Workflowtest: DSGVO konformes Emailen direkt aus der Kartei - weiterhin unbrauchbar

Question

An der Entwicklung lässt man ja nicht mit Betaversionen teilhaben also dann der Test der fertigen Version. 

Dann nehmen wir uns mal die Zeit. Getestet wird ob Zollsoft den optimalen Workflow aus Praxissicht für verchlüsselten Dokumententransfer über Email mit dem Patienten verstanden und umgesetzt hat. Nachzulesen hier:

https://forum.tomedo.de/index.php/44154/dauerthema-email-an-patienten-verschlusselt-ohne-app-mit-tomedo-geht-nicht-aber-fast?show=44154#q44154

Fertigsestellt  im Quartalsupdate Q2 2022:

• Verschlüsselte PDFs aus tomedo® heraus verschicken: Sie können PDF-Dokumente (z.B. Arztbriefe oder Befunde) aus tomedo® heraus verschlüsselt per E-Mail an Ihre Patienten verschicken. Dafür müssen Sie in den tomedo®-Einstellungen unter Praxis > PDF-Verschlüsselung die PDF-Verschlüsselung aktivieren. Wenn Sie danach eine E-Mail versenden, können Sie die verschlüsselten Dokumente anhängen und Ihrem Patienten zeitgleich den Code zur Entschlüsselung zuschicken. Ihr Patient erhält dann automatisch die E-Mail mit dem verschlüsselten Anhang, sowie parallel eine SMS mit dem Code zum Lesen der Dokumente. Alternativ können Sie den Code auch in der Praxis vor Ort ausdrucken und mitgeben.

Ich werde mir mit einigen Klicks für mich selbst einen Kostenvoranschlag über meine Aktionsketten für eine Blapharoplastik erstellen, habe ich bitter nötig. Eigentlich ein LA Eingriff aber auch mit einer WA für eine Narkose. Es entstehen zwei wirtschaftiche Aufklärungen (ITN und eine in den Rechnungen) und ein automatisches Anschreiben dass auf Briefpapierhintergund verschickt weren soll. 

Diese Karteieinträge sollen markiert verschlüsselt an mich verschickt werden und zwar so:

 

Mal sehen wie gut Tomedo das nun kann.

Comments

 

 

 

So der Kostenvoranschlag ist erstellt, folgende Karteieinträge sind erstellt worden. Wie man sieht fehlt der Kostenvoranschlag für die OP, der ist ja nicht ind er Akte sonder nur rechts unter Privat/Aktionen/editieren zu erreichen. Er kann also nicht mit den übrigen Dokumenten einfach versandt werden.

 

 

Markiert man die drei Einträge (KOVO nur zum testen da Texteintrag) wird das Anschreiben Verschlüsselt aber ohne Hintergrund. Für Karteieintrag mit Briefanhang gibt es weiterhin keine Auswahl pdf Hintergrund, weder in den Karteieintragstypen noch in den Tomedoeinstellungen. 

 

 

 

 

 

 

 

Die zweite Datei wird auch angehängt. Der Texteintrag wird jedoch nicht in ein PDF umgewandelt er ist plain text lesbar in der Mail. Das über Mail unverschlüsselt zu verschicken verstösst gegen die DSGVO wenn das so raus geht. Macht das die Helferin versehentlich haftet der Betreiber. Tomedo hat dies nicht verhindert.

So kommt die Mail bei mir an;

 

 

 

Den Kostenvoranschlag kann man genauso wenig aus der Kartei versenden wie eine Rechnung da diese nicht automatisch in die Kartei wandern. Ein umständlicher Reimport über das Desktop und wieder in Tomedo wäre hier notwendig. 

Für die Aufgabe einen Kostenvoranschlag samt Anschreiben an den Patienten schicken zu können  müsste Tomedo:

• Karteieinträge in pdf umwandeln und verschlüsseln
• Karteieinträge mit Briefanhang mit einem pdf versehen. Hintergründe sind notwendig wenn eine Vorlage mal in der Praxis auf Briefkopfpapier gedruckt wird und mal versendet. Genau das ist so ein Fall. Leider wurde der Briefanhang nicht bedacht!
• Rechnungen und Kostenvoranschläge in die Kartei bewegen bei Erstellung und bei gespeicherten Änderungen.

Für uns ist der sehr schnelle und angenehme Verschlüsselte Emailversand über die Kartei nicht für mehr brauchbar als für Histoberichte. Es wird nicht alles verschlüsselt und es ist weiterhin nicht alles da in der Kartei was man braucht (Kostenvoranschlag/Rechnung).

Sehr schade, man ist ja weiterhin so nah dran an einer wirklich guten Lösung aber weiterhin Verhungern auf der Zielgeraden.

Was das jetzt für ein Feature im Quartasupdate sein soll weiss ich nicht. Ist alles beim Alten. Versteht Zollsoft das Problem nicht?

ich bin auf v1.110.0.8 (Tue Mar 29 19:11:37 UTC 2022) Ich update mal auf v1.110.0.10 aber da wird es genauso sein.

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Wäre eine tolle Funktion, die ich auch benötige.

Schade dass es nicht funktioniert.

So bleibt einem nur der Postweg oder man ist so organisiert, dass der Patient seine Unterlagen sofort erhält.

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Ich bin langsam ratlos. Alle unsere Patienten haben ihren Code und bewahren ihn auf aber mehr als eine Histo können wir damit nicht schicken. Wir benutzen den Weg auch für die Kommunikation mit den Anästhesisten und der Klinik. Anästhesisten haben keinen Konnektor und kein KIM und die Klinik benutzt sie nicht.

Die Kür ist jedoch der Kostenvoranschlag der schon mal nicht in der Kartei ist zusammen mit dem pdf Anschreiben, aber das bekommt tomedo nicht hin. Ich sehe weder ein Problem die Karteieinträge zu verschlüsseln noch den Anhang Brief mit einem pdf Hintergrund  zu versehen, noch die Rechnungen und Kostenvoranschläge als pdf in die Kartei zu bringen.

Es liegt auf der Hand wie wichtig es wäre, dass dieser Workflow funktioniert. Es ist DSGVO konform wie die Post, schneller und umsonst.

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Hatte heute Zeit und habe es ausführlich ausprobiert. Es gelingt einfach nicht eine Rechnung oder Kostenvoranschlag  als pdf in die Kartei zu bekommen. Man kann zwar ein pdf generieren, das lässt sich auch mailen nur nicht verschlüsselt. Es geht nur über den Umweg, das pdf Dokument auf dem Schreibtisch oder anderswo zwischenzuspeichern und dann in die Kartei zu ziehen. Erst dann lässt dürfte es sich verschlüsselt versenden lassen.

Insgesamt ist das viel zu umständlich und dürfte auch gern anders funktionieren.

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Eine Rechnung bzw Kostenvoranschlag kann man direkt aus den Rechnungsdetails verschlüsselt mailen. Dann natürlich als extra Mail.

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So ist es Christian das kann Tomedo nicht.

Es würde schon Sinn machen §630f https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630f.html auch bei Kostenvoranschlägen und Rechnungen zu erfüllen indem man sie bei Änderung in die Kartei Bringt.

Ich bringe Rechnungen am Monatsende vor Zollsoft praktisch mit EcoDMS in Sicherheit. Andere schreiben gar keine Rechnungen in Tomedo oder Sammeln sie oldschool als Papier in Aktenordnern.

Ich wüsste aktuell nicht zu erklären wie eine Rechnung in Tomedo entsteht. In Verwaltung/Privat BG/Privatrechnungen wird beim exportieren plötzlich ein PDF erstellt das es scheinbar vorher gar nicht gegeben hat. Sehr undurchsichtig das Ganze. Für uns kaum nachvollziehbar und für eine Behörde erst recht nicht.

Besser wäre es nach Druck der Rechnung oder auf "gedruckt" gesetzt, sollte ja eigentlich "abgeschlossen" oder "erstellt" heissen und vorher "in Bearbeitung", ein PDF in die Akte zu legen. Sollte sie nochmals auf nicht "gedruckt"  gesetzt werden müssen, was ja legitim ist ohne sie zu stornieren, wenn zum Beispiel eine Adresse geändert werden muss, dann sollte bei "gedruckt" wieder ein PDF in der Akte erzeugt werden. So wären Änderungen als PDF in der Akte nachvollziehbar und nicht erst beim exportieren.

Das Gleiche kann man mit Kostenvoranschlägen machen. Auf gedruckt gesetzt, ab in die Akte damit. Bei Änderungen, geänderte Version in die Akte.

Rechnungen und Kostenvoranschläge könnten dann einfach mit anderen Dokumenten verschlüsselt DSGVO konform gemailt werden statt sie teuer zu drucken und teuer per Post zu verschicken.

Aber ich habe schon so oft darum gebeten, ich glaube nicht daran, dass es Zollsoft versteht und umsetzt. Privatrechnungen in Tomedo waren schon immer gruselig und werden es wohl auch als Ticketsammlung bleiben.

Answer 1

Komisch ich kann zwar ein pdf erzeugen habe aber nicht die Option der Verschlüsselung.

Drücke ich die faschen Knöpfe?

Außerdem müsste das als pdf auch automatisch in der Kartei sein.

Comments

Müsste nicht erst beim mailen in der Kartei sein sondern sobald erstellt oder geändert.

Das muss natürlich als Paket raus mit verschlüsseltem Anschreiben sonst verwirrt man und spamt Herr Stenger.

Wenn ein Paket verschlüsselt aus der Akte verschickt wird sollte in der Akte dieses auch unverschlüsselt gespeichert werden um nachsehen zu kommen was rausgegangen ist. Den Postausgang zu entschlüsseln ist zu umständlich.

Christian hast du Verschlüsselung an und hat der Patient einen Schlüssel gesetzt?

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Rechnungen mailen ist schön versteckt unter Details/drucken und werden auch mit einem Text verschickt der nicht DSGVO konform ist. Ich weiss gar nicht wo man den ändert, wahrscheinlich irgendeine Briefvorlage. Ein Karteieintrag um 630f genüge zu tun oder damit die Arbeit abgerechnet werden kann, was verschickt wurde erfolgt auch nicht. Niemand wird wissen, dass da was gemailt wurde. Gar nicht gut umgesetzt, weder der Datenschutz noch 630f, noch DSGVO noch ist es ein guter Workflow.

 

 

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Zollsoft? Ist der Workflow unlogisch oder sein Wert im alltäglichen Gebrauch bei allen Praxen, egal welche Fachrichtung, unklar?

Vielleicht können wir meine Überzeugungsarbeit hier abkürzen und sie sagen ob sie den Workflow umsetzen und bis wann oder eben nicht. Beides OK.

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Was machen wir mit einem mal wirklich nützlichen Workflow der nicht funktioniert ? Ich würde vorschlagen einfach ignorieren, ist sicher die richtige Entscheidung.

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Nochmal zum besseren Verständnis des Workflow:

1. Einige Einträge markieren darunter ein Eintrag mit Anhang Brief. (Muss nicht sein aber man will ja jemanden anschreiben)

2. Rechtsklick und "versenden per email" oder "versenden per email mit Vorlage" wählen

3. Anhang Brief wird mit Hintergrund hinterlegt da kein Druck auf Briefpapier erfolgt (Tomedoeinstellungen)

4. Anhänge und Karteieinträge werden einzeln mit Karteipasswort als pdf vershlüsselt und an Mail angehängt. Kartei kann Patient sein aber auch Anästhesie, Pathologie, Kollege, Klinik mit der man häufig kommuniziert und die von KIM nichts wissen wollen. (also etwa 99%)

5. Kontrolle der Email, keine DGSGVO Verletzung

6. senden

Super

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Genau so wünsche ich mir das

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Kriegst du aber nicht. Warum weiss ich nicht.

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Warum setzt das Zolloft nicht um? Es liegt auf der Hand, dass dieser Workflow viel Arbeitszeit und Geld sparen würde. Sie ist unabhängig von Funktion, Verbreitung und tatsächlicher Nutzung von KIM, man erreicht den Patienten DSGVO geschützt, spart sich die Briefmarken und den Weg zur Post. Dafür muss es aber so funktionieren wie ich es oben beschreibe. Hier gibt es nur brauchbar oder eben wie aktuell nicht.

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Warum wird dieser arbeitserleichternde Praxisworflow nicht umgesetzt?

Answer 2

danke für die zahlreichen Bieträge zum drucken und mail von Karteieinträgen. Mir wurde tomedo auch als innovatives, modernes und "digitales" PVS beworben und im Alltag sieht die Arbeit in der Kartei ernüchternd aus.

Es gibt hier allen bekannte, aktive tomedo-Nutzer, die Probleme benennen und Verbesserungen vorschlagen, die große Mehrheit nimmt sich nicht die Zeit, bei zollsoft um notwendige Anpassungen zu bitten.

Umso mehr sollten die wertvollsten Forum-Schreiberlinge gehört und nicht ignoriert werden.

Comments

Danke Herr Reichelt für den Beistand. Schade denn es wäre ein echt sauguter Workflow für die Angestellten.

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gerne auch Beistand, aber darum gehts Ihnen und mir nicht ;-)

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Tomedo macht fast alles möglich, nur eben nicht immer intuitive und einfache Workflows. Manches ist gewachsen und wurde nicht optimiert. Anders ist auch nicht zu erklären, dass man verschwurbelte Wege gehen muss, um eine Rechnung oder Kostenvoranschlag per Mail zu versenden. Auch eben mal Karteieinträge direkt als Mail oder als Anhang zu versenden ist kompliziert und im Arbeitsalltag viel zu umständlich. Deshalb auch von meiner Seite die Bitte,  den vorgetragenen Wunsch, den ich hier gestrafft und ergänzt habe, rasch und unkompliziert umzusetzen.  

1. Karteieinträge markieren
2. Rechtsklick und als Anhang "versenden per email"
3. Blankobrief ggf. mit Hintergrund hinterlegen
4. Alle Anhänge und Karteieinträge mit Passwort als pdf verschlüsselt an Mail anhängen
5. Abschlusskontrolle der Email/DGSGVO
6. senden
7. Erstellte Rechnungen und Kostenvoranschläge grundsätzlich als pdf in der Kartei ablegen (könnten von dort wie beschrieben versendet werden)

Die Umsetzung oben beschriebener wirklicher Arbeitserleichterung ist deshalb ungemein wichtig. Wegen der verschwindend geringen Akzeptanz und der miserablen Performance ist KIM m.E. gescheitert und läßt sich nur unter angeschlossenen Praxen einsetzen, die aber in den meisten Fällen das KIM Postfach gar nicht beachten; wer hängt sich auch schon zwei Briefkästen vor die Haustür? Die gewünschte Alternative ist außerdem tausendmal besser als KIM! Mit Krankenkassen und dem MdK kann man übrigens auf diesem Wege nicht kommunizieren. Die wollen komplette Akten immer noch auf Papier oder als Fax (DSGVO?) erhalten. Bei Extremfällen von mehr als 300 Seiten wurde sogar schon mal ein Datenträger genommen. Da hilft die Exportfunktion der Karteikarte ungemein weiter. Aber die kleine, hier gewünschte Lösung, ist für die papierlose Kommunikation mit unseren Patienten genauso oder noch wichtiger.

Um dem Datenschutz zu genügen, lassen sich Mailanhänge unter Tomedo verschlüsseln. Das Passwort ließe sich wenn man nicht das Geburtsdatum nehmen möchte, einfach im gleichen Schritt per SMS beispielsweise auf das Mobiltelefon versenden, oder als Ausdruck auf den Terminerinnerungen mitgeben.

Ich gebe die Hoffnung nicht auf, denn in anderen Belangen wurden Wünsche und sinnvolle Anregungen oft relativ schnell umgesetzt.

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Danke auch dir Christian für den Kommentar. 

Ja das stimmt Herr Reichelt, darum geht es uns nicht. Es scheint am Core zu arbeiten für Zollsoft auch besonders schwer zu sein weil sich nur wenige auskennen wie Herr Ringling in einem Nachbarfaden angedeutet hat. Das kann man ja kommunizieren und so ein feature schrittweise einbauen. 

Zuallererst sollten fertige Kostenvoranschläge und Rechnungen in die Kartei, das ist essentiell. Dann könnte man diese einzeln schon schneller per Mail versenden und drucken. Wegen §630f gehören sie auch dorthin und wird mit fortschreiten der geforderten Revisionssicherheit leichter zu handhaben. Es erleichtert auch die Übersicht über die private Patientenabrechnung deutlich und beim Export würden Kostenvoranschläge und Rechnungen mit exportiert. Die Rechnungen sollten anonymisiert und nicht anonymisiert in der Kartei gespeichert werden damit beim Export ein DSGVO Export möglich wird, das ist aber eine andere Geschichte.

Das versenden von Karteieinträgen per Mail erfolgt aktuell unverschlüsselt ohne Umwandlung in ein PDF. Das kann man seit 2018 so nicht nutzen und das wäre ein weiterer Teilschritt.  

Dann, als Nächstes,  kann Zollsoft ja Karteieinträge mit "Anhang Brief", mit dem man bei bekannte Adressaten mit Standardbriefen das Briefschreibungsmodul dialogfrei für Aktionsketten schnell umgehen kann, mit einem Hintergrund versehen so wie es auch bei Briefen und Rechnungen möglich ist. Ein Anschreiben möchte man auf dem Briefpapier Hintergrund haben.

Essentielle Einstellung für Praxen die die erste Seite auf hochwertiges Briefpapier drucken. Funktioniert aktuell nicht mit Karteieinträge mit Anhang Brief.

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Auch von mir die große Bitte an die Entwicklung:

Bitte setzen Sie unsere Vorschläge um, bevor Neues angegangen wird. Als Co-Creator habe ich vor Monaten bei der Umfrage zur neuen Kommunikationsplatform mit Mail, KIM etc teilgenommen, bei der ich auch auf die Bedeutung eines einheitlichen workflows für alle Kommunikationswege hingewiesen habe.

Die unkomplizierte Kommunikation -aber DSGVO konform- wird von den Patienten so gut angenommen. Sie muss in den Praxen aber simpel und sicher funktionieren, damit wir sie richtig nutzen können.

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Diesen Aspekt habe ich noch gar nicht bedacht. Wie Herr Wacker schreibt verstehen die Patienten das DSGVO Problem sehr gut und ich kann bestätigen, dass sie das Passwort auf dem Terminzettel annehmen und als Lösung zur Entschlüsselung sehr gut finden. Nicht angenommen wurde S/Mime wegen der komplizierten Installation des Schlüssels und Schwierigkeit bei Webmailern. Schlecht angenommen werden Apps, der Patient hat keine Lust auf noch mehr Apps die ihn am Handy nerven und die Registrierung ist auch meist zu kompliziert. Was für die Praxis  einfach ist, ist später auch für den Patienten einfach.

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KIM aus der Kartei hat das selbe Problem obwohl es nicht mal verschlüsseln muss.

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Da Zollsoft nun transparenter sein möchte, die Frage ob verschlüsseltes mailen zu Ende gebracht wird?

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Gute Frage!

Dazu habe ich was ganz simples an Frage: muss ich unter Patientendetails und dann auf das Briefsymbol neben der email Adresse, um aus der Akte einer Patientin einfach eine Mail zu schreiben?

Würde mir wünschen, dass es sich ohne Anhang ohne Umweg geht.

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Sie haben Recht, selbst das stinknormale Schreiben einer Email an den Patienten ist nicht einfach gelöst. Aus den Details ist ein unnötiges Geklicke. Rechtsklick irgendwo auf den Hintergrund der Kartei könnte man für die Kommunikation nutzen, da existiert kein Rechtsklick Kontextmenü.

• anrufen
• email an Patient
• email verschlüsselt an Patient (Textbox geht auf, Eingabe Nachricht) verschlüsselter pdf Emailanhang in OSX Mail. im Text "Verschlüsselte Nachricht im PDF-Anhang
• KIM an Überweiser
• KIM an Facharzt

Eigentlich recht klar wie das angenehm für die Praxen ablaufen sollte. Ähnlich in der Kartei bei Auswahl von Karteieinträgen und deren Anhänge.