Privatrechnungen revisionssicher erstellen!

Question

Nun ist es also passiert:

Vorweg: ich schreibe die Privatrechnungen taggleich direkt aus Tomedo (unter Verwendung von Libre Office) und schätze das insgesamt sehr. Allerdings darf eines NIEMALS (!) vorkommen, was sich in Tomedo derzeit aber nicht ausschließen lässt: dass eine Rechnung gedruckt, aber nicht als abgerechnet markiert wird und somit versehentlich als nicht abgerechnet angesehen wird und damit beim Folgebesuch nochmal (!) und unter der gleichen (!) Rechnungsnummer abgerechnet wird. (Passiert, wenn man versehentlich das "Drucken" Icon aus Libre Office wählt, statt nach Editieren und Speichern der Rechnung über Tomedo zu drucken).

Ein solcher Vorgang DARF nicht passieren und muss seitens unserer Praxisverwaltungssoftware ausgeschlossen werden, da er UNS (und nur UNS!) im Falle einer Finanzprüfung in Teufel's Küche bringen kann (und wird!). Ich bitte somit Zollsoft, umgehend! dafür Sorge zu tragen, dass so etwas in Zukunft nicht mehr passieren kann!

Bitte Punkte vergeben, wer sich diesem Anliegen anschließt! So etwas "passiert" tatsächlich einfach so und dem versiertesten Nutzer (bin ich auch!), es lässt sich durch keinen von uns gänzlich ausschließen - wir müssen dafür Sorge tragen, dass sich Zollsoft der Sache annimmt!

Comments

Hmmm, ich "schreibe" Rechnungen indem ich den Knopf "Drucken" drücke. Punkt. An Rechnungen wird nichts editiert.

Was editieren Sie denn in den Rechnungen?

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Ich erstelle wenn überhaupt Rechnungen aus Tomedo nur bei Gutachten etc. weil die regulären Rechnungen über die PVS erstellt werden.

Sobald eine Rechnung per Druckbefehl erstellt wird, kommt zuerst die Abfrage ob bereits bezahlt wurde bzw. über das Kassenbuch vereinnahmt wurde. Wird das nicht bestätigt, gilt die Rechnung als unbezahlt. Anschließend wird ein pdf erzeugt und als Karteientrag "RECHN" abgelegt. Sobald man die Rechnung auf bezahlt setzt, hat man eine steuerlich relevante Einnahme erzeugt. Das pdf können Sie beliebig oft als Kopie ausdrucken und solange nicht bezahlt ist, meines Erachtens sogar genau wie die dazugehörige Rechnung löschen. Bei dem Vorgehen dürfte es eigentlich keine Probleme geben. Gelöschte unbezahlte Rechnungen kann man in Tomedo auch wieder sichtbar machen, falls einem jemand nicht glaubt. Aus Prinzip würde ich aus genau diesem Grund auch kein Kassenbuch führen und alles über das Bankkonto buchen.

Answer 1

tomedo hat keine Kontrolle darüber, was Sie in LibreOffice tun. Wenn Sie also die Rechnung mit LibreOffice öffnen, kriegt tomedo nicht mit, was Sie dort machen - außer das Speichern von Änderungen im Pfad der geöffneten Datei, denn dieser wird vom Dateilauscher überwacht.
Die einzige Möglichkeit das von Ihnen beschriebene Verhalten zu verhindern ist also, die Rechnung gar nicht erst im Textverarbeitungsprogramm zu bearbeiten. Das erzwingen Sie, indem Sie in den Einstellungen unter
Praxis -> Abrechnung
den Haken bei
"Einzeländerungen von Privatrechnungen berücksichtigen"
rausnehmen.