Bedarf an differenzierter Umsetzung in tomedo
ich möchte hier meine Gedanken zur Diskussion stellen, der mir beim täglichen Arbeiten mit tomedo aufgefallen ist – insbesondere in Bezug auf die Handhabung der Einwilligung zum Versand von E-Mails und SMS.
In meiner Praxis versende ich keine proaktiven Nachrichten an Patienten. Das heißt: Ich nutze nur automatisierte Terminerinnerungen, jedoch keine Impfhinweise oder sonstige Benachrichtigungen im Sinne eines Newsletters oder Serviceangebots. Stattdessen kommuniziere ich ausschließlich reaktiv – also dann, wenn eine Patientin oder ein Patient aktiv Kontakt aufnimmt (z. B. per E-Mail, Webformular, Onlinerezeption oder Telefon) und eine konkrete Antwort wünscht. Deshalb benötige ich das Kontrollkästchen für die Einwilligung der Information per E-Mail nicht.
Aus meiner Sicht liegt in solchen Fällen eine konkludente Einwilligung in die gewünschte Kommunikationsform vor. Wenn mir jemand eine E-Mail schreibt oder über ein Kontaktformular ausdrücklich den Versand einer Information per E-Mail/SMS erlaubt, brauche ich keine zusätzliche, dauerhafte Einwilligung in der Patientenakte.
Problem in tomedo:
Auch wenn mich das selbst aktuell nicht direkt betrifft, weil ich keine automatisierten Aktionsketten mit Mail-/SMS-Versand einsetze, sehe ich einen Verbesserungsbedarf in tomedo für alle Kollegen, die das anders nutzen möchten:
- Wenn in der Patientenkartei die dauerhafte Einwilligung nicht gesetzt ist, blockiert tomedo SMS-Aktionsketten vollständig – auch wenn es sich nur um eine einmalige, vom Patienten angestoßene Kommunikation handelt.
- Bei E-Mails kommt es zwar zu keinem Abbruch, aber die E-Mail-Adresse wird nicht automatisch übernommen, was den Arbeitsfluss stört.
- Das manuelle Setzen oder Entfernen des Einwilligungs-Häkchens ist nur über Umwege automatisierbar.
Mein Vorschlag:
Auch wenn ich selbst bewusst auf proaktive Kommunikation verzichte, fände ich folgende Weiterentwicklungen sinnvoll:
- Trennung zwischen einmaliger Zustimmung (z. B. bei Anfrage) und genereller Einwilligung für den Versand.
- Möglichkeit, E-Mail/SMS in Aktionsketten auch ohne generelle Zustimmung zu verschicken, wenn ein dokumentierter Anlass besteht.
- Automatische Übernahme der E-Mail-Adresse in Vorlagen, selbst wenn das Häkchen nicht gesetzt ist.
- Option, das Einwilligungsfeld per Aktionskette (nicht nur per CF) zu steuern.
Fazit:
Die DSGVO verlangt zurecht den Schutz personenbezogener Daten – aber sie verlangt nicht, dass wir Antworten auf Patientenanfragen blockieren, nur weil kein dauerhaft gesetztes Häkchen existiert. Ich würde mir daher wünschen, dass tomedo hier mehr Spielraum für praxisgerechtes Arbeiten ermöglicht.
Ich bin gespannt, wie andere Kollgen das sehen – und ob es vielleicht schon kreative Lösungen in der Community gibt.
Viele Grüße