Optimierung der Online-Terminbuchung – Terminart erst nach Dateneingabe anzeigen

Question

Aktuell läuft es so: Der Patient wählt eine Terminart aus, gibt dann seine Daten ein und erhält anschließend möglicherweise die Nachricht, dass der Termin nicht buchbar ist. Das Problem: Er erfährt nicht, warum. Ich verstehe, dass es aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich ist, ihm direkt mitzuteilen, dass eine Sperre oder ein Limit erreicht wurde. Das führt jedoch häufig zu Frustration, weil Patienten annehmen, das System funktioniere nicht.

Mein Vorschlag:

Statt zuerst die Terminart auszuwählen, sollte der Patient erst seine Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum oder E-Mail) eingeben. Das System könnte dann im Hintergrund prüfen, ob für diesen Patienten bestimmte Termine gesperrt sind oder Einschränkungen bestehen.

Das hätte folgende Vorteile:

 Der Patient sieht von Anfang an nur Termine, die für ihn tatsächlich buchbar sind.

 Nicht buchbare Termine könnten direkt ausgegraut oder gar nicht erst angezeigt werden.

 Fehlermeldungen und Rückfragen in der Praxis würden reduziert.

Wäre eine solche Umstellung technisch umsetzbar? Gibt es bereits ähnliche Ansätze oder Workarounds?

Comments

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Answer 1

Guten Tag Herr Dr. Reschke,

Eine solche Lösung ist leider technisch sehr schwierig. Der OTK-2 wurde so aufgebaut, dass die Kommunikation mit tomedo ausschließlich asynchron ist. Das wurde so gemacht, weil tomedo-Server ja häufiger ausgeschaltet sein können (Updates, bei manchen Praxen über das Wochenende, bei Einzelplatzlösungen wenn die ihr MacBook zuklappen...).

Der OTK-2 kann momentan gar nichts beim tomedo-Server anfragen und direkt eine Antwort erhalten. Er kann nur versuchen ein Event zu übertragen und erhält irgendwann eine Antwort. Bei vielen eintreffenden Events kann es hierbei sogar zu ernsthaften Verzögerungen kommen.

Die Idee wurde im Team schon mehrfach besprochen, ist jedoch nie der Gewinner einer solchen Diskussion gewesen. Ich werde trotzdem nochmal das Produktmanagement darauf aufmerksam machen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Könnte man nicht eine parallele Lösung zu Verfügung stellen?

Mein Server läuft 24/7 und solche abfragen wurde ich auch begrüßen.

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Guten Tag,

An sich sollte das nicht unmöglich sein, aber es ist mit einem hohem Mehraufwand verbunden. Patienten müssten dann ggf. auch während der Buchungsstrecke ein paar Sekunden warten.

Mir fällt noch ein weiterer Grund ein, warum diese Idee nie verfolgt wurde: Dafür müsste man die Eingabe der relevanten Patientendaten ganz an den Anfang schieben, vor die Auswahl des Termins. Dagegen gibt es teilweise sehr hohen Widerstand (hier besteht die Befürchtung, dass man Zeit damit verschwendet die Patientendaten einzugeben, bevor man überhaupt sieht was für Terminarten es gibt bzw. ob überhaupt welche für den erwünschten Termin frei sind).

Ich werde das Produktmanagement nochmal zu diesem Problem ansprechen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Guten Tag,

Ich habe das Thema heute nochmal angesprochen. Leider scheint die Meinung hier äußerst fest zu sein. Insofern nichts drastisches passiert, gehe ich nicht davon aus, dass sich dieses Verhalten auf absehbare Zeit ändern wird.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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ich verstehe, dass sich eure Meinung zu diesem Thema gefestigt hat, aber am Ende sind wir die Endanwender – und in der Praxis ist die aktuelle Umsetzung der Terminvergabe mehr als suboptimal.

Ein Patient sucht einen Termin, gibt seine Daten ein und bekommt dann lediglich eine pauschale Absage. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch schlecht gelöst. Die Frage ist doch: Was sorgt für mehr Unmut? Von vornherein zu wissen, dass man  evtl. keinen Termin bekommt, oder erst alle Daten einzugeben und dann mit einer nichtssagenden Absage abgespeist zu werden?Diese Art der Absage vermittelt dem Patienten zudem das Gefühl, dass das System des Arztes nicht funktioniert – was es in den meisten Fällen aber gar nicht ist. Die Folge: Frustration, Unsicherheit und mehr Telefonanrufe in der Praxis.

Kurz gesagt: So wie es jetzt läuft, macht es wenig Sinn. Entweder braucht es eine echte Lösung oder diese Sperrung gehört abgeschafft, weil sie nur zusätzlichen Ärger und Telefonaufwand erzeugt.