Emailversand durch den Arzt wurde durch die DSGVO eigentlich komplett entwertet. Mit verschlüsselten PDFs und den Earztbriefen wird es jedoch langsam wieder interessant.
Zollsoft hat ja im vergangegen Jahr eine komplett unbrauchbare Emailfunktion neu aufgelegt. Nach unserer Meinung, worauf es ankommt, wurde nicht gefragt, was leider Standard bei Zollsoft ist. Ich verstehe auch nicht warum man eine Emailfunktion einbaut, wenn man damit der Praxis nicht ordentlich unter die Arme greifen will. Nur für die Zuordnung der Email zum Patienten hätte ein OSX Mail Plugin zum Lauschordner gereicht. Hier meine Überlegungen stichpunktartig.
- Fehlen einer Vorschau von Dokumenten. Aktuell öffnet man auch einen Haufen Banner oder Logos, man weiss ja nicht was es ist, man muss es ansehen. Das kostet Zeit und ist unangenehm und nervig.
- Ansicht nur von Patientenemails. Vielleicht der wichtigste Punkt meiner Aufzählung. Durch für Tomedo irrelevante Emails wird Tomedo Mail nahezu unbrauchbar. Keiner hat Zeit minutenlang zu scrollen und zu scannen und Emails anzulesen und Anhänge zu öffnen, um zu eruieren welche email wichtig sein könnte. Das ist nicht nur nervig sondern auch ermüdend und anstrengend. Es wird dann erfahrungsgemäss einfach nicht gemacht. Hier sollte gefiltert werden und die Email auch im Inhalt nach bekannten Namen und Schlagworten gescannt werden (Schlagwortliste in der Einstellung). Nur diese Mails sollten angezeit werden. Tomedo Mail wird niemals einen echten Email Client ersetzen. Das geht schon wegen der installationsbasierten Lizenz nicht, da Tomedo wegen der hohen Kosten nicht auf jedem Rechner der Praxis installiert werden kann. Natürlich nur als Umschaltoption alle Mails / nur mögliche Patienten.Zum Scannen von Neupatienten sollte vom Personal OSX mail verwendet werden, die Emaileingänge dort müssen sowieso durchgesehen werden. Aktuell ist dies doppelte Arbeit.
- PDF Verschlüsselung. Zollsoft sollte verschlüsselte PDFs erkennen und versuchen diese mit dem hinterlegten Patientenpasswort zu entschlüsseln und unverschlüsselt in der Vorschau anzuzeigen und abzulegen.
- Automatische Zuordnung von Anhängen separat. Emails werden zwar automatisch zugeordnet, aber die Anhänge nicht getrennt als Karteieinträge abgelegt. Diese einzeln herauszuziehen wäre mühsam und das Vergraben von Dokumenten unter dem Email Karteieintrag ist keine gute Idee. Es geht ja genau um diese Anhänge z.B eine Histo oder ein Befund den der Patient uns schickt.
- Zuordnung Anhang zu Karteieintragstyp. Anhänge können nach der Endung und Name zugeordnet werden. Ein jpg ist immer ein Foto. Hier wären auch Schlüsselworte wichtig in den Einstellungen nach denen gescant wird. Ich denke hier wäre eine so hohe Zuordnungsquote erreichbar, dass dass die Funktion sehr gut brauchbar wäre. Wird der Anhang nicht erkannt wird es eben zum DOK.
- Automatische Zuordnung bei Überweisern/Dienstleistern. Dienstleister sollten in eine Liste eingetragen werden damit die Anhänge anders verarbeitet werden können als bei Patienten. Notwendige Parameter bei Dienstleister sind: Name, Email, Scan nach Worten wie ID oder Name für Zuordnung zum Patienten, auch im Dateinamen der PDF , Passwort wenn verschlüsselte PDFs benutzt werden, Karteieintrag der für Anhänge genutzt werden soll zum beispiel für die Pathologie HISTO wenn dies als in der Kartei für die Histologien angelegt ist. Optimal wäre auch PDF Texterkennung, keine Ahnung warum Tomedo das scheut. Finereader OSX ist ein tolles Tool. Spätestens im PDF wäre eine eindeutige Zuordnung möglich.
- Bei einer Entkopplung einer Email vom Patienten werden alle Einträge aus der Kartei gelöscht. Das ist gefährlich und sollte nicht passieren ich glaube es gab nicht mal eine Warnung hierzu.
- Earztbrief Zuordnung. Durch die Information im Earztbrief ist eine eindeutige Zuordnung von Dokumenten von einem Versender, also zum Beispiel Pathologie zum Patienten möglich.
- Funktion im Hintergrund. Derzeit läuft Tomedomail nur wenn es offen ist. Ich denke es wäre besser wenn man es für den Hintergrund aktiviert wäre. Natürlich nur sinnvoll wenn es etwas an obiger Zuordnungsintelligenz hat.