Vorschlag zur Verbesserung des Kalenders bzw. OTK, anwenderfreundlicher & flexibler

Question

Aus meiner Sicht könnte man den Kalender deutlich besser an die Bedürfnisse einer (Hausarzt-)Praxis anpassen:

Ich schlage eine "fluide" Ressource vor: Nur EINE Ressource am Tag, drei Terminhierachien: Langfristig, mittelfristig, kurzfristig.

Der Nutzer definiert, wie viele Stunden er höchstens am diesem Tag für langfristig geplante Termine frei halten möchte (z.B. Vorsorge).

Dann defniert er, wie viele Stunden er mindestens am diesem Tag für kurzfristige Termine frei halten möchte (Akuttermine). 

Es verbleiben automatisch einige mittelfristige Termine.

Um es besser zu verdeutlichen kann man sich eine Aufteilung zu je 1/3 vorstellen: 1/3 langfristig, 1/3 mittelfristig, 1/3 kurzfristig.

Die MFA bzw. der Patient, der einen langfristigen Termin buchen möchte (z.B. 6 Monate im Voraus), kann nun über den ganzen Tag in der Uhrzeit frei wählen, wann er kommen möchte, weil so weit im Voraus der Kalender noch leer ist. Max 1/3 des Tages kann von verschiedenen Patienten dieser Hierachie belegt werden.

Braucht ein Patient mittelfristig (z.B. in 4 Wochen) einen Termin an diesem Tag, so so findet die MFA bzw. der Patient genug Lücken, um den Termin unterzubringen (mindestens 1/3 der Zeit).

Die restlichen Lücken können nur mit Akutfällen (z.B. 2 Tage im Voraus) geschlossen werden. Hier ist es dem Patienten zuzumuten, zu "nehmen, was noch da ist". Der Patient ist terminlich unflexibel, es ist aber für mehrere Akutpatienten ein Mindestzeitkontingent von 1/3 des Tages reserviert.

Auf diese Weise gibt es für Langfrist-Bucher den höchsten Terminkomfort - was die Helferin am Empfang enorm entlastet, die sonst ewig das Passende für den Pat. suchen muss. Alternativ ist der Patient mit dem OTK glücklich.

Wurden nicht alle Langfristtermine gebraucht, können Sie flexibel mit Mittelfristterminen belegt werden. So können Lücken frühzeitig besetzt werden. Und Akutfälle füllen die Restlücken.

Dieses Konzept macht zum einen Terminlimits überflüssig, zum anderen käme man weg von den starren Ressourcen, die mich als Arzt zwingen, zu bestimmten Zeiten am Tag bestimmte Slots freizuhalten, die im Zweifel nicht besetzt werden, während andere Patienten mit ihrem Anliegen nicht vordringen.

Gibt es noch mehr Anwender die sich das wünschen? Es müssten genug Leute wollen, damit Zollsoft in diese Entwicklung investieren kann.

Answer 1

Wie würden den in Ihrem Beispiel die Hierarchien konkret abgebildet werden? Über unterschiedliche Terminarten?

 

Falls ja: was spricht dann gegen Terminlimits?

Comments

Guten Tag Herr Dr. Tenzer,

In Vorschlag zur Verbesserung des Ressourcen-Konzepts im Kalender / der Schemaverwaltung. - tomedo-Nutzerforum wurde dieses Anliegen schonmal besprochen und es wurden empfohlen, einen neuen Thread aufzumachen, in welchem der Wunsch nochmal mit anderen Ärzten besprochen wird - dieser Thread hier.

Dort hat sich ergeben, dass die Terminarten, die höchstens einen gewissen Zeitraum einnehmen sollen (z.B. nur eine Stunde am Tag) unterschiedliche Längen haben - somit ist ein Limit entsprechend nicht exakt, weil man die Anzahl an Terminen einer Kategorie einschränken kann, aber nicht direkt die Gesamtlänge.

Außerdem bestand noch der Wunsch, dass flexibel noch x Minuten Platz für Termine anderer Art freigehalten wird. Man könnte versuchen das zu erreichen, indem man alle Terminkategorien mit Limits besetzt, aber auch hier sind unterschiedliche Terminlängen ein Problem.

Ich wüsste selber keinen Weg mit den vorhandenen Bordmitteln exakt die Anforderungen von Frau Dr. Schock abzubilden. Es geht zwar ungefähr, aber nicht genau.

Möglicherweise könnte es eine Lösung sein, Terminlimits zu haben, welche nicht auf eine Terminanzahl sondern eine Gesamtlänge einschränken. Ggf. auch invertierte Terminartauswahlen (i.e. Terminlimit gilt für alle Terminarten außer x -> dann z.B. Limit von x Stunden pro Termin) damit man einfacher soetwas sagen kann wie "alle anderen Termine dürfen höchstens den Zeitanteil y einnehmen" beschreiben kann. Das ist aber weiterhin für den Fall nicht die schönste Lösung, weil das nur gut per Limit geht, wenn jeden Tag wirklich gleich viel verfügbar sein soll, also grob gesagt ein recht stabiles Schema vorliegt. Das ist zwar nicht die schönste Lösung, die man sich für den Wunsch vorstellen kann, aber der Aufwand wäre um einiges geringer als ein vollkommen neues Ressourcensystem.

Allerdings würden wir erstmal beobachte, wie hier die Reaktion ist - ob es da noch Nachfrage gibt, die solche Anpassungen rechtfertigt. 

Frau Dr. Schock kann mich natürlich gerne berichtigen, falls ich die Probleme nicht gut geschildert habe.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Liebe Frau Schock,

ich freue mich extrem über Ihren neuerlichen Vorstoß und möchte mit dieser Reaktion gerne helfen dieser Diskussion Relevanz zu verschaffen. Wie ich in diesem Thread (https://forum.tomedo.de/index.php/89016/mindestterminzahlen-definierte-anzahl-von-akut-slots-pro-tag?show=100754#c100754) schon einmal dargestellt habe, bin auch ich fest davon überzeugt, das das aktuelle Kalenderkonzept keine sinnvolles Freihalten von Akutzeitslots erlaubt, wodurch das Buchungssystem extrem viel (unnötige) manuelle Überwachung un Korrektur benötigt. 

Wie in meinem Thread dargestellt glaube ich das Terminmindestanzahlen dazu genutzt werden müssten langfristig eine (für die Jahreszeit und den Wochentag ausreichende) Anzahl an Akutterminen freizuhalten. Bei uns gäbe es auch nur eine Art von Akuttermin mit der Länge von 10min. Bei uns ist auch alles so gebaut, das Termine immer ein Vielfaches von 10min ergeben. Wir gehen nun regelmäßig in den Kalender und zählen händisch, wie viele dieser Slots noch frei ist. Sinkt diese Zahl unter eine gewisse Schwelle (wie gesagt Jahreszeit und Wochentragsabhängig), dann "machen wir den Tag zu" indem wir alle Ressourcen, bis auf die Akutressource löschen. 

Aus meiner Sicht könnte dieses Zählen ja auch der Computen machen. Vermutlich in dem Moment, indem jemand eine langfristige Terminart buchen möchte. In diesem Moment müsste der Rechner (genau wie wir) zählen, ob nach dieser spezifischen Buchung noch genug Akutslots frei wären. Ist das der Fall, kann an dem Tag diese langfirstige Untersuchung zur Buchung angeboten werden. Falls nicht, dann nicht. Ich kann aktuell nicht nachvolziehen, warum das nicht leicht umsetzbar ist.

Man könnte das sicher auch mit einem Mindestzeitkontigent, das nicht unterschritten werden darf, arbbilden, dann müsste man aber zusätzlich sicher auch noch eine "Mindestlückengröße" angeben. Es bringt mir ja nichts, wenn ich über den Tag verteilt 10 5min-Slots freihalte, aber meine Akuttermine 10min lang sind.

Insgesamt denke ich, dass über Terminmindestanzahlen und über die Terminlimits das Buchungssystem deutlich einfacher wird. Wir machen schon heute 100% aller Termine über den OTK und nutzen auch fast nur noch zwei Resourcen: Sprechzeit und Akutzeit. Alle (längerfristigen) Terminarten in Sprechzeit werden über Terminlimits so gesetuert, dass sie bestimmten Anforderungen genügen, z.B. nur eine Vorsorge gleichzeitig, 10min zwischen Vorsorgen, max. 4 Vorsorgen in 4h etc. Auf diese Weise entsteht ohne unser Zutun ein "locker" geplanter Terminplan mit natürlichen Lücken für Akutpatienten. Leider müssen wir aktuell nach wie vor Zeiten definieren in denen keine Sprechzeit und nur Akutzeit ist. Die länge dieser Zeiten müssen wir händisch steuern. Was bei mehreren Ärzten sehr aufwändig ist. Z.B. kommen im Winter montags ca. 40 Akutpatienten. Sind zwei Ärzte da muss ich die Ressourcen anders schieben, als wenn nur einer da ist. Über Terminmindestanzahlen würde sich das automatisch ergeben. Die erwartete Anzahl an Akutterminen können wir übrigens sehr leicht aus der Tomedostatistik für Akuttermine ableiten. Theoretisch könnte Tomedo hier sogar automatisch Vorschläge basierend auf vorangegangenen Jahren machen..

Ich kann daher nur nochmals anregen sich dieses Themas anzunehmen. Ich bin fest davon überzeugt, dass dies ein Gamechanger für die Praxen aber auch für Zollsoft wäre. 

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Hallo Herr Markgraf, Danke für Ihren Beitrag!

Ihr Hinweis, "dann müsste man eine "Mindestlückengröße" angeben. Es bringt mir ja nichts, wenn ich über den Tag verteilt 10 5min-Slots freihalte, aber meine Akuttermine 10min lang sind." ist sehr wichtig, das ist bei meinem Vorschlag noch nicht bedacht.

Herr Ringling, auch Ihnen vielen Dank, dass Sie als Entwickler so aufmerksam an der Diskusion teilnehmen! 

Das "stabile Schema" von dem Sie sprachen, geht möglicherweise zu sehr an Praxisbedürfnissen vorbei. Der Sommer muss anders geplant werden als der Winter, der erste Monat im Quartal anders als die zweiten beiden Monate, der Montag anders als der Mittwoch.

Letztlich geht es uns allen ja um Patientensteuerung: Welchen Patienten will ich wegen welcher Sache in welchem Zeitraum in der Praxis haben. Nur so lässt sich heute noch wirtschaflich Arbeiten - respektive Geld verdienen.

Ein Kalender, der das mit wenig Aufwand für den Nutzer kann, wäre tatsächlich der Gamechanger. Könnte für Zollsoft ein gigantischer Erfolg werden! Wäre es möglich, dass Sie ein Anwenderumfrage starten und sich erkundigen, wie es bei den Praxen mit dem Kalender gehandhabt wird? Ich wette, die meisten Praxen greifen ständig händisch in den Kalender ein oder nutzen den OTK nicht richtig, weil Praxisbefürfnisse einfach nicht abgebildet werden.

Gerne können wir auch mal telefonieren, um zwischen Ihnen von der Entwicklerseite und mir von der Anwenderseite Lösungen zu sondieren.

 

 

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Ich versuche derzeit auf der Grundlage der bestehenden Möglichkeiten unseren Praxiskalender so zu überarbeiten, dass er besser unsere Praxisbedürfnisse abbildet. Habe mir schon stundenlang den Kopf zerbrochnen. 

Ich scheitere immer an dem Punkt, dass der Tomedokalender Themen (also den medizinsichen Inhalt) fokussiert, anstatt Zeiträume. Dadurch wird alles so kompliziert! 

Würde man umdenken und das Kalenderkonzept auf Zeiten, Zeiträume und Dringlichkeitsstufen aufbauen - der Inhalt würde dann nachrangig ein Rolle spielen -  wäre alles simpel zu konfigurieren und für die Praxen viel leichter anzupassen. 

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Auch ich kann das nur nochmal bekräftigen. Wobei ich denke, dass die Terminlimits schon wirklich in die richtige Richtung gehen und man mit Terminmindestanzahlen eine minimalinvasive Möglichkeit hat im bestehenden Kalenderkonzept ein handhabbares Tool für diesen Usecase anzubieten.

Ich kann auch nur bestätigen, dass das oberste Ziel die Vollauslastung der zu allen Jahreszeiten, Wochentagen und Öffnungszeiten ist. Dies mit dem aktuzellen Kalender umzusetzen ist (unnötig) aufwändig.

Auch ich beteilige mich gerne an einer persönlichen Diskussion heirzu. Vielleicht machen wir alle zusammen mal einen Videocall, Herr Ringling?

Ich beführworte auch eine Nutzerumfrage, wobei ich fargen würde, wie die Praxen den Kalender heute benutzen, wieviele Termine sie noch händisch vergeben und warum und wie oft sie die Konfiguration/Ressourcen anpassen. Zu fragen welche Features sich die Praxen wünschen halte ich nocht für zielführend, da sich viele eine Alternative sicher nicht vorstellen können, bis ihen diese einmal demonstriert wird. Das ist ja der Grund, warum Digitalisierung so schwer ist. (Niemand hat sich ein iPhone gewünscht bevor es das gab, aber sehr viele wollen es wenn es existiert und funktioniert.)

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Guten Tag,

Die Schwierigkeit ist irgendwo, dass erstmal weiterhin nur zwei Ärzte hier Interesse gezeigt haben und es sich um eine schwerwiegende Änderung des grundsätzlichen Systems handelt.

Wir haben im Vergleich viele Wünsche, wo wir uns bereits ziemlich sicher sind, dass diese wirklich vielen helfen würden. Insbesondere dürfen alte Konfigurationen nicht einfach kaputtgehen - das alte System muss also auch noch in irgendeiner Form bleiben.

Ich persönlich wundere mich insbesondere, ob das wirklich so weitläufig nützlich ist wie Sie vermuten. Insbesondere größere Konstrukte fahren oftmals genau zeitlich genau abgeplante Kalenderkonfigurationen, die auch über das Jahr hinweg recht konstant bleiben. Insbesondere ist hier oft eine Koordination zwischen verschiedenen Kalendern möglich - mehr Flexibilität erfordert, dass sich da jemand viel mehr Gedanken macht.

Selber sehe ich so eine Vollumstellung noch nicht als realistisches Ergebnis. Am ehesten irgendwelche Anpassungen an den Limits oder das Hinzufügen ähnlicher neuer Steuersysteme.

Ich kann den Wunsch einer Umfrage und das Angebot einer Diskussion nochmal mit in das Team nehmen. Den Umständen entsprechend - geringe "Beweislage", dass dieses Feature eine gute Investition ist und die enorme Menge an Arbeit die wir jetzt schon nicht mit unseren Ressourcen erledigen können - möchte ich nicht wirklich Hoffnung machen, dass hier auf gut Glück viel Zeit investiert wird.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling