Organisation Vertretersuche - übersichtliche Dokumentation

Question

Mal eine Frage in die Runde: Jahr für Jahr ist die Suche nach Vertretungen für die Urlaubszeit ein ziemlicher Aufwand. Es werden diverse Kollegen mit diversen Zeiträumen angefragt zur Vertretung. Dann antworten - manche auch gar nicht - darauf mit einer begrenzten Zahl an möglichen Vertretungszeiträumen. Man muss nun irgendwie den Überblick behalten, wer bereits angefragt wurde, sich rückgemeldet hat, welche Zeiträume übernommen werden können und für welche noch neue Kollegen gesucht werden müssen. Bisher lief das bei uns mit wildem Papierkrieg ab und die Übersicht hatte nur eine MFA auf einem unübersichtlich beschmierten Stück Papier.

Ich würde das dieses Mal gerne übersichtlich - für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar - organisieren, habe aber noch nicht die zündende Idee. Mangels besserer Alternativen hätte ich einen virtuellen Patienten "Vertretung" erstellt, darin die Briefe an die Kollegen erstellt und per Mail versandt und dann die Rückmeldungen ebenfalls in diesem Patienten hinterlegt. Damit wäre schonmal alles an einem Ort aber noch nicht vernünftig übersichtlich dokumentiert, wer uns nun wann vertritt...

Ich hoffe mein Anliegen wird klar und ich bin zuversichtlich, dass irgendwer unter Ihnen bereits einen besseren Workflow hat.

Danke vorab für die Antworten!

Comments

ich versuche es nochmal nach oben zu schieben... keiner eine Idee?

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Guten Tag Herr Heichel,

ich selbst bin gerade erst in der Gründerphase und Tomedo jüngling, daher werde ich hier inhaltlich nicht viel beitragen können. Denke aber, wenn Sie da ein großes Interesse an der strukturierten Dokumentation haben, könnte man dafür sicherlich ein CKE erstellen, wo sie eben Namen der Praxen (mehrzeilen Textfeld) eintragen und verschiedene Kreuzfelder machen mit optionalen Zeiträumen dahinter.

Das Ganze kann dann sicherlich einmal im Jahr erneuert werden.

 

Wäre meine Idee, glaube nicht, dass der Aufwand mit AK und automatischem Auslesen der Antwortmails der Kollegen hier dem Nutzen gleichwertig gegenübersteht.

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Danke für die Rückmeldung. Mir geht es hier gar nicht um ein CKE oder eine automatisierte Auswertung sondern vielmehr darum, irgendwie den Überblick zu behalten, welche Praxis hat welche Zeitröume zugesagt, welche der Zeiträume die zugesagt sind benötigen wir am Ende wirklich (wenn 5 Vertreter angefragt sind für einen Zeitraum und alle zusagen sollten, dann würde ich ja trotzdem nur 2 bis maximal 3 Kollegen aus dem Umfeld einspannen und den anderen nochmal antworten, für welche der Zeiträume nun wirklich Vertretung notwendig ist... Hier entteht zwangsläufig ein großes handgeschriebenes Zettelchaos...

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Hallo,

beim Vertretungspatienten einen Karteieintrag zu erstellen, in dem die Namen der Kolleg*innen eingetragen werden und die Antworten dokumentiert werden ist nicht ausreichend?

Herzliche Grüße