Doppelanlage von Patienten und fehlerhafte Terminzuordnung

Question

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich habe ein merkwürdiges Problem festgestellt, das nun bereits zweimal aufgetreten ist:

Ein Patient vereinbart einen Online-Termin. Wenn er in die Praxis kommt, wird seine Karte eingelesen, ein Kontakt angelegt und die Behandlung durchgeführt. Am Ende des Tages bemerkt die zuständige Mitarbeiterin, dass der Termin im Kalender nicht als wahrgenommen markiert wurde, d.h. der Haken "War da" fehlt. Sie versucht, die Patientenakte zu öffnen, um zu überprüfen, ob der Patient tatsächlich behandelt wurde. Dabei stellt sie fest, dass keine Kartei existiert.

Daraufhin wird entschieden, eine Versäumnisrechnung an den Patienten zu schicken. Die Mitarbeiterin klickt dafür auf das Symbol mit dem "+" in der Terminansicht, wodurch ein neuer Patient mit dem gleichen Namen angelegt wird. Die Kartei ist leer.

Nachdem die Rechnung per E-Mail verschickt wurde, meldet sich der Patient und teilt mit, dass er tatsächlich behandelt wurde. Bei der Suche nach dem Patienten entdecken wir dann, dass ein zweiter Patient mit einem zusätzlichen Vornamen angelegt wurde, wodurch es zu einer Doppelanlage kam.

Meine Frage: Gibt es eine Möglichkeit, den Patienten aus dem Online-Termin direkt korrekt zuzuordnen oder das doppelte Anlegen von Patienten zu verhindern? Gibt es in anderen Praxen ähnliche Vorfälle? Was könnte hier schief laufen? Liegt es an unserem Vorgehen oder handelt es sich um einen Systemfehler?

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen
Manuel Nastai

Answer 1

Guten Tag Herr Dr. Nastai,

In den tomedo-Einstellungen könnten Sie diesen Haken hier setzen. Dadurch ist die automatische Zuordnung auch möglich, wenn z.B. ein zweiter Vorname fehlt. Wenn mit dieser Methode zwei passende Patienten gefunden werden, dann findet allerdings keine Zuordnung statt.

Konkret hat diese Einstellung nur einen Effekt, wenn die Patientenkartei schon vor der Buchung existiert.

Es gibt auch eine Zuordnung beim Stecken der Karte am Tag des Termins, aber diese lässt sich bisher nicht irgendwie in der Striktheit konfigurieren. Diese ist recht strikt.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling