Überschreiben bei gleichzeitiger Bearbeitung eines Karteieintrags an verschiedenen Arbeitsplätzen

Question

Ein immer häufigeres und sehr schwerwiegendes Problem bei uns ist, dass gleichzeitig ein Karteieintrag von mehreren Arbeitsplätzen aus bearbeitet wird und dann Änderungen verloren gehen. Bei 6 Arbeitsplätzen wird im Back-Office die Geburtsanamnese aus dem U-Heft erfasst und gleichzeitig erfasst im Sprechzimmer die MFA in den gleichen Eintrag/ Textbaustein z.B. die Anzahl der Schwangerschaften (die ja nun leider nicht mehr im U-Heft dokumentiert wird).

Wer schneller fertig ist und Enter drückt, hat das Nachsehen! Derjenige, der zuletzt den Karteieintrag ändert, gewinnt. Die anderen Informationen sind verloren.

Das ist fatal!

Wir haben bei den Vorsorgen lange Karteieinträge, die von mehreren Personen bearbeitet werden. Natürlich nicht immer gleichzeitig. Es reicht aber schon, dass ich den Karteieintrag am Rechner nicht schließe, wenn ich vor der Vorsorge schaue, was die MFA geschrieben hat, und dann den Bildschirm sperre. Jemand an einem anderen Arbeitsplatz schreibt während meiner Untersuchung etwas in den gleichen Karteieintrag. Nach der Vorsorge kehre ich wieder zu meinem Rechner zurück, um in dem Karteieintrag (DER SICH IN DER ZWISCHENZEIT NICHT AKTUALISIERT HAT, DA JA NOCH VON MIR GEÖFFNET) zu dokumentieren. Dann lösche ich nach meinem Eintrag am Ende mit Enter alle vorherigen Änderungen der Mitarbeiterin ohne das ich erkennen kann, das in der Zwischenzeit noch jemand an dem Eintrag gearbeitet hat.

Manchmal lösche ich meine eigene Doku dadurch selbst: Am Steharbeitsplatz Karteieintrag aufgerufen und durchgesehen > nicht geschlossen > im Sprechzimmer am PC dokumentiert > irgendwann 3 Patienten später am Steharbeitsplatz den vorherigen Karteieintrag mit Enter und nicht mit Esc geschlossen und damit die eigentliche Doku überschrieben. In der Hektik der Sprechstunde ist mir das nicht erst einmal passiert.

Ein echtes Problem, wenn das erst Wochen später zufällig auffällt!

Wenn man dann Glück hat, bekommt man über die Historie noch mühsam einige Infos zurück. Wenn der Zeitabstand zwischen 2 Änderungen zu kurz ist, dann wird in der Historie nicht alles angezeigt.

VG N. Alb

Answer 1

Das gleiche Problem haben wir beim gleichen Arbeitsbereich (Vorsorgen) auch. Wir versuchen jetzt bei Vorsorgen dass erstens nur der die Kartei offen hat der das Gelbe Heft hat und zweitens (allgemein) dafür zu sorgen dass sich jeder ausloggt sobald er aufsteht. Was uns auch häufiger passiert ist dass zwei Privatrechnungen angelegt werden, weil der Vorgang beim ersten Arbeitsplatz (Anmeldung) begonnen aber nicht beendet wurde und dann am zweiten Arbeitsplatz wegen fehlender Rechnung eine Rechnung angelegt wird. Sehr ärgerlich da wir wegen der Buchhaltung ungern Rechnungsnummern stornieren wollen. Auch hier versuchen wir mit Ablaufregeln zu Arbeiten um dieses Problem zu vermeiden (Rechnung wird immer erst im Zimmer angelegt). Eine gute Lösung wäre wenn man einstellen könnte dass offene Karteien zwischengespeichert werden nach einstellbarere Zeit oder geschlossen werden nach einstellbarer Zeit.

Georg Handwerker

Comments

Sehr geehrter Herr Handwerker, vielen Dank für Ihren Kommentar. Scheint also ein geläufigeres Problem zu sein. Somit hoffe ich, dass Zollsoft sich schnell etwas einfallen lässt.

Stets die Eintrags-Fenster schließen, immer Ausloggen, genau strukturierte Arbeitsabläufe, wer wann was tut... das sind auch in meinen Augen alles sehr sinnvolle Maßnahmen, um den oben genannten Datenverlust zu verhindern. Sehr löblich, wenn auch alle Mitarbeiter in der Hektik immer daran denken. Der Alltag bei uns ist oft anders. In aller erster Linie muss ich mich diesbezüglich selbst disziplinieren! An meinem Steharbeitsplatz bin nur ich eingeloggt, den ganzen Tag, da wird höchstens der Bildschirm gesperrt, sich aber nicht aus tomedo ausgeloggt. Häufiger trage ich schnell was nach oder schaue etwas nach, und laufe schon wieder weiter...

Doppelte Rechnungen hatten wir auch schon ein paar Mal. Sie haben völlig recht, dass es hierfür einen Ablaufplan geben sollte, der regelt, wer wann dafür zuständig ist, die Rechnung anzulegen, damit das nicht vorkommt. Hier ist es praktikabel, da ja klare Zuständigkeiten definiert werden können.

Wer darf zu welchem Zeitpunkt in welchen Karteieintrag schreiben? Hierfür Regelungen zu treffen, halte ich nicht für praktikabel. Bei den Karteieinträgen bin ich daher anderer Meinung.  Hier sollte von Zollsoft eine Lösung gefunden werden, das ungewollte Überschreiben zu verhindern. Z.B. der interaktive Eintrag - ich sehe live, wie sich mein Karteieintrag ändert, wenn am anderen Arbeitsplatz geschrieben wird? Ginge das? Das wäre das Optimalste. Ansonsten ein Aktualisieren der Karteitexte zB alle 5 sec, auch ohne dass einer zuvor "Enter" gedrückt hat.

VG N. Alb

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Ich glaube dieses Problem zu lösen dauert bei der aktuellen Architektur mit einer zentralen und vielen einzelnen lokalen Datenbanken etwas...  :(  aber auch von mir ein Punkt!

Answer 2

Das Problem ist leider nicht lösbar. Solange tomedo gestattet, dass Einträge ohne Verbindung zum Server (Hausbesuch) geändert werden dürfen, kann es keinen Blockiermechanismus geben.

Für den Anwendungsfall von Frau Albermann hätte ich zwei (gleichartige) Lösungsvorschläge.

1.) Verteilen Sie die Dokumentation auf mehrere Karteieinträge (ja nach Zuständigkeit Arzt/MFA) bzw.

2.) Erstellen Sie einen custom-Karteieintrag indem die einzelenen Dokumentationsteile (Arzt, MFA) in verschiedenen Feldern erfasst werden.

Eine Live-Aktualisierung des Karteitextes ist insofern schwierig, als dass sich der grade editierte Text und der Fremdeditierte Text ja gegenseitig wiedersprechen können. Hier müssten wir dann einen sogenannten Textmerge druchführen und ggf nachfragen, wie ein Konflikt gelöst werden soll. Dies ist das Gegenteil von trivial und eine Aufgabe mit der sich ein Entwickler mehrere Monate beschäftigen müsste. Für Rechner die grade nicht online sind, nützt eine Live-Aktualisierung ebenfalls nix.

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Ah das habe ich nicht gelesen, mein Eintrag war gerade offen :)

Mein Vorschlag war ja eine Konfliktlösung. Ist es sowieso nicht so dass bei Neuverbinden mit dem Server eines Rechners Konflikte abgefragt werden müssten damit alles korrekt ist?

Answer 3

Ich bin froh, dass wir überhaupt in der gleichen Akte arbeiten können, das war in meinem Praxisprogramm vor Tomedo nicht so. Da musste man herumtelefonieren um in die Akte zu gelangen wenn diese woanders offen war. Hatte etwas von einer physikalischen Akte, es konnte sie nur einer bearbeiten.

Haben die Einträge einen Timestamp wann sie an einem Rechner geöffnet und wieder geschlossen wurden? Wenn das so ist, und ein offener Eintrag hat ein geschlossen Timestamp der schon vorbei ist, also zeitlich zurück liegt, dann könnte eine Warnmeldung angezeigt werden, dass der Eintrag woanders editiert und gespeichert wurde. Dieser Eintrag könnte sogar zur Auswahl angezeigt werden.

Alternativ kein Editieren eines Eintrages solange woanders offen ( heisst aber telefonieren aus Erfahrung s.o)

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ich zitiere nochmal Herr Berg: "Das Problem ist leider nicht lösbar. Solange tomedo gestattet, dass Einträge ohne Verbindung zum Server (Hausbesuch) geändert werden dürfen, kann es keinen Blockiermechanismus geben."

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Ich zitiere mich auch noch mal:

Mein Vorschlag war ja eine Konfliktlösung. Ist es sowieso nicht so dass bei Neuverbinden mit dem Server eines Rechners Konflikte abgefragt werden müssten damit alles korrekt ist?

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"Nicht lösbar" gibt's nicht... unter Umständen ist halt nur der Aufwand zu Lösung "prohibitiv hoch". Wir diskutieren aber gerade in paar mögliche Ansätze, die zumindest die häufigsten "Konflikte" automatisch lösen sollten.

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Könnte nicht generell auf dem Server gearbeitet werden - und die lokale Datenbank dann nur als Backup bei Verbindungsverlust genutzt werden?

Auf dem Hausbesuch bearbeite ich ja kaum das gleiche Formular wie jemand gerade in der Praxis...

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"Kein Editieren eines Eintrages solange woanders offen"

> Ja, das wäre mir tatsächlich lieber als der ungeplante Verlust der Dokumentation, auch wenn dann ab und an erst mal telefoniert und nachgeguckt werden muss. Als zweiter Schritt könnten die Arbeitsabläufe anschließend so optimiert werden, dass es zu möglichst wenigen Telefonaten kommt. Zumindest wäre dann zunächst einmal eine sichere Dokumentation gewährleistet.

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Die komplette Patientenakte soll natürlich nicht gesperrt sein. Aber genau der eine einzelne, noch irgendwo offene Karteieintrag schon.

Das Offline-Arbeiten sollte trotzdem ungehindert möglich sein. Das widerspricht sich doch nicht, oder? Da das Offline-Arbeiten in der Regel zu einem anderen Zeitpunkt stattfindet, gibt es ja kaum Überschneidungen, wie Herr Müller auch bereits angemerkt hatte.

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Offline arbeiten heisst halt es gibt zwei Versionen die Tomedo später kombinieren muss oder drei Versionen wenn es Pech hat, oder mehr. Ich sehe es wie Johannes M. Offline sollten nur neue Einträge erstellt werden können, sie alten im nur lesen Modus.

Sperrt man einen Karteieintrag durch "nicht OK drücken", kommen sie nicht in den Eintrag solange wie sie ihn dort am Client selbst schliessen oder schliessen lassen.  Ich versichere ihnen, dass das brutal nerven wird.

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den einzelnen Eintrag sperren halte ich für keine gute Idee. Wenn ein Client z.B. abstürzt bliebe der Eintrag womöglich gesperrt. +1 für die Idee mit dem Zeitstempel.

Answer 4

Liebe Kollegin Albermann,

besonders scheiße ist es auch, wenn der Hausarzt gerade mit Herzblut einen genialen psychosomatischen Befund geschrieben hat - und die MFA noch schnell einen Blutdruck nachtrage will - dann ist auch alles weg.

"Nicht lösbar" kam mir aber gleich etwas spanisch vor - bei INFORMED, lieber Herr Berg, war der Befund ja auch gesperrt, wenn irgendwo anders offen, also das kan es nicht sein. Herr Zollmann scheint aber vielleicht eine Idee zu haben, und der Time-stamp vom Kollegen Balogh ist vielleicht auch nicht so schlecht.

Mal sehen, was rauskommt. Für die Frage im Forum aber von mir auch noch ein Punkt!

Klaus Lorenzen

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Ich glaube bei dem Punkt sollte man nicht INFORMED herausholen, da es da kein Offline Arbeiten gab. Ich habe es nie genutzt habe aber von allen Kunden gehört: "Netzwerk weg, dann ging gar nichts mehr"

Answer 5

Irgendwie kann ich das Problem nicht nachvollziehen. Der Blutdruck wird als Karteieintrag "RR" eingetragen, der ärztliche Befund unter "BEF", die Anamnese unter "ANA", und so weiter. Bei mir hat keine MFA einen ärztlichen Befund zu dokumentieren, und der RR oder Größe/Gewicht etc. wird sofort eingetragen, da sitzt der Patient vor demjenigen, der gerade misst. Für verschiedene Untersuchungen nutze ich verschiedene Einträge, und die lassen sich ja auch je nach Fachgebiet beliebig ergänzen - das ist doch einer der großen Vorteile von tomedo?!

Vielleicht habe ich bisher einfach nur Glück gehabt, oder das Problem ist wirklich nur eins, wenn man das System nicht entsprechend nutzt...

Ich finde die Möglichkeit der offline-Dokumentation sehr wichtig, eine Einschränkung diesbezüglich wäre fatal. Die Blockierung der Bearbeitung, während der Patient an einem anderen Arbeitsplatz offen ist, ist auch nach meiner Erfahrung mit anderen Programmen eine Katastrophe. Vielleicht können die betroffenen Kollegen ja doch die Arbeitsabläufe und Karteieintragstypen etc. erstmal optimieren, dann dürfte eigentlich nichts passieren.

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Wir nutzen auch BIO, RR, ANA und, und, und... Dabei kommen wir uns nicht in die Quere. Bei Akutpatienten sowie so nicht. ANA, BEF, EMP, (MED), DIA. Fertig :)

Die Vorsorgen sind allerdings derart feste Blöcke, dass bei einer U-Untersuchung nicht ein ANA, ein BEF und ein EMP-Eintrag entsteht, sondern ein einzelner VOR-Eintrag, unter dem alles zusammengefasst wird, dazu kommen eh davon getrennt der BIO-Eintrag, der Vorsorgenachweis, 1-4 IMPF-Einträge, Sono, Fragebögen, Hörtest, Sehtest, Rezepte plus Diagnosen und Dauerdiagnosen. Da hat eine U2-U9 schnell mal 20-25 Zeilen. Fange ich an, zusätzlich dazu noch 5-6 ANA-Einträge anzulegen, damit jeder Teil einzeln bearbeitet werden kann, dann nimmt die Vorsorge irgendwann mehr als eine Bildschmirmseite ein. Ich verliere die "Einheit Vorsorge" und eventuell den Überblick ?!

Ich verstehe Ihre Sorge und finde die Offline-Doku selbst auch sehr wichtig.

Nur, selbst bei absolut optimierten Arbeitsabläufen bin ich mir sicher, dass es in jeder Praxis irgendwann einmal einen Zeitpunkt geben wird, dass zwei Personen gleichzeitig einen Karteieintrag öffnen und bearbeiten. Solange dies prinzipiell möglich ist, besteht auch immer die Gefahr des Datenverlustes - egal wie gut sich alle an die festgelegten Abläufe halten. Ein neuer Mitarbeiter, man ist kurz unkonzentriert oder eine fleissige MFA, die schnell noch zB den Namen des Kindergartens ergänzen will, ...

Gerade weil tomedo an dieser Stelle keinen Hinweis gibt >ACHTUNG: Karteieintrag wird momentan auch an Rechner XYZ bearbeitet<  kann man diese "ungünstigen" Dokumentationen ja so schlecht abtrainieren.

Answer 6

Uns passiert das auch nicht, weil wir keine Einträge gemeinsam erstellen, mit anderen Worten: ein neuer Kommentar/Eintrag wird auch zu einem neuen Kommentar/Eintrag. Ansonsten entwerten sie ja auch das rechtlich wichtige "Dokumentiert durch".  In einer Papierakte kritzelte man ja auch nicht vor die Unterschrift des anderen noch was dazu.

Wenn sie gemeinsam einen Eintrag aufbauen wollen dann machen Sie tatsächlich wie Herr Berg vorschlägt einen Custom Eintrag mit fixen Feldern.

Trotzdem darf grundsätzlich nichts verloren gehen. Die Historie scheint ja etwas vorgeschoben gewesen zu sein, ich dachte bisher alles würde gespeichert werden. Verlustszenarien darf es nicht geben.

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Nein, in keinem Fall gibt es Verlust. Egal wer wann ok geklickt hat, alle diese Änderungen kommen in die Historie.

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Frau Alb sagt da ist was weg? Sie kann nur einen Teil über die Historie rekonstruieren.

Wenn alles rekonstruierbar ist dann muss Frau Alb ihr Eingabeverhalten ändern. Aber wie gesagt das hört sich nicht so an.

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Ich bin mir sicher, dass nicht alles aus der lokalen Datenbank den Weg zum Server findet!! Die nicht wieder rekonstruierbarkeit (Historie etc.) ist auch mir schon öfter über den Weg gelaufen....

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Uns ist es auch passiert. Heute zum Beispiel, weil die OTA und ich zufälligerweise parallel am gleichen "Dokument" an zwei Rechnern gearbeitet haben.

Answer 7

Thema noch einmal nach oben geholt:

Durch Änderung der Dokumentation und Aufklärung aller Mitarbeiter ist das oben beschriebene Szenario seltener geworden, aber leider nicht unmöglich. Die Historie hilft einem gar nicht weiter. Es ging bei diesem Thema nur um die Dokumentationen, die innerhalb weniger Minuten bis max. einer halber Stunde durch mehrere Personen / an mehreren Rechnern bearbeitet werden. Also Historie wertlos. / Exkurs: Jedenfalls finde ich in der Historie nur selten das, was ich suche. Und wo ist die Historie für Custom-Einträge, für BIO, für BES, usw.? Wenn bei uns einer versehentlich eine Körperlänge aus dem BIO-Eintrag löscht, weil er in den Eintrag reinklickt, dann ist die Körperlänge für immer verschwunden.../. Jetzt zur Dokumentation:

> Mein Wunsch: Änderungen an bestehenden KarteiEINTRÄGEN (nicht die komplette Patientenkartei) bitte sperren, wenn an anderen Rechnern der gleiche Karteieintrag geöffnet ist. Lesen natürlich erlaubt!

Auch Hausbesuche oder verschiedene Betriebsstätten waren nicht gemeint, hier ändere ich ja nicht einen bestehenden Eintrag. Da schreibe ich einen neuen Eintrag. Damit dürfte es dort keinerlei Überschneidungen / Probleme geben. Wenn ein Rechner abstürzt, muss ich ggf. den gerade an diesem Rechner geöffneten Eintrag evtl. noch mal über die Historie rekonstruieren. Ist er so neu, dass das nicht geht, dann muss ich ihn eben neu schreiben, aber ein abgestürzter Rechner wird mir ja nicht erst Wochen später auffallen, so dass ich noch schnell nachdokumentieren könnte. Nicht richtig gespeicherte Karteieinträge fallen meist gar nicht auf (hohe Dunkelziffer! ).

Wundert mich, dass hier (fast) niemand anderes das Problem hat: Die MFA1 fängt schon mal mit der Anamnese im Vorbereitungsraum an, lässt ANA-Eintrag offen, da nicht fertig geworden, aber was anderes gerade wichtiger ist. MFA2 setzt Patient ins Sprechzimmer, dort ergänzt sie oder ergänze ich ein paar Minuten später den ANA-Eintrag und klickt/e OKAY. Später wird im Vorbereitungszimmer das ANA-Fenster auch auf OKAY geschlossen, wenn ein anderer Patient aufgerufen wird. Weg sind meine Einträge/ die der MFA2. Klar, hier könnte man fordern, dass MFA1 das ANA-Fenster IMMER bestätigt und schließt. Wenn aber aus irgendeinem Grund das schlicht vergessen wurde, dann sieht MFA2 das nicht beim Umsetzen, da PC gesperrt ist. Wenn der PC früher oder später wieder entsperrt wird, dann kommt es auf den ZEITPUNKT an, wann der PC entsperrt wird, ob dann der ANA-Eintrag mit Enter oder ESC geschlossen werden muss (vor oder nach der Änderung?) WIE SOLL MAN DAS IM ALLTAG UMSETZEN? Im Winter, bei 300 Anrufen, 20 Impfungen, 10 Vorsorgen und zig Akutpatienten und, und, und...

Das Überschreiben passiert ja nicht oft. 1x pro Woche. Aber 1x pro Monat ist schon zu viel. Ich sage nur "Dunkelziffer"!

Macht wirklich jeder von Ihnen eigene Einträge? Also MFA gibt ANA ein, Arzt gibt ANA noch mal als neuen Eintrag ein? Wie? Eintrag duplizieren, dann darin weiter schreiben? Das müllt mir ja die ganze Kartei zu. Kann ich mir nicht vorstellen. Wie soll ich denn eine Anamnese sinnvoll ergänzen, wenn ich wieder von vorne einen Eintrag schreiben muss?

>Zitat J. Zollmann: "Nicht lösbar... gibt's nicht!"

>Zitat mkgpch: "Haben die Einträge einen Timestamp wann sie an einem Rechner geöffnet und wieder geschlossen wurden? Wenn das so ist, und ein offener Eintrag hat ein geschlossen Timestamp der schon vorbei ist, also zeitlich zurück liegt, dann könnte eine Warnmeldung angezeigt werden, dass der Eintrag woanders editiert und gespeichert wurde. Dieser Eintrag könnte sogar zur Auswahl angezeigt werden."

Das klingt doch beides gut!

LV = Leicht verzweifelt, N. Alb

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Dass ein Karteieintrag offen bleibt, wenn man sich vom Rechner entfernt geht gar nicht. Wenn man den Rechner verlässt, muß das Detailfenster des Pat geschlossen werden. Eigentlich muß man sich auch abmelden....

Aber damit wäre schon ein Teil Ihrern Probleme gelöst, denke ich.