilen und das Feature dann ein Mietmodell wird, nur eben nicht für diejenigen die im Crowdfund mitgemacht haben. Ich denke 5-10 Euro monatlich sollte das Feature für alle die nicht mitmachen kosten. Dann stösst es nicht sauer auf, dass man für alle ein Feature bezahlt hat, die einfach nur abwarten und nicht mitmachen und auch nicht bezahlen.Was ist der Effekt der Revisionssicherheit und dieses Features?wirklich papierloses Arbeiten wird möglich, echte Digitalisierung. Die alternaitive ist manuell Rechnungen und Dokumente in EcoDMS einlesen. Das ist langweilig, zeitintensiv, kostenintensiv und mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit unvollständig.Was muss das Feature können? (offen zur Diskussion)- Auswahl welche Dateien im Hintergrund kopiert werden sollen.- Auswahl Zielordner und/oder REST Schnittstelle für jede Dokumentart einzeln.- Art der Benennung der Dateien (Dateiart mit oder ohne Patientendaten, Patientennummer, Datum etc., REST Schnittstelle Auswahl und Verknüpfung der EcoDMS Dateiattribute, diese könnten für Tomedo angelegt werden wie "PatientenID" ) - Meldung wenn REST oder Lauschordner von EcoDMS nicht antwortet. Wo stehen wir aktuell?Herr Andreas Zollmann hat sich geäussert aber nicht verraten was Zollsoft vor hat. Ein zweites Gespräch mit EcoDMS ist gelaufen. Eigentlich unerheblich für einen einfachen Ordnerexport, das könnte schon längst geschrieben sein.Angebot ist da:Kein Angebot für Automatischen Export von Dateien unsere Wahl,Angebot EcoDMS Schnittstellenprogrammierung für 72.000 Euro, Anzahl der Crowdfunder: 17 (mkgpch, Reinking, Reichelt, Praxis FK, Hamann, Lippstadt, Ittstein, MGR, Kopietz, Wacker, Lippold, Eicker, Cepin, Klaproth,Thode/Germann-Samara, Völker, Schmidt)EcoDMS ONE Angebot 3 statt 5 Lizenzen minimal: 0/30 (Angebot von EcoDMS nur für Tomedonutzer gilt ab 30 Praxen). Interessant wohl erst wenn es eine Unetrstützung der EcoDMS REST Schnittstelle gibtGesammtkosten: ?Kosten pro Crowdfunder: ? (Ziel < 150 Euro brutto)Anmeldung offen bis 30. April Anmeldung und Diskussion offen, stellen sie gerne Fragen

Die tolle Idee ist was für die, die im vorauseilendem Gehorsam die Dokumentdatenqualität derart erhöhen wollen, dass ein durchschnittliches Gericht oder Finanzamt dem auch in 20 Jahren nicht wird ansatzweise folgen können. Für Großpraxen, in denen mehrere "Berufene" sich an Dokumenten zu schaffen machen, sicher überlegenswert. Meine Praxis erhält regelmäßig alle 5 Jahre Besuch vom Finanzamt. Wir haben uns daran gewöhnt. Mit freundlichen kollegialen Grüßen aus dem Harz

Lieber Peter,Zunächst einmal vielen Dank für die wertvolle Anregung mit ecoDMS. Damit möchte ich mich demnächst befassen um Ordnung und Übersicht zu verbessern und um mich vielleicht auch von vielen Akten befreien zu können.Allerdings muss ich die meisten Dinge nicht revisionssicher aufbewahren.Privatrechnungen, die Tomedo erzeugt, gehen bei den Meisten an irgendwelche Abrechnungsunternehmen. Dabei kommt es vor, dass noch einmal Korrekturen vorgenommen werden und sich die Rechnung von Tomedo beispielsweise von der endgültigen PVS Rechnung unterscheidet. Derjenige der seine Rechnungen selbst verschickt wird die jedoch aufbewahren müssen. Das Finanzamt dürfte in der Regel keine Zweifel haben, wenn Rechnungssumme und Überweisungsbetrag deckungsgleich sind. Es gäbe nur Grund eine Rechnung anzuzweifeln, wenn es da Unstimmigkeiten geben würde.Es müsste eigentlich nur möglich sein, bestimmte Dokumente aus Tomedo beispielsweise in die Dropbox zu schicken, aus der sich das NAS automatisch die Dokumente abholt. Mit Scanner Pro auf dem iPhone funktioniert das angeblich auch (https://www.youtube.com/watch?v=Sirq48Diwy0).Man bräuchte also nur die Möglichkeit ausgewählte Dokumente aus Tomedo an die Dropbox zu schicken.Vielleicht läßt sich da ein einfacher Weg finden und man benötigt keine kostspieligen Entwicklungen. Die Möglichkeit, die gesamte Kartei aus Tomedo zu exportieren bietet doch genau diese Möglichkeit. Neben den Karteienträgen werden alle pdf exportiert. Die bräuchte man doch nur, wie die eingescannten Dokumente auch in den Eingangsordner bei ecoDMS zu schicken. Grüße aus HusumChristian

Herr Hainich, ich diskutiere gerne den Sinn des Crowdfund. Legen sie dem Finanzamt aktuell Papier vor, also einen Kofferaum voll davon oder die Daten in digitaler Form? Heben sie ihr Papier 10 Jahre auf? Ich sehe aktuell zwei Probleme. Einmal die DSGVO die es nicht mehr erlaubt, dass das Finanzamt Patientendaten sieht. Ich habe wenig Lust Papierberge nach Patientendaten zu durchsuchen. Aktuell kann ich dem Finanzamt die Aktenkisten gar nicht einfach so geben, ich würde mich strafbar machen. Zum Anderen wie der Besuch alle 5 Jahre ausfällt und sich dieser ändert. Ich höre immer mehr, dass nicht der Marsriegel auf der Tankrechnung gesucht wird sondern Verfahrensfehler gesucht werden und dann schnell geschätzt wird. TSE, Revisionssicherheit von Daten und Emails wäre soetwas. Die Regeln verschärfen sich. Aktuell nimmt mein Steuerberater zum Beispiel kein Restaurant als Mandant an ohne Verfahrensbeschreibung. Ich bin auch nicht für den kompletten vorauseilenden Gehorsam aber wenn ich etwas kostengünstig und automatisch erledigen kann und ich dann keine Diskussionen mehr mit dem FA habe, warum nicht. Die Rahmenbedingungen der Spielregeln sind recht klar. Wenn ich meine Papierberge los werden will muss ich digital revisionssicher speichern. Wenn sie auf Papier stehen brauchen sie das Crowdfund nicht.

Ich sehe keine weg das automatisch zu erledigen Christian. Natürlich kann ich eine Helferin für 20 Euro und Lohnnebenkosten pro Stunde hinsetzen und das tun lassen was Tomedo einfach automatisch machen kann. Die langweilt sich dann bei dieser Arbeit zu Tode und es wird garantiert unvollständig. Ich möchte das nicht machen.Klar es muss nicht EcoDMS sein. Tomedo könnte auch in eine Dropbox exportieren oder in ein anderes Programm wie GOBDoc oder ähnlich.Die meisten Praxen schicken kleine IGEL Leistungen nicht an die PVS. Was bei der PVS ist, ist revisionssicher aber das ist ja nur ein Bruchteil der Dokumente in Tomedo die es besser wäre revisionssicher zu speichern.Kostpielig wird das nicht wenn genug Praxen zusammenkommen. Ich denek die Programmierkosten sind überschaubar für ein Daten Kopierfeature. Ich schätze ähnlich wie beim Karteiexport und da waren wir wenige Praxen und haben kaum über 100 Euro gezahlt. Man bräuchte also nur die Möglichkeit ausgewählte Dokumente aus Tomedo an die Dropbox zu schicken. Christian, genau um das Feature geht es in dem Crowdfund

Ich hoffe nicht, dass wir jedes Dokument revisionssicher speichern müssen. Das spielt doch nur dann eine Rolle, wenn uns jemand bösartige Absichten unterstellt. Was nützt es revisonssicheres Papier aufzubewahren, wenn das hinterher kein Schwein mehr findet. Ich erinnere mich noch allzu gut an die Zeiten, wo ich vergeblich Röntgenbilder aus dem Archiv holen musste und nicht finden konnte, weil die irgendein Idiot nicht nach dem Alphabet einsortiert hat. Diese Bilder waren für alle Zeit verschwunden, ebenso wie die Röntgentüten die beim Chef hinter das Regal gerutscht sind, die hat erst der Nachfolger wieder gefunden. In den meisten Behörden in Deutschland sieht das immer noch ähnlich aus. Eigentlich müsste aber in jedem Karteieintrag bei Tomedo die Historie hinterlegt sein, damit müsste für einen Fachmann immer herauszufinden sein, ob und wann nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten. Wenn das aber nicht so ist dann ist Deine Idee Klasse. Wenn man in Tomedo festlegen könnte, dass bestimmte Karteieinträge automatisch bei der Erstellung in einen bestimmten Ordner exportiert werden, dann wäre das Problem gelöst.

Wenn du Originale als Papier aufbewahrst musst du nicht revisionssicher speichern, ganz sicher nicht. Aber genau das ist doch das Problem, dass keiner Lust hat das Papier aufzubewahren wenn man es doch eh schon gescannt hat.Ich bin mir nicht zu 100% sicher, das müsste ein Anwalt beantworten aber meiner Meinung nach kann Papier weggescmissen werden (ausser notarielles Zeug und einige andere Dokumente) wenn es ein Verfahrensbeschreibung gibt und eine revisionssichere Speicherung die wir aktuell nicht haben.Was nützt es revisonssicheres Papier aufzubewahren, wenn das hinterher kein Schwein mehr findet. Du findest ähnlich wie in Devonthink (nicht revisionssicher) jedes Dokument in EcoDMS. Wenn das pdf nicht bereits texterkannt ist macht EcoDMS OCR und man hat immer eine Volltextsuche.

Das Feature ist ähnlich wie das Karteiexportfeature. Jeder der schon mal eine Anforderung vom Anwalt bekommen hat, nach Schweigepflichtsentbindung alle Unterlagen zu schicken, weiss wie angenehm es ist die Kartei und alle angefügten Dokumente nicht manuell exportieren zu müssen. Der Arbeitsaufwand ist 1 Sekunde versus 30-60 Minuten da man sonst jeden Besuch manuell copy/pasten müsste und jede Datei manuell herausziehen müsste, hoffentlich vollständig.

Eigentlich müsste aber in jedem Karteieintrag bei Tomedo die Historie hinterlegt sein, damit müsste für einen Fachmann immer herauszufinden sein, ob und wann nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten.Könnte Tomedo das, dann wäre es revisionssicher. Das liegt nicht im Interesse von Zollsoft und muss es auch nicht. Ein PVS muss nicht revisisonssicher sein. Wir brauchen lediglich hilfe die Daten irgendwo revisionssicher abzulegen. Darum geht es in diesem Feature und diesem Crowdfund.

Unsere Praxis würde sich definitiv beteiligen. Bitte halten Sie mich auf dem Laufenden. Mf Uwe Reinking

Willkommen im zweiten Crowdfund Herr Reinking. Ich hoffe es wird etwas daraus.

Crowdfund: Export von Dateien aus Tomedo in die Revisionssicherheit Status: geschlossen, erfolglo

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Ich habe den Crowdfund zur Vereinfachung umbenannt. Natürlich könnte auch "einfach" Tomedo Revisionssicher werden. Dann müssten die Dokumente nicht heraus, aber das stelle ich mir unglaublich aufwändig für Zollsoft vor. Wie will man dem Finanzamt Zugang zu den Dokumenten geben, und den ständigen Zugang wollen sie, ohne sich wegen der DSGVO strafbar zu machen? Der einfachste Weg für Zollsoft ist die Verantwortung bei uns zu lassen und uns die Dokumente sofort nach Erstellung automatisch zu exportieren via REST oder in einen Ordner unserer Wahl, oder beides.

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Etwas Off -topic aber für dieses Feature relevant. Man könnte die Art ändern wie man Rechnungen schreibt um sie DSGVO konform ablegen zu können. Man könnte die Rechnung ohne Namen erstellen nur mit de Patienten ID und mit einem Deckblatt mit Name Adresse und ID des Patienten und "Rechnung umseitig". Der Patient bekommt für seine Versicherung beide Blätter oder Vorder- und Rückseite. Zollsoft generiert zwei PDF eine Rechnung-Patient und eine Rechnung-DSGVO als pdf. Nur die DSGVO Rechnung wird über REST oder Ordner woanders abgelegt. Diese DSGVO-Dokumente können an den Steuerberater und auch vom FA eingesehen werden. Das FA würde nicht mal nach Einsicht einzelner Rechnungen fragen.

Herr Frotscher wäre es rechtlich denkbar eine Rechnung mit einem optionalen Deckblatt zu versehen? Darf eine Rechnung ohne Namen sein also statt des Namens mit einer ID?

Hautärztin Lippstadt

Guten Morgen,

ich hatte unten schon mein Okay für eine Beteiligung gegeben. Ich würde mich aber auch freuen, mal zu lesen, was denn die Fa. Zollsoft dazu meint. Gemesssen an den Features, die hier augenscheinlich für eine Fachgruppe eingebaut werden, die aber anderen nichts bringen, wäre diese Schnittstelle von allen nutzbar. Für die Datensicherung in die Cloud wird von Zollsoft eine hochwertige Kooperation angeboten und technsich vorbereitet. Die revisionsichere Aufbewahrung von Privatrechnungen (und PVS-Datensätzen) ist mindestens genauso wichtig wie ein Backup.

Gruß aus Lippstadt vom Arztgatten, RA J. Frotscher

Jan Smid

Hallo,

die andere Variante wäre ein "FA-User". Dieser loggt sich bei Tomedo ein, die Dokumente werden dort revisionssicher verwahrt, dieser User bekommt aber die Patientendaten nicht dargestellt. Ich kann aber nicht einschätzen, wie aufwendig eine solche Lösung wäre.

-js

Gerome Ittstein

Wir haben interessiert mitgelesen und möchten uns an einer Lösung beteiligen. Unser Ziel ist eine papierfreie Praxis. Aktuell wird bei uns alles "nur" gespeichert. Ausgedruckt wird nur zur Kontrolle und nach Zahlungseingang vernichtet. Über eine Steuerprüfung durch das FA haben wir bisher noch garnicht nachgedacht. Der Verwaltungsaufwand einer solchen Prüfung wäre allerdings enorm. Das System sollte also den Ansprüchen einer Prüfung durch das FA gewachsen sein. Im übrigen nutzen wir keinen externen Anbieter wie bspw PVS, sondern machen alles in Eigenregie. Bei ca. 2000 Rechnungsnummern pro Jahr nicht ganz unerheblich. Daher sind wir als Jungunternehmer sehr dankbar über die Forenbeiträge von erfahrenen Usern. Beim nächsten Gespräch mit unserem Steuerbüro werde ich auf die Problematik einer Steuerprüfung und der damit einhergehenden Datensicherung eingehen.

Andreas Cepin

Bin grundsätzlich auch dabei.

Den Kollegen ist hoffentlich klar, dass der ecoDMS-Server nur auf Windoof oder Linux läuft. Es gibt aber für Mac einen Client. Man muß dafür also einen entsprechenden Rechner ins Praxisnetz stellen. Alternativ ein NAS von Synology oder Qnap auf welchem der ecoDMS-Server in einer Virtualisierungs-Umgebung (Docker) läuft.

Die EcoDMS Daten müssen dann auch zusätzlich gebackupt werden.

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Danke für den Hinweis auf FA-User. Ich halte es für bedenklich wenn ein Programm auf Tomedo zugreift. Da ist zu viel drin was wir zu schützen haben. Besser halte ich es wenn Tomedo bestimmt was heraus geht. Ausserdem ist damit eine Vielzahl von Programmen möglich, nicht nur FA-User.

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Ich habe sie hinzugefügt. Mich interessiert komplett papierlos auch brennend. Das muss Herr Frotscher in seinem Webcast abarbeiten wie das möglich ist, welche Voraussetzungen wir brauchen. Privatrechnungen selbst, damit haben wir schlechte Erfahrungen gesammelt. Eine PVS kostet zwar aber vergisst keine Nummern. Wir bekommen deutlich mehr von den Privaten als vorher als wir schlecht abgerechnet haben.

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Ich würde mich aber auch freuen, mal zu lesen, was denn die Fa. Zollsoft dazu meint.

Die kommen Herr Frotscher wenn sich ausreichend User beteiligen, keine Sorge. Wenn Zollsoft zusagt wird das Feature auch schnell umgestetzt dafür gibt es reichlich Beispiele.

Gerome Ittstein

Bei einer PVS muss die Rechnung doch trotzdem erstellt werden, oder? Das Erstellen der Rechnung ist leider bei uns sehr individuell und dementsprechend aufwändig. Jeder Patient bekommt hier neben der Kassenleistung auch einen Eigenanteil in Rechnung gestellt. Ich werde Ihren Einwand aufgreifen und mich mal bei den entsprechenden Anbietern informieren.

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Wir prechen privat weiter Herr Ittstein das führt in diesem Thema zu weit, nur so viel dazu ist Crowdfund 1 der Export der Kartei bestens geeignet!

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PN von MGR, ist auch dabei.

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Herr Frotscher wenn sie ein Webinar machen dann konzentrieren sie sich bitte auf folgende Frage. Rechtsanwälte verlieren sich ja gerne mal im Detail :)

Wie kann ich Dokumente * nach dem Scannen oder Übernahme aus einem anderen Programm sicher vernichten ohne, dass irgendwann die Frage gestellt werden kann "wo sind denn die Originale, die hätten sie aufbewahren müssen wenn sie nicht das , das und das haben !!"

* Dokumente wären da die Kategorien: FA Relevant (Eingangsbelege, Ausgangsbelege, Kassenbuch,, Gehäter, Kontoauszüge) Patientenrelevant (Verträge, Honorarvereinbarungen, Aufklärungen, Anamnesen, Befunde, extern und selbst produziert)

Diese Frage hätten wir gerne als TODO liste zum abarbeiten.

Zum Beispiel: revisionssichere Software, Antrag an das FA zur digitalen aufbewahrung, Verfahrensbeschreibung etc., was muss auf jeden Fall aufbewahrt werden und kann nicht digitalisiert werden.

Am Ende sollten wir beruhigt Papier entsorgen können, wissen ab wann wir es entsorgen können. Das wäre ein sinnvolles Webinar.

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Ich hatte gerade ein nettes Telefonat mit EcoDMS. Zollsoft hatte bereits Kontakt mit EcoDMS hat aber scheinbar kein Interesse an einer direkten Zusammanarbeit. Muss Zollsoft auch nicht.

Die API Calls habe ich falsch verstanden. Api Calls auf die Rest Schnittstelle werden einmalig gakauft und stehen dann jeden Monat zur Verfügung. Der Zugriff aus die Schnittstelle ist also nicht teuer. Sie ist auch skalierbar weitere Calls können gekauft werden. Trotzdem würde man für 2000 Api calls 500 Euro einmalig zahlen, dann lieber EcoDMS ONE in dem die calls enthalten sind.

Wir haben aber ein Angebot für EcoDMS ONE bekommen. Dazu brauchen wir jedoch 30 Praxen die mitmachen.

https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-one

In diesem Link ist Ecodms ONE beschrieben. Wir würden bei 30 Praxen das Angebot für 3 Lizenzen statt 5 mindestLizenzen bekommen. Zusätziche Lizenzen könen natürlich gakauft werden aber das Minimum wird auf 3 reduziert.

Rechenbeispiele:

Lizenz 250€ netto einmalig, Wartung 50 Euro EcoDMS und 8,20 EcoMailz /Lizenz/ Pro Jahr

Bei 4 Lizenzen + 1x Ecomailz: 1000 Euro einmalig und jährlich 208,20€
Bei 3 Lizenzen + 1x Ecomailz 750€ einmalig und jährlich 158,20€

Der Clou an EcoDMS ONE ist, dass man Ecodms, Ecomailz und EcoWorkz hat, alle Softwareupdates und alle API calls umsonst sind + 4 Einheiten Support, jährlich wenn ich richtig verstanden habe.

Programmiert uns Zollsoft den REST API Export, ist die Dateiübertragung kostenlos mit EcoDMS ONE:

Ich würde das auf jeden Fall machen, da ich enien Zugang für mich brauche, einen für die Angestellten einen für das Finanzamt. Eventuell noch einen 4. für den Webzugriff, da man den aber selten braucht kann man den vielleicht mit dem Finanzamt teilen. Es sind ja immer die gleichzeitigen Verbindungen.

Ich erweitere also den Crowdfund um das Angebot EcoDMS ONE für 3 Lizenzen als Minimum bei 30 Praxen optional.

Also das hier.

Johannes Reichelt

bin daran interessiert. Die Anzahl an Lizenzen leuchtet mir noch nicht ganz ein, reicht für eine kleine Praxis mit einem Arzt nicht eine für den Arzt und eine für die Mitarbeiter gemeinsam mit dem Finanzamt? Sprich, wenn das FA den Zugang nur sporadisch braucht (warum muss man den selbst zahlen, kann das FA nicht in die Praxis kommen und meinen Zugriff nutzen?) wäre zumindest eine gemeinsame Nutzung mit den Mitarbeitern eine Option?

Verstehe ich es richtig, dass dann nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Dokus wie Aufklärungen u.ä. aus CustomFormularen revisionssicher gespeichert würden?

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Verstehe ich es richtig, dass dann nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Dokus wie Aufklärungen u.ä. aus CustomFormularen revisionssicher gespeichert würden?

So wäre der Plan ja. Zollsoft sollte uns alles exportieren lassen was es generiert und zum aussuchen in den Optionen anbieten. Man sollte festlegen können welche Attribute das pdf bekommt und wo es abgelegt wird in Ecodms. Alternativ nur in einen Ordner unsere Wahl für alle die kein EcoDMS nutzen wollen.

Ich habe aktuell leider schone eine normale EcoDMS Lizenz und eine EciMailz Lizenz. Die müsste ich nach zwei jahren updaten also neu zahlen, so ist das Modell bei EcoDMS: günstig aber Updates teuer. EcoDMS 89 Euro und EcoMails 59 Euro. Ich brauche für meine Angestellten eine Lizent und für das FA, das immer zugreifen können muss (so mein Verständniis), das wären also 3x89+59. Ich möchte Ecoworks auch weil man damit Dokumente zur Ansicht vorlegen kann, das ist fein für das jährliche QM wo ca 30 Zettel immer wieder geändert und vorgelegt werden. 2x Ecoworks dann sind wir bei (3x89)+59+(2x99) = 524 und ich habe noch keine API calls. Das sind einmalig sagen wir 2000 Dateien 2000*0,37= 740€, wenn es reicht. Dann kann ich jeden Monat 2000 Dateien von Tomedo nach EcoDMS schicken lassen. 524+740=1.264. Update ist nach 2 Jahren wieder fällig 524€, ob man Ecoworks updaten muss, weiss ich nicht, wenn ja nochmal 99€ x 2.

Da nehme ich doch lieber das netterweise angebotene 3er EcoDMS ONE mit Updates für immer mit Ecomails/Ecodms/Ecoworks und unlimittierten Api calls für jährlich 158,20. Austocken kann ich ONE immer wenn ich mehr gleichzeitige verbindungen brauche.

Einziger Haken , wir brauchen 30 Praxen.

short news:

wenn Zollsoft den Crowdfund programmiert:

- können wir als Tomedo Nutzer EcoDMS ONE 3 Lizenzen haben statt 5.

- Die REST schnittstelle ist mit ECO DMS umsonst, unlimitierte Api calls

Christian Klaproth

Hab das ganze noch nicht völlig verstanden, vor allem die Kostenstruktur. Würde vorher gern mit der DemoVersion herumprobieren. Fasziniert mich schon , dass ich alle gescannten Dokument damit schnell wieder finde und mich vom Papier befreien kann.

Vom Verständnis ist mir nicht klar, wieso das FA auf ecoDMS zugreifen können muss. Es müsste doch möglich sein, die verlangten Dokumente auf einen Stick zu speichern oder auf elektronischem Weg an das FA zu vrsenden. Mein Steuerberater macht jedes ahr einen Ordner fertig. Den könnte man doch auch in einem Rutsch scannen und in Ecodms speichern. Voraussetzung ist, dass das FA dies vorher so akzeptiert. Habe ich das richtig verstanden?

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Würde vorher gern mit der DemoVersion herumprobieren.

Das kannst du ja 30 Tage, das Crowdfund ist ja auch erst einmal bis Ende März offen.

dass ich alle gescannten Dokument damit schnell wieder finde und mich vom Papier befreien kann.

Ich hoffe du kannst dich von Papier weitgehend befreien, dazu sagt uns Herr Frotscher wahrscheinlich noch was. Ihm ist nur nicht langweilig und er muss im März an meine Verfahrensbeschreibung ran die ja auch schon EmDMS enthalten soll. Das können andere Programm auch und sogar flinker wie Devonthink. Der Clou ist die Revisionssicherheit und die Rechteverwaltung. Die Software ist von der stabilität und Sicherheit vergleichbar mit Tomedo.

mir nicht klar, wieso das FA auf ecoDMS zugreifen können muss.

Soweit ich das weiss ist das so und so funktioniert das vier Augen Prinzip. Du gibst vollständige und ständige Einsicht auch wenn wahrscheinlich keiner drauf sehen wird. Ich werde die digitale Speicherung beantragen und dann berichten. 3 Lizenzen brauchst du aber sowieso in EcoDMS, schadet nicht, dann können drei Leute parallel arbeiten. Ich wünschte Zolsoft hätte so ein cleveres Abrechnungsmodell aber das Thema stresse ich nicht mehr.

Hab das ganze noch nicht völlig verstanden, vor allem die Kostenstruktur.

Na schau dich mal auf deren Seite um, da steht alles. Wir bekommen als Tomedo Nutzer die Möglichkeit unter "Firmenkunden" EcoDMS ONE mit 3 statt minimal 5 Lizenzen zu bekommen.

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Hier eine Hilfe zur Einrichtung von EcoDMS. Es ist ja komplett leer am Anfang und braucht eine Dateistruktur und Attribute.

/d/36551

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Mein Steuerberater macht jedes ahr einen Ordner fertig. Den könnte man doch auch in einem Rutsch scannen und in Ecodms speichern.

Das ist keine revisionssichere Speicherung wrd dir Herr Frotscher bestätigen und das FA wird das nicht als digitale Verwaltung akzeptieren.

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