Terminverschiebung über arzt-direkt: nur Terminanfrage, ohne Absage oder Möglichkeit weiterer Aktionen

Question

Liebes Forum,

wir arbeiten seit einigen Monaten verstärkt mit dem OTK2 und arzt-direkt. Insbesondere die "Warteliste" ist sehr beliebt. Nun kommt es häufiger vor, dass sich Patient:innen beschweren, da sie den Termin verschieben und dann eine Meldung bekommen: "Anfrage zur Terminverschiebung wurde an die Praxis übermittelt". Wir machen jedoch händisch gar nichts. Häufig ist es so, dass fast zeitgleich ein Termin gebucht oder jemand mit der Verschiebung schneller war. Die "unglücklichen" Kandidat:innen bekommen jedoch weder eine Bestätigung noch eine Absage. Könnnen diese nicht eine Absage erhalten? Wenn die Terminanfrage steht, haben sie auch nach Aussage der Patient:innen keine Möglichkeit über weitere Termine informiert zu werden, da das Häkchen zum Anklicken für eine frühere Benachrichtigung gar nicht erscheint. Ist das bei anderen Praxen auch der Fall, dass die Absage bzw. Bestätigung nicht einwandfrei funktioniert?

Vielen Dank für eine Antwort.

Freundliche Grüße

Marie-Fee Rühe

Answer 1

Guten Tag Frau Rühe,

das eheste was mir dazu einfällt ist ein bekannter Fehler der folgenden Art:

Wenn ein Patient einen Termin verschiebt und sich direkt danach von der Warteliste nimmt (oder alternativ auf diese setzt), so wird die Verschiebung davon überschrieben - also nie richtig verarbeitet und so auch nicht abgelehnt oder bestätigt.

Im Normalfall erhält man eine Nachricht, wenn der Termin erfolgreich verschoben wurde oder dies nicht möglich ist.

Ab der tomedo-Version 140 ist ein grober Fix enthalten - dann ignoriert er nicht mehr die Verschiebung sondern die Änderung des Wartelistenstatus. Das ist zwar nicht schön, aber schien uns auf die Kürze wie die bessere alternative. Hoffentlich gibt es auch demnächst ein AD-Update, welches diesen Fehler unwahrscheinlicher macht.

 

Falls Sie mir die Daten zu einem der problematischen Termine senden könnten (also Zeitpunkt, Patientenmail oder am besten die grauen Nummern ganz unten in den Termindetails), dann könnte ich nachprüfen, ob es sich um diesen Fall handelt.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

Comments

Hallo,

dass sich jemand aktiv von der Warteliste nimmt, davon ist mir nichts bekannt. Mir wird nur gesagt, dass die genannte Anzeige (Anfrage zur Terminverschiebung wurde an die Praxis übermittelt) nach der Terminverschiebung immer vorhanden ist und dann keine erneute Benachrichtigung kommt. Weder Absage, noch Zusage des Termins oder ein weiterer Vorschlag für eine Terminverschiebung. Noch die Möglichkeit, weiterhin über frühere Termine benachrichtigt zu werden.

Termin: 63918edd561c74905003f303 / 65f16fec870df7b02058f07f - wollte verschieben auf den 24.4.2024

Termin: 63918edd561c74905003f303 / 65cf4db92b5211d51f1f0159 - wollte verschieben auf den 22.4.2024

Über eine Antwort wäre ich sehr dankbar. Da sich doch einige Patient:innen darüber beschweren.

Freundliche Grüße

Marie-Fee Rühe

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Guten Tag Frau Rühe,

ich konnte schnell bestätigen, dass es sehr plausibel der oben beschriebene Fehler ist. Beide Patienten haben sich beim Verschieben aus der Warteliste ausgetragen und innerhalb einer Minute wieder eingetragen. Das ist erst seit neuem ein Problem, weil der Verschiebezustand früher schnell genug bearbeitet wurde, dass der Wartelistenzustand ihn nicht überschreiben konnte. Da sind jedoch leider auf Arzt-Direkt-Seite Verzögerungen reingekommen, die hoffentlich bald wegfallen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling

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Sehr geehrter Herr Ringling,

was empfehle ich nun den Patient:innen, damit diese sich nicht bei uns beschweren? Sie sollen sich nicht von der Warteliste austragen? Gibt es dazu einen Screenshot, den Sie mir zur Verfügung stellen können, damit ich die Patient:innen darüber informieren kann? Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Marie-Fee Rühe

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Guten Abend Frau Rühe,

ich hätte gedacht, dass die Patienten den unten markierten Knopf drücken und sich danach neu eintragen.

Mir ist jedoch eben aufgefallen, dass man in beiden Fällen aus der Warteliste genommen wird. Entsprechend werden die Patienten das wohl korrigieren. Das werde ich natürlich den Arzt-Direkt-Entwicklern melden.

Das Problem ist hier momentan also anscheinend nur, dass die Patienten den Fehler selbstständig ausbessern, weil sie noch auf der Warteliste sein wollen. Bis auf das temporäre deaktivieren der Warteliste gibt es leider keine schöne Lösung. Die Patienten müssten praktisch immer warten, bis sie eine Bestätigung oder Ablehnung erhalten haben, bevor sie sich wieder eintragen.

Mit freundlichen Grüßen,

Toni Ringling