Erfahrungsbericht zu VITAS AI in Verbindung mit tomedo Wir haben VITAS AI testweise in unserer Praxis ausprobiert, vor allem wegen der auf den ersten Blick sehr attraktiven API-Integration in tomedo. Besonders interessant erschien uns die Möglichkeit, dass der Telefonassistent direkt Termine in der Praxis buchen kann. Das war zunächst ganz klar der große Pluspunkt. Leider zeigten sich schon sehr früh erhebliche Probleme. Bereits im Einrichtungstermin mit einem VITAS-Mitarbeiter kam es mehrfach zu Abstürzen der Weboberfläche, sodass Gesprächsbäume teilweise neu aufgebaut werden mussten. Außerdem wurde uns schon in diesem Zusammenhang mitgeteilt, dass Terminverschiebungen und Stornierungen in tomedo nicht wirklich zuverlässig funktionieren und man die KI am besten nur Termine buchen lassen solle. Das war für uns bereits die erste deutliche Einschränkung. Im weiteren Verlauf der Einrichtung fiel dann ein weiteres zentrales Problem auf: Das eigentliche Pro-Feature, nämlich das Versenden von E-Mails aus Gesprächsbäumen, funktionierte bei uns nicht praxistauglich. Die Mails kamen jeweils nur ein einziges Mal in tomedo an und wurden danach durch die Deduplikation des tomedo-Mailservers aussortiert. Ursache ist offenbar, dass VITAS-AI-Mails keine Message-ID im Mail-Header enthalten, obwohl diese dort eigentlich standardmäßig hingehört. Nach unserem Eindruck ist dieses Problem bei VITAS bekannt, wird aber derzeit nicht behoben. Im anschließenden Test im Live-Betrieb wurde dann das eigentliche Kernproblem deutlich: die Qualität der Transkription. Diese war in unserem Fall leider sehr schwach. Aus unserer Sicht wurden vielleicht 10 % der Anrufe wirklich gut transkribiert. Gerade Namen, E-Mail-Adressen und andere für die Praxis wichtige Angaben wurden häufig nicht korrekt erkannt. Eine sinnvolle Zuordnung war dann praktisch nur noch über Telefonnummer und Geburtsdatum möglich. Als Alternative wurde uns die Inbox-Funktion von VITAS AI empfohlen. Diese hat uns jedoch ebenfalls nicht überzeugt, weil dort die Gesprächsthemen unsortiert eingehen und sich nicht sinnvoll weiter aufgliedern oder priorisieren lassen. Für eine Praxis ist das aus unserer Sicht ein erhebliches Problem, weil dringliche Anliegen so nicht zuverlässig von weniger dringenden getrennt werden können. Diese Punkte haben wir mehrfach beim Support angesprochen. Nach unserem Eindruck sind die genannten Probleme dort bekannt, es gibt aktuell aber keine überzeugende Lösung. Hinzu kommt eine nicht unerhebliche und aus unserer Sicht nur schwer vorhersehbare Preisstruktur, was die wirtschaftliche Bewertung zusätzlich erschwert. Auch im Ablauf der Gespräche selbst fiel auf, dass die KI relativ lange zwischen einzelnen Fragen und Antworten braucht. Diese Verzögerungen wurden nicht nur von mir, sondern auch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie von Patienten in den Testanrufen als störend empfunden. Unser Fazit:Die Grundidee von VITAS AI und insbesondere die tomedo-Integration sind zunächst sehr interessant. In der praktischen Anwendung haben sich für uns jedoch zu viele relevante Schwächen gezeigt — vor allem bei Stabilität, Mailverarbeitung, Transkriptionsqualität, Priorisierbarkeit und Bediengeschwindigkeit. Wir haben uns daher entschieden, VITAS AI nicht weiter zu nutzen und uns nach einer anderen Lösung umzusehen.

Danke für den guten Erfahrungsbericht!

Sehr geehrter Herr Juraschek, vielen Dank für das ausführliche Feedback zu Ihren Erfahrungen mit dem KI-Telefonassistenten von VITAS. Es tut uns leid, dass Sie negative Erfahrungen mit einem unserer Kooperationspartner für die Schnittstelle gemacht haben. Wir nehmen Ihr Feedback ernst und bieten Ihnen einen gemeinsamen Termin mit VITAS an, um Ihre Punkte zu besprechen. Wir melden uns in Kürze bei Ihnen mit entsprechenden Terminvorschlägen. Beste Grüße Madita Poslovsky

Ich habe ähnliche Erfahrungen und denke diese Schwachpunkte haben alle Telefonassistenten. Wir nutzen die Onlinerezeption, die auch einen telefonassistenten hat. Ich gehe davon aus, dass sich der markt in nächster zeit noch gewaltig verändert. Wir bleiben erstmal bei unserer Lösung halten aber Ausschau nach Alternativen bzw. beschäftige oich mich damit selbst etwas Besseres zu konfigurieren.

Wir haben mit VITAS AI sehr ähnliche Erfahrungen gemacht. Sowohl im Vertrieb als auch im Support war die Kompetenz leider enttäuschend. Technisch hat das System bei uns insgesamt nicht zuverlässig funktioniert. Die Chat-Funktion lief nicht stabil, und kein einziger unserer Patienten konnte erfolgreich einen Termin über VITAS vereinbaren. Auch im Live-Betrieb zeigte sich schnell, dass das System für den Praxisalltag nicht geeignet ist. Wir haben VITAS daher bereits nach zwei Tagen wieder abgeschaltet.

Ich war vor 2 Wochen auf den Hausärzte IT Kongress in Köln, wo sehr viele Anbieter der Telefon Assistenten vor Ort waren. Mein Fazit: lieber noch ein Jahr warten, es tut sich gerade richtig viel, aber im Moment wird man außer bei Vitas bei der API noch vertröstet, sie meisten Anbieter haben gerade auf KI umgestellt und es funktioniert halt noch nicht so ganz. Ich freue mich auf das was kommt, aber so richtig hilfreich wird das erst in Zukunft sein. Meistens ja doch viel schneller als erwartet wenn es mit KI zu tun hat. Die Leute von Vitas waren dort übrigens die uninteressierten, nur noch unterboten von CGM. Und das Preismodell fand ich da tatsächlich auch nicht so prall. am überzeugendsten fand ich docmedico, aber das werde ich dann in einem Jahr noch mal neu bewerten.

Wir haben Vitas bei Tomedo Terminierungen abgeschaltet weil da zu viele Fehler kamen bei Buchung oder Mehrfachbuchungen. Vitas KI in der Beta oder Alpha Phase haben wir 1 Woche ausprobiert und weil da nur Geschwafel kam und kein Mehrwert wie zb. Verbindung mit den Kalender geboten wird ist es auch ausgeschaltet. Wir merken immer mehr das ein Telefonassistent bei funktionierenden Homepage mit OTK und Rezeptanfrage mittels Patientenformular wie auch Mails oder Arzt-direkt massive Entlastung bieten so das Zeit bleibt direkt ans Telefon zu gehen. Langsam müssen die Telefonassistenten auf dem API&KI Zug aufspringen. Abgleich der Patientendaten, richtige Erkennung von Anliegen die Vorbereitet oder gleich durchgeführt werden in Tomedo.

Sehr geehrte Frau Poslovky, nichts für ungut, aber nein danke. Ich bin hier ja nicht der Einzige, der genau diese Erfahrungen gemacht hat. Mit freundlichen Grüßen Mathias Juraschek

Sehr geehrte Kollegen, Wir haben seit November 2025 VITAS mit API-Anbindung. Die Einrichtung hat ca 2 Wochen gedauert, bis sie reibungsfrei funktioniert hat. Wobei sich sowohl die Mitarbeiter von VITAS als auch die Mitarbeiter von Tomedo als kompetent und reaktionsschnell gezeigt haben. Die Einrichtungsvorbereitung war gelinde gesagt eine Katastrophe. Das hatte ich in einem anderen Thread aber schon einmal beschrieben (/d/113019 Knackpunkt war die Rufweiterleitung und Einrichtung der Telefonanlage, zu der wir eine unzureichende Beratung vor allem durch VITAS erhalten haben. Am Ende hatten wir einen neuen, überteuerten Telefon-Tarif bei der Telekom, der nicht nötig gewesen wäre und uns 20 Euro im Monat mehr kostet….. Zur Funktionalität: Tatsächlich gelingt eine Terminbuchung über die API-Schnittstelle meist zuverlässig. - Wenngleich durchaus weiterhin „Kinderkrankheiten“ bestehen, die sich VITAS und Tomedo gegenseitig „zuschieben“: So schlägt der Telefonassistent z.B. den nächstmöglichen Termin vor. Bei Ablehnung arbeitet er die freien Vorschläge dann im schlimmsten Fall viertelstündlich ab, bis nach genügend Ablehnungen die „Eskalation“ greift: Wir rufen zurück…..Hier wäre mehr Interaktion angemessen: „Können Sie eher am Vor- oder am Nachmittag?….o.ä…..Wie bereits beschrieben sieht sich VITAS diesbezüglich aber nicht in der Pflicht, da das Telefonat im Rahmen der Terminfindung an den Tomedo-Kalender „übergeben“ werde. Eine Rückübernahme sei dann nicht mehr möglich…… Die Patientenerkennung erfolgt über drei Komponenten: Name, Geburtsdatum und (hinterlegte) Telefonnummer. Die Verschriftlichung und Erkennung des Namens ist erwartungsgemäß schlecht. Dies kann derzeit aber auch keine andere KI leisten (haben zuvor Aaron für ein Jahr gehabt….war auch nicht besser). Somit ist die Terminbuchung für Bestandspatienten zuverlässig, für Neu-Patienten weiterhin spannend. Terminabsagen oder -verschiebungen funktionieren über die API-Schnittstelle nicht. Das hatte VITAS zuvor eingeräumt und tatsächlich ist diese Möglichkeit de facto nicht nutzbar. Schade und ärgerlich für den Preis. Ergebnis des Anrufes ist dann eine Email an uns. Erhofft hatte ich mir durch die Schnittstelle eine bessere Verknüpfung der Programme über die Web-Oberfläche von VITAS….Zur Verdeutlichung: Der Telefonassistent wird per Web-Oberfläche aufgerufen. Dort werden die Anrufe tabellarisch in wählbaren Kategorien gezeigt und beinhalten den (schlecht) verschriftlichten Namen, GebDatum, Telefonnummer und Grund des Anrufes. Leider ist es nicht möglich, direkt über die Web-Oberfläche auf die Patientenakte in Tomedo zuzugreifen, was eine enorme Arbeitserleichterung darstellen würde. Dafür, dachte ich, ist die Schnittstelle doch da….. Rückrufbitten, Überweisungsanforderungen, Befundanforderungen oder Anrufe, die direkt durchgestellt werden müssen, funktionieren problemlos. Das kann aber auch jeder andere, günstigere Anbieter. Kosten: Diese sind nach meiner Ansicht bei VITAS unangemessen hoch. Es werden Aktionen gezählt und abgerechnet. Wenn also ein Patient anruft, auflegt und wieder anruft, sind das 2 Aktionen. Auch am gleichen Tag. Eine Antwort per SMS unsererseits ist auch eine Aktion. Die hohe Fehlerrate bei Terminbuchungen, -verschiebungen oder -absagen (Anrufe wegen Terminen machen ca 30% der Kontakte aus) führt aber zwangsweise zu einer höheren Zahl an Aktionen, als nötig wären. Das treibt die Kosten hoch. Fazit nach 5 Monaten VITAS: Bisher noch nicht sein Geld wert. Vor allem die Interaktion zwischen Tomedo und VITAS, deretwegen wir uns für diesen Telefonassistenten entschieden haben ist noch DEUTLICH verbesserungswürdig. Von beiden Seiten! Der vermeintliche Vorteil der API-Schnittstelle gegenüber z.B. Aaron kommt nicht zum Tragen.

Auch wir haben einen Monat die kostenlose Testphase genossen. Die Einrichtung war bei uns vollkommen problemlos. Die Schnittstelle wurde von unserem Netzwerk-Betreuer vorbereitet. Die Umstellung erfolgte bei Easybell, unserem VoIP anbieter. In der Telefonanlage waren nur keline Änderungen nötig. Die Einrichtung von VITAS selbst beschränkte sich auf die von uns gewünschte Gesprächsführung und hat insgesamt etwa 90 min gedauert. Der zuständige Techniker war verfügbar, kompetent und schnell. Die Zuordnung von Patientin hat bei uns sehr gut funktioniert, da wir eine sehr gut gepflegte Datenbank mit entsprechend aktuellen Telefonnummern haben. Die Transkription ist mäßig, was unsere Abläufe aber nicht gestört hat. Auch mein anfänglich kritisches MFA-Team war letzlich begeistert von den Möglichkeiten bei der Terminbuchung. Aus Hausarztpraxis untescheiden wir sehr stark zwischen "akut-" und "Standardterminen", was Dauer und Inhalt, aber auch Verfügbarkeit der Termine betrifft. Hier war es interessant zu sehen, wie unterschiedlich wir als Team auf der einen Seite und die Patienten auf der anderen Seite mit diesen Kathegorien umgehen. Es hat aber insgesamt wunderbar funktioniert und war eine große Entlastung, waren doch > 30% der Anrufe Temrinverinbarungen. Die Terminverschiebung macht bei uns nicht so viel aus. Unsere Termine sind selten sehr langfristig geplant und wenn es mal einen Leerlauf gibt, ziehen wir dringende Patienten vor. Wir haben das gar nicht erst versucht. Wir haben das Abo ebenfalls nicht abgeschlossen, da wir bereits vorher die Rezeptbestellung über die Telefonanlage laufen hatten. So gesehen war der einzige Arbeitsschritt, den die KI übernehmen konnte, die Terminvereinbarung. Das ist relevant, aber keine €500 wert. Ich gehe aber davon aus, dass es sich rechnet, sobald die Rezeptbestellung in Tomedo gut integriert ist. Zumal die strukturierte Gesprächsfühugn und die sofortige Erreichbarkeit für Team und Patienten gleichermaßen ein echter Gewinn sind.

Die Kritik bezüglich des Einrichtungsvorganges und des Supportes kann ich so nicht bestätigen. Das hat alles schnell und tadellos funktioniert. Die Erkennung von Namen (Familienname, Vorname) ist allerdings noch sehr ausbaufähig. Das jeder weitergeleitete Anruf eine kostenpflichtige Aktion ist, möchte ich auch bemängeln. Oft probieren Patienten scheinbar einfach aus, was nach der Umleitung passiert und führen gar kein Gespräch. Zumindest diese Aktionen sollten nicht kostenpflichtig sein. Insgesamt bin ich mit Vitas zufrieden. Die Patienten müssen lernen damit umzugehen. Es wird tatsächlich immer besser, Patienten allen Alters berichten an der Anmeldung stolz, daß sie es geschafft haben, "mit Eurer Ki" umzugehen. Auch Patienten mit diversen "Migrationshintergründen" schaffen es, einen Termin zu vereinbaren.

VITAS.AI mehr Flop als Top

Tiela-Frauke Hahn

Ich kann mich dem nur anschließen, bin froh, noch in der Testphase von VITAS weggekommen zu sein. Die Terminbuchungen waren ein einziges Chaos, der Rückschrieb funktionierte nicht, ich habe es nicht als Unterstützung wahrgenommen.

In der Testphase werden die technischen Fragen nicht an den Support weitergeleitet, man hat nur mit dem Vertriebler zu tun, der die tomedo Oberfläche noch nie gesehen hat, und dadurch auch nicht weiterhelfen kann, es gibt auch keine Anleitung, sodass ich einen kostenpflichtigen tomed-Support brauchte, um die richtige Einstellung zu finden.

Die KI funktioniert nur über "Szenarien", die alle umständlich eingerichtet werden müssen. Alternative KI Telefonassistenten lassen sich prompten...

Ich probiere mich nun monatsweise durch die anderen Anbieter durch. Aber ich denke auch, das ein Anrufbeantworter, der Texte transkribiert per Mail in die Inbox schickt, mit Verweis auf den OTK plus Online-Rezeption, die aktuell einfachste, zuverlässigste und kostengüstigste Variante ist.

« Vorherige Seite