OTK funktioniert nicht richtig

Question

Bei uns ist zur Zeit Einiges durcheinander... Patienten, die bei uns in der Praxis bekannt sind und deren E-Mail auch hinterlegt ist, bekommen Meldungen wie: "Ihre Buchung konnte nicht vorgenommen werden. Dies kann folgende Gründe haben 1.) Die gewählte Terminart ist nur für Bestandspatienten und Sie wurden nicht als solcher erkannt. 2.) Sie haben ein von der Praxis festgelegtes Buchungslimit überschritten". Ich habe das gerade bei einem Privatpatienten, bei denen bei uns kein Buchungslimit vorgegeben ist, überprüft und in Anwesenheit des Patienten einen Buchungsversuch unternommen: mit dem gleichen Ergebnis. Daraufhin hat eine Mitarbeiterin versucht mit verschiedenen E-Mail-Adressen (also nicht ihrer eigenen) und mit Schreibfehler ihres Namens zu buchen: das hat wiederum funktioniert. Ich war bisher der Ansicht, dass die in den Versicherungskarten hinterlegten E-Mail-Adressen zum Abgleich verwendet werden?

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Ergänzung: Wir benutzen den OTK 2. Dieser ist auf unserer Homepage mit https://app.arzt-direkt.de/praxis-am-falkenplatz-berlin/booking verlinkt.

Answer 1

Guten Tag Herr Dr. von Criegern,

die Prüfung auf Bestandspatienten sollte nur bekannte E-Mail-Adressen oder bekannte Vorname/Nachname/Geburtsdatum-Kombinationen durchlassen. Es muss nicht beides stimmen. Falls bei Ihnen tatsächlich Fälle auftreten, in welchen so gebucht werden kann, ohne dass eine passende Adresse vorliegt, sollte dies genauer untersucht werdn

Könnten Sie ggf. angeben, mit welcher Suche die Buchung für den Privatpatienten nicht möglich war? In der Datenbank finde ich an abgelehnten Privatpatiententerminen nur solche zur Suche erweiterte Gesundheitsuntersuchung (bzw. 1_Check_erw). Bei dieser ist aber ein Mindestabstand von 4 Quartalen eingestellt. Ggf. handelt es sich jedoch bereits um archivierte Termine, bei denen die Patientendaten entfernt wurden, wodurch ich nicht mehr rausfinden kann, ob es Privatpatienten waren.

Im E-Mail-Reiter gibt es die Checkbox "Buchungsversuch durch von tomedo blockierte Nutzer" für die Mails an die Praxis. Damit erhalten Sie auch mehr Informationen darüber, welche Limits möglicherweise verletzt werden. Aus Datenschutzgründen dürfen wir das leider nicht genau an die Patienten senden.

Falls bei Ihnen die Bestandspatientenprüfung mit abweichender Adresse und abweichendem Namen trotzdem die Patienten durchlässt oder es sich hierbei nicht um das relevante Limit handelt (bzw. die E-Mails an die Praxis keine bessere Auskunft geben können), würde ich empfehlen sich an den Support zu wenden oder mir direkt einen Termin + Telefonnummer anzubeiten, zu dem ich Sie kontaktieren könnte.

Mti freundlichen Grüßen,

Toni Ringling