https://it-rebellen.de/2016/12/01/diplomatic-council-warnt-mittelstand-vor-digitaler-steuerfalle/https://www.datenschutzexperte.de/blog/datenschutz-im-unternehmen/verfahrensdokumentation-nach-gobd-dsgvo/ Wer seine Privatrechnungen ausdruckt und in den Schrank stellt und die Ursprungsdateien in Tomedo belässt, erfüllt nicht die Voraussetzungen zu Revisionsicherheit. Eine Schnittstelle zur revisonssicheren Archivierung hat mit vorauseilendem Gehorsam nichts zu tun.Wer es noch nicht weiss, der Export der gesammten Kartei unter "Aktionen/Export" links, unterer Rand des Karteifensters ist ein Crowdfund. Den hat eine kleine Gruppe Ärzte bezahlt und Zollsoft hat es kostengünstig umgesetzt. Ein super Tool wenn mal die gesammte Kartei extern gebraucht wird.Jetzt gibt es ein weiteres tolles Feature über EcoDMS auf das ich nicht jahrelang warten möchte bis Zollsoft sich entscheidet es einzubauen oder gar nicht einbaut: Revisionssicherheit für DokumenteTomedo ist nicht revisionssicher und das muss es als PVS auch nicht sein. Die Rechnungen, Verträge, Aufklärungen OP Berichte, Arztbriefe und wahrscheinlich andere Dokumente sollten es aber sein. Eigentlich alles, was vor Gericht oder einer Behörde gebraucht wird, wie dem Finanzamt revisionssicher aufbewahrt werden. Wie lösen wir Revisionssicherheit aktuell? Wir heben das Papier in Kartons oder Ordnern auf. Da wir nicht wissen was genau wir aufheben müssen und was nicht, und wir nicht wollen, dass die Helferin aus versehen eine Patientenaufklärung schreddert, scannen wir alles und bewahren auch alles auf, was mit der Praxis zu tun hat. Sicher ist sicher. Mit EcoMailz kann man bereits revisionssicher Emails ablegen die Schnittstelle gibt es schon direkt aus dem Exchange Server.Wer einige Jahre im Business ist weiss, dass sich da einiges ansammelt. Regale werden gefüllt mit Papier in grösseren Praxen ganze Räume. Wer einige Jahre im Business war, weiss auch wie oft er etwas aus dem Raum herausholen musste. Praktisch nie! Bei uns einmal in 13 Jahren für eine Finanzprüfung.Eine andere praktikable Lösung als EcoDMS für Revisionssicherheit mit Tomedo sehe ich nicht. Ob man Papier wirklich wegschmeissen kann, muss ein Anwalt klären. Unser geschätzter Tomedo-Haus-Anwalt Herr RA Frotscher, dem viele hier vertrauen, kann dazu sicher was schreiben. Was ich lese ist, dass man beim Finanzamt eine Anfrage stellen kann ausschliesslich digital zu arbeiten und dann meist ein Zugang zur Software gefordert wird und eine Verfahrensbeschreibung. Die Verfahrensbeschreibung macht Herr Frotscher günstig. Ein Zugang zu Tomedo geht wegen der DSGVO nicht, sehr wohl aber zu EcoDMS in dem man genau einstellen kann was das Finanzamt sehen darf und was nicht. Hier würde man die Rechnungliste ohne Namen/Adresse sichtbar machen aber die in EcoDMS revisionssicheren Rechnungen nicht. Auf Anfrage kann man bestimmte Rechnungen dann aber geschwärzt zeigen und digital vorlegen.Der letzte und übrigens einzige Crowdfund wurde von einigen bezahlt und alle anderen Praxen benutzen das Feature kostenlos. Das hätte ich nicht gerne noch einmal. Ich empfehle, dass sich die Beteiligten im Crowdfund die Kosten teilen und das Feature dann ein Mietmodell wird, nur eben nicht für diejenigen die im Crowdfund mitgemacht haben. Ich denke 5-10 Euro monatlich sollte das Feature für alle die nicht mitmachen kosten. Dann stösst es nicht sauer auf, dass man für alle ein Feature bezahlt hat, die einfach nur abwarten und nicht mitmachen und auch nicht bezahlen.Was ist der Effekt der Revisionssicherheit und dieses Features?wirklich papierloses Arbeiten wird möglich, echte Digitalisierung. Die alternaitive ist manuell Rechnungen und Dokumente in EcoDMS einlesen. Das ist langweilig, zeitintensiv, kostenintensiv und mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit unvollständig.Was muss das Feature können? (offen zur Diskussion)- Auswahl welche Dateien im Hintergrund kopiert werden sollen.- Auswahl Zielordner und/oder REST Schnittstelle für jede Dokumentart einzeln.- Art der Benennung der Dateien (Dateiart mit oder ohne Patientendaten, Patientennummer, Datum etc., REST Schnittstelle Auswahl und Verknüpfung der EcoDMS Dateiattribute, diese könnten für Tomedo angelegt werden wie "PatientenID" ) - Meldung wenn REST oder Lauschordner von EcoDMS nicht antwortet. Wo stehen wir aktuell?Herr Andreas Zollmann hat sich geäussert aber nicht verraten was Zollsoft vor hat. Ein zweites Gespräch mit EcoDMS ist gelaufen. Eigentlich unerheblich für einen einfachen Ordnerexport, das könnte schon längst geschrieben sein.Angebot ist da:Kein Angebot für Automatischen Export von Dateien unsere Wahl,Angebot EcoDMS Schnittstellenprogrammierung für 72.000 Euro, Anzahl der Crowdfunder: 17 (mkgpch, Reinking, Reichelt, Praxis FK, Hamann, Lippstadt, Ittstein, MGR, Kopietz, Wacker, Lippold, Eicker, Cepin, Klaproth,Thode/Germann-Samara, Völker, Schmidt)EcoDMS ONE Angebot 3 statt 5 Lizenzen minimal: 0/30 (Angebot von EcoDMS nur für Tomedonutzer gilt ab 30 Praxen). Interessant wohl erst wenn es eine Unetrstützung der EcoDMS REST Schnittstelle gibtGesammtkosten: ?Kosten pro Crowdfunder: ? (Ziel < 150 Euro brutto)Anmeldung offen bis 30. April Anmeldung und Diskussion offen, stellen sie gerne Fragen

Die tolle Idee ist was für die, die im vorauseilendem Gehorsam die Dokumentdatenqualität derart erhöhen wollen, dass ein durchschnittliches Gericht oder Finanzamt dem auch in 20 Jahren nicht wird ansatzweise folgen können. Für Großpraxen, in denen mehrere "Berufene" sich an Dokumenten zu schaffen machen, sicher überlegenswert. Meine Praxis erhält regelmäßig alle 5 Jahre Besuch vom Finanzamt. Wir haben uns daran gewöhnt. Mit freundlichen kollegialen Grüßen aus dem Harz

Lieber Peter,Zunächst einmal vielen Dank für die wertvolle Anregung mit ecoDMS. Damit möchte ich mich demnächst befassen um Ordnung und Übersicht zu verbessern und um mich vielleicht auch von vielen Akten befreien zu können.Allerdings muss ich die meisten Dinge nicht revisionssicher aufbewahren.Privatrechnungen, die Tomedo erzeugt, gehen bei den Meisten an irgendwelche Abrechnungsunternehmen. Dabei kommt es vor, dass noch einmal Korrekturen vorgenommen werden und sich die Rechnung von Tomedo beispielsweise von der endgültigen PVS Rechnung unterscheidet. Derjenige der seine Rechnungen selbst verschickt wird die jedoch aufbewahren müssen. Das Finanzamt dürfte in der Regel keine Zweifel haben, wenn Rechnungssumme und Überweisungsbetrag deckungsgleich sind. Es gäbe nur Grund eine Rechnung anzuzweifeln, wenn es da Unstimmigkeiten geben würde.Es müsste eigentlich nur möglich sein, bestimmte Dokumente aus Tomedo beispielsweise in die Dropbox zu schicken, aus der sich das NAS automatisch die Dokumente abholt. Mit Scanner Pro auf dem iPhone funktioniert das angeblich auch (https://www.youtube.com/watch?v=Sirq48Diwy0).Man bräuchte also nur die Möglichkeit ausgewählte Dokumente aus Tomedo an die Dropbox zu schicken.Vielleicht läßt sich da ein einfacher Weg finden und man benötigt keine kostspieligen Entwicklungen. Die Möglichkeit, die gesamte Kartei aus Tomedo zu exportieren bietet doch genau diese Möglichkeit. Neben den Karteienträgen werden alle pdf exportiert. Die bräuchte man doch nur, wie die eingescannten Dokumente auch in den Eingangsordner bei ecoDMS zu schicken. Grüße aus HusumChristian

Herr Hainich, ich diskutiere gerne den Sinn des Crowdfund. Legen sie dem Finanzamt aktuell Papier vor, also einen Kofferaum voll davon oder die Daten in digitaler Form? Heben sie ihr Papier 10 Jahre auf? Ich sehe aktuell zwei Probleme. Einmal die DSGVO die es nicht mehr erlaubt, dass das Finanzamt Patientendaten sieht. Ich habe wenig Lust Papierberge nach Patientendaten zu durchsuchen. Aktuell kann ich dem Finanzamt die Aktenkisten gar nicht einfach so geben, ich würde mich strafbar machen. Zum Anderen wie der Besuch alle 5 Jahre ausfällt und sich dieser ändert. Ich höre immer mehr, dass nicht der Marsriegel auf der Tankrechnung gesucht wird sondern Verfahrensfehler gesucht werden und dann schnell geschätzt wird. TSE, Revisionssicherheit von Daten und Emails wäre soetwas. Die Regeln verschärfen sich. Aktuell nimmt mein Steuerberater zum Beispiel kein Restaurant als Mandant an ohne Verfahrensbeschreibung. Ich bin auch nicht für den kompletten vorauseilenden Gehorsam aber wenn ich etwas kostengünstig und automatisch erledigen kann und ich dann keine Diskussionen mehr mit dem FA habe, warum nicht. Die Rahmenbedingungen der Spielregeln sind recht klar. Wenn ich meine Papierberge los werden will muss ich digital revisionssicher speichern. Wenn sie auf Papier stehen brauchen sie das Crowdfund nicht.

Ich sehe keine weg das automatisch zu erledigen Christian. Natürlich kann ich eine Helferin für 20 Euro und Lohnnebenkosten pro Stunde hinsetzen und das tun lassen was Tomedo einfach automatisch machen kann. Die langweilt sich dann bei dieser Arbeit zu Tode und es wird garantiert unvollständig. Ich möchte das nicht machen.Klar es muss nicht EcoDMS sein. Tomedo könnte auch in eine Dropbox exportieren oder in ein anderes Programm wie GOBDoc oder ähnlich.Die meisten Praxen schicken kleine IGEL Leistungen nicht an die PVS. Was bei der PVS ist, ist revisionssicher aber das ist ja nur ein Bruchteil der Dokumente in Tomedo die es besser wäre revisionssicher zu speichern.Kostpielig wird das nicht wenn genug Praxen zusammenkommen. Ich denek die Programmierkosten sind überschaubar für ein Daten Kopierfeature. Ich schätze ähnlich wie beim Karteiexport und da waren wir wenige Praxen und haben kaum über 100 Euro gezahlt. Man bräuchte also nur die Möglichkeit ausgewählte Dokumente aus Tomedo an die Dropbox zu schicken. Christian, genau um das Feature geht es in dem Crowdfund

Ich hoffe nicht, dass wir jedes Dokument revisionssicher speichern müssen. Das spielt doch nur dann eine Rolle, wenn uns jemand bösartige Absichten unterstellt. Was nützt es revisonssicheres Papier aufzubewahren, wenn das hinterher kein Schwein mehr findet. Ich erinnere mich noch allzu gut an die Zeiten, wo ich vergeblich Röntgenbilder aus dem Archiv holen musste und nicht finden konnte, weil die irgendein Idiot nicht nach dem Alphabet einsortiert hat. Diese Bilder waren für alle Zeit verschwunden, ebenso wie die Röntgentüten die beim Chef hinter das Regal gerutscht sind, die hat erst der Nachfolger wieder gefunden. In den meisten Behörden in Deutschland sieht das immer noch ähnlich aus. Eigentlich müsste aber in jedem Karteieintrag bei Tomedo die Historie hinterlegt sein, damit müsste für einen Fachmann immer herauszufinden sein, ob und wann nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten. Wenn das aber nicht so ist dann ist Deine Idee Klasse. Wenn man in Tomedo festlegen könnte, dass bestimmte Karteieinträge automatisch bei der Erstellung in einen bestimmten Ordner exportiert werden, dann wäre das Problem gelöst.

Wenn du Originale als Papier aufbewahrst musst du nicht revisionssicher speichern, ganz sicher nicht. Aber genau das ist doch das Problem, dass keiner Lust hat das Papier aufzubewahren wenn man es doch eh schon gescannt hat.Ich bin mir nicht zu 100% sicher, das müsste ein Anwalt beantworten aber meiner Meinung nach kann Papier weggescmissen werden (ausser notarielles Zeug und einige andere Dokumente) wenn es ein Verfahrensbeschreibung gibt und eine revisionssichere Speicherung die wir aktuell nicht haben.Was nützt es revisonssicheres Papier aufzubewahren, wenn das hinterher kein Schwein mehr findet. Du findest ähnlich wie in Devonthink (nicht revisionssicher) jedes Dokument in EcoDMS. Wenn das pdf nicht bereits texterkannt ist macht EcoDMS OCR und man hat immer eine Volltextsuche.

Das Feature ist ähnlich wie das Karteiexportfeature. Jeder der schon mal eine Anforderung vom Anwalt bekommen hat, nach Schweigepflichtsentbindung alle Unterlagen zu schicken, weiss wie angenehm es ist die Kartei und alle angefügten Dokumente nicht manuell exportieren zu müssen. Der Arbeitsaufwand ist 1 Sekunde versus 30-60 Minuten da man sonst jeden Besuch manuell copy/pasten müsste und jede Datei manuell herausziehen müsste, hoffentlich vollständig.

Eigentlich müsste aber in jedem Karteieintrag bei Tomedo die Historie hinterlegt sein, damit müsste für einen Fachmann immer herauszufinden sein, ob und wann nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Im Prinzip müsste das auch im Interesse von Zollsoft sein und dürfte gar kein Geld kosten.Könnte Tomedo das, dann wäre es revisionssicher. Das liegt nicht im Interesse von Zollsoft und muss es auch nicht. Ein PVS muss nicht revisisonssicher sein. Wir brauchen lediglich hilfe die Daten irgendwo revisionssicher abzulegen. Darum geht es in diesem Feature und diesem Crowdfund.

Unsere Praxis würde sich definitiv beteiligen. Bitte halten Sie mich auf dem Laufenden. Mf Uwe Reinking

Willkommen im zweiten Crowdfund Herr Reinking. Ich hoffe es wird etwas daraus.

Crowdfund: Export von Dateien aus Tomedo in die Revisionssicherheit Status: geschlossen, erfolglo

Andreas Cepin

Aha ...😒 und was ist jetzt eine REST-Schnittstelle?

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Über die REST API (REST steht für REpresentational State Transfer, API Application Programming Interface) könnte Tomedo direkt in EcoDMS arbeiten. Eine Rechnung könnte direkt in EcoDMS abgelegt werden mit allen Attributen die du möchtest. Tomedo könnte revisionssicher in EcoDMS ablegen, automatisch ohne Zutun des Benutzers.

Sowas wie eine Nabelschnur LOL

Andreas Cepin

AHA 🙂! Und genau sowas müsste zollsoft programmieren, richtig?

Beim Lauschordner-Verfahren muß man alles selber aktiv dort ablegen, richtig?

Dann bin ich mal gespannt auf die Kostenstruktur, die uns da blüht.

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Nicht ganz, Tomedo soll uns die Rest schnittstelle nur programmieren wenn es bazahlbar ist. Wir können keine 500 Euro pro Monat bezahlen, nur damit alle Rechnungen in EcoDMS sind. Das wäre aber ungefähr so wenn es 2000 files pro Monat sind. EcoDMS ist da zu teuer. Verstehe ich nicht da es sonst günstig ist aber ist so.

Lauschordner: Die Dateien müssen automatisch raus aus Tomedo wenn sie fertig sind. Das geht manuell nicht. Die Dateien landen zwar im /files Ordner auf dem Server aber mit einem Haufen Müll was die Finanzabrechnung angeht. Du selbst kannst zwar alles exportieren aber das ist sehr sehr viel Arbeit und müsste täglich aber spätestens nach 10 Tagen passieren (siehe unten von RA Frotscher)

Es geht also darum, du verkaufst eine IGEL Leistung, es entsteht eine Rechnung und diese Rechnung muss in die Revisionssicherheit, automatisch.

Dieser Crowdfund ist das "automatisch" für Rechnungen, Mahnungen, Stornierungen, Aufklärungen, Patientenverträge, Honorarvereinbarungen, Anamnesen, Arztbriefe, Gutachten.

Andreas Cepin

jetzt verstehe ich das so langsam: Also Crowdfund für die Automatik, die technische Umsetzung (REST Schnittstelle oder Lauschordner) je nach Kostenstrukur von ecoDMS?

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Genau REST wäre natürlich besser. Manuell geht nicht das kann man höchstens für die Rechnungen machen indem man die Rechnungsnummern verfolgt. Andere Dokumente vollständig, kann man vergessen.

Wegen REST müsste Zollsoft für uns verhandeln.

Edit: eigentlich braucht man beides REST und Lauschordner, vielleicht will ja jemand nicht in EcoDMS sondern woanders seine Dateien revisionssicher ablegen.

moritz

Es wäre, wie von RA Frotscher bereits angedeutet, einmal grundsätzlich interessant, ggf. in einem Webinar, zu klären was nun Revisionssicherheit für das FA konkret bedeutet und wie dieses es gerne hätte. darauf aufbauend kann dann entschieden werden, wie das System aussehen soll, in dem gespeichert wird.

Im Übrigen wird Devonthink laut Herstellerangaben in Kürze revisionssicher.

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Für Devonthink wäre die Lauschordner Variante dann wichtig, eine Schnittstelle hat es meines Wissens nicht. Devonthink ist mir von der Datenbank zu heikel. EcoDMS speichert die Datei und die bleibt auch da. Ich arbeite aktuell auf einem NAS in Österreich weil das leer war und es funktioniert 1A. Mit Devonthink würde ich mich das nicht trauen. Ich habe in Devonthink schon mehrmals die Datenbank fast verloren. Ich habe 5 Lizenzen Devonthink Pro 3 wenn sie jemand zum halben Preis möchte. Ob es Dokumente so gut erkennt wie EcoDMS weiss ich nicht, habe ich nie in DT benutzt.

moritz

wissen wir letztlich nicht ob Datenverlust in Ecodms auch auftreten kann. in DT scheinbar ja.

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Möglich aber mit der Architektur die Daten am Server zu haben und zum lesen herunterladen unwahrscheinlich. In Tomedo ist mir auch noch nichts abhanden gekommen. Devonthink ist deswegen flink auf Kosten der Sicherheit. Es verschiebt Dateien hin und her wie ein Zirkusclown. Revisionssicherheit kann ich mir kaum vorstellen in DT. Noch ein Argument spricht sehr gegen Devonthink: es hat eine lausige Nutzerberechtigung. Es ist quasi unmöglich das Finanzamt auf die Datenbank zu lassen. In EcoDMS kann man bis ins Detail festlegen wer was darf. Ecoworks werde ich mir auch ansehen, als Dokumentensteuerung ist es interessant für einfaches QM. Vorlage und Versionierung.

Johannes Reichelt

Revisionssichere Dokumentenspeicherung finde ich super. Würde mich gerne an dem Crowdfunding beteiligen, dürfte ich dazu vorweg die Kosten erfragen? Crowdfunding-Kosten Ziel <150€ habe ich gelesen, was ist als laufende Kosten das Ziel? Vielen Dank.

Johannes Reichelt

ok, wer lesen kann ist klar im Vorteil, mkgpch schrieb " Ich empfehle, dass sich die Beteiligten im Crowdfund die Kosten teilen und das feature dann ein Mietmodell wird nur eben nicht für diejenigen die im Crowdfund mitgemacht haben. Ich denke 5-10 Euro monatlich sollte das Fetaure für alle die nicht mitmachen kosten. Dann stösst es nicht sauer auf, dass man für alle ein Feature bezahlt hat, die einfach nur abwarten und nicht mitmachen und auch nicht bezahlen."

Dann bin ich dabei!

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Laufende Kosten soll es nur für Praxen geben die sich nicht beteiligen. Genaue kosten haben wir erst wenn Zollsoft die Kosten berechnet. Kosten durch die REST Schnittstelle würde ich nicht akzeptieren. Bevor es losgeht geben alle ihr Ok oder steigen aus. Wenn Zollsoft keine Lust hat, ist die Sache vom Tisch.

Passt das so?

Johannes Reichelt

"Ein PVS muss nicht revisisonssicher sein".

Vielleicht ist das so, doch verstehe ich nicht, warum eine PVS zumindest Dokumente wie Aufklärungen nicht revisionssicher ablegen kann bzw. zollsoft tomedo für Aufklärungen (und auch Rechnungen, weitere Vorschläge sind zu genüge vorhanden) nicht revisionssicher macht.

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HAP Lippstadt, Hr. Moritz und Hr. Cepin haben noch kein Ok gegeben warten noch und sind nicht mitgezählt. Nur als Info.

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Das müssen sie RA Frotscher fragen am besten im Webinar. Da kaum ein PVS behauptet es wäre revisionssicher ist das wohl rechtlich so. Und Zollsoft.

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Praxis K. macht mit.

Johannes Reichelt

Passt das so?

ja, bin dabei!

Christian Klaproth

Mein Vorschlag wäre erst einmal die Machbarkeit und die Kosten zu klären.

Also Punkte vergeben. Vielleicht hat Zollsoft selbst Interesse daran, denn das wäre auch ein klarer Wettbewerbsvorteil.

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Machbar ist das Feature ausser Frage. Tomedo kopiert ja schon auf den Server in den /files Ordner. Schnittstellen programmiert Zollsoft ständig für Geräteanbindungen. Hätte Zollsoft selbst Interesse daran, gäbe es das Feature schon. Das liegt daran, dass Zollssoft grundsätzlich spät auf Gesetzesänderungen reagiert, erst wenn es muss. Siehe das TSE Kassenbuch das viel zu spät losgeht und auf das ich schon vor einem Jahr hingewiesen habe. Vielleicht möchte Zollsoft auch revisionssicher sein aber mit dem Crowdfund ziehen wir das Feature dann auf der Roadmap nach vorne und es kommt nicht erst in Jahren und es kommt dann sicher.

Zollsoft wird sich bei ausreichend Interesse hier melden und wenn es das Feature will, die Kosten berechnen und eine ETA geben. Die Aktion ist unverbindlich solange es nicht los geht, wir entscheiden gemeinsam wenn alle Fakten auf dem Tisch sind wenn sie auf den Tisch kommen. So war es auch beim Karteiexportfeature. Konkretes Interesse ist für Zollsoft wichtig.

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