Im Handbucheintrag (Kapitel 9), sind viele der Inhalte, welche Ihnen fehlen enthalten - insbesondere Screenshots mit Markierungen.
Was dort nicht so gut ersichtlich ist und zu Ihren Fragen gehört:
Es können sowohl neue Briefe als auch bestehende Briefe mit Internetmarken versehen werden. Für bestehende Briefe gibt es in dem Popover auch eine Spalte für die Verwendung von Internetmarken.
Der Vorschau-Knopf im Erstellungsfenster ist links von dem "alle Briefe frankieren"-Knopf, welcher in der Anleitung auch gezeigt wird. Dieser zeigt die Marke nur an, wenn man diese tatsächlich auch gekauft hat. Ansonsten erscheint ein durchsichtiges rotes Rechteck wie in dem Screenshot in der Anleitung zu sehen ist. Damit kann man abschätzen, ob Inhalte fälschlich durch die Internetmarken überdeckt werden (ein Adressfeld auf dem Brief möchte man ja möglicherweise überdecken).
Hier nochmal markierte Bilder zu Ihren Fragen bzw. Anteilen, welche im Handbuch noch nicht vollkommen klar ersichtlich sind:
Über den mit A markierten Knopf in der Karteikarte wird entsprechend der zu sehende Brieferstellungsdialog geöffnet - die Internetmarken sind entsprechend in den alten bestehenden Brieferstellungsdialog integriert.
Der Vorschau-Knopf ist mit B, der auszuwählende Behandler mit C markiert. Die restlichen Markierungen sind im Handbuch enthalten.
Hier ist die Ansicht im Popover für einen bestehenden Brief. Dort haben wir auch wieder Checkboxes für die Internetmarke wie im Erstellungsdialog, hier mit A markiert. Der Vorschauknopf ist mit B markiert - der mit dem Auge. Es ist auch die Vorschau für einen Brief mit gekaufter Internetmarke offen (wobei ich die Marke hier leicht bearbeitet habe, damit diese nicht verwendbar ist).